Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden, maakt deze bekend aan de gemeenteraad en publiceert deze op de website van de gemeente.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt op voorstel van de burgemeester de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk onder opgave van redenen kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag van 9.30 tot 13.00 uur. Voorts vergadert het college zo dikwijls als de voorzitter het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder of de secretaris een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel op het stadhuis gehouden. Indien omstandigheden hiertoe aanleiding geven, kan de voorzitter besluiten de vergaderingen elders of digitaal te laten plaatsvinden of om digitaal aanwezig te zijn in een fysieke vergadering.

Artikel 3. Vergader- en besluitquorum

• 1.

  In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2.

  Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in lid 2 van dit artikel, is lid 1 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4. Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft zij/hij daarvan onder opgave van redenen kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft zij/hij daarvan onder opgave van redenen kennis aan de voorzitter.

Artikel 5. Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel uiterlijk de vrijdag voor de reguliere vergadering of anders uiterlijk 12 uur voor een extra vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken, inclusief de stukken, digitaal beschikbaar gesteld.

• 2.

  De stukken die ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd zijn voorzien van een ambtelijk advies dat onder verantwoordelijkheid van de secretaris is opgesteld. Een lid van het college kan als portefeuillehouder voor betreffend onderwerp, indien betrokkene dat wenst, een als zodanig herkenbaar bestuurlijk advies toevoegen.

• 3.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk was, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid naar het oordeel van een der leden danwel de secretaris besluitvorming geen uitstel duldt, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk de dag voor de vergadering voor 20.00 uur ter beoordeling worden voorgelegd aan de voorzitter.

• 4.

  De secretaris heeft met inachtneming van grote terughoudendheid de bevoegdheid om tot uiterlijk de dag voor de vergadering voor 20.00 uur nazending te doen van stukken bij de agendapunten die eerder zijn bekend gemaakt.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de haar/hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De secretaris is, met inachtneming van ieders rol ter vergadering, bevoegd om aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 2.

  Bij de collegevergaderingen is, behoudens uitzonderingen op beslissing van de voorzitter, de loco-secretaris aanwezig, die met inachtneming van de aanwijzingen van het college de administratieve afhandeling van door het college genomen besluiten verzorgt. De loco-secretaris is, met inachtneming van ieders rol ter vergadering, bevoegd om aan de beraadslagingen deel te nemen.

• 3.

  Het college kan besluiten een ambtenaar toe te voegen aan de ambtelijke ondersteuning van de vergaderingen, die alsdan met inachtneming van ieders rol ter vergadering, bevoegd is om aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 7. Beslotenheid vergaderingen en deelneming van derden

• 1.

  De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden.

• 2.

  De secretaris kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde haar/zijn advies ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

• 3.

  Derden die worden uitgenodigd mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het college besproken en besloten is, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de secretaris.

Artikel 8. Stemmingen

• 1.

  De leden van het college beogen eenstemmigheid bij de het nemen van besluiten (consensus).

• 2.

  Indien geen der leden onoverkomelijke bezwaren heeft, wordt een voorstel geacht te zijn aangenomen (consent).

• 3.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 4.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het zesde lid wordt toegepast.

• 5.

  Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 6.

   

  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9. Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt uiterlijk in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10. Parafenbesluit

Spoedeisende besluiten kunnen als ‘parafenbesluit’ buiten de vergadering tot stand komen via digitaal verkeer (e-mail, groepsapp) alleen indien alle leden van het college en de secretaris geen bezwaar maken tegen de gang van zaken. Dit ter beoordeling van de voorzitter.

Artikel 11. Besluiten en handelingen tijdens reces

• 1.

  Indien tijdens een reces onvoldoende collegeleden aanwezig zijn om het voor de vergadering vereiste quorum te behalen, wordt de aanwezige (loco)burgemeester gemandateerd namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten.

• 2.

  Voor zover de aard van een onderwerp als bedoeld in het eerste lid een zwaarwegend bestuurlijk belang impliceert, dient de gemandateerde voordat deze een besluit neemt dan wel een andere handeling verricht, tenminste twee andere collegeleden en de secretaris te raadplegen. De resultaten van dit overleg worden vermeld op de besluitenlijst.

• 3.

  De secretaris verzorgt de besluitenlijst.

• 4.

  Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de in de besluitenlijst opgenomen datum.

• 5.

  De besluitenlijsten van de in mandaat genomen besluiten worden voor de eerste collegevergadering na het reces geagendeerd ter kennisneming.

Artikel 12 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 13. Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van Orde college Enkhuizen’ dan wel ‘RvO college Enkhuizen’.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college uit 2009.