| Organisatie | Losser |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Losser 2023 |
| Citeertitel | Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Losser 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt de Verordening commissie bezwaarschriften.
artikel 149 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-01-2023 | nieuwe regeling | 20-12-2022 |
De raad van de gemeente Losser
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2022
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;
En voor zover het hun bevoegdheden betreft het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;
besluiten vast te stellen de volgende verordening:
Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Losser 2023
Artikel 5. Horen en adviseren door de commissie
Het bestuursorgaan gaat niet over tot het afzien van advisering door de commissie op grond van bijzondere omstandigheden, dan nadat door het bestuursorgaan is vastgesteld dat andere modaliteiten dan fysiek horen, zoals telefonisch horen, videoconferencing, tweede schriftelijke ronde, uitstel van het fysiek horen of ambtelijk horen, niet mogelijk zijn.
Artikel 10. Onpartijdigheid leden
De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
De minderjarige belanghebbende van 12 jaar en ouder wordt de gelegenheid geboden diens mening mondeling, of indien de minderjarige dit zegt te willen, schriftelijk kenbaar te maken. De minderjarige van 11 jaar en jonger wordt de gelegenheid geboden diens mening te geven, indien de minderjarige volgens de deskundige in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen.
De deskundige brengt een schriftelijk verslag uit aan de commissie. Dit verslag is begrijpelijk voor de jeugdige. Nadat de jeugdige voldoende tijd heeft gekregen om het verslag te lezen en onder voorwaarde dat de jeugdige hiermee heeft ingestemd, wordt het verslag gedeeld met belanghebbenden en het bestuursorgaan. Op verzoek van de jeugdige wordt er een aanvullende mondeling toelichting op het verslag gegeven.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 20 december 2022.
De griffier,
De voorzitter,
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 3 januari 2023,
De secretaris,
drs. J. van Dam
De burgemeester,
ir. C.A.M. Kroon
Aldus vastgesteld door de burgemeester op 3 januari 2023,
De burgemeester,
ir. C.A.M. Kroon
Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.
In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen één en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, burgemeester en wethouders, de burgemeester zijn gemeentelijke bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend (zie artikel 7:1 in samenhang met artikel 8:1 van de Awb). Deze verordening geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen.
Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift
De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie de artikelen 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb).
Het zo spoedig mogelijk na de ontvangst van het bezwaarschift contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven. Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Tijdens dit contact kan worden aangeven dat ambtelijk of door een adviescommissie zal worden gehoord maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Maar het is goed mogelijk dat hiervoor nog nader onderzoek en contact met de voorbereider(s) van het bestreden besluit is vereist. Dit wordt nader uitgewerkt in artikel 3. Van belang is dat eventuele afspraken over de informele oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd.
Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien. Zie over informele afhandeling verder de toelichting op artikel 3.
Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling
Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie artikel 2), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.
Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen.
Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb).
Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb.
Belanghebbenden (de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden) moeten worden gehoord voordat op het bezwaar wordt beslist (artikel 7:2, eerste lid, van de Awb). Slechts in een beperkt aantal gevallen kan van het horen worden afgezien. Deze staan in artikel 7:3 van de Awb weergegeven en zien op kennelijk niet ontvankelijkheid en kennelijk ongegrondheid, geen of kennelijk geen interesse in het horen door de belanghebbende(n). Ook als aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen zonder belangen van derden te beschadigen kan van het horen worden afgezien.
Niet elke gemeente kiest voor behandeling van bezwaarschriften door een (onafhankelijke externe) commissie. Het eerste lid voorziet in de mogelijkheid dat het bevoegde bestuursorgaan bepaalde categorieën van bezwaarschriften aanwijst, door het nemen van een aanwijzingsbesluit, waarbij ambtelijk wordt gehoord. Voor het ambtelijk horen gelden de bepalingen uit artikel 7:5 van de Awb.
Hoe het horen wordt vormgegeven is grotendeels aan degene(n) die horen zelf. Er kan voor worden gekozen om fysiek te horen, maar telefonisch of digitaal horen is ook mogelijk. Hierbij is het wel vereist dat alle betrokkenen hiermee instemmen. Als het om een openbare hoorzitting gaat, ligt telefonisch horen niet voor de hand.
Van het horen moet een verslag worden gemaakt (artikel 7:7 van de Awb). De Awb bepaalt niet hoe het verslag van het horen moet worden vormgegeven en hoe uitgebreid het moet zijn. Het verslag kan onderdeel zijn van de beslissing op het bezwaarschrift, maar vaak zal een afzonderlijk verslag worden opgemaakt.
