Controleverordening gemeente Beverwijk 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant

Registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

Accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• •

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, activa en passiva en de rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Deelverantwoording

Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Management letter

Betreft een rapportage van de accountant over bevindingen welke tussentijdse het te controleren boekjaar wordt uitgegeven en geeft de bevindingen over het opzet, bestaan en werking van de processen onderliggende aan de totstandkoming van de jaarrekening.

Accountantsverslag

Betreft een rapportage van de accountant over bevindingen over de jaarrekening controle en wordt na afloop van de accountantscontrole afgegeven.

Rapporteringstolerantie

Grensbedrag in euro’s waarboven bevindingen worden gerapporteerd.

Afwijkingentolerantie

Grensbedrag in euro’s waarboven bevindingen invloed hebben op de strekking van de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

Rechtmatigheid

Het voldoen aan interne en externe wet- en regelgeving. Er wordt onderscheid gemaakt in in formele rechtmatigheid en financiële rechtmatigheid. Formele rechtmatigheid is het naleven van financiële wetgeving met niet directe financiële gevolgen. Formele onrechtmatigheden worden wel opgenomen in het accountantsverslag maar hebben geen invloed op het accountantsoordeel. Financiële onrechtmatigheden beïnvloeden wel de rechtmatigheidsverantwoording en het accountantsoordeel doordat deze cijfermatig doorwerken in de jaarrekening. Voor een nadere uitleg over het begrip rechtmatigheid wordt verwezen naar de notitie rechtmatigheid van de commissie BBV.

Rechtmatigheidsverantwoording

Een door het college afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

  • a)

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b)

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c)

    de minimale inrichtingseisen voor de accountantsrapportages;

  • d)

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

• 4.

  In afwijkingen van het gestelde in lid 3, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt afstemming plaats met de auditcommissie op grond van de vigerende verordening auditcommissie van de gemeente Beverwijk.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering en toleranties

• 1.

  De accountant hanteert een rapporteringstolerantie van € 50.000.

• 2.

  Het college hanteert een afwijkingentolerantie ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening, op basis van de controletoleranties zoals beschreven in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

• 3.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 4.

  De management letter en accountantsverslag worden voor hoor en wederhoor aangeboden aan de teammanager financiën & control, de betreffende strategisch manager, concerncontroller en portefeuillehouder financiën.

• 5.

  De managementletter, het accountantsverslag en de accountantsverklaring worden voor verzending aan de auditcommissie en de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 6.

  De accountant bespreekt voorafgaande aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag met de auditcommissie en de raadscommissie die de portefeuille financiën als werkgebied heeft.

Artikel 8. Normenkader

Het normenkader geeft het kader waarbinnen het college de financiële rechtmatigheid toetst en waarmee de accountant tot een oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening kan komen. Tegelijk met het aanbieden van een concept normenkader voor het nieuwe jaar wordt een definitief normenkader voor het afgelopen jaar opgesteld.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  De Controleverordening gemeente Beverwijk, vastgesteld bij besluit van 23 december 2021 (INT-21-62383 lid 1 (INT-21-62381) vervalt per deze datum.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Beverwijk 2023”.