Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Enkhuizen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze instructie verstaat onder:

• a.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen;

• b.

  burgemeester: de burgemeester als bestuursorgaan en als voorzitter van het college van Enkhuizen, belast met o.a. de bestuurlijke coördinatie;

• c.

  secretaris: de gemeentesecretaris van Enkhuizen;

• d.

  de ambtelijke organisatie: de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenschappelijke regeling SED organisatie.

Artikel 2. Algemene ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

• 2.

  Zij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 33 eerste lid, van de Gemeentewet. is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke

Artikel 3. Ondersteuning college

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor:

  • a.

    een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;

  • b.

    de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van het college;

  • c.

    een gedegen en tijdige advisering aan het college;

  • d.

    een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college;

  • e.

    het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst;

  • f.

    de toetsing van de kwaliteit van de dienstverlening aan het college.

• 2.

  Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door het college ingestelde commissies.

Artikel 4. Ondersteuning burgemeester

• 1.

  De secretaris staat de burgemeester terzijde.

• 2.

  Zij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

• 3.

  Voorts is zij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 5. Ambtelijke organisatie

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, is de secretaris lid van de directie van de Gemeenschappelijke Regeling SED en voert zij regelmatig gezamenlijk overleg met de overige directieleden en het Dagelijks Bestuur van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Zij doet, in overleg met de directie, voorstellen aan het college ter zake.

• 3.

  De secretaris kan in overleg met de directie procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het college dan wel de raad van de gemeente Enkhuizen aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 6. Samenwerking en samenhang

• 1.

  De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Zij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college tot het geven van aanwijzingen aan de directie om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 7. Verhindering en vervanging

• 1.

  Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is haar ambt te vervullen, doet zij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter onder opgave van redenen. het college.

• 2.

  Een voornemen tot afwezigheid van langer dan vijf dagen bespreekt de secretaris vooraf met het college.

• 3.

  Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door het college aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 8. Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met het college of de burgemeester.

• 2.

  Deze instructie treedt in werking op 25 april 2022. Op dat moment vervallen alle andere mogelijk nog circulerende eerdere instructies voor de gemeentesecretaris van de gemeente Enkhuizen.

• 3.

  Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris gemeente Enkhuizen.