Financiële verordening GR Avres 2022

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

- BBV Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

- inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

- uitgaven: totaal van de lasten voor toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

- bruto schuld: het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva;

- netto schuld: bruto schuld min de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak;

- taakveld: eenheden conform de definities van het BBV;

- administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

- investeringen: duurzame goederen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt;

- weerstandratio: vrije besteedbare administratieve reserves versus omvang financiële risico’s;

- economische activiteit: iedere activiteit bestaande uit het aanbieden van goederen en/of diensten op een bepaalde markt;

Artikel 2 Inrichting begroting en jaarstukken

1 De indeling van de begroting wordt bij aanvang van iedere bestuursperiode door het algemeen bestuur vastgesteld.

2 De rubricering van de financiële begroting en jaarrekening geschiedt op basis van taakvelden.

3 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe en lopende investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven.

4 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 19 en artikel 20 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie, EMU saldo als gevolg van de begroting.

5 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van deze investeringen gedaan.

Artikel 3 Autorisatiebeleid begroting en investeringsbudgetten

1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, de baten en de lasten per taakveld, de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en de investeringskredieten per categorie.

2. Het algemeen bestuur geeft bij de begrotingsbehandeling aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

3. Niet-bestede delen van exploitatiebudgetten lopende het begrotingsjaar worden zonder instemming van het algemeen bestuur niet overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar.

4. Lopende investeringsbudgetten kunnen maximaal twee jaar administratief naar het volgende jaar worden doorgeschoven. Als het dagelijks bestuur dit investeringsbudget langer wil doorschuiven dan vraagt het dagelijks bestuur de algemeen bestuur hiertoe te besluiten bij het vaststellen van de jaarstukken.

5. Van investeringsbudgetten vanaf € 500.000 wordt binnen 6 maanden na oplevering een (financiële) eindrapportage door het dagelijks bestuur vastgesteld.

6. Het dagelijks bestuur kan tijdens een begrotingsjaar een of meerdere voorstellen met technische wijzigingen van de begroting ter besluitvorming aan het algemeen bestuur voorleggen. Deze technische begrotingswijzigingen hebben betrekking op:

a. administratieve wijzigingen tussen taakvelden in verband met het verdelen van stelposten voor CAO-stijging, ziekteverzuim en onvoorzien;

b. wijzigingen naar aanleiding van aanpassingen van de Rijksvergoedingen voor inkomensverstrekking (Buig) en de integratie-uitkering Participatiewet;

c. wijzigingen in verband met het overhevelen van nog te besteden subsidies en uitkeringen die van derden zijn ontvangen.

Artikel 4 Zomernota

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur naar de stand en inzichten per 1 juni over de financiële afwijkingen van ieder taakveld, de ontwikkeling van het totale saldo van de baten en de lasten, de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en het daarmee samenhangend begrotingsresultaat.

2. Het dagelijks bestuur informeert over de stand van de lopende investeringskredieten per 1 juni.

3. In de Zomernota worden afwijkingen overeenkomstig artikel 4.1 (= achteraf) op de oorspronkelijke ramingen (inclusief eventuele wijzigingen) van de baten en de lasten van taakvelden en nadelige afwijkingen op investeringskredieten toegelicht.

4. Het algemeen bestuur stelt de Zomernota (inclusief samenhangende begrotingswijziging) vast.

Artikel 5 Eindejaarsnota

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur naar de stand en inzichten per 15 oktober over de financiële afwijkingen ten opzichte van de Zomernota betreffende uitkeringen, loonkostensubsidies, loonkosten en daarmee samenhangende vergoedingen zoals BUIG- en Pwet. En voorts over extra toevoegingen en/of onttrekkingen aan de reserves ten opzichte van de Zomernota.

2. Het algemeen bestuur stelt de Eindejaarsnota (inclusief samenhangende begrotingswijziging) vast.

Artikel 6 EMU-saldo

Wanneer het Rijk Avres bericht dat alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen samen het collectieve aandeel van deze overheden in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is.

Artikel 7 Afschrijvingsbeleid

1 De waardering van activa en de daarop van toepassing zijnde afschrijvingstermijnen e.d. blijken uit bijlage 1 van deze verordening.

2 De economische levensduur van een activum wordt als basis voor de afschrijvingstermijn van het betreffende activum gehanteerd.

