| Organisatie | Kerkrade |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Kerkrade 2023 |
| Citeertitel | Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Kerkrade 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-12-2022 | nieuwe regeling | 20-12-2022 | 22n00582 |
Het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) is bevoegd tot het behandelen van aanvragen om omgevingsvergunningen. Thans op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en na invoering van de Omgevingswet op grond hiervan.
In de gemeentelijke praktijk zijn er voorbeelden van aanvragen om omgevingsvergunningen die niet (geheel) openbaar worden gemaakt en/of vertrouwelijk worden behandeld.
Het gaat om dossiers van bijzondere bouwwerken, locaties en/of activiteiten waarvoor een omgevingsvergunning is vereist. Hoewel het college bij het nemen van beslissingen streeft naar een hoge graad van publieksparticipatie, is het voor eigenaren/gebruikers van deze percelen zeer wenselijk de dossiers of een deel daarvan uit veiligheids- of vertrouwelijkheidsoverwegingen af te schermen voor algemeen openbaar gebruik.
Als een bouwwerk of ruimtelijke activiteit vertrouwelijk is, bepaalt het college in overleg met de aanvrager welke stukken openbaar zijn in te zien, de zogenoemde ‘publieks-set’.
Aanvragers en belanghebbenden hebben belang bij inzicht over de wijze waarop de gemeente Kerkrade met de aangeleverde (vertrouwelijke) stukken omgaat.
Voorts verlangen aanvragers waarborgen van de gemeente.
In de toelichting wordt verder ingegaan op de wijze waarop de gemeente Kerkrade met deze specifieke categorie aanvragen omgaat en welke criteria daarbij worden gehanteerd. Daarbij gaat het college uit van maximale openheid. Deze beleidsregel legt de handelswijze en criteria bestuurlijk/juridisch vast.
Het college van burgemeester en wethouders van Kerkrade,
artikel 3.2 van de Wabo dan wel – na invoering van de Omgevingswet – artikel 16.68 van de Omgevingswet
Omgevingswet, geconsolideerde versie08-09-2022. Indien het artikelnummer 16.68 nog wordt aangepast in de definitieve Omgevingswet, dient hier het nieuwe artikelnummer te worden gelezen.
artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo);
artikel 55 van de Gemeentewet;
artikel 4, vierde, zesde en zevende lid van het Verdrag betreffende toegang tot informatie, inspraak in besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden Aarhus, 25-06-1998 (Verdrag van Aarhus);
artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb),
besluit vast te stellen de Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Kerkrade 2023:
In deze beleidsregel wordt verstaan onder:
AVG: Algemene verordening gegevensbescherming;
Awb: Algemene wet bestuursrecht;
Centraal register: interne lijst met percelen die vertrouwelijk worden behandeld;
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kerkrade;
Geautoriseerde ambtenaar: door het college aangewezen medewerker in vaste dienst van de gemeente Kerkrade, die beschikt over een Verklaring Omtrent het Gedrag en die de ambtseed of ambtsbelofte heeft afgelegd;
Perceel: grond al dan niet met opstallen cq bouwwerken, gekoppeld aan een adres en/of kadastraal nummer;
UOV: uniforme openbare voorbereidingsprocedure, als bedoeld in afdeling 3.4 van de Awb
VOG: Verklaring Omtrent het Gedrag;
Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht;
Omgevingswet: de Omgevingswet zoals deze geldt na invoering hiervan;
Verdrag van Aarhus: het Verdrag betreffende toegang tot informatie, inspraak in besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden Aarhus, 25-06-1998.
Artikel 2 Indeling in beschermingsniveaus
Het college deelt aanvragen om omgevingsvergunningen in drie beschermingsniveaus in, naar de mate van vertrouwelijkheid en geheimhouding. Deze zijn als volgt:
a. standaard: beschermingsniveau 1;
Artikel 3 Beschermingsniveau 1 standaard
Beschermingsniveau 1 betreft het standaard beschermingsniveau. Aanvragen om omgevingsvergunningen, die niet vallen onder de categorie ‘vertrouwelijk’ of ‘geheimhouding’ (als bedoeld in artikel 2) vallen hieronder.
