Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Sittard-Geleen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023
Citeertitel	Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand van de gemeente Sittard-Geleen, vastgesteld op 13 oktober 2005 en de Regeling Fractieondersteuning Sittard-Geleen, vastgesteld op 12 december 2007.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2023			nieuwe regeling	15-12-2022 gmb-2022-569708

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023

De Raad van de gemeente Sittard-Geleen,

Gezien het voorstel van het Fractievoorzittersoverleg van 24 - 11 – 2022,

Besluit:

1.
De navolgende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023 vast te stellen.
2.
De jaarlijkse vaststelling van de fractieverantwoording als bedoeld in artikel 11 lid 4 van deze verordening te mandateren aan het Fractievoorzittersoverleg mits dit gremium hierin tot een unaniem besluit kan komen.

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
informatie:
- -
  eenvoudige verzoeken om feitelijke informatie, van geringe omvang;
- -
  inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.
b.
ambtelijke bijstand:
- -
  complexe, omvangrijke verzoeken om feitelijke informatie;
- -
  leveren van informatie ten behoeve van een initiatiefvoorstel, amendement of motie;
- -
  ondersteuning bij het opstellen van een initiatiefvoorstel, amendement of motie;
- -
  ondersteuning bij het vinden van financiële dekking voor een initiatiefvoorstel, amendement of motie
c.
portefeuillehouder: het collegelid dat verantwoordelijk is voor het onderwerp waarop een verzoek om informatie of bijstand betrekking heeft.

Artikel 2 Informatie

1.
Een raadslid wendt zich met een verzoek om informatie rechtstreeks tot het hoofd van de afdeling die belast is met de advisering over of uitvoering van het betreffende onderwerp.
2.
Het afdelingshoofd verstrekt de gevraagde informatie, tenzij hij twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld in artikel 1. In dat geval legt hij het verzoek aan de secretaris voor. De secretaris beslist of de gevraagde informatie wordt verstrekt.
3.
Indien de secretaris beslist dat de gevraagde informatie niet wordt verstrekt, deelt hij dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het betrokken raadslid alsmede aan de griffier.

Artikel 3 Ambtelijke bijstand

1.
Een raadslid wendt zich met een verzoek om ambtelijke bijstand tot de griffier.
2.
De griffier bepaalt of de gevraagde bijstand door medewerkers van de griffie kan worden verleend. Indien dit niet kan, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen om de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.
3.
De secretaris verleent de gevraagde bijstand, tenzij:
- a.
  het betrokken raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
  de reguliere taakuitoefening van de betreffende ambtenaren hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht;
- c.
  het verzoek om bijstand de belangen van de gemeente kan schaden.
4.
Indien de secretaris de gevraagde bijstand op grond van het bepaalde in lid 3 weigert te verlenen, deelt hij dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het betrokken raadslid alsmede aan de griffier.

Artikel 4 Geschillenregeling

1.
Indien het betrokken raadslid of de griffier een weigering van informatie als bedoeld in artikel 2 lid 3 of weigering van bijstand als bedoeld in artikel 3 lid 4 niet accepteert, leggen zij het geschil voor aan de burgemeester.
2.
Indien het betrokken raadslid niet tevreden is over de verstrekte informatie of verleende bijstand, deelt hij dit mee aan de griffier. De griffier overlegt hierover met de secretaris. Indien dit overleg niet tot een bevredigende oplossing leidt, leggen zij het geschil voor aan de burgemeester.
3.
De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk, gehoord het Fractievoorzittersoverleg, en deelt zijn besluit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het betrokken raadslid, de griffier en de secretaris.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage (Fractievergoeding)

1.
De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode jaarlijks een fractievergoeding ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.
2.
De fractievergoeding bestaat in 2023 uit een basisbedrag van € 2.500,- per fractie en een variabel deel van € 1.026,- per raadszetel van de fractie.
3.
De bedragen uit het tweede lid worden vanaf 2024 jaarlijks geïndexeerd op basis van het consumentenprijsindexcijfer.
4.
De fractievergoeding wordt gestort op een aparte uitsluitend voor de fractie bestemde bankrekening.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