3 Investeringen in materieel en immaterieel actief worden lineair op basis van de verwachte (resterende) levensduur afgeschreven.

4 De afschrijving start volgend op het jaar van investeren.

5 Voor nieuwbouw en renovatie wordt één termijn van lineair afschrijven gehanteerd.

6 Op grond wordt niet afgeschreven.

7 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

8 Bijdragen in juridische en economische eigendom van derden worden geactiveerd en overeenkomstig de verwachte termijn van gebruik afgeschreven.

9 Activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingstermijnen bij deze verordening.

10 Het dagelijks bestuur heeft de bevoegdheid om binnen de gestelde interval zoals vermeld in de bijlage “afschrijvingstermijnen” en de financiële kaders van de begroting de afschrijvingstermijn en/of restwaarden te bepalen.

Artikel 8 Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor de vorderingen in verband met terugvordering en verhaal krachtens de participatiewet wordt een voorziening wegens oninbaarheid getroffen voor de openstaande bedragen waarvan het risico volledig bij Avres ligt. Het % oninbaarheid wordt jaarlijks op basis van de ratio’s op basis van de ontvangen vorderingen in relatie tot de wetgeving bepaald.

2. Voor de vorderingen uit hoofde van terugvordering en verhaal krachtens het minimabeleid wordt geen voorziening wegens oninbaarheid getroffen.

3. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 9 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van te leveren goederen en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

2. Bij de kostentoerekening in situaties van subsidies, SROI gelden, aanvullende (gemeentelijke) bijdragen geldt een opslag van minimaal 25% voor overhead over de directe kosten.

3. Rentetoerekening over eigen reserves en voorzieningen vindt niet plaats en maakt geen deel uit van de kostprijs zoals onder lid 1 begrepen.

4. Artikel 9 is van toepassing op de Stichting Avres Nieuw Beschut en Avres Sw Bv.

Artikel 10 Methodiek totstandkoming gemeentelijke bijdragen

1. De gemeenten betalen een bijdrage per taakveld.

2. (Verwachte) baten uit hoofde van dienstverleningen komen in mindering op de uitgaven van het betreffende taakveld.

3. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden aan desbetreffende taakveld gerelateerd.

4. De uitkeringen die gemeenten (zullen) ontvangen krachtens BUIG en integratie-uitkering krachtens de Participatiewet worden één op één aan Avres doorgezet; zodoende komen deze bijdragen in mindering op de bijdrage volgens artikel 10 lid 1.

5. De netto uitgaven voor de taakvelden 4 overhead worden toegerekend naar de taakvelden 61, 63, 64, 65 en 671 pro rato de aan deze taakvelden verbonden formatie.

6. Indien het geraamde resultaat van taakveld 61 (inburgering) niet bij de deelnemende gemeenten kan worden afgerekend, wordt de toegerekende overhead van lid 5 in de verevening van artikel 10 lid 7 betrokken.

7. De saldi van de betreffende taakveld 63, 64, 65 en 671 en mogelijk taakveld 61 vermeerdert met de reservemutaties volgens artikel 10 lid 3 en worden over de gemeenten verdeeld op basis van de verdeelsleutel gemeentefonds onderdeel cluster participatie;

8. De verdeelsleutel wordt bepaald op basis van de gegevens van de maatstaven, volumina van de septembercirculaire van het begrotingsjaar T – 2 (voorbeeld: voor de begroting 2024 geldt de septembercirculaire 2022);

9. De uitgaven (inclusief externe organisatie- en bureaukosten) en terug ontvangsten op grond van het minimabeleid worden per gemeente geregistreerd en als zodanig afgerekend.

Artikel 11 Prijzen economische activiteiten

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door Avres aan overheidsbedrijven en derden waarbij Avres concurrentie met marktpartijen treedt, geschiedt de inzet van SW-, Nieuw Beschut, Opstapbaners en vanuit trajecten tegen minimaal de vastgestelde loonwaarde. De inzet overige medewerkers geschiedt tegen kostendekkende tarieven. Bij afwijking vanwege een publiek belang kan de directeur anders besluiten.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door Avres aan overheidsbedrijven, stichtingen, coöperaties en bedrijven worden ten minste de kostprijs overeenkomstig artikel 9 in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege de aanwezigheid van een publiek belang verstrekt het dagelijks bestuur aan de algemeen bestuur een voorstel waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

3. Voorstellen als bedoeld in artikel 11 lid 2 blijven in de volgende situaties achterwege:

a leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

b een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

c een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is;

d leveringen en diensten aan Avres Sw Bv, Avres Diensten Bv en Stichting Avres Nieuw Beschut.

