| Organisatie | Leiden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Leiden 2023 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Leiden 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Leiden 2022.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-01-2023 | nieuwe regeling | 23-12-2022 |
Artikel 2 Aanwijzen functionarissen als budgethouder
Daarnaast kan de gemeentesecretaris, directeur of griffier, bij een startopdracht voor een project, programma of proces, de rol van hoofdbudgethouder toewijzen aan de ambtelijk opdrachtgever, de rol van budgethouder toewijzen aan de ambtelijk opdrachtnemer en de rol van deelprojecthouder toewijzen aan een projectmedewerker.
Artikel 3 Aangaan van financiële verplichtingen
Artikel 7 Goed budgethouderschap
Een hoofdbudgethouder is in aanvulling op lid 1 ook verantwoordelijk voor de optimale inzet van het geheel aan budgetten in relatie tot de doelstellingen, resultaten en prestaties van de eigen organisatie-eenheid. De hoofdbudgethouder kan hiertoe aanwijzingen geven aan de budgethouders en deelbudgethouders van de eigen organisatie-eenheid.
Toelichting op de Budgethoudersregeling Gemeente Leiden 2022
Deze Budgethoudersregeling heeft als doel voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de gemeentelijke geldstromen. De rolverdeling is als volgt : de gemeenteraad heeft budgetrecht op programmaniveau en geeft in de begroting aan welke doelen en maatschappelijke effecten met behulp van dat budget worden nagestreefd. Het college van burgemeester en wethouders bepaalt welke prestaties worden verricht om deze effecten te bereiken en hoeveel middelen daarvoor worden ingezet. Het staat het college van burgemeester en wethouders vrij om binnen de programma’s ‘budgettair- neutraal’ budgetten over te hevelen van de ene naar de andere prestatie.
In het organisatiebesluit geeft het college de gemeentesecretaris mandaat om de gemeentebegroting uit te voeren. Het college stelt de bijbehorende budgetten en kredieten daarvoor ter beschikking. In de bevoegdhedenregeling worden de aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden gemandateerd aan overige functionarissen. Daarbij geldt de Budgethoudersregeling als kader waarbinnen deze mandaten uitgevoerd mogen worden.
De mandaten in de budgethoudersregeling zijn uitgesloten van ondermandatering.
Toelichting op artikel 2 – Aanwijzen functionarissen als budgethouder
Dit artikel regelt wie budgethouder kan zijn en wie een budgethouder kan aanwijzen.
Budgethouderschap doet zich vooral voor in de hiërarchische lijn, maar ook in de lijn van projecten, programma’s en processen.
Binnen de hiërarchische lijn zijn functionarissen met eindverantwoordelijkheid voor een organisatie-eenheid automatisch hoofdbudgethouder. De managers van afdelingen zijn automatisch budgethouder. Daarnaast hebben ook assetmanagers bij cluster beheer automatisch de rol van budgethouder. Zij dragen verantwoordelijkheid over beheer en instandhouding van domeinen op het gebied van openbare ruimte en sport en dragen daarmee ook de verantwoordelijkheid over planvorming op langere termijn en opdrachtgeverschap met betrekking tot forse budgetten. De rol van budgethouders sluit aan bij deze verantwoordelijkheid. In lijn hiermee kan het wenselijk zijn om ook een andere functionaris de rol van budgethouder geven. Deze verhoging van het mandaat moet aansluiten bij de verantwoordelijkheid die hoort bij de functie en de omvang van het budget (groter dan € 1 miljoen). Een clusterdirecteur kan een onderbouwd verzoek daartoe neerleggen bij de gemeentesecretaris. Bij de instellingen (Erfgoed Leiden en Omstreken, De Zijl Bedrijven en Museum de Lakenhal) is de bevoegdheid om budgethouders aan te wijzen bij de directeur belegd. Op deze wijze wordt ruime gegeven aan de meer eigen bedrijfsvoering van deze instellingen.
