CONTROLEVERORDENING PAPENDRECHT 2023

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  Accountant: een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• •

  Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• • -

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 gemeentewet;

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouw en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn of worden gesteld inzake reikwijdte en verslaglegging van de accountantscontrole, op grond van het zesde lid artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• •

  Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• •

  Goedkeuringstolerantie: een tolerantiegrens voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle gebaseerd op een percentage van de totale lasten van de gemeente (omvangsbasis). Deze goedkeuringstolerantie wordt door de accountant gehanteerd voor zijn oordeel over de jaarrekening.

• •

  Rapporteringstolerantie: Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad benoemde accountant. De benoeming is voor een periode van 4 jaar. Na afloop van deze contractperiode kan het contract met de accountant, na instemming van de raad, jaarlijks worden verlengd tot een maximale contractperiode van 7 jaar.

• 2.

  De griffie bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen en de selectiecriteria vast.

• 3.

  In het programma van eisen worden de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties opgenomen. Deze zijn gelijk aan de maximale goedkeurings- en rapporteringstoleranties conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• 4.

  De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant bepalen waaraan bij de komende controle specifiek aandacht besteed moet worden en welke rapporteringstoleranties daarbij worden gehanteerd.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt de secretaris namens het college met de letter of representation (LOR) aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met de organisatie plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze zogenaamde SISA-verantwoording maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring dringt hij bij college aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het college de geconstateerde afwijkingen niet wenst of niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen, wanneer die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de teamleider waar de ambtenaar werkzaam is en de concerncontroller, danwel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De “Controleverordening gemeente Papendrecht 2015”, vastgesteld 17 november 2015 (060/215) wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij wel van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Papendrecht 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 8 december 2022.