| Organisatie | Hof van Twente |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Hof van Twente 2023 |
| Citeertitel | Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Hof van Twente 2023 + bijbehorende bevoegdhedenregister + Volmachtenbesluit procesvertegenwoordiging gemeente Hof van Twente 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Mandaat, bevoegdhedenregister, volmachtenbesluit |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-01-2023 | 01-01-2023 | Mandaat, bevoegdhedenregister, volmachtenbesluit | 10-01-2023 | 364632 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente, de burgemeester van de gemeente Hof van Twente, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft,
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
overwegende dat uit het oogpunt van doelmatigheid, efficiënte bedrijfsvoering, integraal management waarbij het aan ambtenaren is die integraliteit te bewaken, een betere dienstverlening aan de burgers, alsmede de bestuurlijke wens om mandaat zo laag mogelijk in de organisatie te leggen zodat gefocust kan worden op politiekgevoelige en strategische onderwerpen en daarmee ook de besluitvorming te versnellen, wenselijk is daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden van het college, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar op te dragen aan ambtenaren via mandaat, volmacht of machtiging;
1. vast te stellen het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Hof van Twente 2023 en het bijbehorende Bevoegdhedenregister gemeente Hof van Twente 2023 en beide met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 in werking te laten treden;
2. het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Hof van Twente 2020 en het bijbehorende Bevoegdhedenregister gemeente Hof van Twente 2020, vastgesteld op 14 januari 2020, gelijktijdig met de vaststelling van het besluit genoemd onder punt I in te trekken;
3. de uitoefening van bevoegdheden die staan vermeld in het bij dit besluit behorende bevoegdhedenregister te verlenen aan de daarin genoemde functionarissen onder de daarbij vermelde specifieke bepalingen.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:
1. mandaat: onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;
2. mandaatverlener: degene die het mandaat verleent;
3. mandaatontvanger: degene die het mandaat ontvangt.
1. volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen en deze te verrichten;
2. volmachtverlener: degene die de volmacht verleent;
3. volmachtontvanger: degene die de volmacht ontvangt.
1. machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) te besluiten tot feitelijke handelingen en deze te verrichten;
2. machtigingverlener: degene die de machtiging verleent;
Artikel 2 Bevoegde en bevoegdheid personen
De functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat, volmacht of machtiging slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein en of takenpakket en passen binnen de in de begroting gestelde grenzen en de regels van het (deel)budgethouderschap zoals is opgenomen in het Organisatiebesluit gemeente Hof van Twente.
Artikel 3 Afwezigheid mandaatontvangers, volmachtontvangers of machtigingontvangers
1. Ingeval van afwezigheid van de mandaatontvangers, volmachtontvangers of machtigingontvangers worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervangers zoals is neergelegd in het Organisatiebesluit.
2. Indien een bevoegdheid wordt uitgeoefend door een plaatsvervanger dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door gebruikmaking van het woord "plaatsvervangend" gevolgd door de functie die men vervangt.
Artikel 4 Grenzen aan mandaat, volmacht of machtiging
1. Bij de verlening van een mandaat, volmacht of machtiging houden het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar in zijn algemeenheid rekening met de volgende uitgangspunten:
a) bestuurlijk/politiek gevoelige zaken komen niet in aanmerking voor mandaat;
b) er moet sprake zijn van efficiëntie en tijdwinst;
c) in principe wordt zo laag mogelijk in de organisatie gemandateerd;
d) besluiten van privaatrechtelijke aard dienen binnen daartoe bestemde budgetten te vallen waarbij de bevoegdheden in het kader van het budgethouderschap zoals is neergelegd in het Organisatiebesluit in acht dienen te worden genomen.
2. Een mandaat-, volmacht- of machtiging mag niet worden toegepast, indien:
a) het een bestuurlijk/politiek gevoelige zaak betreft;
b) het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het dan toe gevoerde beleid (tenzij de portefeuillehouder akkoord is op grond van artikel 6 lid 1 sub a van dit besluit);
c) het besluit niet past binnen de daartoe bestemde (afdelings)budgetten;
d) het college, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar dit kenbaar heeft gemaakt;
e) bij betrokkenheid van meerdere afdelingen één van de afdelingen over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht, dan wel de budgethouder een negatief advies heeft uitgebracht;
f) het een afwijzend besluit betreft, tenzij anders is geregeld in het bevoegdhedenregister.