1.
De fractievergoeding wordt besteed aan de ondersteuning en versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie en zijn niet bedoeld voor partijpolitieke doeleinden.
2.
In bijlage 1 is door middel van een uitgewerkt normenkader nader invulling gegeven aan waar de fractievergoeding wel en niet aan mag worden besteed.
3.
In de financiële administratie worden alle uitgaven gerelateerd aan dit nomenkader.
4.
Aanpassingen en/of concretiseringen in bijlage 1 kunnen alleen worden doorgevoerd via een raadsbesluit dan wel een unaniem besluit van het fractievoorzittersoverleg.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage

1.
Jaarlijks vóór 31 januari ontvangen de fracties de helft van de fractievergoeding als voorschot op dat kalenderjaar, verrekend met eventueel teveel ontvangen voorschot als bedoeld in artikel 11, lid 5.
2.
De andere helft van de fractievergoeding wordt vóór 30 april als voorschot uitbetaald mits de betreffende fractie de fractieverantwoording van het voorgaande jaar, als bedoeld in artikel 11, tijdig en volledig heeft ingediend. Bij het te laat indienen van de fractieverantwoording wordt deze tweede helft binnen één maand na het volledig indienen van de fractieverantwoording verstrekt.
3.
In een jaar waarin er gemeenteraadsverkiezingen zijn, wordt, in afwijking van het eerste lid, vóór 31 januari een kwart van de fractievergoeding uitbetaald en de resterende driekwart vóór 30 april, mits de fractieverantwoording van het voorgaande jaar tijdig en volledig is ingediend.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1.
Als een raadslid uittreedt bij een fractie maar lid blijft van de raad, neemt het raadslid het variabele bedrag aan fractievergoeding voor zijn zetel mee vanaf de maand na de kennisgeving aan de raad tot het einde van de zittingsperiode.
2.
De fractievergoeding aan de oorspronkelijke fractie wordt evenredig in mindering gebracht.
3.
Als een fractie tijdens de zittingsperiode van de raad ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de fractievergoeding vanaf de maand na de kennisgeving aan de raad.

Artikel 10 Reserve

1.
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren;
2.
De reserve is aan het eind van de raadsperiode niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande jaar toekwam ingevolge artikel 6;
3.
Een reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
4.
Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve van de fractie waar leden zijn uitgetreden, toebedeeld aan de betrokken (oude en nieuwe) fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar zou hebben ontvangen.

Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling fractievergoeding

1.
De fractie legt vóór 1 april aan de raad verantwoording af over de besteding van de fractiebijdrage gedurende het vorige kalenderjaar.
2.
Deze verantwoording bestaat uit:
- a.
  Een (digitaal) overzicht met alle uitgaven ingevuld in een format dat wordt verstrekt door de griffie. Alle uitgaven worden afzonderlijk gelinkt aan het normenkader.
- b.
  Alle bonnen/facturen van de uitgaven.
- c.
  Alle bankrekeningafschriften.
3.
De accountant controleert de financiële verantwoording en brengt advies uit aan de raad.
4.
Na ontvangst van het advies van de accountant stelt de raad het volgende vast:
- a.
  De uitgaven van iedere fractie die uit de fractievergoeding bekostigd zijn in het vorige kalenderjaar.
- b.
  De wijziging van de reserve,
- c.
  De resterende reserve.
- d.
  De verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten.

Artikel 12. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1.
De Verordening op de ambtelijke bijstand van de gemeente Sittard-Geleen, vastgesteld op 13 oktober 2005, wordt ingetrokken.
2.
De Regeling Fractieondersteuning Sittard-Geleen, vastgesteld op 12 december 2007, wordt ingetrokken.
3.
De Regeling Fractieondersteuning Sittard-Geleen, vastgesteld op 12 december 2007, blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen. Concreet gaat het hierbij om de tot en met het boekjaar 2022 verstrekte financiële bijdragen.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023.

Aldus besloten door de raad der gemeente Sittard-Geleen in zijn vergadering van 15-12-2022.

