| Organisatie | 's-Hertogenbosch |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementenkalender 2023 |
| Citeertitel | Evenementenkalender 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | 31-12-2023 | Wijziging in de regeling | 17-01-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente ’s-Hertogenbosch,
In zijn vergadering van 6 december 2022
Gezien het voorstel met reg.nr. 14410800
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente ’s-Hertogenbosch,
In zijn vergadering van 17 januari 2023
Gezien het voorstel met reg.nr. 14549416
Start vanaf plein Flik-Flak/MSE en tevens in (en op route naar) het Burgemeester van Zwietenpark | |||
De Aloude Broederschap van het Hoog Heilig Sacrament www.sintjandenbosch.nl/de-aloude-broederschap-van-het-hoogheilig-sacrament/ | |||
Toelichting evenementenkalender 2023
Het college stelt jaarlijks de evenementenkalender vast. Dit gebeurt op basis van het evenementenbeleid 2019 en de Uitvoeringsregels evenementen 2020. Het doel van de evenementenkalender is een juiste jaarlijkse mix van evenementen die een optimale bijdrage levert aan de promotie, aantrekkingskracht en leefbaarheid van ’s-Hertogenbosch. Het evenementenbeleid en de bijbehorende uitvoeringsregels stellen ons als gemeente in staat om te kunnen sturen op de kwaliteit van evenementen. Dit doen we door te werken met profielen voor evenementenlocaties in combinatie met inhoudelijke kwaliteitscriteria voor de weging van evenementen in geval van schaarste. Ook gebruiken we voor het eerste volledige evenementenjaar De Bossche Duurzaamheidsrichtlijn evenementen, daarmee helpen we organisatoren om de juiste duurzame stappen te maken.
In 2022 hebben we een grotendeels regulier evenementenjaar gekend, alleen het eerste kwartaal kende beperkende maatregelen als gevolg van de coronapandemie. We zien dat er inhaalevenementen uit eerdere jaren waren. Dit had als gevolg dat er door het hele land een veel drukkere evenementenkalender was. Hierdoor hebben sommige organisatoren besloten om hun evenement niet door te laten gaan. Soms kwam dit door concurrentie, soms doordat materialen of personeel niet beschikbaar was.
Ook voor 2023 zien we dat er ontwikkelingen zijn die invloed hebben op evenementen. De stijgende energieprijzen zorgen voor een direct extra kostenpost bij veel organisatoren. Daarnaast speelt er nog steeds een personeelstekort bij organisatoren, maar ook bij hun leveranciers. Dit zorgt ervoor dat er bijvoorbeeld meer tijd nodig is voor de op- en afbouw van een evenement. Ook zorgt dit voor een gebrek aan specialisten die een organisator adviseren op het gebied van veiligheid, ecologie of milieu.
Het college stelt de evenementenkalender vast. Met het vaststellen van de evenementenkalender worden voor de evenementen die op de kalender zijn opgenomen, data en locaties gereserveerd.
Er hebben zich in de aanmeldingsperiode 1 september tot 1 oktober 2022 133 evenementen gemeld.
In de periode tussen 1 oktober en de totstandkoming van de evenementenkalender heeft een aantal evenementen nog wijzigingen doorgegeven. Dit zijn terugtrekkingen, samenwerkingen of verduidelijkingen van de aanmelding. Daarmee komt het totaal aantal geldig aangemelde evenementen op 102. Deze aanmeldingen zijn beoordeeld in de volgende volgorde:
Op basis van deze procedure hebben we op verschillende locaties keuzes moeten maken. Op de Tramkade, De Markt, De Parade en De Pettelaarse Schans zijn er evenementen afgewezen op basis van de kwaliteitscriteria. Deze staan vermeld in de tabel verderop in deze toelichting. Daarnaast krijgt een aantal organisatoren extra voorschriften bij de plaatsing op de evenementenkalender.
Later aanmelden is mogelijk mits er nog ruimte is in de kalender. Op grond van de vastgestelde kalender kunnen evenementen die niet in de kalender zijn opgenomen, worden afgewezen. Afwijzing is het geval wanneer een aanmelding in dezelfde periode valt als evenementen die op de kalender zijn opgenomen en/of het maximum aantal (geluids-)evenementen op de betreffende locatie is bereikt.