Als de bezwaarmaker of het bestuursorgaan het bezwaarschrift alsnog aan de commissie wil voorleggen, kan het bevoegde bestuursorgaan hiertoe besluiten. Het is verstandig om deze beslissing goed te motiveren zodat de commissie en de betrokken partijen weten waarom hiertoe is besloten. Die motiveringsplicht geldt temeer als het bestuursorgaan in weerwil van het verzoek van de bezwaarmaker besluit toch ambtelijk te horen.
Zie de toelichting op artikel 3 onder ''beslistermijnen" .
Artikel 5. Horen en adviseren door de commissie
Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies. Zie voor algemene opmerkingen over het horen de toelichting bij artikel 4.
Hier zijn specifieke bezwaarschriften uitgezonderd van horen en adviseren door de commissie.
Zie de toelichting op artikel 4, vierde lid.
Artikel 6. Samenstelling van de commissie
Het college van de gemeente Losser is bij uitsluiting bevoegd om de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie te benoemen. Voor andere organisatorische zaken, zoals de indeling in kamers, de gronden voor ontslagverlenging en het presentiegeld is de verordening voor de behandeling van bezwaarschriften van de gemeente Enschede geldig.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Met deze bepaling wordt vastgelegd dat het secretariaat door de gemeente Enschede wordt uitgevoerd en dat de gemeente Enschede verantwoordelijk is voor het aanwijzen van (voldoende) secretarissen van de commissie.
Artikel 8. Uitoefening bevoegdheden
Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de voorzitter kunnen worden uitgeoefend.
De bevoegdheden, genoemd in het eerste lid, kan de voorzitter mandateren aan de secretaris. Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever (de voorzitter) uitoefenen van de bevoegdheden. De voorzitter is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen van de secretaris en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.
Artikel 10. Onpartijdigheid leden
Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren.
Artikel 12. Openbaarheid hoorzitting
Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzitting openbaar is. Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb.
De raad kan bij verordening bepaalde zaken van de openbaarheid van de hoorzitting uitzonderen.
Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting (in aanvulling op het tweede lid) mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr. 3, p. 155).
Sinds 1 januari 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk voor de jeugdhulp, Hoewel een groot aantal van de jeugdhulpbesluiten zijn uitgezonderd van bezwaar en beroep, zijn er wel degelijk nog besluiten waar bezwaar en beroep tegen kan worden ingesteld. Het is ook mogelijk dat de jeugdige zelf bezwaar gaat indienen. Bij bezwaar tegen een jeugdhulpbesluit moeten ook minderjarige kinderen worden gehoord. Zij kunnen immers als belanghebbenden worden aangemerkt. Daarom is het wenselijk dat hierover een bepaling wordt opgenomen in de Verordening inzake de bezwaarschriften.
Het Verdrag inzake de rechten van het kind (IVRK) regelt expliciet het hoorrecht van kinderen. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht moet iedere belanghebbende in de gelegenheid gesteld worden om te worden gehoord, voordat op bezwaar wordt beslist. Juist de jeugdige zelf is bijna altijd belanghebbende bij een jeugdhulpbesluit. Zijn belangen zijn immers rechtstreeks bij het jeugdhulpbesluit betrokken. Dit betekent dat de jeugdige dus moet worden uitgenodigd voor de hoorzitting. Uiteraard geldt dit niet voor alle kinderen. Begrijpelijkerwijs is het horen van een kind van 3 jaar niet wenselijk. In de Awb worden echter geen uitdrukkelijke leeftijdsgrenzen genoemd. Het IVRK geeft hier wel handvatten voor.
Artikel 12 van het IVRK luidt als volgt:
De Staten die partij zijn, verzekeren het kind dat in staat is zijn of haar eigen mening te vormen, het recht die mening vrijelijk te uiten in alle aangelegenheden die het kind betreffen, waarbij aan de mening van het kind passend belang wordt gehecht in overeenstemming met zijn of haar leeftijd en rijpheid.
Hiertoe wordt het kind met name in de gelegenheid gesteld te worden gehoord in iedere gerechtelijke en bestuurlijke procedure die het kind betreft, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van een vertegenwoordiger of een daarvoor geschikte instelling, op een wijze die verenigbaar is met de procedureregels van het nationale recht.
De achterliggende gedachte van artikel 12 IVRK is onder andere dat kinderen door te participeren in procedures die hen betreffen, meer begrip zullen hebben voor beslissingen die over hen genomen worden. In artikel 12 IVRK wordt voor het horen van kinderen ook geen leeftijdsgrens genoemd. Dat betekent dus dat ook heel jonge kinderen in principe het recht hebben om gehoord te worden.