De griffier

Mr. N.A.P.G. Bisschoff

De voorzitter

Mr. J.Th.C.M. Verheijen

Bijlage 1 Normenkader Besteding Fractievergoeding

De fractievergoeding wordt besteed aan de ondersteuning en versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie en zijn niet bedoeld voor partijpolitieke doeleinden. Dit laatste houdt onder meer in dat er onderscheid gemaakt wordt tussen activiteiten (bijeenkomsten, communicatie, ondersteuning etc) van enerzijds de gemeenteraadsfractie en anderzijds van de politieke partij. Dit betekent dat kosten gericht op het functioneren van de gekozen volksvertegenwoordiging die met één of meer raadszetels in de gemeenteraad vertegenwoordigd is in veel gevallen vergoed worden. Kosten die gericht zijn op het functioneren van een politieke partij, al dan niet met een vertegenwoordiging in de raad, worden niet vergoed. In onderstaand overzicht is dit onderscheid op een aantal plekken zichtbaar.

Uitgaven die WEL ten laste kunnen komen van de fractievergoeding

1. Communicatie en bijeenkomsten
1.1	Kosten website fractie	Alle kosten komen in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding (ook bij een combinatie van fractie website en partij website)
1.2	Communicatiekosten fractie	Alle kosten komen in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding. Het moet duidelijk zijn dat de fractie (en niet de partij) verantwoordelijk is en de inhoud moet een relatie hebben met het raadswerk
1.3	Fractiebijeenkomsten en themabijeenkomsten van de fractie	Alle kosten komen in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding, zoals o.a. zaalhuur, sprekers, uitnodigingen, consumpties, huurapparatuur. Het dient hierbij te gaan om inhoudelijke bijeenkomsten en niet om het vieren van feestelijke aangelegenheden.
1.4	Politiek café e.d.	Bedoeld wordt een politieke bijeenkomst in de gemeente met betrekking tot een of meerdere actuele onderwerpen en die wordt georganiseerd op initiatief van de fractie met als doel de bevolking te raadplegen over bepaalde kwesties. In dat geval komen alle kosten in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding.
1.5	Kosten nieuwjaarsbijeenkomst fractie	Alle kosten komen in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding (ook andere partijleden mogen worden uitgenodigd).
1.6	Vergaderkosten	Alle kosten die verband houden met fractievergaderingen komen in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding. Hieronder kunnen bijvoorbeeld ook kosten voor een hapje eten vallen (bijvoorbeeld broodjes indien voorafgaand aan de raadsvergadering nog overleg plaatsvindt tijdens gebruikelijke etenstijd)
2. Personeel en ondersteuning
2.1	Personeelskosten fractiemedewerkers	Als er een aantoonbare relatie bestaat tussen de financiële bijdrage en het geleverde product of de geleverde dienst mogen de kosten uit het fractiebudget betaald worden. Er dient sprake te zijn van een overeenkomst tussen de fractie en de fractiemedewerker. Een raads- of burgerlid kan niet tevens bezoldigd fractiemedewerker zijn.
2.2	Vrijwilligers	Als er een aantoonbare relatie bestaat tussen de financiële bijdrage en het geleverde product of de geleverde dienst mogen de kosten uit het fractiebudget betaald worden. Er dient sprake te zijn van een overeenkomst tussen de fractie en de vrijwilliger. Hiervoor dienen de fiscale regels vrijwilligersvergoedingen gevolgd te worden (maximale bedragen per persoon per jaar, per maand en per uur. Extra bijdragen voor overige onkosten zijn niet toegestaan. Een raads- of burgerlid komt niet in aanmerking voor een vrijwilligersvergoeding.
2.3	Inzet externe partijen ter ondersteuning van werkzaamheden fractie.	Als er een aantoonbare relatie bestaat tussen de financiële bijdrage en het geleverde product of de geleverde dienst mogen de kosten uit het fractiebudget betaald worden.
2.4	Werkgeverschapskosten t.b.v. fractiemedewerkers en vrijwilligers	Bijvoorbeeld scholingskosten fractiemedewerkers en vrijwilligers ter verbetering van het uitvoeren van de functie (functiegerichte scholing).
3. Opleiding en informatievergaring
3.1	Opleidingen voor raads- en commissieleden inhoudelijk gerelateerd aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.	Andere opleidingen dan hiernaast genoemd voor raads- en burgerleden kunnen in beginsel op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers worden bekostigd (artikel 3.3.3.)
3.2	Informatie voor fracties en fractiekamer	Alle kosten komen in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding maar abonnementen voor individuele raadsleden mogen niet uit het fractiebudget worden betaald. Tevens geen vergoeding voor abonnementen die door de raadsgriffie aan de raad ter beschikking worden gesteld.
4. Algemene kosten
4.1	Administratiekosten e.d.	Kosten voor kantoorartikelen, drukwerk, automatisering (maar niet voor digitale voorzieningen voor raads- en burgerleden), portokosten, bankkosten etc. komen volledig in aanmerking voor de besteding van de fractievergoeding mits ze voor de fractie bestemd zijn en niet voor de individuele raadsleden (daar is de onkostenvergoeding voor raadseden voor bestemd)
4.2	Representatiekosten	Maximaal € 50,00 per keer bij het bezoeken van externe gelegenheden door een fractie. Een persoonlijk aan de fractie gerichte uitnodiging is niet noodzakelijk.