Evenementen met een grotere impact op de omgeving worden toegevoegd aan de kalender door een collegebesluit. Meestal zijn dit B of C evenementen. In een enkel geval kan dit ook een A-evenement zijn.
Relatie van de evenementenkalender en vergunningen
Een plek op de kalender is alleen de reservering van een locatie in een bepaalde tijdsperiode. Om een evenement te kunnen organiseren is een evenementenvergunning, en in een aantal gevallen ook een omgevingsvergunning nodig.
In de evenementenvergunning worden de maatregelen voor een ordelijk en veilig verloop van evenementen getoetst. Daarnaast dienen organisatoren een omgevingsvergunning voor het afwijken van het bestemmingsplan aan te vragen indien het geldende bestemmingsplan ‘evenementen’ niet toe laat.
Tijdens het proces van de omgevingsvergunning dient een organisator ook tijdig een omgevingsdialoog met de omgeving aan te gaan. Ook wordt er getoetst of de gekozen locatie voldoet aan de eisen die worden gesteld vanuit o.a. ecologie en geluid. Met dit proces wordt juridisch geborgd dat alle belangen juist zijn afgewogen.
De geluidsnormen zijn per evenement en evenementenlocatie verschillend. Zo zijn voor bepaalde evenementenlocaties in locatieprofielen en bestemmingsplannen regels opgenomen over geluid die leidend zijn bij het bepalen van de maximale geluidsbelasting ten behoeve van een evenement. Op de Tramkade mag een geluidsevenement bijvoorbeeld maximaal 2 dagen duren omdat dit expliciet is opgenomen in het bestemmingsplan. Op andere locaties geldt geen beperking van het aantal opeenvolgende dagen.
Daarnaast zal altijd in de vergunningenprocedure per evenement specifiek een afweging worden gemaakt op het gebied van geluid teneinde een aanvaardbaar woon- en leefklimaat te waarborgen. In dat kader spelen naast de geluidsnormen ook aspecten als de plaats van het podium, geluidsrichting en de begin- en eindtijden van het evenement een belangrijke rol.
Niet voor elke organisator is het aanvragen van een vergunning even gemakkelijk. Het is echter wel noodzakelijk dat het vergunningenproces goed doorlopen wordt. Daarom starten we het jaar met een aantal masterclasses waar we organisatoren op gang helpen met de evenementenvergunning en de omgevingsvergunning. Daarnaast organiseren we een masterclasses over de faciliteiten en andere aanvragen die benodigd zijn om een evenement te organiseren. Organisatoren zijn hier in beginsel zelf verantwoordelijk voor. Uitzonderingen daarop zijn de volksfeesten, daarin speelt de gemeente een grotere rol in de facilitering van de evenementen.
In 2022 hebben we pilotlocaties toegevoegd aan het totaalaanbod van locaties. In 2023 willen we met deze locaties doorgaan, zoals ook vermeld in het bestuursakkoord. De pilotlocaties zijn De Citadel, Het Sportiom, Het Zuiderpark en Het Engelermeer. Ook De Oosterplas behoort tot deze pilotlocaties, daar zijn echter geen aanmeldingen van grootschalige evenementen voor binnengekomen. Op pilotlocaties plaatsen we in principe geen extra evenementen na op de kalender. Hiermee zorgen we voor duidelijkheid richting de omgeving, die vaak ook nog moet wennen aan evenementen.
Deze locaties brengen allemaal uitdagingen met zich mee, maar bieden vooral ook kansen om als gemeente een divers aanbod aan locaties en het groeiende aanbod aan evenementen een plek te geven. Met name locaties waar we tot 10.000 personen kwijt kunnen, ontbreken in ons reguliere aanbod. In de uitvoering van de evenementen nemen we de lessen mee uit 2022. Hieronder staat kort per locatie toegelicht wat de belangrijkste punten zijn.
Wat algemeen in het belang is bij de pilotlocaties zijn de volgende punten:
Na het evenementenjaar 2023 bekijken we de geschiktheid van deze locaties, om ze integraal onderdeel uit te kunnen laten maken van het evenementenbeleid. Dit doen we door een onderbouwd locatieprofiel op te stellen. Hierbij bekijken we ook het eventueel herzien van een bestemmingsplan, zodat het gemakkelijker wordt voor organisatoren om binnen de bestemming van een locatie een evenement te organiseren. Op deze manier hebben we vastgestelde kaders op het gebied van o.a. ecologie en geluid en houden we rekening met de omgeving. We hoeven hierdoor minder maatwerk te leveren en besparen daarmee tijd en kosten voor de evenementorganisator.