Het college handelt aanvragen om omgevingsvergunningen, die onder beschermingsniveau 1 vallen, zoveel mogelijk in de openbaarheid af.
a. dat het dossier openbaar is in te zien op aanvraag cq. op te vragen met inachtneming van de bepalingen uit de AVG. Een aanvraag kan digitaal of telefonisch worden ingediend;
b. dat de kennisgeving van aanvragen en beschikkingen bekend worden gemaakt op grond van de Wet elektronische publicaties.
Artikel 4 Beschermingsniveau 2 vertrouwelijk
Beschermingsniveau 2 betreft de (delen van) dossiers die vertrouwelijk worden behandeld. Het gaat om aanvragen die betrekking hebben op percelen die vermeld staan in het Centraal register als bedoeld in artikel 6.
Onder vertrouwelijk vallen onder meer ruimtelijke activiteiten aangaande rijksgebouwen, politiebureaus, en in beginsel defensie-objecten, zoals het Army Prepositioned Stocks in Eygelshoven, en risicovolle locaties waar de algemene veiligheid van personen in het geding kan komen. Het college behandelt aanvragen om omgevingsvergunningen, die onder beschermingsniveau 2 vallen, als vertrouwelijk.
a. alleen geautoriseerde ambtenaren het dossier kunnen inzien en handelingen kunnen verrichten;
b. de ontvangst van de aanvraag om een omgevingsvergunning en de bekendmaking van de beschikking conform de wettelijke bepalingen worden gepubliceerd;
c. (een deel van) de onderliggende stukken zonder toestemming van het college niet openbaar zijn in te zien;
d. bij toepassing van de UOV het college – met inachtneming van geldende wet- en regelgeving - bepaalt welke stukken vrij worden gegeven voor terinzagelegging.
Artikel 5 Beschermingsniveau 3 geheimhouding
Niveau 3 heeft het hoogste beschermingsniveau. Het gaat hierbij om de geheime dossiers. Het zijn aanvragen waarbij de eenheid van de Kroon en de veiligheid van de Staat in het geding kunnen zijn, zoals bijvoorbeeld aanvragen betreffende het koningshuis, bepaalde rijksgebouwen, woningen van beveiligde politici, bepaalde residenties en bepaalde bouwwerken van internationale instellingen. Defensie-objecten, zoals het Army Prepositioned Stocks in Eygelshoven, vallen tevens onder beschermingsniveau 3, indien beschermingsniveau 2 (als bedoeld in artikel 4) onvoldoende waarborgen biedt in het kader van staatsveiligheid.
Het college behandelt op een gemotiveerd schriftelijk verzoek van de aanvrager en ter beoordeling van het college, met inachtneming van de Woo, de aanvraag om een omgevingsvergunning onder geheimhouding.
a. alleen geautoriseerde ambtenaren het dossier in kunnen zien en handelingen kunnen verrichten;
b. de ontvangst van de aanvraag om een omgevingsvergunning en de bekendmaking van de beschikking niet worden gepubliceerd;
c. onderliggende stukken niet openbaar zijn in te zien;
d. de toepassing van afdeling 3.4 (UOV) en artikel 3:44 van de Algemene wet bestuursrecht achterwege wordt gelaten.
