Organisatie | Maastricht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgethouderschap gemeente Maastricht 2023 |
Citeertitel | Regeling budgethouderschap gemeente Maastricht 2023 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Maastricht, zoals vastgesteld op 4 maart 2008
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-01-2023 | nieuwe regeling | 18-10-2022 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maastricht:
Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het bepaalde in artikel 22 van de financiële verordening gemeente Maastricht
‘Regeling budgethouderschap gemeente Maastricht 2023’
Doelstelling van deze regeling
De regeling budgethouderschap stelt de regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt en geeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie.
Aan het budgethouderschap zijn regels verbonden, die in deze regeling budgethouderschap zijn opgenomen. Het betreft hier een bepaalde werkwijze, met enerzijds vrijheden en anderzijds verplichtingen voor de budgethouders en budgetbeheerders binnen onze organisatie. Deze Regeling is te beschouwen als een aanvulling op de Financiële verordening van Gemeente Maastricht. De ‘budgethoudersregeling gemeente Maastricht’ zoals vastgesteld op 4 maart 2008 vervalt met het inwerkingtreden van deze regeling.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, taakvelden, producten, projecten of investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken. Het betreft daarmee een exploitatiebudget, investeringsbudget of projectbudget. Tot deze budgetten behoren zowel de baten als lasten.
Budgethouder: diegene die ambtelijk verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem/haar toegewezen budgetten en bevoegd is binnen het aan hem/haar toegekende (project)budget uitgaven te doen of inkomsten te genereren en verantwoording aflegt over het financieel beheer van de aan hem/haar toegekende budgetten.
Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen. Tevens is deze belast is met het budgetbeheer en de uitvoering van de taakstellingen verbonden aan de door de budgethouder aan hem toegewezen budgetten.
Ondermandaat: De gemandateerde (anders dan een bestuursorgaan) belast een ander (al dan niet gedeeltelijk) met de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden voor zover dit ondermandaat is toegestaan door de mandaatgever en voor het overige in overeenstemming met de regels van afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht.
Project: een tijdelijke opdracht waaraan een tijdsplanning en een concrete doelstelling wordt gekoppeld, opgenomen in een door de bestuurlijk en/of ambtelijk opdrachtgever vastgestelde projectopdracht (waarin expliciet de projectleider is opgenomen), met een eigenstandig projectbudget en daaraan gekoppeld eigen administratief projectnummer.
Financiële Verplichting: verplichtingen inzake uitgaven waaronder het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente Maastricht tot een uitgave.
Artikel 2 Mandatering budgethouders
De uitvoering van de begroting wordt door het college gemandateerd aan de gemeentesecretaris, welke eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie, met uitzondering van de budgetten van de griffie en de raad. De gemeentesecretaris vervult hiermee de rol van hoofdbudgethouder. Het college staat toe dat geheel of gedeeltelijk ondermandaat wordt verleend voor wat betreft de uitvoering van de begroting bedoeld in deze regeling.
Het is de directieleden en (team)managers toegestaan een deel van hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangaande budgetbeheer door te mandateren aan budgetbeheerders, echter ontslaat dit hen niet van de integrale verantwoordelijkheid hiervoor. De mandaatgever behoudt de integrale en volledige verantwoordelijkheid voor de gemandateerde delen van zijn budget en de daarmee samenhangende doelen en activiteiten.
Artikel 4 Aanwijzing budgethouder
De functie van teammanager is in de regel het laagste organisatorische functieniveau waaraan het budgethouderschap voor niet zijnde projectbudgetten, wordt toegekend. Hierop geldt één uitzondering, te weten de bevoegdheid van de directie om bij specifiek besluit budgethouders onder teammanagementniveau aan te wijzen.
Artikel 5 Aanwijzing budgetbeheerder
Budgethouders, niet zijnde projectleiders, kunnen één of meerdere budgetbeheerders aanwijzen die onder hun verantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten. Het aanwijzen van een budgetbeheerder ontslaat de budgethouder op geen enkele wijze van diens budgetverantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht.
Bij afwezigheid van de budgethouder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door:
Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt de bevoegdheid uitgeoefend door:
Artikel 7 Register van budgethouders en budgetbeheerders
Van budgethouders en budgetbeheerders wordt een register van budgethouders en budgetbeheerders bijgehouden, waaruit hun bevoegdheden in het kader van deze regeling blijken. Dit register van budgethouders is bepalend voor wie bevoegdheden als budgethouder of budgetbeheerder heeft gekregen en welke budgetten het betreft. Aangezien dit register centraal dient te worden bijgehouden, is er sprake van een actieve informatieplicht. Indien er zaken wijzigen, dient de beheerder van het register hiervan per direct op de hoogte te worden gebracht door de verantwoordelijk budgethouder.
Artikel 8 Condities en beperkingen
Bij de aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders wordt het volgende in acht genomen:
Artikel 11 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgetbeheerder
Voor budgetbeheerders zijn artikel 9 en artikel 10 met uitzondering van artikel 9 sub h. en artikel 10 sub e. sub f. en sub g. binnen de aan hen toegewezen budgetten in essentie van overeenkomstige toepassing. Daarnaast is de verantwoordelijkheid van een budgetbeheerder:
Tijdig informeren en adviseren van de budgethouder omtrent de voortgang van beleid (taakrealisatie en beleidsontwikkelingen) en verwachte financiële afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel (dreigende) overschrijdingen als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten.
Artikel 12 Begrotingswijzigingen
De raad is bevoegd tot een wijziging van de programmabegroting zijnde een wijziging in het beleid, algemene dekkingsmiddelen, het saldo van de begroting, de baten en lasten in een programma en in een projectkrediet.
Voor een toelichtende tabel wordt verwezen naar de algemene toelichting van deze regeling.
Artikel 13 Informatieverstrekking en ondersteuning
De budgethouder en budgetbeheerder leggen verantwoording af aan de mandaatgever over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de aan hem/haar toegewezen budgetten conform de afspraken binnen de planning & control cyclus. Ten aanzien van de verantwoording gelden de spelregels zoals vastgelegd in de financiële verordening.
De budgethouder en budgetbeheerder wordt bij het financieel beheer van de budget(ten) geadviseerd en ondersteund door de aan hem/haar toegewezen financieel adviseur.
Daarnaast kunnen budgethouders en budgetbeheerders bij financiële of administratieve aangelegenheden een beroep doen op de ondersteunende afdelingen zoals financiën, bedrijfsvoering en inkoop.
Aldus besloten door het College van Burgemeester en Wethouders van Maastricht d.d. 18 oktober 2022
De Secretaris,
G.J.C. Kusters
De Burgemeester,
J.M. Penn-te Strake
Artikelsgewijze toelichting regeling budgethouderschap
Deze toelichting legt uit hoe de artikelen van de regeling gelezen moeten worden en waartoe ze dienen. Artikelen die voor zich spreken, zijn niet nader toegelicht.
In de algemene mandaatregeling en mandaatlijst van de gemeente Maastricht is vastgelegd hoe het College haar bevoegdheden in organisatie heeft belegd. Hierbij is de in onze organisatie gehanteerde sturingsfilosofie van integraal Management van toepassing. Deze regeling budgethouderschap is bedoeld als leidraad om taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en omgangsregels voor budgethouders en andere actoren in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken waaronder de uitleg van het financiële mandaat. De programmabegroting en daarvan afgeleide productenraming is leidend voor het benoemen van de bevoegden en verantwoordelijken.
Uitgangspunt van deze regeling zijn de bepalingen in de Gemeentewet, op grond waarvan de gemeenteraad het budgetrecht heeft (artikel 191 e.v.). Dat wil zeggen dat de gemeenteraad de kaders vaststelt, waarbinnen het college gedurende het jaar het beleid dient uit te voeren. Dit gebeurt door het vaststellen van de lasten en baten per programma in de programmabegroting en van de daarin opgenomen kredieten. De gemeenteraad kan in de loop van het jaar door middel van begrotingswijzigingen de eerder vastgestelde begroting en kredieten aanpassen.
Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van de raad de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid uit te voeren. Uit dien hoofde is het college bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan en/of door de gemeente te leveren goederen en diensten binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en het toekennen van subsidies.
Het college kan de uitoefening van haar bevoegdheid geheel of gedeeltelijk, al dan niet voorwaardelijk, opdragen aan functionarissen binnen het ambtelijk apparaat. In overeenstemming met het mandaatbesluit geschiedt het "opdragen" van budgetbevoegdheid in de vorm van een bestuurlijke mandaatverlening, waarbij de ambtelijke mandaatontvanger (de budgethouder) handelt in naam en onder eindverantwoordelijkheid van de mandaatgever i.c. het college.