De budgethoudersregeling biedt directeuren de mogelijkheid om in afstemming met de afdelingsmanager, het budgethouderschap nog een niveau lager in de organisatie beleggen. Er is dan sprake van een deelbudgethouder binnen een afdeling. Deelbudgethouderschap is passend in die situaties waar sprake is van een duidelijk afgebakende verantwoordelijkheid voor het bereiken van een concreet deel van de prestaties van die afdeling. Het gaat dan met name om functionarissen die operationeel sturing geven aan een team. Het is dan logisch deze operationele verantwoordelijkheid te versterken met het mandaat over bijbehorende budgetten. Binnen één prestatie kunnen er meerdere deelbudgethouders zijn. Dat voorkomt allerlei detailafspraken tussen de budgetverantwoordelijke en prestatieverantwoordelijken die, zo leert de praktijk, leiden tot belemmerende bureaucratie. Het deelbudgethouderschap kan in uitzonderingsgevallen ook belegd worden bij een medewerker. Dit ligt alleen voor de hand als het gaat om bestedingen met een zeker routinematige karakter.
Het verdient aanbeveling om beperkt gebruik te maken van deelbudgethouderschap en alleen na advies van de financieel adviseur. Uiteindelijk blijft de budgethouder verantwoordelijk voor het handelen van de deelbudgethouders en blijft de hoofdbudgethouder eindverantwoordelijk voor het handelen van zowel de budgethouders als deelbudgethouders binnen het eigen organisatieonderdeel, programma, project of proces.
Naast de hiërarchische lijn, is er de lijn van projecten, programma’s en processen. Budgethouderschap is in deze situaties niet zozeer gekoppeld aan een functie, maar aan een rol: de ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer. Deze rollen worden vastgelegd in een startopdracht. Daarbij kan de rol van hoofdbudgethouder worden belegd bij de ambtelijk opdrachtgever en de rol van budgethouder bij de ambtelijk opdrachtnemer. Het is dus mogelijk dat een functionaris vanuit de hiërarchisch lijn budgethouder en als ambtelijk opdrachtgever hoofdbudgethouder is. In de financiële administratie wordt dat op budgetniveau ingeregeld. De directeur die de startopdracht heeft vastgesteld, kan wijzigingen aanbrengen in de invulling van het ambtelijke opdrachtgeverschap of opdrachtnemerschap. Indien nodig kan de directeur een projectmedewerker aanwijzen als deelbudgethouder voor een project, programma of proces. Hierbij gelden dezelfde overwegingen als bij het aanwijzen van een deelbudgethouder binnen een organisatieonderdeel.
Alle budgethouders worden in de administratie genoteerd. Vermelding in de administratie is voorwaarde om verplichtingen aan te kunnen gaan en uitgaven te kunnen doen. In de administratie is opgenomen een beschrijving van de bevoegdheid en een aanduiding van de budgetten per budgethouder.
Toelichting op artikel 3 Aangaan van financiële verplichtingen
In dit artikel wordt de financiële autorisatie van functionarissen begrensd. In de lijn tekent de deelbudgethouder voor verplichtingen tot € 50.000. Voor verplichtingen hoger of gelijk aan € 50.000 en voor verplichtingen tot € 200.000 moet de budgethouder mee tekenen. Voor bedragen hoger of gelijk aan € 200.000 moet de hoofdbudgethouder mee tekenen. Voor hoofdbudgethouders gelden geen drempelbedragen.
Bij de uitvoering van een project, programma of proces, tekent de ambtelijke opdrachtnemer met de rol van budgethouder voor verplichtingen tot € 200.000. Voor bedragen hoger of gelijk dan € 200.000 moet de ambtelijke opdrachtgever met de rol van hoofdbudgethouder meetekenen. Voor de hoofdbudgethouder geldt geen drempelbedrag.
Het huidige financieel systeem (Decade) maakt het niet mogelijk om bij het aangaan van verplichtingen meer dan 2 autorisatieniveau ’s te hanteren. Daarom zal een verplichting hoger dan € 200.00 na ondertekening door een deelbudgethouder, direct bij de hoofdbudgethouder worden neergelegd. Het is de bedoeling dat vanaf de invoering van een nieuw financieel systeem, wel met 3 autorisatieniveau ’s wordt gewerkt.
Een aparte positie heeft de Raadsgriffier. De griffier is hoofdbudgethouder van de budgetten voor raad en griffie. De griffier zal rapporteren aan de raad. De griffier is geen verantwoording verschuldigd aan het college van B&W.