Artikel 6 Centraal register van bestaande percelen waarvan de dossiers vertrouwelijk worden behandeld of onder geheimhouding vallen
Het college hanteert een centraal register van bestaande percelen dan wel delen daarvan, waarvan de dossiers geheel of gedeeltelijk (tijdens de behandeling van de aanvraag om een omgevingsvergunning en na archivering) vertrouwelijk worden behandeld (beschermingsniveau 2, als bedoeld in artikel 4) of geheel onder geheimhouding vallen (beschermingsniveau 3, als bedoeld in artikel 5);
Artikel 7 Criteria voor plaatsing van percelen onder een verhoogd beschermingsniveau
Het college hanteert de volgende criteria (reden van bescherming) voor plaatsing van (delen van) percelen in het centrale register als bedoeld onder artikel 6:
Geheim: De bescherming van de eenheid van de Kroon en/of de veiligheid van de Staat betreffende, als bedoeld in artikel 5.1, eerste lid, onder a en onder b, van de Woo;
Vertrouwelijk: De bescherming van de algemene- of internationale veiligheid betreffende, op grond van de gronden als bedoeld in artikel 5.1, eerste lid, onder c tot en met e, en tweede lid van de Woo, dan wel artikel 4, vierde lid, van het Verdrag van Aarhus.
Het college is bevoegd onder gemotiveerd af te wijken van voorgaande artikelen door in bijzondere omstandigheden en op verzoek van aanvrager tegemoet te komen aan onbillijkheden van overwegende aard, welke zich mochten voordoen bij de toepassing van deze Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Kerkrade 2023.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kerkrade in zijn vergadering van 20 december 2022.
De burgemeester, de secretaris,
Dr. T.P. Dassen-Housen R.J.M.S. Stijns
Vertrouwelijke dossiers en geheimhouding:
Er zijn twee vormen van bescherming voor aanvragen om omgevingsvergunningen: (delen van) dossiers van percelen die ‘vertrouwelijk’ worden behandeld en dossiers van percelen die geheel onder ‘geheimhouding’ vallen. Beide categorieën van percelen zijn (of worden) opgenomen in het Centraal register als bedoeld in artikel 6 van deze beleidsregel.
De geheimhouding gaat het verst in zijn bescherming. Onder deze categorie wordt de ontvangst van de aanvraag en de bekendmaking van de beschikking niet gepubliceerd en er worden geen stukken openbaar gemaakt.
Intern mogen alleen medewerkers (en hun adviseurs), die zijn geautoriseerd, werken aan en inzage hebben in deze dossiers.
Het Rijksvastgoedbedrijf stelt op basis van het Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie 2013 (VIRBI 2013) strenge eisen aan informatiebeveiliging. Bij aanvragen om omgevingsvergunningen waarin bijzondere informatie betreffende de staatsveiligheid staat, maakt de gemeente Kerkrade vooraf afspraken met het Rijksvastgoedbedrijf. Betrokken medewerkers moeten een ambtseed/-belofte hebben afgelegd en er moet een recente VOG zijn. Informatie wordt alleen verstrekt via beveiligde datadragers. Er vindt overleg plaats over het screenen van medewerkers en het beperkt aantal kereninzien van stukken in een beveiligde omgeving.
Voorts bevindt zich binnen de gemeente Kerkrade het zogenoemde Army Prepositioned Stocks in Eygelshoven, zijnde een militair depot. Bij aanvragen om omgevingsvergunningen aangaande dit depot, waarin bijzondere informatie staat betreffende veiligheid en/of vertrouwelijkheid, maakt de gemeente Kerkrade vooraf afspraken met het Ministerie van Defensie.
Bij de behandeling van een aanvraag om een omgevingsvergunning over een perceel, dat is opgenomen in het Centraal register, en onder ‘vertrouwelijk’ valt, is uit beschermingsoogpunt het dossier afgeschermd in het digitale opslagsysteem. In overleg met de aanvrager wordt bepaald welke delen wel openbaar kunnen worden gemaakt, zodat er voor reclamanten cq. belanghebbenden voldoende informatie beschikbaar is om voor hun rechten op te komen. De bescherming daarbij betreft meestal de plattegronden, nadere detailleringen of delen daarvan. Aan de aanvrager wordt gevraagd een set tekeningen (‘publieks-set’) samen te stellen, die voldoende informatie voor derde-belanghebbenden biedt en ter inzage kan worden gelegd. Na overleg met de aanvrager bepaalt het college welke stukken openbaar kunnen worden behandeld in de Welstands- en monumentencommissie (of opvolger daarvan onder de Omgevingswet)
In tegenstelling tot de vertrouwelijke dossiers wordt, bij een dossier dat onder ‘geheimhouding’ valt, de terinzagelegging achterwege gelaten.