De regeling geeft het college daarmee een instrument om de uitvoering van de programmabegroting te mandateren aan de uitvoerende ambtelijke organisatie. Omdat het hierbij om een mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten.
Aan dit budgethouderschap zijn regels verbonden, die in deze regeling budgethouderschap zijn opgenomen. Het betreft hier een bepaalde werkwijze, met enerzijds vrijheden en anderzijds verplichtingen voor de budgethouders binnen onze organisatie. Deze Regeling is te beschouwen als een aanvulling op de Financiële verordening van Gemeente Maastricht.
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling.
Artikel 2 Mandatering budgethouders
In dit artikel wordt de eindverantwoordelijkheid voor de beheersing van alle budgetten belegd bij de gemeentesecretaris. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college, van de raad, de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid uit te voeren. Deze bevoegdheid wordt door het college via bestuurlijke mandaatverlening geheel of gedeeltelijk overgedragen aan de gemeentesecretaris. Deze laatste is naar het college eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, de verantwoording en vervult daarmee de rol van hoofdbudgethouder. Het betreft hier de budgetten en de investeringen zoals opgenomen in de begroting, met uitzondering van de budgetten en investeringen van de griffie en de raad.
In dit artikel is opgenomen dat het budgethouderschap binnen de gemeente Maastricht primair is belegd op directie- en (team)managementniveau. Het budgethouderschap is hiermee gekoppeld aan de hiërarchische organisatiestructuur.
De hoofdbudgethouder mandateert de uitvoering van de programmabegroting verder door aan de budgethouders binnen de ambtelijke organisatie. Hierbij is sprake van een getrapte mandatering van het budgethouderschap van de gemeentesecretaris naar de directieleden, van de directieleden naar de managers en van de managers naar de teammanagers. Daarmee vervullen de directieleden, de managers en de teammanagers de rol van budgethouder. Zij zijn integraal verantwoordelijk voor hun afdeling/team in zowel termijn als output en inzet van (financiële) middelen.
Lid 3 Budgethouderschap bij projecten
In dit artikel is opgenomen dat het budgethouderschap voor de binnen de organisatie uit te voeren projecten in de regel wordt belegd bij de projectleider. In aanvulling op het tweede lid vervult de projectleider daarmee ook de rol van budgethouder. Voor het gemak spreken we in deze regeling over projectleider, maar we bedoelen daarmee ook projectmanagers.
Een project is een tijdelijke opdracht waaraan een tijdsplanning en een concrete doelstelling wordt gekoppeld, opgenomen in een door de bestuurlijk en/of ambtelijk opdrachtgever vastgestelde projectopdracht (waarin expliciet de projectleider is opgenomen), met een eigenstandig projectbudget en daaraan gekoppeld eigen administratief grootboeknummer.
Projecten worden in de gemeente Maastricht geleid door een projectleider. Binnen het uit te voeren project is de projectleider eindverantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen de geformuleerde (project)doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en een daarvoor vastgesteld projectbudget. Het betreffende projectbudget is expliciet benoemd in de door de opdrachtgever goedgekeurde projectopdracht. Binnen de context van deze regeling, lijken de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectleider daarmee sterk op die van teammanagers, alleen dan specifiek voor een project. De projectleider heeft immers een zelfstandige verantwoordelijkheid voor het realiseren van het projectresultaat, zijn daarmee regisseur van hun project, verantwoordelijk voor de sturing en verantwoording van inhoud, doelstellingen én financiën. Tevens zorgen zij voor de operationele risicobeheersing en geven zij in sommige gevallen leiding aan een projectgroep die veelal grotendeels wordt gevormd door medewerkers van de permanente organisatie. Gelet op bovenstaande wordt de projectleider binnen de gemeente Maastricht in de regel aangewezen als budgethouder voor de door deze te realiseren projecten.
Artikel 3 Aanwijzing hoofdbudgethouder
Lid 1 en 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder
De gemeentesecretaris wordt door het college aangewezen als hoofdbudgethouder wegens zijn eindverantwoordelijkheid voor de programmabegroting en het geheel van budgetten en kredieten in de begroting. Dit met uitzondering van de budgetten van de griffie en de Raad. Binnen de organisatie zijn namelijk twee functies die niet passen binnen de reguliere organisatiestructuur t.w. de griffier en de ambtelijk secretaris van de rekenkamer. Deze functionarissen worden aangewezen door de gemeenteraad en leggen ten aanzien van de aan hen toegekende budgetten rechtstreeks verantwoording af aan de raad. Afgezien van het verantwoordingsaspect komen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van deze budgethouders op hoofdlijnen overeen met die van andere budgethouders, zoals opgenomen in deze regeling.
