Organisatie | Regio Gooi en Vechtstreek |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 |
Citeertitel | Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Financiën |
Geen
Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-02-2023 | 01-01-2023 | Procuratie- en Budgethouders | 26-01-2023 | 21.0002016 |
Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek,
Gelezen het voorstel van 11 november 2022 met kenmerk 22.0004549 tot het vaststellen van een Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023,
• artikel 16 onder c van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek,
• artikel 23 onder d van de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2022,
• artikelen 14 en 15 van het Treasurystatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2020,
• paragraaf 6 Mandaat van de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023,
• het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2022 en
• het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022
vast te stellen de Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023.
Paragraaf 2 Aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders: Verdeling budgetverantwoordelijkheden lager in de organisatie
Paragraaf 3 Verantwoordelijkheden: Verantwoordelijkheden lager in de organisatie zonder af te doen aan de eindverantwoordelijkheden
De directeur is als budgethouder eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van Regiobegroting inclusief tussentijdse wijzigingen vastgesteld door het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur.
De manager is als budgethouder eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en het bereiken van de resultaten die tot het taakgebied van zijn of haar resultaatverantwoordelijke eenheid of team behoren.
Paragraaf 4 Bevoegheden en aangaan van verplichtingen: Procuratie en verplichtingenregistratie
De procuratiehouder is namens het dagelijks bestuur bevoegd tot het aangaan van een verplichting en ondertekening van overeenkomsten die de geraamde bedragen in de Regiobegroting niet overschrijden:
tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de Regiobegroting opgenomen investering, waarvoor zij via een interne opdracht als budgethouder zijn aangewezen, met dien verstande dat het algemeen bestuur vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering (separaat of bij vaststelling van de begroting) heeft vastgesteld;
De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven:
tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a; c. tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de Regiobegroting opgenomen investering waarvoor zij via een interne opdracht als budgethouder zijn aangewezen, onder voorwaarde dat het algemeen bestuur vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering (separaat of bij vaststelling van de begroting) heeft vastgesteld.
Het toekennen van een bijdrage, (doorgeven van) subsidie of als zodanig te kenmerken vormen van (staats) steun aan derden wordt gelijkgesteld aan het aangaan van een verplichting. De wettelijke eisen en voorwaarden gesteld aan subsidiering en/of staatssteun dienen daarbij vooraf getoetst en zeker gesteld te zijn om onrechtmatigheid bij de aanwending van de middelen te voorkomen.
Aldus besloten tijdens de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek op 26 januari 2023.
M.van der Linden
secretaris
G.M. van den Top
voorzitter
Het dagelijks bestuur wordt bij de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden ondersteund door de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie is daarbij gebonden aan de regels vastgesteld door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.
De Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek, de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2022, het Treasurystatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2020, de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023, het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2022 en het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022 met bevoegdhedenregisters en de Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 vormen de juridische basis van de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijkheidsverdeling tussen bestuur, directeur en managers van de financiële verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Uitgangspunt is dat verantwoordelijkheden worden gelegd op het niveau waarin deze het beste kunnen worden waargemaakt. Doel om in control te zijn en vooral te blijven.
Wat betreft de reikwijdte, de toleranties en de rol van de accountant kan kortheidshalve verwezen worden naar de Controleverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2018 en het Controleprotocol Begrotingsjaren 2019 t/m 2021 Regio Gooi en Vechtstreek. Bij de interne rechtmatigheidscontrole is van belang dat voor een ieder die handelingen namens de Regio verricht en verplichtingen aangaat bekend is welke bestuursbevoegdheden tot welke omvang zijn toegekend. Toepassing wordt gegeven aan het vier ogen principe zowel horizontaal in de top van de organisatie als in de hiërarchische lijn.