Uitgaven die NIET ten laste kunnen komen van de fractievergoeding

Representatiekosten zoals hiernaast vermeld	Geen vergoeding voor: • (Afscheids)recepties/ borrels, bijvoorbeeld voor tussentijds vertrekkende leden uit de eigen fractie. • Borrelen/horecabezoek na afloop van vergaderingen. • Bedragen boven de 50 euro bij het bezoeken van externe recepties door een fractie. • Representatiekosten bij externe recepties door individuele fractieleden.
Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen.	Vanzelfsprekend kunnen geen kosten uit de fractievergoeding vergoed worden die in strijd zijn met wet- en regelgeving.
Uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege zoals uitgaven die reeds worden vergoed vanwege het rechtspositiebesluit of de verordening decentrale politieke ambtsdragers.	Onder andere de volgende kosten kunnen daarom niet uit de fractievergoeding worden betaald. • Reis- en verblijfkosten gemaakt voor de uitoefening van de functie. • De kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie. • Kosten voor digitale voorzieningen voor raads- en burgerleden. • Lidmaatschap van beroepsverenigingen • Kosten waarvoor de vaste onkostenvergoeding voor raadsleden is bedoeld, zoals o.a.: o telefoonkosten o individuele consumpties (zoals koffie, thee en andere drankjes). o fooien in Nederland. o verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s. o gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging. o activiteiten van, door of namens de politieke partij. o abonnementen kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen.
Giften, leningen en beleggingen	Ook (verjaardags)cadeaus voor fractieleden of fractiemedewerkers/vrijwilligers kunnen niet worden bekostigd uit de fractievergoeding met uitzondering van presentjes met een waarde van maximaal € 50 per persoon per jaar voor onbezoldigde fractiemedewerkers of vrijwilligers die geen vrijwilligersvergoeding ontvangen. Ook geldt een uitzondering voor representatiekosten van maximaal € 50,00 per keer bij het bezoeken van externe gelegenheden door een fractie.

En voorts alle partij (en dus niet fractie) gerelateerde kosten:
Kosten website partij	Als de website enkel betrekking heeft op de partij (en dus niet (tevens) op de fractie, komen de kosten hiervan niet voor vergoeding in aanmerking.
Kosten partijbijeenkomsten/ledenbijeenkomsten	Indien een bijeenkomst een activiteit betreft van de partij en niet van de fractie dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding betaald worden.
Kosten werving kandidaat-raadsleden	Kosten kunnen niet uit de fractievergoeding worden betaald.
Kosten cursussen partijleden	Kosten kunnen niet uit de fractievergoeding betaald worden. Cursussen voor Fractiemedewerkers en vrijwilligers eventueel wel i.v.m. werkgeverschap.
Communicatiekosten partij	Geen vergoeding.
Betalingen aan politieke instellingen of natuurlijke personen.	Geen vergoeding tenzij dit is ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) op basis van een gespecificeerde, reële declaratie.
Uitgaven in verband met of gericht op de verkiezingen.	Kosten voor bijvoorbeeld verkiezingskrantjes, verkiezingsfolders, advertenties, posters, attributen met partijlogo (paraplu’s, pennen etc.) komen niet voor vergoeding uit het fractiebudget in aanmerking