Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland, houdende vaststelling Beleidsregel steekproefsgewijze verantwoording van subsidies arrangement 1 Asb 2023

Toelichting op de Beleidsregel steekproefsgewijze verantwoording van subsidies arrangement 1 Asb 2023

Algemene toelichting

In artikel 3 van de Algemene subsidieverordening Zeeland 2023 (Asv 2023) is bepaald dat voor subsidies onder arrangement 1 niet altijd een aanvraag tot vaststelling is vereist. Om te bepalen wanneer deze aanvraag is vereist, wordt een steekproef gehouden. Doel van deze Beleidsregel is om de wijze waarop de steekproef plaatsvindt, vast te leggen.

Eisen aan de steekproef

Voor het uitvoeren van de steekproef gelden de bepalingen van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2023 (Asb 2023), de rechtmatigheidseisen van de accountant en de uitgangspunten van het subsidiebeleid.

Asb 2023

In het Asb 2023 is het navolgende bepaald:

Artikel 1.7.4

• 1.

  Op basis van een steekproef besluiten gedeputeerde staten of de instelling wel of niet een aanvraag tot vaststelling moet indienen. Gedeputeerde staten stellen de instelling binnen tweeëntwintig weken na afloop van de gesubsidieerde activiteit op de hoogte van dit besluit.

• 2.

  Indien de instelling geen aanvraag tot vaststelling hoeft in te dienen, stellen gedeputeerde staten binnen tweeëntwintig weken na afloop van de gesubsidieerde activiteit de subsidie ambtshalve vast.

Op basis van bovenstaande kan worden geconcludeerd dat minimaal drie keer per jaar een steekproef moet worden georganiseerd.

Het Asb 2023 stelt verder geen eisen aan de omvang van de steekproef.

Accountant

Bij het opstellen van steekproef heeft afstemming plaatsgevonden met de accountant, waarbij is aangegeven dat er gezien de bedragen geen voorwaarden zijn verbonden aan de steekproef. De accountant heeft destijds wel geadviseerd om de steekproef in te richten op basis van een risicoanalyse. Deze risicoanalyse bepaalt de omvang van de steekproef en de methode van de selectie.

Uitgangspunten provinciaal subsidiebeleid

De beleidsnota "Samen meer resultaat met subsidie" geeft het kader voor subsidies. Het subsidiebeleid heeft de uitgangspunten sturing op prestaties en op hoofdlijnen, verantwoord vertrouwen en risicoacceptatie, alsmede vermindering van administratieve lasten en uitvoeringslasten.

Deze uitgangspunten worden meegenomen in de bepaling van de inrichting van de provinciale steekproef.

Soorten steekproef

Er zijn twee verschillende steekproefmethodes mogelijk, de aselecte- en de selecte steekproef.

Bij de aselecte steekproef worden uit het totaal van de verleende arrangement 1 subsidies een aantal subsidies geselecteerd waarvoor een verantwoording moet worden ingediend.

Bij de selecte steekproef wordt de mogelijkheid gecreëerd om specifieke subsidies, projecten of aanvragers te selecteren.

De selecte steekproef kan worden gebruikt voor subsidies met een hoog risico. Met de selecte steekproef kan ervoor worden gezorgd dat deze subsidies sowieso moeten worden verantwoord.

De aselecte steekproef is nuttig, omdat daardoor altijd de kans aanwezig is dat de subsidie moet worden verantwoord. Hierdoor wordt het risico op misbruik of oneigenlijk gebruik verminderd.

Opzet steekproef subsidies arrangement 1

Bij de inrichting van de steekproef bij de provincie zijn aan de orde: het tijdstip van de selectie van de steekproef en het soort steekproef.

Tijdstip van de selectie

In het Asb 2023 is opgenomen dat de subsidieontvanger binnen 22 weken na afloop van de activiteit een brief ontvangt met de uitslag van de steekproef. Indien de subsidie binnen de steekproef valt, ontvangt de subsidieontvanger een brief dat een aanvraag tot vaststelling, voorzien van een prestatieverantwoording, moet worden ingediend. Valt de subsidie buiten de steekproef, dan ontvangt de subsidieontvanger een ambtshalve vaststelling van de subsidie.

Het moment waarop de steekproef plaatsvindt, moet naast tijdig ook publieksvriendelijk zijn en weinig administratieve lasten met zich meebrengen. In het kader van het criterium publieksvriendelijkheid speelt met name de bewaartermijn van de subsidieverantwoording een rol. De subsidieontvanger wordt altijd gevraagd een prestatieverantwoording beschikbaar te houden voor het geval de instelling binnen de steekproef valt. Als deze bewaartermijn te lang wordt, komt dit weinig publieksvriendelijk over.

In het kader van het criterium vermindering van administratieve lasten is bundeling belangrijk. Dit houdt in dat niet bij iedere subsidieverlening een steekproef wordt georganiseerd, maar dat op vaste tijdstippen een steekproef wordt georganiseerd.

Op basis van bovenstaande is er voor gekozen dat de steekproef drie keer per jaar plaatsvindt.

Het tijdstip van de selectie is op basis van bovenstaande als volgt:

• –

  begin maart: voor activiteiten die zijn gerealiseerd in de periode november tot en met februari daaraan voorafgaand;

• –

  begin juli: voor activiteiten die zijn gerealiseerd in de periode maart tot en met juni daaraan voorafgaand;

• –

  begin november: voor activiteiten die zijn gerealiseerd in de periode juli tot en met oktober daaraan voorafgaand.

In het meest ongunstige geval dient een instelling de verantwoording gedurende 19 weken te bewaren. In het grootste deel van de gevallen zal dit korter zijn. Veel van de projecten eindigt namelijk eind december of eind juli.

Soort steekproef

Doel van de steekproefsgewijze verantwoording is administratieve lastenverlichting. Van belang is wel dat dit binnen de grenzen blijft van risico-acceptatie. De factoren aan de hand waarvan de risico-omvang wordt bepaald zijn:

• 1.

  de hoogte van het subsidiebedrag;

• 2.

  de soort instelling die subsidie ontvangt;

• 3.

  voorgaande ervaringen met de subsidieontvanger;

• 4.

  politieke gevoeligheid van de subsidie;

• 5.

  de aard van de prestatieafspraak;

• 6.

  de opbouw van de begroting van de gesubsidieerde activiteit.

Om de risico's in kaart te brengen, kunnen diverse systemen worden gebruikt. Om de risicoanalyse niet onnodig ingewikkeld te maken, zijn bovenstaande risico's opgedeeld in een risicoschaal laag-midden-hoog. Per risicofactor wordt gescoord aan de hand van de risicoschaal. Voor de score laag geldt +1, voor de score middel +2 en voor de score hoog +3. Zo ontstaat er voor een subsidie een totaalscore van minimaal 6 en maximaal 18.

Deze zijn in onderstaande tabel weergegeven:

Selecte steekproef

De selecte steekproef is bedoeld voor subsidies met een hoog risico. Dit risico wordt bepaald aan de hand van de voorgaande tabel. Het minimum aantal punten voor een subsidie bedraagt zes. Maximaal kan een subsidie achttien punten behalen. Op basis van voorgaande is het risicoprofiel als volgt:

Dit houdt in dat alle subsidies met een score 15 of hoger binnen de selecte steekproef vallen. Hiervan zal er dus een verantwoording worden opgevraagd voor vaststelling van de subsidie.

Aselecte steekproef

De aselecte steekproef is bedoeld om risico's op misbruik en oneigenlijk gebruik te beperken bij subsidies die geen risicoprofiel ‘hoog’ hebben. Het meest logisch is om een bepaald percentage van het totaal aantal verstrekte arrangement 1 subsidies te hanteren. Het percentage kan worden bepaald aan de hand van het totale risicoprofiel van het aantal subsidies dat in de steekproef wordt meegenomen. Naar aanleiding van opgedane ervaringen en resultaten van een evaluatie kan worden besloten de aselecte steekproef meer risico georiënteerd in te richten.

Evaluatie

Om te monitoren of de steekproefsgewijze verantwoording een geschikt instrument is bij de vaststelling van de subsidies, worden de resultaten geëvalueerd. De evaluatie wordt gehouden aan de hand van de subsidies die binnen de steekproef vallen. Dit zijn dus de bevindingen die voortvloeien uit de vaststelling van de subsidies, zoals het tijdig indienen van de verantwoording, de realisatie van de prestatieafspraken, de aanwezigheid van de prestatiebewijzen, et cetera.

Periodiek worden de resultaten geëvalueerd en wordt beoordeeld of de steekproefomvang voldoet, of de risicofactoren de te voorkomen risico's voldoende afdekken en of de selecte steekproef voldoet. De evaluatie kan eventueel leiden tot aanpassing van deze beleidsregel.