Artikel 4 Aanwijzing budgethouder
Lid 1 t/m lid 4 Aanwijzing budgethouders op directie en (team)managementniveau
De gemeentesecretaris, directieleden en managers zijn bevoegd om budgethouders aan te wijzen. Hierbij is sprake van een getrapte mandatering van het budgethouderschap van de gemeentesecretaris naar de directieleden, van de directieleden naar de managers en van de managers naar de teammanagers. Het budgethouderschap binnen de gemeente Maastricht, met uitzondering van de projectbudgetten, is daarmee primair belegd op directie en (team)managementniveau, waardoor er voor het aanwijzen van budgethouders geen expliciete aanwijzing of benoemingsbesluit hoeft plaats te vinden.
In daartoe aanleidende gevallen is de directie bevoegd om bij specifiek besluit het budgethouderschap ook onder teammanagementniveau te beleggen.
De aanwijzing van budgethouders blijkt uit de vermelding in de jaarlijks op te stellen beheersbegroting gekoppeld aan de vastgestelde programmabegroting en vormt hiermee de input voor het register van budgethouders.
Lid 5 Aanwijzen projectleider als budgethouder
Het aanwijzen of wijzigen van een projectleider tot budgethouder gebeurt door de (team)manager van de projectleider en niet door de budgethouder welke (een deel van) zijn budget inzet voor de dekking van het project. De aanwijzing blijkt uit de vermelding in het projectbesluit en/of de projectopdracht en vormt hiermee de input voor het register van budgethouders en budgetbeheerders.
Artikel 5 Aanwijzing budgetbeheerder
Lid 1 Aanwijzing budgetbeheerder
Onverminderd zijn/haar eigen verantwoordelijkheid kan een budgethouder (niet zijnde een projectbudgethouder) de werkzaamheden verbonden aan de beheersing van zijn/haar budget overdragen aan andere onder zijn hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende medewerkers, de zogenaamde budgetbeheerders. Conform het karakter van mandaat behoudt de budgethouder zijn integrale verantwoordelijkheid. Het spreekt voor zich dat de budgethouder bij de aanwijzing van budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. Het maximaal aantal aan te wijzen budgetbeheerders is in deze regeling niet vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de budgethouder. Op basis van het aantal budgetten kan een budgethouder bepalen hoeveel budgetbeheerders uit het oogpunt van efficiency en effectiviteit nodig zijn. Om het systeem beheersbaar te houden, moet hier door budgethouders wel terughoudend mee worden omgegaan. De aanwijzing van de budgetbeheerder met vermelding van betreffende budgetten, blijkt uit de vermelding in de jaarlijks op te stellen beheersbegroting gekoppeld aan de vastgestelde programmabegroting en vormt hiermee de input voor het register van budgethouders en budgetbeheerders. Indien de budgethouder een functionaris van een ander team aanwijst als budgetbeheerder, stelt de budgethouder de betreffende team(manager) hiervan schriftelijk op de hoogte.
Lid 2 Functieprofiel budgetbeheerder
De aanwijzing van een budgetbeheerder moet passen binnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functie die de budgetbeheerder bekleedt. In zijn algemeenheid betreft het veelal coördinatoren en (senior)beleidsmedewerkers, echter ook (team)managers kunnen voor bepaalde budgetten als budgetbeheerder worden aangewezen.
Bij afwezigheid van de budgethouder is voor wat betreft het budgethouderschap de plaatsvervanger van deze functionaris bevoegd. Indien er geen plaatsvervanger is, wordt de afwezige budgethouder vervangen door een hogere leidinggevende (bij voorkeur binnen dezelfde organisatorische eenheid). In die uitzonderlijke gevallen dat er geen direct hogere leidinggevende en vervanger beschikbaar is, geschiedt de vervanging door een hogere leidinggevende buiten de eigen organisatorische eenheid. Indien het budgetrecht in laatstgenoemd geval als zodanig wordt toegepast, zal de (formele) budgethouder hiervan onverwijld op de hoogte worden gebracht.
