2. Begroting en verantwoording
2.1. Inrichting begroting en jaarstukken
De begroting en jaarstukken worden ingericht conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) waarbij het algemeen bestuur per programma vast stelt:
- a.
de beoogde maatschappelijke effecten en doelstellingen (wat willen we bereiken)
- b.
de te leveren resultaten (wat gaan we ervoor doen)
- c.
de baten en lasten (wat mag het kosten)
- d.
2.2. Proces begroting en jaarrekening
In het proces van het opstellen van begroting en jaarrekening wordt aangesloten bij de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de Regeling Regio Twente. Hierin zijn onder mee bepalingen opgenomen ten aanzien van betrokkenheid van de gemeenten bij de besluitvorming, verzending naar provincie, verzendtermijnen en gemeentelijke bijdragen.
In onderstaande paragrafen zijn aanvullingen hierop opgenomen.
2.3. Begroting
- 1.
Jaarlijks worden de uitgangspunten behorende bij de begroting door het dagelijks bestuur vastgesteld. Hierin zijn de door de gemeenten aangegeven begrotingsrichtlijnen verwerkt. De uitgangspunten worden verwerkt in de concept begroting.
- 2.
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies kunnen voorstellen voor nieuw beleid of bezuinigingen voorleggen aan het algemeen bestuur.
- 3.
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies sturen de concept begroting en, indien het algemeen bestuur heeft ingestemd met de voorstellen, een nadere uitwerking van de voorstellen voor nieuw beleid of bezuinigingen naar de gemeenteraden, die de mogelijkheid hebben een zienswijze in te dienen. Na indiening van de zienswijzen, legt het dagelijks bestuur de concept begroting en de nadere uitwerking van de voorstellen voor nieuw beleid of bezuinigingen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur en voegt daarbij de zienswijzen van gemeenten, eventueel aangevuld met een reactie.
- 4.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma en per taakveld.
- 5.
In de begroting zijn de kapitaallasten (afschrijving en rente) opgenomen welke als dekking dienen van reeds gedane investeringen. In geval van beëindiging van de afschrijvingstermijn, verkoop of buitengebruikstelling van het met de investering verkregen activum, kunnen de begrote kapitaallasten worden ingezet ter dekking van vervangingsinvesteringen. Het algemeen bestuur autoriseert bij het uiteenzetten van de financiële positie in de begroting de (vervangings)investeringskredieten.
2.4. Tussentijdse rapportage
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies informeren het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de voortgang van de uitvoering van de begroting en de financiële positie in het lopende boekjaar.
De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, voor zowel baten als lasten per programma, groter dan € 100.000,- (met uitzondering van politiek gevoelige onderwerpen waarbij de afwijking lager kan zijn).
2.5. Jaarrekening
- 1.
Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies leggen de jaarrekening en het aanwendingsvoorstel van het rekeningresultaat ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.
- 2.
Een rekeningresultaat wordt in beginsel verrekend met de gemeenten. Daarop gelden de volgende uitzonderingen:
- a.
Dotaties en onttrekkingen aan reserves die door het algemeen bestuur zijn ingesteld en waarbij deze voedings- en onttrekkingswijze is overeengekomen.
- b.
Indien nodig, wordt in overeenstemming met de nota reserves en voorzieningen, op basis van een actuele risicoanalyse, de (noodzakelijke) reservepositie aangepast.
- 3.
De jaarrekening gaat in op afwijkingen, voor zowel baten als lasten per programma, groter dan € 100.000,- (met uitzondering van politiek gevoelige onderwerpen waarbij de afwijking lager kan zijn).
2.6. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, de mutaties in de reserves en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven.
- 2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenramingen en investeringen.
2.7. EMU-saldo
Wanneer het Rijk de betrokken organisaties (decentrale overheden) bericht dat deze gezamenlijk hun collectieve aandeel in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
3. Financieel beleid
3.1. Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur de nota afschrijving en rente aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld waarna de uitgangspunten in de begroting(en) worden verwerkt.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.
3.2. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur de nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.
3.3. Financieringsfunctie
- 1.
Het dagelijks bestuur stelt een treasurystatuut vast. Dit statuut behandelt de sturing en beheersing van, de verantwoording over en het toezicht op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.
- 2.
Het dagelijks bestuur stelt wanneer daartoe aanleiding bestaat een bijgesteld statuut ter vast.
- 3.
In de paragraaf financiering van de programmabegroting neemt het dagelijks bestuur bij de begroting en jaarstukken tenminste de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
3.4. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur de nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.
3.5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.
Toelichting bij artikel 3.5:
Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan gezamenlijke inkoopvoorwaarden.
De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.
3.6. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een (bijgestelde) nota onderhoud kapitaalgoederen aan.
3.7. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten waarmee kosten in rekening worden gebracht, en die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
- 2.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.
- 3.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
- 4.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
- 5.
Bij de levering van producten en diensten aan derden worden de gedragsregels van de Wet Markt en Overheid nageleefd. Het dagelijks bestuur stelt indien noodzakelijk aan het algemeen bestuur voor welke activiteiten moeten worden aangemerkt als activiteiten in het algemeen belang, waarvoor de gedragsregels uit de Wet Markt en Overheid niet gelden.
3.8. Overhead
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur de nota Overhead aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.
3.9. Rente
- 1.
Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.
- 2.
Het percentage van deze omslagrente wordt conform de laatst vastgestelde notitie rente van de commissie BBV berekend.
- 3.
Bij besluit van het algemeen bestuur kan worden bepaald om aan een specifiek actief een ander rentepercentage dan het omslagpercentage toe te rekenen.
- 4.
Bij besluit van het algemeen bestuur kan worden bepaald om aan investeringen specifieke projectfinanciering toe te kennen.
4. Financiële organisatie en financieel beheer
4.1. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij Regio Twente als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsruimte en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en
- e.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
4.2. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan specifieke functionarissen en afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
- c.
een regeling budgetbeheer met daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsruimte;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;
- g.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.
4.3. Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van Regio Twente, inclusief de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren.
Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
5. Slotbepalingen
5.1. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2018.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Regio Twente 2018
5.2. Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De op 30 september 2015 vastgestelde Financiële verordening van Regio Twente wordt ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening.
5.3. Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur kan afwijken van de bepalingen van deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard.