| Organisatie | Uitgeest |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota reserves en voorzieningen gemeente Uitgeest 2023 |
| Citeertitel | Nota reserves en voorzieningen gemeente Uitgeest 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de voorgaande Nota reserves en voorzieningen.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 15-12-2022 |
De raad van de gemeente Uitgeest:
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 november 2022;
gezien het advies van de commissie van 1 december 2022;
gelet op het bepaalde in de Financiële verordening gemeente Uitgeest 2023;
vast te stellen de Nota reserves en voorzieningen gemeente Uitgeest 2023
Voor u ligt de Nota Reserves en Voorzieningen 2023.
Uitgangspunt is en blijft dat de financiële beleidsstukken binnen de BUCH gemeenten geharmoniseerd blijven zoals eerder bij de start van de BUCH met elkaar is afgesproken.
Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast.
De volgende ontwikkelingen zijn aanleiding om deze nota te herzien:
De nota reserves en voorzieningen heeft een relatie met de Nota vaste activa gemeente Uitgeest 2023, Nota grondbeleid gemeente Uitgeest, de Financiële verordening gemeente Uitgeest 2023 en de nota risicomanagement en weerstandsvermogen/ratio gemeente Uitgeest 2023.
1.1 Waarom een nota reserves en voorzieningen?
De kaderstellende functie van een nota reserves en voorzieningen is vastgelegd in artikel 10 van de Financiële Verordening gemeente Uitgeest 2023.
Het doel van deze nota is om het beleid vast te leggen ten aanzien van het omgaan met reserves en voorzieningen. Daartoe worden in deze nota kaders vastgesteld.
Omdat omstandigheden voortdurend wijzigen moet ook het reserve- en voorzieningenbeleid regelmatig worden getoetst aan die omstandigheden. Om die reden wordt deze nota periodiek (circa iedere vier jaar), of zoveel eerder als daartoe aanleiding is, beoordeeld op actualiteit van de in de nota opgenomen regels.
2 Wettelijk kader en definities reserves en voorzieningen:
2.1 Wettelijk kader reserves en voorzieningen
Het wettelijk kader is gebaseerd op de artikel 212 Gemeentewet, de daaruit voortvloeiende Financiële verordening gemeente Uitgeest 2023, de nota activabeleid en rente van de commissie BBV en de BBV artikelen 43 t/m 45 en 49.
2.2 Definities reserves en voorzieningen
Reserves zijn vermogensbestanddelen (gereserveerd geld) die onderdeel uit maken van het eigen vermogen.
Het instellen en opheffen van reserves als ook het herbestemmen van reserves is een eigen keuze en bevoegdheid van de gemeenteraad.
Onttrekkingen en toevoegingen aan reserves moeten door uw raad worden goedgekeurd en worden dus altijd via een raadsvoorstel en raadsbesluit aan uw raad voorgelegd, tenzij bij de instelling van de reserve is besloten dat het college wordt gemandateerd voor het doen van onttrekkingen die passen binnen het aangegeven bestedingsdoel van de betreffende reserve.
Er zijn twee soorten reserves, namelijk de algemene reserve en bestemmingsreserves.
De algemene reserve is het vermogen van de gemeente waaraan geen bestemming is gegeven. De algemene reserve wordt gevoed door overschotten van afgesloten jaren, via de resultaatbestemming en verdere toevoegingen zoals door uw raad zijn besloten.
Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door de raad een bepaalde bestemming, een doel, is gegeven.
In een aantal gevallen is de regelgeving dwingend in het vormen van een voorziening. Zodra een verplichting of risico zich voordoet waarvan de kosten redelijk zijn in te schatten, moet een voorziening worden gevormd.
Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen van de gemeenten.
De gemeente mag namelijk niet vrij beschikken over de gelden aangezien die voor afdekking van specifieke en reële risico’s zijn aangewezen.
Geld van derden met een specifiek bestedingsdoel, dat niet van de overheid afkomstig is, wordt ook als voorziening opgenomen. Dit omdat dit geld niet vrij besteedbaar is door de gemeente. Het gaat hier om de egalisatievoorziening afvalstoffenheffing en rioolheffing.
Voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel, afkomstig van de overheid (provincie/rijk) mogen niet als voorziening worden opgenomen. Dit moet als vooruit ontvangen post op de balans worden opgenomen (Artikel 49 BBV).
Hieronder zijn in een schematisch overzicht, de belangrijkste verschillen tussen de reserves en voorzieningen opgenomen.
3 Beleidsregels betreffende reserves
Bij het instellen van reserves worden de volgende criteria gehanteerd:
Ad. 3.1.a. Voorbeelden bijzondere bestemmingsreserves:
Bij meerjarige projecten, waarvan de fasering in tijd erg onzeker is, kan worden gekozen voor financiering via een bestemmingsreserve. Dit om technische problemen met het overhevelen van exploitatiebudgetten vanwege BBV-voorschriften, te voorkomen.
Een specifieke bestemmingsreserve is de afschrijvingsreserve. Deze wordt gevormd ter dekking van afschrijvingslasten (zogenaamde afschrijvingsreserves). Het specifieke karakter van de afschrijvingsreserve schuilt in het feit dat voor investeringen ter dekking van de afschrijvingslasten een specifieke bestemmingsreserve kan worden ingesteld.
Doelstelling van het inzetten van de afschrijvingsreserve is om, al dan niet gehele, budgettaire neutraliteit te bereiken. Dit wordt in principe alleen gedaan als het meerjarig begrotingssaldo onvoldoende is om de toekomstige afschrijvingslasten van de betreffende investering te dekken en als er voldoende ruimte is in de algemene reserve. Hierbij dient ook het effect op het weerstandsvermogen en de schuldquote in de afweging meegenomen te worden.
Ad 3.1.c.1 terughoudendheid bij instellen reserves
Uitgangspunt is dat er terughoudend wordt omgegaan met het instellen van bestemmingsreserves. Dit om de reservepositie transparant en overzichtelijk te houden.
Ad. 3.1.c.2 Inflatievergoeding
Het is toegestaan om bij reserves ervoor te kiezen, deze jaarlijks met een percentage te verhogen als bescherming tegen inflatie, dit om zo de koopkracht van de reserve op peil te houden.
Bij de instelling van een reserve dient aangegeven te worden of er inflatievergoeding wordt toegerekend ja dan nee. Als uitgangspunt voor de berekening van de inflatievergoeding wordt het vastgestelde saldo (jaarrekening) op 1 januari van het betreffende jaar genomen.
Het te gebruiken percentage voor de inflatievergoeding aan reserves is de streefwaarde betreffende de inflatie van de Europese centrale bank namelijk 2%. Het hanteren van een vast percentage leidt tot een bestendige gedragslijn en een stabiele begroting. Aanpassing van dit percentage wordt gemeld in de kadernota en/of de begroting.
Ad. 3.1.c 3 toekomstige verkoop is geen dekking
Voor de voeding van bestemmingsreserves mogen geen toekomstige inkomsten uit verkoop van gemeentelijke eigendommen worden ingezet. Dit om te voorkomen dat door veranderde omstandigheden de dekking uiteindelijk niet wordt gerealiseerd.
Stortingen en onttrekkingen aan de reserve mogen gedurende het jaar plaatsvinden op basis van het betreffende doel van de reserve. Mutaties in de reserves moeten worden onderbouwd met een raadsbesluit, of een collegebesluit als het doen van uitnamen uit de reserve door de raad is gemandateerd aan het college. Mutaties in de reserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting is goedgekeurd.
Tenminste één keer per jaar, bij de Kadernota wordt voor iedere reserve beoordeeld of er nog voldoende nut en noodzaak voor de reserve bestaat en of er mutaties nodig zijn. Een voorstel voor heroverweging van de reserve is onderdeel van de integrale besluitvorming bij de Kadernota.
Voorwaarden voor heroverweging
Als aan één van onderstaande voorwaarden wordt voldaan moet overwogen worden of de reserve moet worden gehandhaafd of niet.
3.4 Opheffen / wijzigen van reserves
De raad kan te allen tijde via een raadsbesluit het doel of bestemming van een reserve wijzigen cq de reserve opheffen.
Dit met dien verstande dat als er eerder al verplichtingen zijn aangegaan, de reserve slechts kan worden opgeheven cq gewijzigd als er een andere dekking voor de eerder aangegane verplichtingen wordt aangegeven.
Bij het opheffen van een bestemmingsreserve valt het saldo vrij ten gunste van het begrotingssaldo (exploitatieresultaat) tenzij anders wordt besloten.
4 Beleidsregels betreffende voorzieningen
4.2 Egalisatie kosten groot onderhoud
4.2.1 Egalisatievoorziening groot onderhoud
De kosten komen in het jaar van uitvoering direct ten laste van een vooraf gevormde voorziening. Deze voorziening dient aan de volgende eisen te voldoen;
Een egalisatievoorziening heeft de voorkeur omdat er recent beheers/onderhoudsplan dient te zijn en de berekening van de toekomstige kosten jaarlijks wordt geactualiseerd. Verder kunnen de kosten direct ten laste van de voorziening worden geboekt.
Bestemmingsreserve egalisatie onderhoud
Als het door omstandigheden niet mogelijk is om een beheers/onderhoudsplan op te stellen en het bestuur toch de kosten over de verschillend jaren wil egaliseren is een bestemmingsreserve groot onderhoud een alternatief.
Voor het instellen van een bestemmingsreserve dient dan wel aan de beleidsregels van deze nota te worden voldaan zoals benoemd in hoofdstuk 3.
Het college heeft bij voorzieningen de bevoegdheid tot het doen van uitgaven ten laste van de voorziening maar legt hierover wel verantwoording af aan uw raad via de daarvoor bedoelde documenten uit de P&C cyclus.
Mutaties in de toevoegingen moeten worden onderbouwd met een actuele berekening en recent beheers/onderhoudsplan en worden verwerkt door opname in een van de P&C documenten. Aan voorzieningen mag géén rente worden toegevoegd omdat voorzieningen altijd (naar beste schatting c.q. berekeningsmethodiek) dekkend moeten zijn.
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.
Voorzieningen worden opgeheven na een besluit van het college, met uitzondering van de egalisatievoorzieningen onderhoudskosten, dat moet via een raadsbesluit
4.5 Planning en control cyclus voorzieningen
Via het in de P&C documenten begroting en jaarrekening opgenomen overzicht voorzieningen kan het verloop van de specifieke voorzieningen worden gevolgd.
Tenminste eenmaal per jaar bij het opmaken van de jaarrekening wordt beoordeeld of de voorzieningen gehandhaafd dienen te worden en qua omvang toereikend zijn of opgeheven kunnen worden.