Controleverordening van de gemeente Heemskerk 2023

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant

• •

  registeraccountant, of

• •

  accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten, of

• •

  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

Accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• •

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, de activa en passiva en de rechtmatigheidsverantwoording;

• •

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

Rechtmatigheidsverantwoording

Een door het college afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid.

Deelverantwoording

Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Materialiteit

Bij het controleren van de jaarrekening hanteert de accountant een bepaalde materialiteit. De materialiteit wordt ook wel gedefinieerd als de omvang die een fout bedrag in de jaarrekening mag hebben, zonder dat het oordeel van de gebruiker hierdoor wordt beïnvloed.

Verantwoordingsgrens

Een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Rapporteringstolerantie

Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de materialiteit. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aangewezen accountant en stelt de periode van benoeming van de accountant vast.

• 2.

  De raad of de uit de raad gekozen auditcommissie bereidt in overleg met het college de aanbesteding van de accountant voor.

• 3.

  De raad of de uit de raad gekozen auditcommissie stelt voor de aanbesteding van de accountant het programma van eisen vast.

• 4.

  De toe te passen rapporteringstoleranties worden bepaald overeenkomstig de eisen in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• 5.

  In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen verantwoordingsgrens en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt;

  • g.

    de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt.

• 6.

  Van lid 5, letters f en g kan de auditcommissie afwijken als hij dit in het programma van eisen opneemt. In het programma van eisen moet de raad opnemen dat er jaarlijks overleg plaatsvindt voorafgaand aan de accountantscontrole. De raad of de uit de raad gekozen auditcommissie kan dan aangeven waar de accountant extra aandacht aan moet besteden.

• 7.

  In geval van (Europese) aanbesteding van de accountantscontrole stelt de auditcommissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening volgens de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en geeft deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college zendt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk voor 1 juli volgend op het verantwoordingsjaar aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, meldt het college direct aan de raad en de accountant.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop hij de accountantscontrole inricht. De accountant bepaalt ook de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Om te zorgen voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder financiën, concerncontroller, een vertegenwoordiging van de raad en verder daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college zorgt er voor dat de uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries verloopt. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.). Hierbij houdt het college rekening met de gestelde controle-eisen. Indien een accountant een deel van deze verantwoordingen moet uitvoeren, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering en toleranties

• 1.

  De accountant hanteert een rapporteringstolerantie van € 75.000.

• 2.

  Het college hanteert een verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 3% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van de jaarrekening, op basis van de controletoleranties zoals beschreven in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

• 3.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 4.

  De accountant voert gedurende het begrotingsjaar een interim-controle uit. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een boardletter uit voor het bestuur en een managementletter voor de organisatie. Hierin wordt ingegaan op te realiseren verbeterpunten.

• 5.

  De boardletter en de reactie daarop van het college wordt aan de raad en de auditcommissie toegestuurd.

• 6.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven accountantsrapport brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de gemeentesecretaris en de concerncontroller (managementletter).

• 7.

  De accountantsverklaring en het accountantsrapport worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 8.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsrapport met de raad of de uit de raad gekozen auditcommissie.

• 9.

  De accountant kan aanwezig zijn in de raadsvergadering waar de jaarstukken worden behandeld.

Artikel 8 Intrekking

Bij inwerkingtreding van deze verordening wordt de Controleverordening van de gemeente Heemskerk 2019 ingetrokken.

Artikel 9 inwerkingtreding

Deze verordening treedt op 1 januari 2023 in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening van de gemeente Heemskerk 2023.