| Organisatie | SamenTwente |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Regio Twente |
| Citeertitel | Controleverordening 2020 Regio Twente |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt eerdere versies en aanvullingen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-04-2020 | 01-01-2020 | nieuwe regeling | 06-03-2020 |
Gelet op de artikel 34, lid 3, 34a, lid 2 en 35, lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
De verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Regio Twente
In deze verordening wordt verstaan onder:
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en zoals nader uiteengezet in het “Controleprotocol voor de accountantscontrole Regio Twente”.
De indemniteitsprocedure is een procedure waar het algemeen bestuur het dagelijks bestuur vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Deze procedure vindt vaak zijn aanleiding in de controleverklaring en het accountantsverslag. De indemniteitsprocedure is nadrukkelijk alleen bedoeld voor onrechtmatigheden die de vaststelling van de jaarrekening in de weg staan. Als de indemniteitsprocedure wordt gestart wordt de vaststelling van de jaarrekening opgeschort tot het dagelijks bestuur met een indemniteitsbesluit komt. Dat is een voorstel waarin het dagelijks bestuur uitlegt hoe de onrechtmatigheid heeft kunnen ontstaan en welke maatregelen zij treft om herhaling te voorkomen. Het algemeen bestuur kan vervolgens genoegen nemen met dit besluit en de jaarrekening vaststellen.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
In afwijking van het gestelde in lid 3 kan het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen welke posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de programma’s en de organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur en bestuurscommissies
De vastgestelde jaarrekening met de accountantsverklaring moet conform de wettelijke termijn worden toegezonden aan de Gedeputeerde Staten. Voor deze datum moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en moet een eventueel erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
Artikel 5. Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle benodigde documentatie en bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van Regio Twente.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor, dat de betreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van Regio Twente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen/subsidies volgens de eisen van rechtmatigheid van het desbetreffende ministerie. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen/subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuurbenoemde accountant, indien dit in het belang van Regio Twente is.
Het dagelijks bestuur draagt mede namens de bestuurscommissies de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Regio Twente is.
Bijlage 1. Controleprotocol Regio Twente
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen plaatsvindt in dit controleprotocol. Object van controle is de jaarrekening en daarmee tevens het financieel beheer over het controlejaar zoals uitgevoerd door of namens het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies.
Dit protocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.
Artikel 213 van de Gemeentewet (Gw) schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gw bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Artikel 35, lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen verklaart Artikel 213 Gw van toepassing op gemeenschappelijke regelingen.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. Met dit protocol stelt het algemeen bestuur nadere aanwijzingen vast die voor de accountantscontrole van toepassing zijn.
2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 Gw is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gw bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant en gericht zijn op het geven van een oordeel over:
Bij de controle zullen nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gw alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stans zijn gekomen. Dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder interne verordeningen.
3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in.
De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Voor de goedkeuringstolerantie hanteert het algemeen bestuur de volgende wettelijke minimumeisen:
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.
Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:
De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die het algemeen bestuur specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt.
Voor de rapporteringstolerantie stelt het algemeen bestuur als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid gelijk aan dan wel groter dan € 100.000 rapporteert. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.
4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen) wordt verwezen naar de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV.
Voor het beoordelen van rechtmatigheid en getrouwheid zijn er negen criteria. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt aandacht besteed aan de volgende criteria:
De extra toetsingscriteria voor rechtmatigheid zijn:
Deze drie criteria zijn nader uitgewerkt in:
Eén van de belangrijkste elementen van de kaderstellende taak van het algemeen bestuur is het budgetrecht. Het algemeen bestuur heeft het recht om de budgetten toe te kennen. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies zijn vervolgens verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van budgetbeheer dat moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit genomen kan worden.
Omdat het algemeen bestuur de kaders stelt, is het overschrijden van de begroting in beginsel onrechtmatig. Het begrotingscriterium is nader uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Hieruit blijkt dat in de volgende gevallen de overschrijding niet meeweegt in het accountantsoordeel:
Besteding en inning van gelden door Regio Twente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en in interne regelgeving. De precieze invulling verschilt per wet, regeling en/of verordening. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)
Door het algemeen bestuur is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruiken oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording.
5. Reikwijdte accountantscontrole
De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:
Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiele financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Interne regels door het dagelijks bestuur en of de bestuurscommissies vallen hier buiten. Deze interne regels kunnen wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek.
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (indien van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (managementletter) uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden - op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan het algemeen bestuur gerapporteerd.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur. Het verslag van bevindingen wordt voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant voorgelegd aan het dagelijks bestuur met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op dit verslag te kunnen reageren. Indien nodig worden hierin ook essentiële ontwikkelingen en aanbevelingen opgenomen die tijdens de tussentijdse controle naar voren zijn gekomen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur zodat deze de jaarrekening kan vaststellen.