We hebben dit jaar wederom extra aandacht voor de dialoog met de omgeving. Hiervoor is primair de organisator verantwoordelijk. In 2022 hebben we met diverse belanghebbenden rondom een locatie geëvalueerd hoe de evenementen zijn bevallen en wat er in 2023 anders zou moeten.
We beoordelen de organisator ook op de kwaliteit van de omgevingsdialoog. Een goede omgevingsdialoog begint tijdig, betrekt voldoende belanghebbenden en heeft ook invloed op de productie van een evenement. Daar waar nodig ondersteunen we als gemeente de organisator om in contact te komen met wijkvertegenwoordigers en andere belanghebbenden.
Op het terrein bij het Sportiom hebben in 2022 2 dance-events plaatsgevonden. Na de evaluatie met zowel omwonenden, organisatoren en betrokken beleidsafdelingen zijn we tot de volgende uitgangspunten gekomen.
Het terrein is niet te combineren met het gebruik van het transferium in de periode van 1 oktober tot het einde van de kerstvakantie (eerste week januari). Ook de feestdagen tot het einde van meivakantie zijn niet geschikt. Dit is in verband met de totale parkeerdruk rondom de binnenstad op deze dagen.
De omgeving van het terrein staat open voor een divers aanbod aan evenementen. Het terrein is primair bedoeld voor evenementen die minder goed op andere locaties kunnen plaatsvinden. Dit zijn o.a. evenementen met circa 5000 bezoekers en een zekere mate van elektronische geluidsproductie zoals dance-events. Dit type evenementen heeft een streepje voor op andere evenementen.
Bovenstaande uitgangspunten leiden tot de plaatsing van de volgende evenementen op dit terrein:
Dit betekent dat de overige aanvragen geweigerd worden. Indien gewenst wordt er samen met de organisatoren gekeken naar andere mogelijkheden om hun evenement te organiseren.
In (een gedeelte van) het Zuiderpark heeft in 2022 één evenement plaatsgevonden: Theaterfestival Boulevard.
De organisator heeft gezorgd voor een uitgebreide omgevingsdialoog, zowel voorafgaand als tijdens het evenement. Tijdens het evenement zijn er parkeerdrukmetingen en geluidsmetingen gedaan. Daaruit bleek niet dat er een direct effect was vanuit het evenement op de directe omgeving. Ook Wijkraad Zuid is te spreken over het verloop van het evenement in het Zuiderpark.
Ook voor 2023 heeft dit evenement zich weer gemeld. Dit is in verband met de beperkt beschikbare ruimte op de Parade in verband met de nieuwbouw van het theater. Daarom plaatsen we het evenement op de kalender op deze locatie.
Het Engelermeer is in 2022 gebruikt voor twee grote dance-events. Beide evenementen zijn over het algemeen goed verlopen. Het Engelermeer is een absolute premiumlocatie. Omdat het een primaire andere functie heeft (recreatie), willen we terughoudend blijven omgaan met het gebruik ervan.
In 2023 willen we dezelfde evenementen laten terugkomen. Belangrijke aandachtspunten ter verbetering zijn de mobiliteit, met name tijdens de uitstroom van de evenementen. Ook hebben we meer aandacht voor de uitgebreide communicatie en de omgevingsdialoog, met name richting de gemeente Heusden. Om dat voldoende te waarborgen zal de gemeente Heusden ook een prominentere rol krijgen in het proces. Verder willen we samen met de organisatoren een effectievere opbouw en afbouwperiode vormgeven, om zo de overlast en beperkingen voor de recreatiefunctie zo klein mogelijk te maken.
De Citadel was in 2022 relatief druk bezocht. Door uitstel vanwege coronamaatregelen vonden zowel Bosch Parade als Maritiem plaats. Normaal gesproken wisselen deze evenementen elkaar af. Ook was Bosch Parade uitgebreid met Tuin der Lusten, een open atelierruimte en verzamel/eindplek van de vaartocht. Daarnaast hebben we ook plaats geboden aan MOUT speciaalbierfestival. Dit was in 2021 al de bedoeling, maar kon niet in verband met de coronamaatregelen uit die periode.