In artikel 12 IVRK wordt echter wel als voorwaarden gesteld dat een kind alleen in de gelegenheid gesteld moet worden om gehoord te worden als hij in staat is om zijn eigen mening te vormen. Als het kind daartoe niet in staat is, geldt het hoorrecht dus niet. Een soortgelijke bepaling is ook opgenomen in artikel 8:21 Awb. Daarin is namelijk voor de beroepsprocedures bepaald dat minderjarigen zelf in geding mogen optreden voor zover zij in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen. Aan deze bepaling wordt in de jurisprudentie ook betekenis toegekend ten aanzien van de bezwaarprocedure.
In de praktijk wordt er vanuit gegaan dat kinderen van 12 jaar of ouder in staat zijn om een eigen mening te kunnen vormen. Van belang blijft wel dat per individueel geval wordt beoordeeld of het betreffende kind in staat is om zijn eigen mening te vormen. Deze beoordeling kan er dus toe leiden dat een kind dat nog geen 12 jaar is moet worden uitgenodigd om gehoord te worden. Aan de andere kant kan die beoordeling ook betekenen dat een kind dat 12 jaar of ouder is, niet wordt uitgenodigd, omdat hij (bijvoorbeeld als gevolg van een psychische stoornis) niet in staat is om een eigen mening te vormen. Voor het horen van een minderjarige is gezien het IVRK bepaalde expertise nodig. Het horen dient daarom te worden gedaan door een deskundige.
Van horen kan worden afgezien als er een voor het kind minder belastende manier is om de mening van het kind te weten te komen. Bijvoorbeeld als uit dossierstukken al duidelijk blijkt wat de mening is van het kind.
De minderjarige moet in staat worden gesteld vrijuit zijn eigen mening te geven. Voorkomen moet worden dat de minderjarige denkt dat hij tijdens het horen zijn mond moet houden, of dat de minderjarige denkt dingen te moeten zeggen waarvan de minderjarige denkt dat de commissie, het college of andere belanghebbende(n) dat graag zouden willen horen. Er kunnen feiten en omstandigheden zijn waarvan de minderjarige niet wil dat anderen dit in detail kennen.
Een minderjarige moet zich geen zorgen hoeven maken dat de gevolgen niet te overzien zijn als het kind wel zou praten over de situatie. Daarom wordt er in de hoorzitting volstaan met een korte zakelijke weergave van het gesprek, zodat voor de andere belanghebbenden wel duidelijk is wat in essentie de wensen zijn van het kind.
Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. In overeenstemming met de bestaande praktijk wordt het verslag in digitale vorm vastgelegd, dat wil zeggen, er wordt een bandopname van de zitting gemaakt. Dat verslag wordt op verzoek aan belanghebbenden verstrekt. Schriftelijke uitwerking vindt slechts plaats indien een gerechtelijke instantie hier om verzoekt in het kader van het (hoger) beroepsprocedure.
Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.
Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor).
Artikel 16. Raadkamer en advies
Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Zie hieromtrent ook nader de toelichting bij artikel 6. [Als de commissie is opgesplitst in kamers dan kan iedere kamer afzonderlijk advies uitbrengen.]
Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het is niet vereist dat de gehele commissie hoort. Zie ook de toelichting bij artikel 13.
Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat.
Artikel 17. Uitbrengen advies en verdaging
In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Zie ook de toelichting op artikel 14.
De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken (artikel 7:10 van de Awb). Zie ook de toelichting bij artikel 3 onder “beslistermijnen”.
Het tweede lid van artikel 17 schrijft voor dat de voorzitter tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen, als hij voorziet dat de termijn van twaalf weken niet wordt gehaald. Mocht de commissie ondanks de verdaging door het bestuursorgaan niet tijdig een advies (kunnen) uitbrengen en er geen verder uitstel mogelijk is, dan moet het bestuursorgaan beslissen zonder het advies van de commissie en alsnog zelf horen.
Het besluit moet aan zowel de commissie als belanghebbenden worden bekendgemaakt.
De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.
In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.
Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.
Het jaarverslag dient als uitgangspunt voor de jaarlijkse bespreking van de commissie met de burgemeester. Op grond van artikel 170 van de Gemeentewet is de burgemeester verantwoordelijk voor de kwaliteit van de behandeling van bezwaarschriften. Daarvoor is het jaarverslag en een gesprek met de commissie een goed instrument om dit te peilen.
Tevens is opgenomen een gesprek tussen commissie en de gemeenteraad. Dit gesprek is vormvrij en kan plaatsvinden in de vorm van een daadwerkelijk gesprek met een delegatie, maar kan ook bestaan uit een presentatie in de raadscommissie. De commissie kan hier mededeling doen van de bevindingen en verbeterpunten in de afgelopen periode. Die informatie kan de gemeenteraad ondersteunen bij de kaderstellende en controlerende rol.