Artikel 12 Financieringsfunctie

1 Het dagelijks bestuur neemt bij het aantrekken en / of het uitzetten van middelen binnen de kaders van de Wet Fido en schatkistbankieren de volgende kaders in acht:

a voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenmin-ste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

b er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden;

c het aantrekken en / of uitzetten van geldmiddelen gebeurt vanaf 1 januari 2019 uitsluitend bij Nederlandse financiële instellingen met minimaal een AA rating of andere overheden;

d lopende transacties per 1 januari 2019 worden ten aanzien van kredietrisico’s beoordeeld en indien wenselijk (af)gekocht.

2 De directeur is tot bevoegd tot het afsluiten van kasgeldleningen binnen de kaders van de Wet Fido , Wet op het schatkistbankieren en het treasurystatuut Avres 2016.

Artikel 13 Beleid inzake garantiestelling/ uitgegeven geldleningen niet zijnde leenbijstand/BZ leningen

1 Garantieverlening en uitgegeven geldleningen dienen te passen binnen de kaders van de Wet Fido en schatkistbankieren en moet een publieke taak of het algemeen belang dienen.

2 Het dagelijks bestuur toetst de financiële positie van de aanvrager, vraagt indien mogelijk zakelijke zekerheden en stelt voorwaarden op om de financiële positie van de aanvrager gedurende loop-tijd te kunnen monitoren.

Artikel 14 Paragraaf Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a Leningen met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

b De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

c De rentevisie voor de komende vier jaar;

d Het renteresultaat zoals verantwoord bij het taakveld overhead.

Artikel 15 Weerstandsvermogen & risicobeheersing

1. Het algemeen bestuur stelt een nota weerstandsvermogen en risicobeheersing vast.

2. De nota handelt over de aard en (gewenste) omvang van de reserves en de methodiek voor het bereken van financiële risico’s.

3. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op. Daarnaast verschaft de paragraaf inzicht in het dekkingspercentage van het weerstandsvermogen (= weerstandsratio) en de ontwikkeling van de financiële ratio’s zoals solvabiliteit, bruto en netto schuldquote.

4. De paragraaf meldt overeenkomstig artikel 8 lid 4 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten de financiële risico’s.

Artikel 16 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

1 Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op de voortgang van het geplande onderhoud.

2 De paragraaf kapitaalgoederen geeft het weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor gebouwen.

Artikel 17 Paragraaf Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

b de budgetten voor de accountant en externe adviseurs.

Artikel 18 Beleid verbonden partijen en paragraaf verbonden partijen

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf Verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van art. 15 van het BBV op.

2. De basis voor de verbonden partijen zijn de algemene normen van goed bestuur. Het betreft de vijf normen: transparantie, democratische verantwoording, effectiviteit en efficiency; vraaggerichtheid; governance.

Artikel 19 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij Avres als geheel;

b het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, vorderingen, schulden;

c het verschaffen van inzicht over de uitputting van de toegekende budgetten, investeringskredieten en ten dienste van het maken van kostencalculaties;

d het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

e de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

f Artikel 19 is van toepassing op de entiteiten die voor 100% aan Avres zijn gelieerd.

Artikel 20 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

a een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;

b een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

c de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e een intern reglement voor regels en processen omtrent budgethouderschap en het aanwijzen van budgethouders;

f de te maken afspraken met de interne eenheden/medewerkers over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

g een eenduidige kostenverdeling;

h het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

i het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

j Artikel 20 is van toepassing op de entiteiten die voor 100% aan Avres zijn gelieerd.

Artikel 21 Interne controle

Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 22 Intrekken oude verordening

De financiële verordening gemeenschappelijke regeling Avres 2019 wordt per 1 januari 2022 ingetrokken.

Artikel 23 Inwerkingtreding en citeertitel

1 Deze verordening treedt in werking op de dag van publicatie in het blad gemeenschappelijke regelingen en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

2 Deze verordening wordt aangehaald als: "Financiële verordening Avres 2022".