3. Wanneer persoonlijke betrokkenheid van de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger bij het te nemen besluit bestaat, vindt besluitvorming plaats door de hiërarchisch hoger geplaatste persoon op de afdeling, in het geval van een afdelingsmanager door de gemeentesecretaris of een ander afdelingsmanager, en in het geval van de gemeentesecretaris door het bevoegde bestuursorgaan.
4. Ingeval de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger op basis van het bepaalde in het tweede lid een te nemen besluit voorlegt aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven de condities, waaronder de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger gebruik mag maken van zijn bevoegdheid.
5. Indien door de mandaatontvanger wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit.
6. Bij de uitoefening van bevoegdheden als bedoeld in het bevoegdhedenregister wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd van Europese, rijks-, provinciale- en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.
Artikel 5 Reikwijdte mandaat-, volmacht- of machtigingverstrekking
1. Indien het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woords, onverminderd het bepaalde in artikel 4 tweede lid.
2. Naast het nemen van besluiten wordt hieronder dan ook mede verstaan:
- Het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van voorbereidingshandelingen;
- Het nemen van beslissingen inhoudende verlenging, verdaging, opschorting als bedoeld in de Awb;
- Het intrekken van besluiten (niet in het kader van bestuurlijke handhaving);
- Verzoeken om aanvullende informatie;
- Verzoeken tot kosteloze advisering aan derden (politie, brandweer, nutsbedrijven, Rijksdiensten, etc.);
- Verzoeken tot het betalen van legeskosten op grond van vastgestelde verordeningen;
- Het voeren van correspondentie die direct te maken heeft met de opgedragen taken;
- Het verstrekken van inlichtingen over vastgesteld beleid;
- Het stellen van nadere voorwaarden;
- Het toekennen van bedragen in termijnen;
- Het opdracht verstrekken tot uitbetaling uitkering;
- Het toekennen van voorschotten;
- Het uitvoeren van selectie en gunning conform vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid;
- Het afleggen van verantwoording aan het Rijk;
- Het bekendmaken van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;
- Het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;
- Alle andere besluiten die genomen moeten worden, en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen de verleende bevoegdheid;
- De gemandateerden zijn bevoegd de gemeente buiten rechte te vertegenwoordigen, voor zover dat ter uitvoering van de gemandateerde bevoegdheid nodig is.
3. De bevoegdheid tot het verrichten van uitvoeringscorrespondentie en het verstrekken van informatie voor niet-gemandateerde bevoegdheden worden bij mandaat opgedragen aan alle ambtelijke functionarissen, voor zover een relatie hebbend met hun functie en geen nieuwe rechtsverhoudingen worden geschapen;
4. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot opzegging van die overeenkomst alsmede tot de eerste bewaking van de uitvoering van die rechtshandeling, waartoe een ingebrekestelling wordt gerekend.
Artikel 6 Terugkoppeling Portefeuillehouder
1. Een in mandaat namens het college te nemen besluit wordt vooraf aan de portefeuillehouder voorgelegd en een in mandaat namens de burgemeester te nemen besluit wordt vooraf aan de burgemeester voorgelegd, indien:
a) het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;
b) uit het besluit aanzienlijke financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire consequenties kunnen voortvloeien;
c) het college, de burgemeester of een portefeuillehouder deze wens kenbaar heeft gemaakt. Indien de portefeuillehouder dit nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming aan het college voorgelegd. Indien de burgemeester dit nodig acht, neemt hij zelf een besluit in de zaak voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft.
d) er verschil van interpretatie bestaat of zou kunnen bestaan over de inhoud en/of reikwijdte van de beleidskaders van de gemeente Hof van Twente.
2. Indien een te nemen besluit als bedoeld in het eerste lid wordt voorgelegd aan een portefeuillehouder of de burgemeester, wordt het managementteam hiervan op de hoogte gesteld.
1. Daar waar door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten.
2. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: Namens het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar en dan naam en de functie van de mandaatontvanger, volmachtontvanger of machtigingontvanger.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente d.d. 10 januari 2023.
