Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen gemeente Landgraaf 2023

Toelichting (voor zover noodzakelijk)

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Dit betekent dat in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving geldt. De AVG heeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen. Voor de uitvoering van de AVG is in Nederland de Uitvoeringswet AVG ingevoerd. Artikel 2 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) bepaalt dat de AVG niet van toepassing is op de basisregistratie personen. De Wet BRP kent immers als “lex specialis” zijn eigen, strenger regime voor de verwerking en verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP en de privacybescherming daarbij. Qua terminologie is de Wet BRP gelijk met de AVG. Het verstrekkingsregime, dat we sinds 1994 in de Wet GBA en sinds 2014 in de Wet BRP kennen is nagenoeg ongewijzigd gebleven.

De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanuit transparantie, geeft deze verordening ook inzicht in de gegevensverstrekking vanuit de gemeentelijke datadistributie. Hierop is de AVG van toepassing.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Landgraaf aan derden en aan de onderdelen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de gemeente wordt geregeld in deze verordening. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP. Deze verordening gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2 van de Wet BRP.

Gegevens van ‘niet- inwoners’

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Landgraaf woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in de Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke Basisregistratie Personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente Landgraaf raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente Landgraaf zijn ingeschreven, via GBA-V. Voor personen die wel in de gemeente Landgraaf ingeschreven zijn, raadplegen of gebruiken zij de BRP. Uit beveiligingsoogpunt vindt distributie van gegevens niet rechtstreeks vanuit de basisregistraties plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht Data Distributie Systeem (DDS). DDS wordt zowel gevoed vanuit de eigen basisregistraties als vanuit de basisregistraties van andere gemeenten en overheidsinstanties (niet-inwoners, kadaster etc). In een aantal gevallen worden daar nog (persoons)gegevens aan toegevoegd van personen, instellingen en bedrijven waarmee de gemeente een relatie heeft. In bijlage 3 zijn de applicaties opgenomen die rechtstreeks vanuit het Data Distributie Systeem (DDS) persoonsgegevens (nodig voor de uitvoering van de wettelijke taken) krijgen aangeleverd.

Toelichting per artikel (voor zover relevant)

Artikel 2 Verstrekkingen aan een onderdeel van de gemeente

Dit artikel gaat over de gegevensverstrekking aan onderdelen van de gemeente Landgraaf. Basis- en kernregistraties bevatten authentieke en niet-authentieke gegevens. Vertrekking betreft in ieder geval de authentieke gegevens voor zover deze nodig zijn voor een goede uitvoering van een wettelijke (publiekrechtelijke) taak. De overheid en dus ook alle onderdelen van de gemeente is nl. verplicht de gegevens uit de basisregistratie te gebruiken. Een belangrijk uitgangspunt van het principe van een basisregistratie is ‘enkelvoudige registratie, meervoudig gebruik’. Zodra de gegevens van een inwoner bekend en opgenomen zijn in de BRP, zijn ze bekend voor de overheid. En diezelfde overheid mag dan niet nog een keer om deze al bekende gegevens vragen.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Landgraaf woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Landgraaf op grond van artikel 3.2 Wet BRP.

Om te bepalen welke BRP-gegevens voor een onderdeel van de gemeente noodzakelijk zijn, zal een afweging moeten worden gemaakt. We kijken hiervoor naast het opgegeven doel ook naar de opgedragen (publiekrechtelijke) taak zoals vermeld in het autorisatiebesluit. In dat autorisatiebesluit heeft de minister namelijk al een soortgelijke afweging hierover gemaakt en bepaald welke BRP-gegevens noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van die taak. Het ligt daarom voor de hand om dit besluit als uitgangspunt te nemen voor de binnengemeentelijke autorisaties en dus de raadplegingen en verstrekkingen.

Een verzoek om hiervan af te wijken zal door de betreffende afdeling of onderdeel van de gemeente, aan het college moeten worden gericht. Het college is conform artikel 1.4 van de Wet BRP immers verantwoordelijk voor de BRP. Het spreekt voor zich dat dit verzoek met een deugdelijke motivering wordt toegelicht, onder verwijzing naar de relevante wet- en regelgeving.

Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Landgraaf woonachtig zijn, moet de gemeente Landgraaf het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht nemen.