De budgetcyclus begint met de vaststelling van de Regiobegroting door het algemeen bestuur, de democratisch gelegitimeerde en wettelijk houder van het budgetrecht. De hoofdregels zijn vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek, het Besluit Begroting en Verantwoording, de Financiële Verordening Regio Gooi en Vechtstreek 2022, het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2022, het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022, het Treasurystatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2020 en de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek.
Van de directeur en de managers wordt verwacht uitvoering te geven aan de regionale begrotingsprogramma’s in de vorm van uitvoeringsprogramma’s en prestaties per resultaatverantwoordelijke eenheid en team.
De Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 spitst zich toe op de financiële beheersmatige kant van de uitvoeringsprogramma’s en het leggen van verantwoordelijkheden op de plek (bij de uitvoering) en bij de managers en medewerkers waar deze het beste invulling kan worden gegeven. Bij aangaan van verplichtingen wordt in het financiële systeem geregistreerd en geautoriseerd volgens het vier ogen principe.
De aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders vindt plaats na goedkeuring van de Regiobegroting en daarvan afgeleide taken en projecten. Extra middelen voor nieuw beleid kunnen door derden en door gemeenten met prioriteit via de Regiobegroting via het algemeen bestuur aan een uitvoeringsprogramma zijn toegewezen. Voor wat betreft plaatsvervanging treedt de (team)manager die door de directeur is aangewezen als vervanger van de manager op als budgethouder. De vervangingsregeling is opgenomen in de Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023. De directeur mag de aanwijzing als budgethouder intrekken en een andere persoon daarvoor (tijdelijk) aanwijzen. De autorisatie van de budgethouder is strikt noodzakelijk voor de opdracht tot betaling / dan wel ontvangsten aan het team financiën.
Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die formeel buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel van kracht is dan is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet het team Financiën. Het team financiën moet er op toezien dat de juiste budgethouder geautoriseerd is. In dit verband is het team financiën een ondersteunende team en het is van belang dat zij richting de resultaatverantwoordelijke eenheden wijst op mogelijke gebreken in het voortraject. De verantwoordelijkheid voor het voortraject blijft echter altijd bij de budgethouder.
De algemene regels over mandaat en volmacht volgens de Mandaatbesluiten Regio Gooi en Vechtstreek 2022 en RAV Gooi en Vechtstreek 2022 en de Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing. In het bevoegdhedenregister bij het Mandaatbesluit Regio Gooi en Vechtstreek 2022 is het volgende opgenomen:
“Voor alle privaatrechtelijke rechtshandelingen genoemd in deze paragraaf dient de functionaris in de rol van procuratiehouder bij het gebruik maken van het mandaat c.q. de volmacht waarbij (financiële) verplichtingen worden aangegaan tot een bedrag van € 250.000,- goedkeuring te hebben van de financial controller om de privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten. Boven een bedrag van € 250.000,- dient de functionaris goedkeuring te verkrijgen van de concerncontroller en een manager die het mandaat c.q. de volmacht niet uitoefent en voor zover uitgaat boven een bedrag van € 1.000.000,- van de concerncontroller en de algemeen directeur.”
In het bevoegdhedenregister bij het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022 is het volgende opgenomen:
“Voor alle privaatrechtelijke rechtshandelingen genoemd in deze paragraaf dient de functionaris in de rol van procuratiehouder bij het gebruik maken van het mandaat c.q. volmacht waarbij (financiële) verplichtingen worden aangegaan tot een bedrag van € 250.000,- goedkeuring te hebben van de financial controller om de privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten. Boven een bedrag van € 250.000,- dient de functionaris goedkeuring te verkrijgen van de concerncontroller en de directeur.”
In de bijlagen 1 en 2 wordt voor de verdere ondermandatering, substituties en autorisaties uitgegaan van maatwerk, zowel in de omvang van de tussenliggende grensbedragen als gelet op de verschillen in transacties. Voor kleine eenheden is in het algemeen geen probleem te volstaan met enkel de manager.
