| Organisatie | Dijk en Waard |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Dijk en Waard 2022 |
| Citeertitel | Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Dijk en Waard 2022 |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2018 van de gemeente Heerhugowaard.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-12-2022 | nieuwe regeling | 13-12-2022 |
De burgemeester van de gemeente Dijk en Waard;
gelezen het voorstel van 13 december 2022;
gelet op artikel 2:24 e.v uit afdeling 3 van de Algemene plaatselijke verordening Dijk en Waard 2022 (verder te noemen Apv) en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;
de Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen Dijk en Waard 2022 vast te stellen.
de Procedureregels voor concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen bij evenementen 2018 van de gemeente Heerhugowaard in te trekken.
Artikel 1 Procedureregels evenementen aanvragen
Volgorde van binnenkomst: “ wie het eerst komt wie het eerst maalt”
Aanvragen die worden ingediend voor het lopende kalenderjaar, worden in beginsel op volgorde van binnenkomst behandeld. Wanneer voor een bepaalde dag en locatie een vergunningaanvraag in behandeling is, worden nieuwe aanvragen voor diezelfde dag en locatie “in de wacht gezet”. Mocht niet tot vergunningverlening worden overgegaan, dan wordt een volgende aanvraag in behandeling genomen.
Uitzondering: aanvragen (voorafgaand) plaatsing evenementenkalender
Van het bepaalde in lid 1 wordt afgeweken als uit de verzoeken ex artikel 2:24A lid 2 Apv (evenementenkalender) blijkt dat sprake is van concurrerende vergunningaanvragen en/ of indien blijkt dat het aantal aanvragen het maximaal aantal te verstrekken vergunningen overschrijdt.
Artikel 2 Stappenplan concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen
Bij concurrerende vergunningaanvragen en schaarse vergunningen worden onderstaande stappen a tot en met e cumulatief doorlopen. Na elke stap, kan een aanvrager afvallen. Degene die overblijft krijgt voorrang. Indien blijkt dat meerdere aanvragers op hetzelfde punt uitkomen, zal er loting overeenkomstig punt e plaatsvinden.
Indien blijkt dat het aantal aanvragen het maximaal aantal te verstrekken vergunningen overschrijdt wordt iedere aanvrager gevraagd één voorkeursevenement kenbaar te maken. Als het aantal voorkeursevenementen niet gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, wordt overeenkomstig dit stappenplan gekomen tot een toekenning van de plaatsing op de evenementenkalender.
Concurrerende aanvragers worden onderling in contact gebracht om na te gaan of er samengewerkt, geschoven of anderszins een oplossing gevonden kan worden. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 4 weken nadat de aanvragers met elkaar in contact zijn gebracht, dient schriftelijk of via de elektronische weg aangegeven te worden of samenwerken mogelijk is en op welke wijze. Indien samenwerken niet mogelijk blijkt te zijn, wordt verder gegaan met onderstaande stappen.
Een aanvrager die reeds meer dan 10 jaar hetzelfde evenement op dezelfde tijd en locatie organiseert, krijgt voorrang.
Indien een evenement aansluit bij een door de gemeente vastgesteld thema, zoals bijvoorbeeld het Brederode jaar, Duurzaamheid, Sport en bewegen, krijgt het voorrang. Dit thema dient drie maanden voorafgaande aan de termijn van inschrijven op de evenementenkalender bekend te zijn gemaakt op de gemeentelijke website van de gemeente Dijk en Waard.
De aanvrager zal moeten aantonen (eventueel met referenties) dat hij ervaring heeft met de organisatie van evenementen met een vergelijkbare omvang en complexiteit als voor het evenement waarvoor de inschrijving wordt gedaan. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met ervaringen bij voorgaande evenementen, alsook eerdere plaatsing(en) op de evenementenkalender. Negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen kunnen ertoe leiden dat een aanvrager geen voorrang krijgt.
Indien het doorlopen van bovenstaande stappen niet leidt tot een oplossing wordt er geloot. De in aanmerking komende gegadigden worden uitgenodigd bij de loting aanwezig te zijn.
Op basis van bijzondere feiten en omstandigheden kan de burgemeester besluiten af te wijken van de maatregelen zoals in deze beleidsregel is vastgesteld.
Aangaande de volgorde van binnenkomst is bewust gekozen voor het principe: “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” Wachten met behandeling (en vergunningverlening) totdat alle mogelijke aanvragen binnen zijn, is in verband met de benodigde voorbereidingstijd geen werkbare optie.
Artikel 1 lid 2 Voorkeursevenement
Als het aantal aanvragen het aantal schaarse vergunningen op een evenemententerrein overschrijdt, wordt het stappenplan doorlopen. Als ieder evenement gelijke kansen zou hebben, is het rendabel voor een aanvrager om zoveel mogelijk evenementen aan te vragen. Om te voorkomen dat er speculatief veel evenementen worden aangevraagd, die allen moeten worden meegenomen in het stappenplan, is het voorkeursevenement per aanvrager opgenomen. Als het aantal voorkeursevenementen gelijk is aan het aantal schaarse vergunningen, hoeft het stappenplan verder niet te worden doorlopen en worden alleen de voorkeursevenementen op de evenementenkalender geplaatst. Bij meer voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen wordt het stappenplan doorlopen. Mochten er minder voorkeursevenementen dan schaarse vergunningen zijn, dan zal voor de overige vergunningen het stappenplan worden doorlopen.
Bij de beoordeling van de ervaring wordt tevens inbegrepen negatieve ervaringen bij voorgaande evenementen aangevraagd binnen de gemeente Dijk en Waard. Hierbij valt te denken aan:
Voorwaarde hierbij is dat de aanvrager de gelegenheid gehad heeft hierop te kunnen reageren.
De loting wordt uitgevoerd door iemand die geen deel uit maakt van het vergunningverleningsproces.
Verdeling recreatieschap Geestmerambacht:
Het recreatieschap Geestmerambacht moet als grondeigenaar toestemming geven voor het gebruik van de grond voor een evenement. Het recreatieschap geeft niet meer toestemmingen dan er vergunningen zijn te verdelen. Mocht dit wel het geval zijn, dan geldt de toewijzingsprocedure volgens deze procedureregels.