Organisatie | Waterschap Hollandse Delta |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Reglement van orde Commissies 2023 |
Citeertitel | Reglement van orde commissies |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
artikel 77 van de Waterschapswet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-01-2023 | 13-01-2023 | nieuwe regeling | 06-10-2022 | ||
13-01-2023 | artikel 14 | 07-12-2022 |
DE VERENIGDE VERGADERING VAN WATERSCHAP HOLLANDSE DELTA,
op voordracht van de heer W. de Jong, mevrouw M.J. de Sutter, mevrouw M.J. van Maurik, de heer E.A. Struik en de heer P.J. Kome;
gelet op de bespreking in de Oordeelsvormende Verenigde Vergadering van 14-9-2022;
conform artikel 17 van Reglement van bestuur voor het Waterschap Hollandse Delta drie vaste adviescommissies in te stellen en voor de samenstelling, taak en werkwijze van deze commissies het reglement van orde Commissie 2014 opnieuw vast te stellen en te hernoemen tot Reglement van orde Commissies 2022;
Artikel 1 Definities en algemene bepalingen
In dit reglement van orde wordt verstaan onder:
De Verenigde Vergadering kent de volgende vaste commissies:
Commissie Waterhuishouding en Waterzuivering (Water)
belast met het adviseren over beleid op het gebied van waterhuishouding en zuiveren van afvalwater en slibverwerking en afzet, rekeninghoudend met veranderende milieueisen, technische en technologische ontwikkelingen, ontwikkelingen op het gebied van integraal waterbeheer en maatschappelijke ontwikkelingen.
Commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving (MBH)
belast met het adviseren over aangelegenheden die betrekking hebben op onder andere algemene bestuurlijke en juridische zaken, samenvoegingen, verkiezingen, communicatie, alsmede over algemene beleidszaken op financieel gebied (inclusief begroting en rekening), handhaving en over het centraal laboratorium.
De in artikel 2 bedoelde commissies kunnen ook ongevraagd aan het college en aan de Verenigde Vergadering adviezen uitbrengen en suggesties doen over aangelegenheden, die tot het werkterrein van de betreffende commissie behoren.
In afwijking van lid 1 en 2 kan een fractie die meer leden in de Verenigde Vergadering heeft dan dat er vaste commissies zijn, na afvaardiging van leden naar alle vaste commissies, de overige leden ook afvaardigen naar de vaste commissies, zodanig dat deze over de vaste commissies worden verspreid, waarbij voor de bepaling van het quorum steeds 1 lid per fractie geldt en de woordvoering en advisering door 1 lid namens een fractie plaatsvindt.
Het lidmaatschap van de leden van de commissie eindigt tegelijk met hun tussentijds of periodiek aftreden uit de Verenigde Vergadering dan wel beëindiging van het steunfractielidmaatschap. Het lidmaatschap van de commissie kan tussentijds worden beëindigd bij besluit van de Verenigde Vergadering, nadat een daartoe strekkend voorstel aan het college is gedaan.
De secretaris van de commissie zendt de agenda en de stukken tenminste vijf dagen voor de vergadering toe aan de leden van de commissie.
De leden die ter vergadering komen, ondertekenen de presentielijst die na afloop van de vergadering door de secretaris voor afsluiting wordt ondertekend.
Indien na het in het vorige lid bedoelde uitstel het vereiste aantal leden niet aanwezig is, stelt de voorzitter vast of de vergadering al dan geen doorgang kan vinden. Zo nodig, belegt de voorzitter zo spoedig mogelijk, maar met een tussentijd van tenminste vierentwintig uur, een nieuwe vergadering.
De in lid 3 bedoelde vergadering wordt gehouden, ongeacht het aantal leden dat is opgekomen. De commissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het derde lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen, indien meer dan de helft van het aantal zittinghebbende leden aanwezig is.
Hetgeen in een vergadering met gesloten deuren is besproken, wordt in een digitaal bestand bewaard. Indien en zolang ten aanzien van het in die vergadering verhandelde geheimhouding is opgelegd, worden deze bestanden uitsluitend ten gehore gebracht van degenen die krachtens artikel 37 van de Waterschapswet tot geheimhouding verplicht zijn.
Artikel 15 Aanwezigheid college
De leden van het college kunnen in de vergadering aanwezig zijn ter toelichting van de voorstellen en maken geen deel uit van de commissie.
Artikel 17 Toehoorders en inspraak
De voorzitter stelt degenen die een verzoek hebben ingediend als bedoeld in lid 1 van dit artikel in de gelegenheid direct na de opening van de vergadering het woord te voeren. De spreektijd bedraagt maximaal vijf minuten per spreker. De spreektijd van alle insprekers gezamenlijk bedraagt niet meer dan 30 minuten. De leden van de commissie krijgen gelegenheid vragen te stellen aan de spreker. Hiervoor is per spreker maximaal vijf minuten beschikbaar, waarbij het vragenstellen aan meerdere sprekers niet meer dan 30 minuten bedraagt.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of ingeval enig artikel voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de commissie.