Burgemeester en wethouders van Hof van Twente,
de secretaris, de burgemeester,
drs. D. Lacroix
drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
De burgemeester,
drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM
De heffingsambtenaar,
Mevr. M. Mengerink-Böllermann
De invorderingsambtenaar,
Mevr. M. Mengerink-Böllermann
Dit bevoegdhedenregister bevat een overzicht van de door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar verstrekte mandaten, volmachten en machtigingen. Er gelden een aantal algemene voorwaarden/afspraken:
Het register is onlosmakelijk verbonden met het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit Hof van Twente. Daar waar een mandaat, volmacht of machtiging is verleend ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geldt dat deze is verleend in de ruimste zin des woords. Concreet betekent dit dat onder de bevoegdheid mede wordt verstaan het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen. Voor meer informatie hierover zie artikel 5 van het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit Hof van Twente.
In het kader van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht om namens de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot het personele werkterrein van de gemandateerde.
Bij sommige bevoegdheden staat in de kolom ‘beperking’ een verwijzing naar het Organisatiebesluit. Daarmee wordt de budgetregeling bedoeld. Voor het uitvoeren van deze bevoegdheden is het noodzakelijk dat de medewerker ook beschikt over een budget(recht). Dit betekent dat een medewerker naast de bevoegdheid op basis van het voorliggende bevoegdhedenregister, ook budgetrecht moet hebben of althans over een budget moet kunnen beschikken voordat de betreffende bevoegdheid wordt toegepast.
Het ziet er naar uit dat de functienaam “teamcoördinator” in de komende periode wordt gewijzigd in “teammanager”. Mogelijk wijzigt ook de functienaam “afdelingsmanager”. Daar waar in dit bevoegdhedenregister wordt gesproken over teamcoördinator en afdelingsmanager, worden ook de rechtsopvolgers van deze functies bedoeld.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester ieder voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft, mandateren alle in dit mandaatregister omschreven bevoegdheden aan de Gemeentesecretaris. Dit omvat algemene, publieksrechtelijke en privaatrechtelijke mandaten en volmachten. Dit geldt niet voor de mandaten in het hoofdstuk "Mandaten aan niet ondergeschikten”.
De gemeentesecretaris is bevoegd tot het nemen van besluiten op grond van het Burgerlijk Wetboek (boek 7), de Cao Gemeenten en Sociaal statuut, inclusief aanstelling en ontslag, met uitzondering van besluiten betreffende afdelingsmanagers. De gemeentesecretaris besluit overeenkomstig het voorstel van de afdelingsmanager, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.
De burgemeester verleent, ingevolge van artikel 171, tweede lid Gemeentewet, een volmacht aan de gemeentesecretaris om de gemeente Hof van Twente inzake al deze bevoegdheden in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
Uitsluitend voor het verrichten van de privaatrechtelijke rechtshandelingen geldt voor het mandaat en de volmacht de volgende beperking:
1.4 Ondermandaat, -volmachtiging en -machtiging
De gemeentesecretaris ondermandateert de aan hem gemandateerde bevoegdheid genoemd onder 1.1.1 in dit mandaatregister aan elk van de afdelingsmanagers.
De gemeentesecretaris verleent een ondervolmachtiging aan elk van de afdelingsmanagers om de gemeente Hof van Twente en haar bestuursorganen inzake deze bevoegdheid buiten rechte te vertegenwoordigen.
De burgemeester verleent, ingevolge van artikel 171 tweede lid Gemeentewet, een volmacht aan de afdelingsmanagers om de gemeente Hof van Twente inzake al deze bevoegdheden in en buiten rechte te vertegenwoordigen.
Uitsluitend voor het verrichten van de privaatrechtelijke rechtshandelingen geldt voor het gegeven mandaat en de volmacht aan de afdelingsmanagers de volgende beperking:
2.4 Ondermandaat, -volmachtiging en -machtiging
De afdelingsmanager ondermandateert en -(vol)machtigt de aan hem gemandateerde en gevolmachtigde bevoegdheden genoemd onder resp. 2.1.1, 2.1.3 tot en met 2.1.16 en 2.3.1, 2.3.2, 2.3.4 en 2.3.5 in dit register aan de eigen teamcoördinatoren en (voor zover van toepassing) productbeheerders.