De evenementen op deze locatie zijn over het algemeen prima verlopen. We hebben bij de evenementen gewerkt met verschillende toegestane geluidsnormen. Bij elk evenement hebben we meldingen ontvangen van omwonenden met name over geluid. Uit diverse geluidsmetingen blijkt dat organisatoren wel binnen gestelde normen zijn gebleven.
Voor 2023 heeft alleen MOUT zich gemeld. Zij hebben daarbij wel aangegeven dat de geluidsnorm van vorig jaar voor hen niet haalbaar is gebleken. Daarom zijn wij bereid om in het vergunningentraject te kijken wat er mogelijk is op het gebied voor dit specifieke evenement. Daarbij houden we uiteraard rekening met de belangen van omwonenden en organisator.
Een aantal evenementen is niet op de evenementenkalender gekomen. Op chronologische volgorde staat deze lijst hieronder, inclusief de reden van afwijzing.
Locatieprofielen en bestemmingsplannen
Veel van onze evenementlocaties buiten de binnenstad en dorpscentra hebben geen evenementenbestemming. Dit betekent dat organisatoren een omgevingsvergunning voor het tijdelijke afwijken van het bestemmingsplan nodig hebben. Voor een omgevingsvergunning moet een organisator een aantal onderzoeken aanleveren op het gebied van o.a. ecologie, stikstof, geluid, flora en fauna. Deze onderzoeken worden uitgevoerd door onafhankelijke, gespecialiseerde bureaus en beoordeeld door de gemeente.
Bij evenementen waarvoor een omgevingsvergunning vereist is, merken we dat er uitdagingen zijn voor sommige organisatoren. In de afgelopen jaren hebben we als uitganspunt genomen dat minimaal twee weken voorafgaand aan de start van de opbouwwerkzaamheden van het evenement de omgevingsvergunning moet zijn verleend.
De achterliggende gedachte hiervan is dat de omgevingsvergunningsplicht voor evenementenorganisatoren nieuw was. Tegelijkertijd heeft de omgeving in deze periode nog wel de kans om te reageren op de vergunning.
De praktijkervaring leert echter dat genoemde twee-wekentermijn niet altijd wordt gehaald en ook niet altijd voldoende is. Dit komt onder andere omdat evenementenorganisatoren te laat zijn met het indienen van de voor de omgevingsvergunning vereiste documenten, ondanks de intensieve begeleiding en het tijdig door ons attenderen.
Daarnaast worden belanghebbenden zich steeds meer bewust van de ruimtelijke gevolgen die evenementen in de openbare ruimte hebben. Het wordt daarmee voor ons als gemeente steeds belangrijker om met de omgevingsvergunning een aanvaardbaar woon- en leefklimaat te garanderen en alle belangen van omwonenden af te wegen.
Alles overwegende is het voor verlening van de omgevingsvergunning dan ook essentieel dat de vereiste documenten tijdig worden ingediend. Als dit niet gebeurt kan dat er vaker toe leiden dat aanvragen voor omgevingsvergunningen afgewezen dienen te worden.
We begeleiden organisatoren nog steeds vanaf de start van het jaar met algemene voorlichting in bijeenkomsten en via handleidingen. Daarnaast krijgen organisatoren die voor de eerste keer in aanraking komen met de omgevingsvergunning uitgebreidere hulp, indien gewenst. Dit doet echter niks af aan de noodzaak om tijdig te zijn met het aanleveren van de benodigde informatie.
Bijzonderheden bij evenementen
Sommige evenementen hebben aanvragen gedaan die niet geheel passen binnen de geldende locatieprofielen. Plaatsing op de evenementenkalender is geen toezegging op afwijking van het locatieprofiel, bijvoorbeeld op het gebied van geluid, aantal bezoekers of eindtijden. Dit wordt tijdens de vergunningsaanvraag definitief beoordeeld, waarbij het locatieprofiel leidend is.
Ook zijn sommige evenementen gedeeltelijk veranderd. Bijvoorbeeld omdat ze kort opvolgend zijn met andere aanvragen. Hieronder staan extra voorschriften opgenomen voor deze evenementen.
