Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Veiligheidsregio Drenthe

Financiële verordening van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Drenthe

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Veiligheidsregio Drenthe
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Financiële verordening van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Drenthe
Citeertitel	Financiële verordening Veiligheidsregio Drenthe
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Deze regeling vervangt de Financiële verordening van de VRD zoals vastgesteld in het algemeen bestuur van 18 december 2019.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
24-01-2023			nieuwe regeling	14-12-2022 bgr-2023-128

Tekst van de regeling

Intitulé

Financiële verordening van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Drenthe

Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Drenthe;

-
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur;
-
gelet op de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet;
-
gelet op het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (de BBV);
-
gelet op de gemeenschappelijke regeling VRD;

besluiten vast te stellen de

Financiële verordening van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Drenthe

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
VRD: Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Drenthe
b.
directie: directeur van de VRD; ¹
c.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de VRD en voor de verantwoording daarover;
d.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van het bestuur en het management;
e.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de VRD;
f.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving
g.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties tegen de daartoe beschikbaar gestelde middelen;
h.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook werkelijk worden behaald;
i.
product: het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit;
j.
accountant: accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of organisatie waarin accountants samenwerken;
k.
accountantscontrole: controle van de jaarrekening volgens de regels krachtens artikel 213 van de Gemeentewet;
l.
treasury: het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s;
m.
financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen voor de periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2 Programma-indeling

1.
Het algemeen bestuur stelt de (programma-)indeling van de begroting vast en de indeling op het niveau van taakvelden.
2.
Met het vaststellen van de programmabegroting autoriseert het algemeen bestuur ook de investeringskredieten.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1.
De begroting en jaarstukken worden ingericht conform de BBV.
2.
Incidentele baten en lasten worden afzonderlijk gespecificeerd opgenomen in het overzicht incidentele baten en lasten als zij een bedrag van € 50.000 te boven gaan.

Artikel 4 Tussentijdse rapportage

1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur, volgens de afgesproken termijnen, over de realisatie ten opzichte van de begroting door middel van tussentijdse rapportages.
2.
Rapportage geschiedt op basis van afwijkingen ten opzichte van de begroting.
3.
De inrichting van de rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID

Artikel 5 Activeren, waarderen en afschrijving vaste activa

Uitgangspunten voor activeren, waarderen en afschrijving van activa zijn opgenomen in bijlage I.

Artikel 6 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 7 Financieringsfunctie

1.
Doelstelling van de treasuryfunctie is het aantrekken van voldoende financiële middelen met als doel het uitvoeren van de begroting binnen door het algemeen bestuur gestelde kaders.
2.
De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform artikel 4 van de wet Fido.
3.
Bij het afsluiten van leningen en of renteafspraken wordt de renterisiconorm zoals vermeld in de Wet financiering decentrale overheden en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden niet overschreden.
4.
De overtollige geldmiddelen worden, met uitzondering van het drempelbedrag, aangehouden bij ’s Rijks schatkist.
5.
De VRD beperkt de interne liquiditeitsrisico’s door de treasury activiteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot 1 jaar) alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning. Basis voor de liquiditeitenplanning zijn de kastromen uit de meerjarenbegroting en de meerjaren investeringsbegroting.
6.
In bijlage II zijn de uitgangspunten van het treasurystatuut opgenomen voor de VRD.

HOOFDSTUK 4 FINANCIELE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER

Artikel 8 Administratie

De administratie is zo van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de VRD;
b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de geldende wet- en regelgeving;
e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de geldende wet- en regelgeving;
f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie en de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 9 Financiële organisatie

De directeur draagt de zorg voor:

a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;
b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
d.
de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 10 Interne controle

1.
De directeur zorgt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Een onderdeel van deze maatregelen, de interne controle, is nader uitgewerkt in het Interne Controleplan. Bij afwijkingen neemt de directeur maatregelen tot herstel.
2.
De directeur zorgt voor de interne toetsing van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen.
3.
De directeur zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. De directeur neemt op basis daarvan maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

HOOFDSTUK 5 ACCOUNTANTSCONTROLE

Artikel 11 Opdrachtverlening accountantscontrole

1.
Het algemeen bestuur wijst een accountant aan en draagt hem de accountantscontrole op.

Artikel 12 Informatieverstrekking door de directeur

1.
De directeur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
De directeur zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt de directeur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directeur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 13 Inrichting accountantscontrole

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht en de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.
3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende uitvoering van de accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de bij de accountscontrole betrokken functionarissen en eventueel controller.

Artikel 14 Kaders accountantscontrole

1.
Het kader voor de controle van de jaarrekening bestaat enerzijds uit de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en anderzijds uit het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole, een en ander zoals hieronder toegelicht.
2.
De controletolerantie wordt vastgesteld in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.
3.
De rapportagetolerantie wordt gelijk gesteld aan de controletolerantie. De accountant maakt de afweging in hoeverre vermelding beneden de controletolerantie in het rapport van bevindingen moet plaatsvinden ten aanzien van bevindingen met betrekking tot :
- a)
  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie;
- b)
  de verslaggevingsvoorschriften;
- c)
  de jaarrekening.
4.
Het dagelijks bestuur stelt een overzicht samen van de voor VRD voor de rechtmatigheidscontrole relevante wet- en regelgeving. Dit normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door het algemeen bestuur, zodat rekening gehouden kan worden met gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 15 Toegang tot informatie

1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle stukken en bestanden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
2.
De accountant is bevoegd om van alle VRD-medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht nodig heeft. De directeur draagt er zorg voor, dat deze medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.
3.
De directeur draagt er zorg voor dat alle teams zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat hij zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 16 Overige controles en opdrachten

1.
De directeur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De directeur informeert het bestuur over deze opdrachten.
2.
De directeur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Artikel 17 Rapportage

De accountant brengt een verslag van bevindingen uit over de controle en geeft een accountantsverklaring af. Voor verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur, legt hij dit ter bespreking voor aan de directeur en de controller, met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 18 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening van de VRD zoals vastgesteld in het algemeen bestuur van 18 december 2019 wordt ingetrokken. Deze wordt ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de jaarstukken en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2022.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023.

Artikel 20 Citeertitel

Deze verordening heet ‘Financiële verordening Veiligheidsregio Drenthe’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Drenthe, d.d. 14 december 2022.

M.L.J. Out

voorzitter

Fred Heerink,

secretaris

BIJLAGE I Nota activeren, waarderen en afschrijven (bij artikel 5)

Activeren

1.
Alle investeringen met een economisch - of maatschappelijk nut en met een waarde c.q. historische kostprijs van € 10.000 en meer worden geactiveerd.
2.
Investeringen hebben een economisch - of maatschappelijk nut als ze verhandelbaar zijn en /of als ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen in de toekomst, voor een periode langer dan één jaar.
3.
Duidelijk bij elkaar horende activa waarvan de historische kostprijs lager ligt dan de bij 1. genoemde grens, wordt behandeld als ware het één activum.

Waarderen

4.
Activa worden gewaardeerd op basis van de historische kostprijs, zonodig aangepast voor duurzame waardeverminderingen.
5.
De aanwezige voorraden worden gewaardeerd tegen de actuele kostprijs.
6.
De liquide middelen en reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
7.
De schulden en vorderingen worden opgenomen tegen nominale waarde, de vorderingen onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid.

Afschrijven

Hieronder treft u de uitgangspunten betreft afschrijven. De te hanteren afschrijvingstermijnen worden in een eigen paragraaf benoemd.

8.
Afschrijvingen starten op 1 januari van het eerstvolgende jaar na aanschaf of gereed komen van de investering.
9.
Activa worden lineaire afgeschreven, waarbij rekening word gehouden met een eventuele restwaarde zoals benoemt bij de afschrijvingstermijnen.
10.
Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
11.
Afschrijvingstermijnen kunnen afwijken als een investering is gerelateerd aan een project. De afschrijvingstermijn is dan gelijk aan de duur van het project.

Componentbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Hierbij is paragraaf afschrijvingstermijnen van toepassing.

Desinvestering

Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Deze afwaardering wordt als inhaalafschrijving ten laste van de exploitatie gebracht. Bij verkoop van een actief wordt de boekwinst of het boekverlies ten gunste of ten laste van de exploitatie gebracht.

Afschrijvingstermijnen

Actief	Investeringsonderdeel	Afschrijvings-termijn in jaren	Restwaarde
Gebouwen en terreinen	Gebouwen	40	15%
	Terreininrichting	40
	Tijdelijke gebouwen	15
	Technische installaties	20
Vervoersmiddelen	Dienstauto\bus	7	10%
	Piketauto OvD/HOvD	5
	Elektrische dienstauto	10
	Terreinwagen 4x4	5
	Haakarmvoertuig	15
	Container 1	15
	Container 2	10
	Tankautospuit (4x4)	15
	PM-bus/groot/middelgroot/4x4	15
	Draagbare motorspuit	10
	Autoladder	15
	Hoogwerker	15
	Hulpverleningswagen	15
	Tankwagen (4x4)	15
	Waterongevallenwagen	15
	Vaartuigen	15
	Aanhangers/motorspuit-/veetakelaanhanger	15
	Heftruck	15
Machines, apparaten en installaties
Apparaten/machines	Hydr. redmiddelen	10
	C2000 alarmontvangers	3
	Portofoons	5
	Mobilofoons	7
	MDT	4
	Meetapparatuur	5
	Hefmiddelen	8
	Warmtebeeldcamera	5
	Ademlucht(AL)app.	10
	AL-Cilinder	20
	AL-vulstation	10
	AL Reinig.- en testapp.	8
	AL-Wasmachine	8
	AL-Droogkast	8
	Pomp (vast/Mobiel)	15
Automatisering- klantsysteem	Thincliënt/computer/monitor/beeldscherm	4
	Laptop/tablet	3
	Telefoon-vast	5
	Telefoon-mobiel	3
	Printers	4
	Telefooncentrale	5
	AV-middelen	5
Automatisering- centraal systeem	Storage Area Network (SAN)	4
	Uninterruptible Power Supply (UPS)	7
	Switches	5
	Servers	4
	Brandbeveiligingsinstallatie	10
ICT	Implementatie (software)systemen	5
Overig	Bepakking TS/HV	15
	Helmen	5
	Redsets	10
	Chemiepakken	5
	Uitrukkleding	5
	Kazernekleding	5
	Gaspak	5
	Duikkleding p/p	5
	Duikkleding p/eenheid	7
Inventaris/ inrichting	Inventaris brandweerposten	5
	Inrichting werklocaties	10
	Medische inventaris	10
	Huurdersinvesteringen	10

BIJLAGE II. Treasurystatuut (bij artikel 7, lid 6)

Doelstelling

1.
Door het verzekeren van duurzame toegang tot de geld- en kapitaalmarkt, er voor zorgen dat er voldoende liquide middelen beschikbaar zijn om de taken uit te oefenen;
2.
Het beperken van financiële risico’s, door het beheersen van renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;
3.
Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;
4.
Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido, de regels voor het schatkistbankieren en de richtlijnen van het Treasurystatuut.

Richtlijnen algemeen

5.
Wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Wet Fido, WGR, BBV en eventueel andere, ook nog vast te stellen, relevante regelgeving worden altijd in acht genomen;
6.
Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de taken zoals genoemd in de gemeenschappelijke regeling;
7.
Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;
8.
Het toegestane instrument bij het aantrekken van financieringen zijn onderhandse leningen;
9.
De gemeenschappelijke regeling vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. De directeur van VRD neemt het besluit.
10.
De BNG Bank is de huisbankier van de VRD.

Richtlijnen voor het aantrekken langlopende financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer, gelden aanvullend de volgende richtlijnen:

a.
De omvang, de rente typische looptijd en het renteniveau van nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de meerjarige-liquiditeitenplanning en de actuele rentevisie;
b.
Renterisico’s op de vaste schuld bedragen maximaal de renterisiconorm, conform Wet Fido.

Richtlijnen voor het aantrekken kortlopende financiering

Voor het aantrekken van kortlopende financieringen met een looptijd tot één jaar gelden aanvullend de volgende richtlijnen:

a.
De omvang, de rente typische looptijd en het renteniveau van nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de meerjarige-liquiditeitenplanning en de actuele rentevisie;
b.
Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en rekening-courant krediet.
c.
Bij het aantrekken van kortlopende middelen wordt de kasgeldlimiet conform de Wet Fido niet overschreden.

Richtlijnen voor het uitzetten van financiële middelen

Voor het uitzetten van financiële middelen, geldt de volgende richtlijn:

a.
De overtollige financiële middelen worden, met uitzondering van de middelen tót het drempelbedrag, aangehouden in ’s rijksschatkist, conform de Wet Fido.

Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

1.
Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd, met als belangrijkste voorwaarden:
- -
  iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (‘vierogen-principe’);
- -
  de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;
- -
  de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.
2.
Het proces van planning en control voor de treasuryfunctie volgt het normale proces van de planning en controlcyclus.
3.
In de begroting en in de jaarrekening wordt een treasuryparagraaf (Paragraaf Financiering) opgenomen.

'Aan de directeur of diens plaatsvervanger wordt een algemeen mandaat gegeven voor de uitoefening van alle wettelijke bevoegdheden van het dagelijks bestuur en de voorzitter’ (bron: Delegatie en mandaatbesluit VRD 2018).