Ridderkerk, 6 oktober 2022
De Verenigde Vergadering voornoemd,
secretaris-directeur,
S.J. Steendijk
dijkgraaf,
J.F. Bonjer
Toelichting bij het Reglement van orde voor de vaste commissies uit de Verenigde Vergadering van waterschap Hollandse Delta
De Verenigde Vergadering heeft overeenkomstig het bepaalde in de Waterschapswet een besluitvormende, controlerende en sturende rol. Om deze rollen gestalte te kunnen geven, is betrokkenheid van de Verenigde Vergadering van groot belang. Om aan de sturende rol inhoud te kunnen geven, is het betrekken van de Verenigde Vergadering bij de beleidsvoorbereiding een voorwaarde. Een instrument daarvoor is onder meer het vormen van commissies.
Het instellen van commissies uit de Verenigde Vergadering is niet geregeld in de Waterschapswet. Het reglement van bestuur voor waterschap Hollandse Delta biedt met artikel 17 aan de Verenigde Vergadering de mogelijkheid om commissies in te stellen die hen van advies dienen over onderwerpen die het belang van het waterschap betreffen. In het reglement van orde voor de Verenigde Vergadering van de Hollandse Delta is in artikel 5 opgenomen dat de regeling van orde voor commissies in een afzonderlijke verordening dienen te worden vastgesteld.
Commissies komen bij waterschappen in het land in vele variaties voor. Verschillen zijn er in aantal, soort, bevoegdheid en relatie tot het dagelijks bestuur.
In bijgaand reglement is gekozen voor een lichte variant van vaste commissies uit de Verenigde Vergadering. Doel van de commissies is het bevorderen van de betrokkenheid van de Verenigde Vergadering bij de beleidsvoorbereiding en kennisvergroting. In de commissies worden de bevindingen over een voorstel geformuleerd, waarbij de eventuele afwijkende meningen worden vermeld. Er vindt geen besluitvorming plaats en er wordt ook niet gestemd over voorstellen.
Bij het vaststellen van de commissie-indeling is gekozen voor een functionele indeling. Daarnaast is bij de indeling uitgegaan van het beginsel dat elke commissie een integrale afweging maakt van de onderwerpen die aan de orde komen. Er wordt naar gestreefd een onderwerp slechts in één commissie aan de orde te stellen. Deze commissie behandelt het onderwerp integraal, dus inclusief de eventuele financiële, juridische, bestuurlijke en organisatorische aspecten ervan. Deze werkwijze heeft het voordeel dat er efficiënt vergaderd kan worden en dat alle merites van een onderwerp in één keer grondig kunnen worden beoordeeld. Dit bevordert bovendien een eenduidige advisering. Tot slot is getracht het aantal commissies beperkt te houden.
Met de invoering van de Waterschapwet en daarmee de samenstelling van de Verenigde Vergadering zijn fracties ontstaan. Het is de bedoeling dat elke fractie één afgevaardigde in een commissie aanwijst. Het Reglement voor bestuur waterschap Hollandse Delta bepaalt dat tot lid van een commissie mede kunnen worden benoemd niet tot het bestuur van het waterschap behorende personen. In het Reglement van orde Verenigde Vergadering 2009 is de functie van steunfractielid geïntroduceerd.
De betreffende fracties in de Verenigde Vergadering bepalen zelf de verdeling van de leden over de commissies. Als uitgangspunt kan hierbij zoveel mogelijk de voorkeur van de betreffende leden kan worden gehanteerd. Een door de fractie aangewezen lid van de commissie kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander (steun)fractielid.
In het zesde lid is bepaald dat indien een fractie meer leden heeft dan er commissies zijn de betreffende fractie de overige leden kan verdelen over de commissies. Daarbij is gesteld dat voor het quorum het aantal aanwezige fracties bepalend te laten zijn in plaats van de aanwezige commissieleden. Eenzelfde uitgangspunt wordt gehanteerd voor de woordvoering en de advisering. Met de voorgestelde aanpassingen wordt bewerkstelligd dat alle fracties evenveel mogelijkheden hebben tot inbreng in de commissies. Een fractie die met meerdere leden in een commissie is vertegenwoordigd, kan desgewenst per agendapunt een woordvoerder aanwijzen. Dezelfde woordvoerder brengt namens de fractie advies uit dan wel verwoordt deze het fractiestandpunt.
De Verenigde Vergadering benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter (of in geval van afwezigheid van de voorzitter de plaatsvervangend voorzitter) is geen lid van de commissies en speelt derhalve geen rol in het behalen van een quorum voor de vergadering. Met een onafhankelijk (technisch) voorzitter uit de Verenigde Vergadering wordt beoogd dat de aanwezige leden van het college zich kunnen richten op de beantwoording van de vragen en het toelichten van het voorstel.
