Verordening Vertrouwenscommissie en klankbordgesprekken gemeente Wijk bij Duurstede 2023

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  De commissie: de vertrouwenscommissie;

• 2.

  De commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Utrecht;

• 3.

  De voorzitter: de voorzitter van de vertrouwenscommissie;

• 4.

  De secretaris: de secretaris van de vertrouwenscommissie;

• 5.

  Klankbordgesprek: gesprek over het wederzijds functioneren van zowel de burgemeester, als de gemeenteraad

Artikel 2 Taak

• 1.

  De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of;

• 2.

  Een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad.

• 2.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 4.

  Alleen de leden van de commissie hebben stemrecht.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De griffier of diens plaatsvervanger is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan bij verhindering van de griffier als plaatsvervangend secretaris van de commissie optreden bij de vervulling van de in artikel 2, lid 1 genoemde taak.

Artikel 5 Adviseur

• 1.

  De vertrouwenscommissie kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2, lid 1 genoemde taak.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a)

    de leden van de commissie;

  • b)

    de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

• 3.

  De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste zeven dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

• 4.

  Van elke vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt, dat binnen een week naar de leden van de commissie en de burgemeester wordt gestuurd. Dit verslag is geheim.

Artikel 7 Geheimhouding

• 1.

  De commissie vergadert in beslotenheid en legt in elke vergadering geheimhouding op (als bedoeld in artikel 87 van de Gemeentewet) omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden voorgelegd, alsmede ten aanzien van het behandelde tijdens de vergadering.

• 2.

  De voorzitter ziet er op toe dat aan het bepaalde in het eerste lid wordt voldaan.

• 3.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 4.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en door hem bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 5.

  Aan de raadsleden -die geen zitting hebben in de commissie- en aan anderen wordt geen inzage of informatie verstrekt omtrent de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering.

• 6.

  Noch de commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding -als waarvan sprake is in het eerste lid- opheffen.

• 7.

  De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

Artikel 8 contactpersoon

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt naar buiten op als contactpersoon.

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie- worden aan een door de secretaris te bepalen adres gericht en aldaar bewaard. Uitgaande post wordt vanaf dit adres verzonden.

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 9 bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1.

  Een commissie houdt minimaal één keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 4.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

• 5.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• 6.

  De klankbordgesprekken worden in beginsel gevoerd vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 7.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

• 8.

  De leidraad voor de klankbordgesprekken is de Handreiking burgemeesters benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie formuleert de informatiebronnen en profielschets op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester en de gemeenteraad.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

• 4.

  De leidraad de herbenoemingsprocedure is de Handreiking burgemeesters benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 11 verslag

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

  • a)

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

  • b)

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie,

  • c)

    aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie,

  • d)

    bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

• 2.

  Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

• 3.

  Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 12 onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de Handreiking burgemeesters benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13 archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 14 Ontbinding van de commissie

De commissie blijft in stand zolang zij niet door de raad wordt ontbonden.

Artikel 15 citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening wordt aangehaald als: verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester gemeente Wijk bij Duurstede 2023

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar bekendmaking.