Toelichting op artikel 4 - Inkopen en aanbesteden
Dit artikel gaat in op de verantwoordelijkheden van een budgethouder met betrekking tot het inkopen van goederen en diensten via het plaatsen van bestellingen (orders). Gemeente Leiden streeft naar 100% van alle inkopen via bestelling te laten lopen omdat dit efficiënter is dan het werken met losse facturen. Deze efficiencyvoordelen zitten bij de budgethouders vooral in de snelle afhandeling incl. codering van facturen met kleine bedragen (via matching) en voor de gehele keten in het voorkomen van dubbele handelingen.
De gehanteerde grens dient om de mogelijkheid open te houden om in uitzonderingsgevallen inkopen te doen zonder het plaatsen van een bestelling.
Toelichting op artikel 8 – Goed budgethouderschap
Integrale verantwoordelijkheid
Een budgethouder is op grond van deze regeling geautoriseerd om binnen kaders budgetten te besteden en inkomsten te verwerven. De budgethouder is niet alleen verantwoordelijk voor de budgetten, maar ook voor de beleidsinhoudelijke kant van de zaak. Hij heeft de verantwoordelijkheid om met dat budget tijdig en efficiënt de daarmee verbonden prestaties uit de gemeentebegroting te realiseren.
Budgetten betreffen ook inkomstenramingen. Denk bijvoorbeeld aan inkomsten op onderhanden werk of kredieten, maar ook aan vorderingen. Een budgethouder die een inkomstenraming als budget krijgt toegewezen is er verantwoordelijk voor dat die inkomsten tijdig worden gerealiseerd. Een integrale verantwoordelijkheid voor inkomsten, uitgaven en beleid draagt bij aan resultaatsturing en verhoogt het eigenaarschap. Die integraliteit breidt zich voor een hoofdbudgethouder uit naar de totale organisatie-eenheid.
Relevante regelingen en ondersteuning
De organisatie en daarbinnen de systemen stellen hun eisen aan budgethouderschap. Die eisen behoren enerzijds niet te knellen, anderzijds zijn ze onontkoombaar en verdienen ze te worden gerespecteerd. De manager is integraal verantwoordelijk en dat geldt ook voor de financiën en voor de administratie daarvan. Dit is een primaire zorgplicht die niet eindigt als er geen ondersteuning beschikbaar is. Deze ondersteuning bestaat in de vorm van een goed gesprek tussen budgethouder en financieel adviseur waarbij de adviseur de verantwoordelijkheid draagt om gevraagd en ongevraagd goed en afgewogen te adviseren. Hij kan de verantwoordelijkheid van de manager voor het besluit niet overnemen. De afspraak is dat de financieel adviseur tenminste maandelijks een gesprek heeft met de budgethouder. Als er tussentijds wat is, dan weet de budgethouder de financieel adviseur te vinden, en omgekeerd.
Budgethouders spelen een rol in de jaarlijkse P&C-cyclus. Zij staan aan de basis van de begroting, ze informeren en adviseren over de voortgang (sturing en beheersing) en ze verantwoorden zich achteraf in de jaarrekening en het jaarverslag. De verantwoording gaat in eerste instantie over verantwoording van de resultaten van activiteiten en in tweede instantie over de besteding van het budget.
Voor het financieel bijsturen van de begroting, wordt gebruik gemaakt van begrotingswijzigingen. Het is de taak van de budgethouder om te komen met voorstellen hiervoor. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging/aanpassing van beleid tot grondslag, maar er kan bijvoorbeeld ook sprake zijn van meevallers, tegenvallers of vertragingen.
Het lijkt vanzelf te spreken dat budgetten niet mogen worden overschreden en dat er geen basis voor het doen van bestedingen is als er geen budget is. Het ongeautoriseerd besteden van middelen is in strijd met budgetrecht van de raad. Het college moet toestemming geven voor uitzonderingen en zal zich moeten verantwoorden naar de Raad voor het doen van niet-begrote uitgaven.
Toch komt het regelmatig voor dat een budgethouder verder gaat dan zijn financiële polsstok lang is. Dan handelt hij in strijd met deze regeling. Zijn mandaatgever zal hem daarop aanspreken en mogelijk maatregelen nemen om het tekort op te vangen en om herhaling te voorkomen.
Aan de andere kant komt het regelmatig voor dat er sprake is van budgetten die in het lopende jaren niet worden uitgeput of dat er meevallers zijn. Het is van belang dat ook deze onderschrijdingen van budget tijdig worden gemeld. Zo kan gestuurd worden op een optimale inzet van de beschikbare middelen om deze op een rechtmatige.