Het college benoemt voor elke commissie een secretaris, die voor de commissie het secretariaat voert. Er kan voor gekozen worden om de secretaris van het waterschap als commissiesecretaris te benoemen, maar ook voor een andere ambtenaar. Het staat de commissiesecretaris voor het voeren van het secretariaat vrij om hem te laten bijstaan door ambtenaren.
Artikel 8 – Plaats en tijdstip
Aan het begin van ieder kalenderjaar wordt een lijst met vergaderdata vastgesteld door de Verenigde Vergadering. In geval van vergaderingen die niet binnen het vergaderschema vallen, bepaalt de voorzitter tijd en plaats van de vergadering, zo mogelijk in overleg met de leden en de secretaris van de commissie.
Het college bepaalt in welke commissie behandeling plaatsvindt. Ook kan het college bepalen dat behandeling in meerdere commissies plaatsvindt.
Artikel 10 - Toezending stukken
De secretaris van de commissie stuurt de agenda en stukken toe aan de leden van de commissie. De agenda wordt ondertekend door de secretaris, de voorzitter wordt voor het toesturen van de stukken aan de commissie geïnformeerd over de agenda.
De presentielijst is een hulpmiddel om vast te stellen of het quorum aanwezig is. Door het melden van vertrek bij de voorzitter bij het tussentijds verlaten van de vergadering, kan de voorzitter steeds bepalen of voldoende leden aanwezig zijn om de vergadering voort te zetten.
In artikel 4 van het reglement is bepaald dat de commissie uit zoveel leden bestaat als er fracties in de Verenigde Vergadering zijn. Dit kan per zittingsperiode van de leden van de Verenigde Vergadering verschillen. Om de vergaderingen van de commissie te kunnen openen of, bij tussentijds vertrek van leden, te kunnen voortzetten, dient minimaal een aantal leden gelijk aan de helft van het aantal in de Verenigde Vergadering aanwezige fracties aanwezig te zijn. De voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter maken geen deel uit van de commissies, zodat hun aanwezigheid niet meetelt bij het bepalen of voldoende leden aanwezig zijn om de vergadering te openen.
Aangezien er in de commissies geen besluitvorming plaatsvindt en niet tot stemming wordt overgegaan, kan de commissie, volgens lid 3 van dit artikel, ook bij het ontbreken van een quorum besluiten de vergadering toch doorgang te laten vinden.
Het vierde lid van dit artikel is opgenomen, om te voorkomen dat een impasse ontstaat, waarbij het adviseren van de Verenigde Vergadering onaanvaardbaar lang zou worden uitgesteld door het steeds weer verdagen van een vergadering. Daarbij wordt wel gesteld dat, wanneer op een nieuw belegde vergadering minder dan leden dan het aantal aanwezige fracties in de Verenigde Vergadering aanwezig zijn, alleen onderwerpen behandeld mogen worden die geagendeerd waren voor de verdaagde vergadering. Is op de nieuwe vergadering het normaal benodigde quorum mogen wel nieuwe onderwerpen worden besproken. Hierdoor ontstaat een zuiver evenwicht tussen democratische besluitvorming en slagvaardigheid.
De commissies delen hun bevindingen over een voorstel mee aan de Verenigde Vergadering. Besluitvorming en eventuele stemming over voorstellen gebeurt niet in de commissies, maar in de vergaderingen van de Verenigde Vergadering. De bevindingen c.q. adviezen worden kenbaar gemaakt aan de Verenigde Vergadering.
Zoals artikel 17, lid 4, van het reglement van bestuur voor waterschap Hollandse Delta aangeeft, worden de vergaderingen in de openbaarheid gehouden. Aan inspraak van burgers in de commissievergadering dient dan ook de gelegenheid te worden geboden.
Het reglement voorziet in de mogelijkheid om met gesloten deuren te vergaderen en het opleggen van geheimhouding. Vanwege een ordelijk verloop van de vergadering worden de onderwerpen waarbij de deuren gesloten worden omdat ten aanzien van de stukken geheimhouding is opgelegd als laatste agendapunten opgenomen op de agenda.
Artikel 17 - Toehoorders en inspraak
Toehoorders worden in de gelegenheid gesteld het woord te voeren aan het begin van de vergadering. De voorzitter geeft de inspreker(s) het woord direct aan opening van de vergadering. Met instemming van de leden wordt het geagendeerde onderwerp naar voren gehaald op de agenda. Agendapunten waarover een presentatie wordt gehouden of toelichting wordt gegeven worden aansluitend op deze presentatie of toelichting behandeld, dit met instemming van de leden.
Er kunnen situaties voordoen waarin dit reglement niet voorziet. In dat geval beslissen de leden van de commissie. Daarbij wordt het Reglement van orde Verenigde Vergadering zoveel mogelijk in acht genomen.