Inleiding
De maatschappij verandert en de escalatie van geweld is een toenemend probleem. Op de persoon gerichte dreigementen doen zich steeds vaker voor binnen de gemeente. Ook vandalisme en diefstal is helaas aan de orde van de dag. Het dwingt tot verscherping van de veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de bestuurders, ambtenaren, bezoekers, gebouwen en materialen.
Dit protocol heeft betrekking op het cameratoezicht, dat gedurende en buiten openingstijden plaatsvindt, in de voor publiek toegankelijke ruimte en aan de buitenzijde van de gemeentelijke gebouwen van de gemeente.
Dit protocol heeft geen betrekking op cameratoezicht op de Openbare Ruimte. Daarvoor is een apart protocol opgesteld. Het cameratoezicht wordt ingezet om personen en eigendommen te beschermen. Deze vorm van cameratoezicht wordt aangemerkt als privaat cameratoezicht en valt daarmee onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aanverwante wet- en regelgeving.
Het protocol geeft een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en procedures inzake het cameratoezicht met het oog op een integer gebruik van het camerasysteem, de camerabeelden en de bescherming van de privacy van alle betrokkenen in en rondom de gemeentelijke gebouwen van de gemeente.
Artikel 1 Begripsbepaling
- 1.
Begrippen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) die in dit protocol worden gebruikt, hebben dezelfde
- 2.
In dit protocol wordt verstaan onder:
- a.
Camerasysteem: het geheel van camera’s dat is geplaatst in of zijn gericht op voor publiek toegankelijke ruimten en aan de buitenzijde van de gemeentelijke gebouwen van de gemeente.
- b.
Incident: een strafbaar feit, ongeval of andere overlastgevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in en bij gemeentelijke gebouwen en vraagt om optreden door de verantwoordelijke.
- c.
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder wordt verstaan het verzamelen, vastleggen en bekijken van beeldopnamen met het camerasysteem en het bewaren daarvan op een opslagmedium alsmede de overige in AVG, Wet politiegegevens (Wpg) en aanverwante regelingen vermelde handelingen.
- d.
Verantwoordelijke: degene die alleen of tezamen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt, in casu het College van Burgemeester en Wethouders.
- e.
Privacy Officer: degene die, onder verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke, belast is met de zorg voor het verwerken van de persoonsgegevens. Bij diens afwezigheid treedt een vervanger in diens plaats. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffende functionaris zoals verwoord in de artikelen, zijn in dat geval derhalve in gelijke mate van toepassing op diens vervanger.
- f.
Gebouw: panden in eigendom van de gemeente.
- g.
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
- h.
Interventieteam: Het interventieteam is een groep speciaal opgeleide medewerkers die wordt ingezet bij escalerende incidenten op de werkvloer of aan de balie. In geval van niet meer hanteerbare agressie kan het interventieteam zonodig de hulp van de politie inroepen.
- i.
Gebouwenbeheerders: Medewerkers die zorg dragen voor de gemeentelijke gebouwen en installaties, zodat de veiligheid en gezondheid van medewerkers gewaarborgd blijft.
- j.
Verstrekking van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
- k.
Wet/AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
Artikel 2 Doel cameratoezicht
- 1.
De verwerking van persoonsgegevens geschiedt alleen voor:
- a.
De bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen in de gemeentelijke gebouwen;
- b.
De beveiliging van en de toegang tot de Gebouwen;
- c.
Ter bewaking en beveiliging van eigendommen van medewerkers, bezoekers en organisatieonderdelen;
- d.
Het vastleggen van incidenten;
- e.
Een goede uitvoering aan maatregelen die op grond van gemeentelijke fysieke beveiligingsnormen genomen dienen te worden.
- 2.
Het cameratoezicht wordt niet gebruikt voor het volgen en/of controleren van medewerkers.
Artikel 3 Verwerking van persoonsgegevens
- 1.
Cameratoezicht is alleen toegepast in– en om de voor publiek toegankelijke gebieden op de locaties. Op de niet openbare werkgebieden op de locaties is er geen cameratoezicht aanwezig.
- 2.
Cameratoezicht vindt voortdurend plaats waardoor gedurende 24 uur per dag camerabeelden worden opgenomen.
- 3.
Camerabeelden worden opgeslagen en kunnen bij een Incident worden gebruikt om personen te identificeren.
- 4.
Er worden geen geluidsopnamen gemaakt en/of opgenomen.
- 5.
De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:
- a.
Camerabeelden van betrokkenen;
- b.
Metadata met betrekking tot tijdstip, datum, locatie en de camera waarmee de camerabeelden zijn gemaakt.