De ontvangst van vergunningsaanvragen over percelen die deels of geheel zijn (of worden) opgenomen in het Centraal register - en onder ‘vertrouwelijk’ vallen - worden wel gepubliceerd, echter met de vermelding dat (delen van) de onderliggende stukken niet openbaar zijn in te zien. Ditzelfde geldt voor de bekendmaking van de beschikking. De dossiers (aanvragen en beschikkingen) waarop ‘geheimhouding’ rust worden niet gepubliceerd.
Criteria zijn noodzakelijk om objectief te kunnen bepalen of (delen van) percelen moeten worden aangemerkt als ‘beschermd’. Op basis hiervan wordt de specifieke status vastgesteld en bepaald of van (delen van) deze percelen de dossiers vertrouwelijk moeten worden behandeld.
Deze criteria vloeien voort uit de Archiefwet 1995, de Woo, Awb, Wabo en (na inwerkingtreding) de Omgevingswet, het Aarhus verdrag en de AVG. Op grond hiervan is informatie beperkt of niet beschikbaar. Daarbij moet onder meer worden gedacht aan de bescherming van de staatsveiligheid, de algemene-en internationale veiligheid en persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens en de bescherming van het milieu.
Onder het criterium bescherming van de algemene veiligheid vallen (ter beoordeling van het college) ruimtelijke activiteiten met betrekking tot bijvoorbeeld:
grote festivals, grote tentoonstellingen, demonstraties, openbaar vervoer, grote sportwedstrijden of risicovolle locaties waar de algemene veiligheid van (veel) mensen in het geding kan komen,
bedrijven en locaties met brandbare, explosieve of giftige stoffen, die een risico vormen voor de omgeving en/of het milieu (bv gas-, elektriciteits- en drinkwaterleiding maatschappijen),
locaties onder beheer van politie en/of justitie.
ruimtelijke activiteiten betreffende het zogenoemde Army Prepositioned Stocks in Eygelshoven, zijnde een militair depot, kunnen vallen onder het criterium bescherming van de veiligheid van de Staat (met beschermingsniveau 3 geheimhouding)
dan wel onder het criterium algemene- of internationale veiligheid (met beschermingsniveau 2 vertrouwelijk). Dit is afhankelijk van de omstandigheden van het geval.
Daarnaast kunnen instanties, rechtspersonen en natuurlijke personen de gemeente verzoeken de percelen die zij in gebruik hebben door de gemeente deels of geheel aan te laten merken als beschermd. Deze verzoeken worden door het college getoetst aan de wettelijke criteria, uitgewerkt in deze beleidsregel.
Geheimhouding kan alleen worden opgelegd met een wettelijke grondslag, zoals artikel 5.1 van de Woo en artikel 4 van het Verdrag van Aarhus (inzake milieuaangelegenheden).
Artikel 5.1 van de Woo is imperatief geformuleerd. Dat betekent dat openbaarmaking van een document moet worden geweigerd op bepaalde gronden.
De geheimhouding rust op de stukken zolang zij niet wordt opgeheven. Het is namelijk niet altijd nodig dat de geheimhouding blijft voortduren. Na verloop van tijd kunnen stukken minder prioriteit krijgen. De bescherming eindigt in ieder geval niet met het afronden van de vergunningprocedure. Afgesloten dossiers en vertrouwelijke/geheime dossiers van percelen, die zijn opgenomen in het Centraal register, zijn evenwel alleen met machtiging van de eigenaar in te zien. Op grond van artikel 15 en 16 van de Archiefwet 1995 kunnen beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van de stukken.