Bij evenementen in de binnenstad streven we naar zoveel mogelijk evenementen met een open karakter. Dat wil zeggen dat er zo min mogelijk afhekkingen zijn. Toch valt dit niet altijd geheel te voorkomen. Bijvoorbeeld als er toegangscontrole nodig is om te voorkomen dat er te veel mensen naar een evenement komen. We zoeken samen met organisatoren naar de best mogelijke oplossingen om zowel onze historische binnenstad als een evenement tot haar recht te laten komen.
Zowel voor ondernemers als bewoners van de binnenstad is de impact van stadsbrede evenementen groot. Daarom nemen wij als gemeente een prominentere rol om de organisatoren te begeleiden tijdens de productie van deze evenementen. Zo proberen we elke keer tot een juiste afweging te komen waarbij veiligheid het uitgangspunt is maar de belangen van andere betrokkenen ook gewogen worden.
Evenementen in het centrum van Rosmalen
In het centrum van Rosmalen vinden diverse evenementen plaats op de Driesprong en het Gildeplein. De meeste daarvan komen jaarlijks terug, daar zijn de locatieprofielen ook op gebaseerd. In 2022 zagen we door jubilea van verenigingen een grotere vraag naar ruimte voor evenementen. Zowel retail, horeca als maatschappelijke organisaties als de SJV hebben aangegeven structureel meer ruimte te wensen. De uitvoeringsregels evenementenbeleid laten 4 evenementen met geluid toe op de Driesprong. Dit matcht met het reguliere aanbod, maar biedt niet de extra ruimte voor incidentele evenementen.
Omdat we de ontwikkeling van de kern Rosmalen graag willen faciliteren, staan we dit jaar meer evenementen toe dan het locatieprofiel beschrijft. Dit doen we vooruitlopend op een eventuele permanente wijziging van het locatieprofiel. We vragen organisatoren om een uitgebreidere omgevingsdialoog te voeren dan ze gewend zijn, omdat we het wel belangrijk vinden dat er draagvlak is en blijft voor evenementen in het centrum van Rosmalen.
Overkoepelende thema’s bij evenementen
Toegankelijkheid en inclusiviteit
Toegankelijkheid heeft onze aandacht. Daarmee is niet gezegd dat elk evenement voor iedereen even toegankelijk is. Wij moedigen organisatoren aan om met ervaringsdeskundigen te praten in voorbereiding op hun evenement. Het programma Inclusieve Stad is de leidraad hierbij.
Visie van het programma Inclusieve Stad: In ’s-Hertogenbosch voelt iedereen zich thuis, ongeacht de buurt, wijk of het dorp waar je woont. Dit komt doordat we respectvol met elkaar omgaan, werken aan kansengelijkheid en uitgaan van gelijkwaardigheid. We hebben aandacht en waardering voor elkaar, onze onderlinge verschillen én onze overeenkomsten. Deze diversiteit verrijkt ons en biedt kansen voor nieuwe verbindingen.
We willen dat bij alle evenementen bewust wordt nagedacht over de toegankelijkheid voor mensen met een handicap. Ook vragen we actief naar toegankelijkheid bij organisatoren en initiatiefnemers en geven we informatie hoe dit te verbeteren. Het Gehandicaptenplatform is bereid op locatie hierover extra advies te geven.
De volgende uitgangspunten kunnen door organisatoren gebruikt worden:
In 2021 hebben we samen met de evenementensector De Bossche Duurzaamheidsrichtlijn opgezet. Deze richtlijn geldt als inspiratie voor ondernemers om duurzamer te ondernemen. Dit gaat over de thema’s energie, mobiliteit, eten en drinken, afval, plasticgebruik. We benoemen de richtlijn actief en zorgen ervoor dat zoveel mogelijk organisatoren de stappen opvolgen waar mogelijk.
Gebruik van Single Use Plastic bij de stadsbrede evenementen
In 2022 zijn we aan de slag gegaan met pilots om het plasticgebruik op stadsbrede evenementen te verminderen. Dit doen we samen met de organisatoren, de horeca en de bezoekers van de stad. Na evaluatie en verbeteringen gaan we in 2023 bij Carnaval in Oeteldonk werken met een duurzamer drinkbekersysteem. Vanaf 1 juli 2023 geldt er een landelijke verplichting op een duurzaam drinkbekersysteem bij (stadsbrede) evenementen.