Kadernota reserves en voorzieningen & weerstandsvermogen 2022

Inhoud en doel

Deze kadernota bevat uitgangspunten rond het vormen van reserves en voorzieningen en de wijze waarop met risico’s wordt omgegaan. In deze nota komende volgende onderwerpen aan de orde:

Kader

In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn de wettelijke bepalingen over de vorming, besteding en opheffing van reserves en voorzieningen, het weerstandsvermogen en de diverse risico’s opgenomen. Zo is geregeld dat in de toelichting op de balans de aard en reden van de reserves en voorzieningen als van de uitgevoerde toevoegingen en onttrekkingen wordt opgenomen (artikelen 54 en 55 BBV). Ook is er bepaald dat in de begroting en het jaarverslag een paragraaf Weerstandsvermogen moet worden opgenomen (artikel 11 BBV).

In artikel 13 van de financiële verordening GGD Hollands Noorden is opgenomen dat

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de 4 jaar een nota reserves en voorzieningen & weerstandsvermogen aan. Het algemeen bestuur stelt deze nota vast.

• 2.

  Deze nota behandelt tenminste:

  • -

    de vorming, besteding, normering en opheffing van reserves;

  • -

    de vorming, besteding en opheffing van voorzieningen;

  • -

    de wijze van berekening van het weerstandsvermogen.

Algemene reserve

De algemene reserve betreft dat deel van het eigen vermogen waaraan in principe geen bestemming is gegeven en welke volledig vrij besteedbaar is. De algemene reserve dient vooral als financiële buffer om plotselinge en niet voorzienbare financiële tegenvallers op te kunnen vangen.

Over het reserveringbeleid hebben gemeenteraden van de deelnemende gemeenten afspraken gemaakt in de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland-Noord (FUGR). Volgens deze regeling is weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat de GGD beschikt over voldoende middelen om aan al de verplichtingen te kunnen voldoen.

In de FUGR is afgesproken dat de algemene reserve is toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Het algemeen bestuur heeft uitgesproken dat het belangrijk is dat de GGD voldoende vermogen beschikt. In overeenstemming met het Financieel herstelplan 2018 wordt jaarlijks een positief saldo begroot van € 180.000 waarmee de algemene reserve kan worden opgebouwd.

Het algemeen bestuur besluit op basis van de voor gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland-Noord afgesproken spelregels en het jaarrekeningresultaat van het voorgaande jaar welk bedrag aan de algemene reserve wordt toegevoegd of onttrokken.

Bestemmingsreserves

Het algemeen bestuur besluit over het instellen of opheffen van bestemmingsreserves. Een bestemmingsreserve kan worden ingesteld om:

• a.

  Een bepaald doel in de toekomst te realiseren (incidenteel). In dat geval wordt ook een meerjarig bestedingsplan gepresenteerd. Op grond van dat bestedingsplan kan een afweging plaatsvinden over de aanwending van de bestemmingsreserve.

• b.

  Grotere fluctuaties in resultaten op te vangen (structureel). Het instellen van een egalisatie-reserve kan zinvol zijn bij bedrijfsmatige activiteiten welke gekenmerkt worden door een "gesloten exploitatie". Er dient in principe sprake zijn te zijn van een op langere termijn budgettair neutrale exploitatie.

• c.

  Kosten af te dekken die voortvloeien uit redelijkerwijs niet in te schatten (omvangrijke) financiële risico’s.

Per bestemmingsreserve wordt de maximale looptijd aangegeven; als de reserve niet is aangewend binnen deze looptijd dan valt deze reserve vrij.

Het algemeen bestuur heeft de volgende bestemmingsreserves ingesteld:

• •

  Reserve gezondheidsonderzoeken

• •

  Egalisatiereserve Rijksvaccinatieprogramma (RVP)

• •

  Bestemmingsreserve Corona

Reserve gezondheidsonderzoeken

Het algemeen bestuur heeft op 29 november 2017 besloten tot het vormen van deze egalisatiereserve.

Doel: opvangen van grotere fluctuaties in resultaten waarmee eens in de vier jaar uitgebreide gezondheidsonderzoeken kunnen worden uitgevoerd;

Looptijd: structureel;

Vorming: jaarlijkse dotatie van € 50.000;

Aanwending: de kosten van de gezondheidsonderzoeken.

Bestemmingsreserve Corona

Het algemeen bestuur heeft op 1 juli 2020 besloten tot het vormen deze bestemmingsreserve.

Doel: opvangen van tijdelijke meerkosten en risico’s als gevolg van Covid-19;

Looptijd: tijdelijk;

Vorming: eenmalige dotatie van € 284.000 uit de resultaatbestemming 2019;

Aanwending: meerkosten en risico’s als gevolg van Covid-19.

Egalisatiereserve Rijksvaccinatieprogramma (RVP)

Met ingang van 2019 heeft de GGD samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met de gemeenten voor de uitvoering van het RVP. In deze samenwerkingsovereenkomsten is afgesproken, dat de afrekening plaats vindt via een mutatie in de egalisatiereserve RVP. Het algemeen bestuur heeft op 26 september 2018 besloten tot het vormen van deze egalisatiereserve met ingang van 1 januari 2019.

Doel: opvangen van schommelingen in de gemeentelijke bijdrage voor de uitvoering van het RVP;

Looptijd: structureel;

Vorming:

• -

  eenmalige dotatie van € 154.000 uit de resultaatbestemming 2019;

• -

  nacalculatie-resultaat waarbij een lagere productieopbrengst is gerealiseerd dan vooraf begroot;

Aanwending: nacalculatie-resultaat waarbij een hogere productieopbrengst is gerealiseerd dan vooraf begroot.

Voorzieningen

Voorzieningen dienen ter dekking van voorzienbare risico’s en indien nodig worden in overeenstemming met het BBV getroffen. De GGD Hollands Noorden heeft per 1-1-2022 geen voorzieningen.

Weerstandsvermogen

Het weerstandvermogen maakt duidelijk in hoeverre de GGD financiële tegenvallers kan opvangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In het kader van risicomanagement wordt periodiek de risicomonitor opgesteld. Hiermee wordt op gestructureerde wijze de beheersing van strategische en financiële risico’s van de GGD voor gemeenten geborgd.

De financiële risico’s, die zich per het begrotingsjaar kunnen voordoen, worden ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voordoen.

Het BBV definieert het weerstandvermogen als de verhouding tussen:

• -

  de beschikbare weerstandcapaciteit: de middelen en voorzieningen waarover de GGD beschikt om niet begrote kosten te dekken;

• -

  de benodigde weerstandscapaciteit: alle risico’s waarvoor geen (dekkings-) maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Ofwel (in formule):

De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve en eventuele vrije reserves.

De benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend op basis van de geïnventariseerde financiële risico’s.

Informatievoorziening

De ontwikkeling van de financiële positie wordt jaarlijks in de begroting en de jaarstukken in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ toegelicht. Het algemeen bestuur besluit door het vaststellen van de begroting over de normering voor het weerstandsvermogen c.q. binnen welke grenzen het algemeen bestuur de omvang van de algemene reserve acceptabel vindt. In de begroting worden daartoe KPI’s en streefwaarden opgenomen.