Financiële verordening Zaffier 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Schap:

• Het openbaar lichaam Zaffier.

• b.

  Zittingsperiode:

• De zittingsperiode van het algemeen bestuur, die gelijk is aan die van de gemeenteraden.

• c.

  Administratie:

• Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het schap en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• d.

  BBV:

• Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• e.

  Gemeenteraden:

• Gemeenteraden van de aan de Gemeenschappelijke Regeling Zaffier deelnemende colleges van burgemeester en wethouders.

Artikel 2. Kaders begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt voor 1 december het algemeen bestuur de kadernota aan voor het jaar volgend op het aanstaande jaar en de drie opvolgende jaren. In deze kadernota worden de bevindingen betrokken uit de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 5.

• 2.

  Het algemeen bestuur zal de kadernota vóór 15 december aanbieden bij de gemeenteraden voor hun zienswijzen, welke vóór 1 maart van het volgend jaar bij het bestuur dienen te zijn ontvangen.

• 3.

  Het algemeen bestuur neemt voor 15 april een besluit en stelt de kadernota vast.

• 4.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen. De hoogte van de post onvoorzien wordt opgenomen in de kadernota.

Artikel 3. Programma-indeling

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode een programma-indeling voor deze zittingsperiode vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de relevante beleidsindicatoren en taakvelden vast voor het meten en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten van het schap en het effect van het door het schap gevoerde beleid.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 4. Inrichten begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de geraamde lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling in de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 5. Begroting en Jaarstukken

• 1.

  Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks, voor 15 april van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting dient, de gemeenteraden een conceptbegroting.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks, voor 15 april van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, de gemeenteraden de concept jaarrekening.

• 3.

  De raden van de deelnemende gemeenten kunnen uiterlijk tot 25 juni na de in het eerste en tweede lid genoemde datum hun zienswijzen over de conceptbegroting en de conceptjaarrekening naar voren brengen bij het algemeen bestuur van het schap.

• 4.

  Bij het opstellen van de begroting en jaarstukken worden de bepalingen van het BBV gehanteerd.

• 5.

  Het algemeen bestuur stelt vóór 15 juli de onder lid 1 en 2 genoemde begroting en jaarrekening vast en biedt deze aan bij de gedeputeerde staten; respectievelijk voor 1 augustus en voor 15 juli.

• 6.

  Het dagelijks bestuur legt verantwoording af aan het algemeen bestuur over de uitvoering van de begroting.

Artikel 6. Uitvoering begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er ten aanzien van de financiële raming zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen;

  • b.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

  • c.

    de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komen.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2.

  Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid indien nodig.

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk het schap bericht dat alle gemeenschappelijke regelingen het collectieve aandeel van gemeenschappelijke regelingen in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

Immateriële vaste activa

• 1.

  Kosten hoger dan € 10.000,- worden geactiveerd.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd en afgeschreven.

Materiële vaste activa

• 3.

  De investeringen met economisch en maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden lineair afgeschreven op basis van de economische levensduur.

• 4.

  Investeringen hoger dan € 10.000,- worden geactiveerd.

• 5.

  Voor de investeringen als bedoeld in het derde lid, worden de afschrijvingstermijnen gehanteerd zoals weergegeven in de bij deze verordening horende bijlage.

Artikel 10. Kredietbewaking

• 1.

  Het dagelijks bestuur geeft in de richtlijn kredietbewaking de bepalingen aan welke worden gehanteerd voor de kredietbewaking.

• 2.

  Voor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op invorderbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan vier maanden.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het algemeen bestuur bepaalt de vorming en besteding van de bestemmingsreserves en voorzieningen.

• 2.

  In de begroting en jaarstukken vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s en taakvelden plaats.

Artikel 12. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, worden diverse verdeelsleutels gehanteerd, bijvoorbeeld aantal FTE, om te komen tot een integrale kostprijs. De verdeelsleutels worden vastgesteld door de directie.

Artikel 13. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Dit met inachtneming van de in de Wet Markt en Overheid als zodanig aangemerkte uitzonderingen.

• 2.

  Wanneer het in rekening brengen van de integrale kostprijs voor een bepaalde activiteit niet mogelijk of wenselijk is, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor een besluit om deze activiteit van deze regel uit te zonderen, waarin het algemeen belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

Artikel 14. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut.

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van het schap als geheel;

• 2.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten enzovoorts;

• 3.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders over de uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de effecten van het beleid van het schap;

• 5.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• 6.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• 1.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de schapstaken aan de afdelingen;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5.

  de te maken afspraken met de bedrijfsonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 7.

  het beleid en de interne regels voor de steuntoewijzing en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• 8.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving

• 9.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten;

• 10.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het schap.

Artikel 17. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate interne controle, zodanig dat een getrouw beeld over de rechtmatigheid van de jaarrekening is gewaarborgd. Ook draagt het dagelijks bestuur zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van het schap met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 18. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening Werkvoorzieningsschap Noord Kennemerland 2018 wordt ingetrokken per 1 januari 2023.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023;

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening Zaffier 2023”.