De gegevensset van de BRP is opgenomen in de het Logisch Ontwerp BRP. De voorwaarden voor binnengemeentelijke verstrekking van deze gegevens zijn niet geregeld in de AVG maar in deze verordening. Anders is dit bij vertrekking van gegevens die niet tot de gegevensset van de BRP behoren. Voorbeelden hiervan zijn ‘telefoonnummers en emailadressen’. De voorwaarden voor het bijhouden en verstrekken van deze gegeven liggen vast in de AVG. Het is daarom niet nodig hierover in deze verordening nog iets op te nemen.

De Baseline Informatiebeveiliging Overheid schrijft onder andere voor welke maatregelen getroffen moeten worden voor het handhaven van de beveiliging van informatie die wordt uitgewisseld binnen een organisatie en met een externe entiteit. Met betrekking tot het informatietransport op basis van deze verordening gelden de formele beleidsregels, procedures en beheersmaatregelen die hiervoor zijn vastgesteld.

Artikel 3 Verstrekking aan derden

Het is aan het gemeentebestuur om vast te stellen in welke gevallen de verstrekking van gegevens, over inwoners en overleden inwoners, in het belang van de gemeente is. De kaders van artikel 3.9 Wet BRP en de gemeentelijke verordening zijn bepalend. In bijlage 4 is een overzicht van deze derden opgenomen.

Dit overzicht is in de lijn met het advies van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB). Het creëren van een rechtmatige grondslag voor verstrekkingen in het kader van bestuurlijke aanpak van (grensoverschrijdende) georganiseerde criminaliteit/ondermijning maakt deel uit van dit advies. In deze verordening is dat geregeld.

Een eventuele verdere uitwerking van gegevensuitwisseling is mogelijk en wordt in dat geval vastgelegd in een apart door het college vast te stellen convenant.

Artikel 5 Terugmeldplicht

Juistheid en volledigheid van de (adres)gegevens in de BRP is voor zowel de overheid als de burger van groot belang. Het is in veel gevallen een randvoorwaarde voor het correct uitvoeren van wettelijke regelingen en voor de effectiviteit van overheidsbeleid. Bestuursorganen zijn op grond van artikel 1.7 van de Wet BRP in beginsel immers verplicht om bij de uitvoering van hun publieke taken gebruik te maken van de authentieke gegevens die in de BRP beschikbaar zijn, waartoe ook het adres behoort. Voor de burger is een juiste registratie onder andere van belang voor zijn correspondentie met de overheid en om aanspraak te kunnen maken op (adres gerelateerde) overheidsvoorzieningen. Wanneer gegevens ontbreken, of niet correct zijn, kan het voorkomen dat een voorziening onterecht wordt genoten of dat een burger juist ten onrechte geen gebruik van een voorziening kan maken. Om onjuist gebruik, waaronder fraude, met publieke middelen tegen te gaan is het dan ook van belang dat incorrecte adresgegevens in de BRP worden geïdentificeerd en hersteld. Omgekeerd kan een correctie van een adresgegeven ertoe leiden dat een burger juist (weer) aanspraak kan maken op een overheidsvoorziening, bijvoorbeeld omdat een einde wordt gemaakt aan een dubbele inschrijving op een adres. Tot slot kan het identificeren en herstellen van incorrecte gegevens bijdragen aan de oplossing van sociale problematiek, doordat de burger (weer) in het vizier van de overheid komt.

Om dit goed te borgen voorziet de wet in artikel 2.34 in een terugmeldplicht van het bestuursorgaan aan het verantwoordelijke college. De terugmelding betreft afwijkingen tussen enerzijds gegevens die het bestuursorgaan verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie of waarvan de verstrekking achterwege is gebleven en anderzijds gegevens waarvan hij op andere wijze kennis heeft gekregen, alsmede de grond van de gerede twijfel. Ook een melding vanuit de BRP dat een bepaald persoon over wie het bestuursorgaan gegevens heeft gevraagd, in de basisregistratie niet bekend is, kan leiden tot een terugmelding als het bestuursorgaan twijfelt of de betrokkene niet als ingezetene in de basisregistratie bekend zou moeten zijn.

Hoewel de terugmeldplicht is verankerd in de wet, is er vanwege het belang voor gekozen dit ook nog in de verordening op te nemen.

Artikel 6 Protocolplicht

De gemeente die verantwoordelijk is voor de verstrekking van gegevens houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van deze verstrekking. De gegevensbeheerder bepaalt op welke wijze de verplichte protocollering plaatsvindt.