Artikel 4 Kenbaarheid
- 1.
Voor het publiek dat de Gebouwen binnengaat, is het kenbaar dat er gebruik wordt gemaakt van (on)zichtbare cameratoezicht door middel van tekens (informatieborden en/of pictogrammen) die duidelijk zichtbaar zijn aangebracht op of bij de toegangsdeuren.
- 2.
Alle medewerkers die werkzaam zijn in de Gebouwen worden (conform artikel 13 voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit protocol) hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld via een mededeling op intranet en het instemmingsbesluit van de Ondernemingsraad.
- 3.
Dit protocol is schriftelijk op te vragen bij de Gemeente en de tekst van dit protocol is tevens te vinden op de website van de Gemeente.
Artikel 5 Taken en verantwoordelijkheden
- 1.
Het cameratoezicht valt onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.
- 2.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de zorgvuldige verwerking en het toezicht en de controle op de goede werking van het camerasysteem.
- 3.
De gebouwenbeheerders mogen voor de doeleinden, zoals vermeld in artikel 2 van dit protocol, het camerasysteem bedienen en/of beelden live bekijken en terugkijken onder de voorwaarden zoals bepaald in dit protocol.
- 4.
Het technisch beheer en onderhoud van het camerasysteem worden uitgevoerd door de afdeling Automatisering en Facilitair. De Facilitair adviseur maakt daarvoor gebruik van een installateur en/of securityorganisatie waarmee afspraken zijn gemaakt rondom het beheer.
- 5.
Als zich een incident voordoet en onderzoek van de beeldopnamen noodzakelijk is, is de Facilitair adviseur aangewezen om:
- a.
de beeldopnamen zo snel mogelijk te analyseren en evalueren, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven;
- b.
als de beeldopnamen moeten worden bewaard voor onderzoek, de betreffende beeldopnamen te kopiëren of overschrijven naar een afzonderlijk nieuw opslagmedium. Hiervan wordt een registratie bijgehouden. Na afhandeling van het incident wordt opdracht gegeven tot het vernietigen van de beeldopnamen
Artikel 6 Bewaartermijn en verwijdering van persoonsgegevens
- 1.
Het camerasysteem verwijdert de beeldopnamen 28 kalenderdagen nadat de opnamen zijn gemaakt.
- 2.
Slechts indien op de beeldopnamen een incident staat, kunnen de beeldopnamen langer dan 28 kalenderdagen worden bewaard.
- 3.
De beeldopnamen worden niet langer bewaard dan nodig is voor verwerkelijking van de doelen waarvoor zij worden verzameld.
Artikel 7 Verstrekking persoonsgegevens
- 1.
De beeldopnamen worden slechts verstrekt aan derden indien dit verenigbaar is met het doel van de verwerking van de persoonsgegevens zoals bepaald in artikel 2.
- 2.
De Privacy Officer beoordeelt de geschiktheid van de beeldopnamen in het kader van het ter beschikking stellen aan derden. Dit wordt gedaan met inachtneming van het bepaalde in de Wet.
Artikel 8 Geheimhoudingsplicht
Iedereen die bevoegd is camerabeelden in te zien, gaat vertrouwelijk en integer om met de camerabeelden. De camerabeelden worden door hen niet anders gebruikt dan noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie. Zij zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen, tenzij een wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taken de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 9 Rechten van betrokkene
Het college van burgemeester en wethouders heeft een Privacyverklaring opgesteld (raadpleegbaar via de website) waarin rechten van betrokkene worden vermeld conform Wet/AVG.
Artikel 10 Beveiliging persoonsgegevens
Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de camerabeelden tegen verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen.
Artikel 12 Evaluatie cameratoezicht
Het college van burgemeester en wethouders evalueert minimaal eenmaal per drie jaar of de doelen welke met het cameratoezicht worden beoogd, nageleefd worden. Indien geconstateerd wordt dat de doelen niet nageleefd worden, gaat het college van burgemeester en wethouders over tot de noodzakelijke aanpassingen.
Artikel 13 Ondernemingsraden
Een camerasysteem dat meekijkt of opnames maakt, is te beschouwen als een personeelsvolgsysteem in de zin van artikel 27 Wet op de Ondernemingsraden. Voor de vaststelling van dit protocol is instemming vereist door de betreffende Ondernemingsraden.
Artikel 14 Onvoorzien
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist de directie na advies van de Privacy Officer en Functionaris Gegevensbescherming.
Artikel 15 Slotbepaling
- 1.
Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol cameratoezicht gemeentelijke gebouwen Gemeente Hoogeveen”.
- 2.
Dit protocol treedt in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking.