Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten bij dienstreizen buitenland

1. Inleiding

Achtergrond

De BGV heeft een regeling voor het vergoeden van de reis- en verblijfkosten bij dienstreizen voor zover deze in Nederland plaatsvinden. Tegenwoordig maken buitenlandstages deel uit van bepaalde opleidingen op Veiligheidsgebied. Ook met het internationaal uitwisselen van ervaringen op het gebied van Veiligheidsaanpak komen dienstreizen naar het buitenland meer voor dan in het verleden. De kosten die het reizen naar en het verblijven in het buitenland met zich meebrengen, worden in deze gevallen vergoed, zonder dat daar een formele regeling aan ten grondslag ligt. Het gaat in feite om een situatie die zich in de praktijk heeft ontwikkeld.

Doel

Binnen de organisatie bestaat behoefte aan het procedureel inkaderen van vergoeding van de kosten van buitenlandreizen. Een en ander mede uit oogpunt van kostenbeheersing en afweging. Reden waarom onderstaande regeling reis- en verblijfkosten bij dienstreizen bui-tenland BGV is vastgesteld.

Voor wie?

Deze regeling is bestemd voor medewerkers van de BGV die voor hun werk een dienstreis (w.o. begrepen een reis i.h.k.v. een te volgen oefening of opleiding) maken naar het buitenland.

Hardheidsclausule

De Commandant van de BGV kan ten aanzien van een medewerker of een door hem aan te wijzen groep van medewerkers, in afwijking van het bij of krachtens deze regeling gestelde, indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, anders beslissen.

2. Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten bij dienstreizen buitenland BGV Schriftelijke toestemming

Voor dienstreizen in het buitenland is altijd schriftelijke toestemming van de Commandant nodig. Voor het aanvragen van de toestemming maakt de medewerker gebruik van het “aanvraagformulier buitenlandreizen”, in te dienen uiterlijk 2 maanden voor aanvang van de reis.

Vergoedingen

De volgende reiskosten kunnen worden vergoed:

• •

  Reiskosten per openbaar vervoer, per boot, per trein, of per vliegtuig. Voor het gedeelte van de reis dat wordt afgelegd met een eigen motorvoertuig, geldt het bepaalde in de Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten bij dienstreizen binnenland BGV.

• •

  Extra kosten voor reizen per trein:

• •

  toeslagen voor bijzondere treinen;

• •

  kosten van plaatsreservering in treinen;

• •

  kosten voor het gebruik van een slaapwagen.

• •

  Extra kosten voor bagage.

• •

  Kosten van vervoer (afweging efficiency versus kosten) in het buitenland van het station, de haven of het vliegveld van aankomst naar de plaats van bestemming op de heenreis en op de terugreis.

• •

  Kosten voor luchthavenrechten.

Voorwaarde: bewijsstukken & autorisatie

Reiskosten en extra kosten worden alleen vergoed als bewijsstukken kunnen worden overgelegd en/of na autorisatie door de Commandant.

Vervoerklasse

Bij de toestemming door de Commandant wordt tevens de vervoerklasse aangegeven. Uitgangspunt daarbij is dat bij ieder vervoermiddel gekozen wordt voor de laagste vervoerklasse.

Conform het handboek loonheffingen

Verblijfkosten in geval van dienstreizen in het kader van deze regeling worden vergoed conform de bedragen die door de belastingdienst als gericht vrijgesteld zijn aangemerkt en als zodanig zijn opgenomen in het handboek loonheffingen.

Aftrek

Indien van derden een vergoeding wordt ontvangen of kan worden ontvangen voor de in deze regeling bedoelde kosten, dan wel ingeval kosten door een organiserende organisatie worden betaald, worden deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak op bestaat.

Administratieve voorwaarden

Voorwaarden voor het declareren van reis- en verblijfkosten op grond van deze regeling zijn:

• •

  Voor het declareren van reis- en verblijfkosten dient gebruik te worden gemaakt van het formulier “declaratie buitenlandreizen”.

• •

  Het declaratieformulier dient ondertekend te worden door de Commandant en samen met de vereiste bewijsstukken en de voorafgaande schriftelijke toestemming om de buitenlandreis te verrichten, ingeleverd te worden bij O&HR.

• •

  Het declaratieformulier wordt aan de medewerker teruggezonden en er wordt niet tot uitbetaling overgegaan, indien het declaratieformulier niet volledig is ingevuld en ondertekend en/of de vereiste bewijsstukken ontbreken.

• •

  De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de medewerker de declaratie niet indient binnen 1 maand na de periode waarop de declaratie betrekking heeft.