Organisatie | Kaag en Braassem |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens gemeente Kaag en Braassem 2022 |
Citeertitel | Privacyreglement BRP en aangehaakte gegevens gemeente Kaag en Braassem 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Privacyreglement BRP en aangehaakte gegevens gemeente Kaag en Braassem 2022 |
Het reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen Kaag en Braassem 2015 wordt ingetrokken met ingang van de dag van inwerkingtreding deze regeling
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-01-2023 | nieuwe regeling | 20-12-2022 | 501250 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt (mede) verstaan onder:
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot toegang en gebruik
Artikel 3 Verstrekkingen aan organen van de gemeente
Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan een orgaan van de gemeente gegevens uit de basisregistratie personen en uit de bevolkingsadministratie.
Artikel 4 Bevoegdheden beheerder bevolkingsadministratie
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
Artikel 5 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke taken
Het college van burgemeester en wethouders, dan wel de door het college aangewezen beheerder, is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke taken persoonsgegevens uit de basisregistratie en de bevolkingsadministratie te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taken.
Artikel 6 Toegang tot de bevolkingsadministratie
Toegang tot de basisregistratie en bevolkingsadministratie hebben:
b. degeneen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie, voor de taakuitoefening in de gemeente;
c. de verwerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen verwerker en de gemeente;
d. beheerders van andere gemeentelijke registraties, ter uitvoering van hun taken. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een autorisatieverzoek vastgelegd.
Artikel 7 Verstrekking aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie
Bij het verzoek worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:
a. het doel aarvoor de gegevdens nodig zijn;
b. de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;
c. een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;
d. de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.
Artikel 8 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan medewerkers van de gemeente Kaag en Braassem worden slechts telefonisch gegevens verstrekt als de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd of het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 10 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden, voor zover niet verkregen onder de regelgeving tot de datum van de invoering van de wet,
Artikel 11 Toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadminsitratie
Op de toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie zijn de bepalingen van artikel 5, 6 en 7 van deze regeling van toepassing.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De beheerder voor de verwerking van gegevens in de bevolkingsadministratie draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de bevolkingsadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, is hij sinds 1 januari 2010 verplicht dat gegeven uit de BRP te gebruiken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente. Ingeschrevenen hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). In deze wet worden het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP.
De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP of de Kieswet van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De bevoegdheid van het college van B&W om dit privacyreglement vast te stellen vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG.
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem Key2Burgerzaken zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 van dit reglement. Bijvoorbeeld het Woningregister, aantekeningen door ambtenaren en afgeleide gegevens zoals voorletters en burgerlijke staat. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om het binnengemeentelijk gebruik van gegevens uit de basisregistratie te regelen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De gemeenteraad heeft in de “Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Kaag en Braassem 2022” geregeld dat de verstrekkingen aan organen van de gemeente Kaag en Braassem overgelaten worden aan het college van burgemeester en wethouders.
Om autorisatie te krijgen tot de basisregistratie en de bevolkingsadministratie kan een medewerker een verzoek indienen bij de beheerder van de BRP. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een autorisatieverzoek vastgelegd. De beheerder van de BRP vraagt advies aan de Privacybeheerder BRP. De verzoeker (medewerker) krijgt alleen toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de gemeentelijke of wettelijke taken.
Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’
Het verstrekken van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Kaag en Braassem aan organen (medewerkers/afdelingen/clusters) van de gemeente Kaag en Braassem wordt geregeld in dit privacyreglement .
Dit privacyreglement regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over het verstrekken van gegevens door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.
De minister van BZK verstrekt aan de gemeente gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Kaag en Braassem wonen. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI).
Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente voor het uitvoeren van gemeentelijke taken. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke voorziening basisregistratie personen GBA-V. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.
De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via Key2GBA-V; de landelijke voorziening van de BRP.
Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij Key2Burgerzaken. In Key2Burgerzaken zijn zowel de persoonsgegevens opgenomen van het gemeentelijke deel van de basisregistratie personen (voorheen GBA) als de aangehaakte gegevens. Dit geheel in Key2Burgerzaken noemen we de bevolkingsadministratie. De gegevensbeheerder regelt de distributie van persoonsgegevens volgens de matrix bijlage 3 van dit privacyreglement en volgens het autorisatiebesluit van de minister van BZK.
In de matrix bijlage 3 zijn voor wat betreft de GBA/BRP dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde GBA/BRP gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige organen van de gemeente ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP.
Bijlage 1 opgave van de organen van de gemeente Kaag en Braassem en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP en bevolkingsadministratie kunnen worden verstrekt.
Bijlage 2 Aangehaakte gegevens
Inventarisatie aangehaakte gegevens BRP.
Deze gegevens maken geen deel uit van de gegevensset BRP volgens het Logisch Ontwerp BRP en worden dus niet verwerkt in de landelijke voorziening BRP.
Deze gegevens worden verwerkt in de gemeentelijke bevolkingsadministratie door middel van het systeem Key2Burgerzaken van Centric.