Bij afwezigheid van een budgetbeheerder wordt deze vervangen door een door de budgethouder van het betreffend budget aangewezen vervanger. Indien een vervanger niet wordt aangewezen, wordt de bevoegdheid teruggelegd bij de budgethouder van het betreffend budget.
Artikel 7 Register van budgethouders en budgetbeheerders
Het register van budgethouders en budgetbeheerders voor budgetten wordt bepaald op basis van de jaarlijkse beheersbegroting. In deze begroting wordt de budgethouder en budgetbeheerder per begrotingspost vastgelegd. Hierdoor ontstaat één overzicht waarin is vastgelegd welke functionaris voor welke begrotingspost (budget)verantwoordelijk is. (Eventuele) wijzigingen of aanvullingen gedurende het jaar vinden plaats binnen het uitvoeringsproces van begrotingswijzigingen. Budgethouders en budgetbeheerders worden op basis van een exploitatie grootboeknummer geregistreerd in het financiële informatiesysteem.
De budgethouders voor projectbudgetten (projectleiders) worden in een apart projectregister van budgethouders bijgehouden. Hun aanwijzing blijkt uit de vermelding in het projectbesluit en/of de projectopdracht en vormt daarmee de input voor het register. Budgethouders voor projectbudgetten worden op basis van een project grootboeknummer geregistreerd in het financiële informatiesysteem.
Artikel 9 Taken en verantwoordelijkheden budgethouder
In dit artikel worden de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder beschreven. De budgetverantwoordelijkheid van de budgethouder ligt in het verlengde van de taken die behoren bij de eigenlijke functie van de budgethouder. Het is een concretisering van een deel van het takenpakket. De budgethouder krijgt zo de ruimte om beslissingen te nemen over zaken die de gemandateerde budgetten betreffen. Een budget geeft de te leveren prestaties weer en de te verrichten taken en activiteiten, alsook de mogelijke inzet financiële middelen. De budgethouder draagt de verantwoordelijkheid voor de inzet van alle aangegeven middelen. Hij dient dit te laten gebeuren binnen de algemene regels en richtlijnen die daarvoor zijn gesteld (waaronder de binnen artikel 14 vermelde regelingen zoals de financiële verordening, het Inkoop en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en andere (specifieke) regelingen). De middelen moet hij aanwenden voor het doel als omschreven bij het budget, al dan niet specifiek opgenomen in de programmabegroting.
Artikel 10 Bevoegdheden budgethouder
Een budgethouder krijgt een aantal bevoegdheden. In dit artikel staan deze beschreven. Hij dient deze bevoegdheden uit te oefenen binnen de algemene regels en richtlijnen die daarvoor zijn gesteld (waaronder de binnen artikel 14 vermelde regelingen zoals de financiële verordening, het Inkoop en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en andere (specifieke) regelingen). Uiteraard wordt van de budgethouder verwacht dat hij zich in zijn gedrag en uitlatingen bewust is van het feit dat hij de gemeente ook in een precontractuele fase kan verplichten. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. Van de budgethouder wordt verwacht dat hij zich hiervan bewust is.
De middelen moet hij aanwenden voor het doel als omschreven bij het budget, al dan niet specifiek opgenomen in de programmabegroting.
Artikel 11 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgetbeheerder
De budgetbeheerder is de medewerker die onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taakstelling toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt de budgetbeheerder (mede)verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taakstelling toegewezen middelen (budget). Uiteraard wordt van de budgetbeheerder verwacht dat hij zich in zijn gedrag en uitlatingen bewust is van het feit dat hij de gemeente ook in een precontractuele fase kan verplichten. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling. Van de budgetbeheerder wordt verwacht dat hij zich hiervan bewust is.
In de praktijk houdt de budgetbeheerder zich veelal bezig met de begrotingsuitvoering en de budgetbewaking, het aangaan van verplichtingen, het afwikkelen van facturen, het realiseren van inkomsten, het tussentijds aan de budgethouder afleggen van verantwoording en aanleveren van informatie ten behoeve van de planning & control cyclus.
Het merendeel van de binnen artikel 9 en 10 benoemde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van budgethouders is daarmee in essentie ook van toepassing op budgetbeheerders. Een en ander met uitzondering van artikel 9 sub h. en artikel 10 sub e. sub f. en sub g.
Artikel 12 Begrotingswijzigingen
In dit artikel staan de bevoegdheden om wijzigingen door te voeren in budgetten.