Artikel 7 lid 3 geeft aan dat van de autorisatie geen gebruik wordt gemaakt als de budget- of procuratiehouder in redelijkheid kan voorzien dat het te nemen besluit vanwege de bestuurlijke en politieke aspecten, de aard of de omvang van de (financiële) risico’s of anderszins, ingrijpende gevolgen kan hebben.
Hier staan enkele afspraken die in het kader van de P&C cyclus zijn vastgelegd. Voor de uitvoering van deze regeling vindt de rapportage plaats in de lijn. De directeur rapporteert bij het dagelijks bestuur, de manager in de kwartaalgesprekken bij de directeur en de teammanager bij de manager.
Hier staat dat alle financiële informatie beschikbaar moet zijn voor de budgethouders en de budgetbeheerders en dat dit via het financiële systeem beschikbaar wordt gesteld.
Er is verschil tussen het aangaan van verplichtingen (procuratie) zoals het afsluiten van overeenkomsten en het autoriseren van facturen (budgethouder). De procuratie gaat over wie gevolmachtigd is tot het aangaan van verplichtingen waaronder het tekenen van (koop)contracten, maar gaat niet over het plaatsen van een bestelling of order.
Voor alle privaatrechtelijke rechtshandelingen genoemd in deze paragraaf dient de functionaris bij het gebruik maken van het mandaat c.q. de volmacht waarbij (financiële) verplichtingen worden aangegaan tot een bedrag van € 250.000,- autorisatie te hebben van de financial controller om de privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten.
Boven een bedrag van € 250.000,- dient de functionaris autorisatie te hebben van de concerncontroller en een manager die het mandaat c.q. de volmacht niet uitoefent en voor zover uitgaat boven een bedrag van € 1.000.000,- van de concerncontroller en de algemeen directeur. Bij de RAV Gooi en Vechtstreek dient de functionaris boven een bedrag van € 250.000,- goedkeuring te hebben van de concerncontroller en de directeur.
In bijlage 1 wordt aangegeven per resultaatverantwoordelijke eenheid door welke functionarissen tot welke bedragen het aangaan van een verplichting is toegestaan (bv tekenen van een overeenkomst).
In bijlage 2 staat aangegeven per resultaatverantwoordelijke eenheid door welke functionarissen de autorisatie van de betaling tot welke bedragen wordt behandeld.
De bijlagen gaan uit van het vier ogen principe. Twee verschillende functionarissen moeten de factuur zien. De eerste parafeert bijvoorbeeld voor het geleverd hebben gekregen van een bepaalde dienst of goed, de tweede accordeert dan de betaling.
Procuratiehouder: (onder)mandaat en volmacht c.q. substitutie tot aangaan van een verplichting / tot tekenen van een overeenkomst*)
*) Per procuratiehouder wordt het maximale procuratiebedrag vastgelegd voor het aangaan van verplichtingen (zie bijlage 1 van de Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 vastgelegde bedragen). Voor het aangaan van verplichtingen dient de procuratiehouder zich te laten adviseren en zich goed rekenschap te geven van en toepassing te geven aan het geldende inkoopbeleid of bij het toekennen van een (project)bijdrage aan de regels van (staats)steun.
**) In het bevoegdhedenregister behorende bij het Mandaatbesluit RAV Gooi en Vechtstreek 2022 is de collegiale toetsing bij het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen met financiële gevolgen vanaf € 250.000,- belegd bij de concerncontroller en de directeur RAV.
Budgethouder: autorisatie van orders en betalingen***)
***) Per budgethouder wordt vastgelegd voor welke budgetten en bedragen (tot een maximum van de in bijlage 2 van de Procuratie- en Budgethoudersregeling Regio Gooi en Vechtstreek 2023 vastgelegde bedragen) de budgethouder geautoriseerd is tot het doen van betalingen.
****) In het financiële systeem Lumen Civitas zijn programmabeheerders budgethouders 1 en 2 en zijn prestatieverklaarders budgetbeheerders.