Voor aanvragen om omgevingsvergunningen die in het kader van de staatsveiligheid een bijzondere behandeling vergen, en waarop de UOV (afdeling 3.4 van de Awb) van toepassing is, biedt artikel 3.2 van de Wabo (vanaf invoering van de Omgevingswet: artikel 16.68 van de Omgevingswet) de mogelijkheid om deze procedure geheel of gedeeltelijk achterwege te laten.
Is er sprake van (gehele) geheimhouding dan wordt het ontwerpbesluit niet ter inzage gelegd. Op grond van artikel 3.2. van de Wabo (vanaf invoering van de Omgevingswet: artikel 16.68 van de Omgevingswet) wordt ook de bekendmaking van het besluit aan derden (art. 3:44 van de Awb) achterwege gelaten. De aanvraag en de beschikking worden op grond van artikel 5.1 van de Woo niet gepubliceerd.
Artikel 2 Indeling in beschermingsniveaus
Het beschermingsniveau geeft de mate van bescherming aan, waarbij beschermingsniveau 1 het standaard beschermingsniveau is en beschermingsniveau 3 de hoogste mate van bescherming geeft.
Voor alle aanvragen om omgevingsvergunningen geldt dat de uitwisseling van gegevens (publicatie en openbaarmaking) moet voldoen aan de AVG.
Artikel 3 beschermingsniveau 1 standaard
Deze dossiers zijn in te zien door alle gebruikers van de interne digitale systemen van de gemeente en zijn openbaar voor zover niet in strijd met de AVG (m.b.t. persoonsgegevens) en de Woo (m.b.t. documenten en bijlagen/tekeningen). Via de publicatie kunnen stukken digitaal en telefonisch worden opgevraagd. De bekendmaking van de beschikking is online in te zien.
Artikel 4 beschermingsniveau 2 vertrouwelijk
Beschermingsniveau 2 betreft de (delen van) dossiers die vertrouwelijk worden behandeld. De aanvraag om een omgevingsvergunning en het besluit worden wel gepubliceerd, echter met de vermelding dat (een deel van) de onderliggende stukken niet openbaar zijn in te zien. De afdeling die aanvragen registreert en doorstuurt voor behandeling, classificeert de aanvraag bij binnenkomst als vallend onder het Centraal register en daarmee valt dit dossier onder een verhoogd beschermingsniveau.
Door dit beschermingsniveau krijgt slechts een beperkt aantal medewerkers/adviseurs tijdelijk toegang tot het dossier dan wel het vertrouwelijk deel daarvan.
Na overleg met de aanvrager wordt door het college bepaald welke stukken openbaar kunnen worden behandeld in de Welstands- en monumentencommissie (of opvolger daarvan onder de Omgevingswet).
Na overleg met de aanvrager wordt door het college bepaald welke delen wel openbaar kunnen worden gemaakt, zodat er voor reclamanten voldoende informatie beschikbaar is om voor hun rechten op te komen. De bescherming daarbij betreft bijvoorbeeld vaak de plattegronden, nadere detailleringen of delen daarvan. Aan de aanvrager wordt gevraagd een set tekeningen (‘publieks-set’) samen te stellen, die voldoende informatie voor derde-belanghebbenden biedt en ter inzage kan worden gelegd.
Artikel 5 beschermingsniveau 3 geheimhouding
Niveau 3 heeft het hoogste beschermingsniveau. Het gaat hierbij om de geheime dossiers. Dit betreft aanvragen waarbij de eenheid van de Kroon en de veiligheid van de Staat in het geding kunnen zijn zoals aanvragen betreffende bepaalde rijksgebouwen, woningen van beveiligde politici en bepaalde gebouwen van internationale instellingen.
Defensie-objecten, zoals het Army Prepositioned Stocks in Eygelshoven, vallen tevens onder beschermingsniveau 3, indien beschermingsniveau 2 (als bedoeld in artikel 4) onvoldoende waarborgen biedt in het kader van staatsveiligheid.
Bij aanvragen die vallen onder geheimhouding wordende ontvangst van de aanvraag en de bekendmaking van de beschikking niet gepubliceerd en wordende stukken ook niet ter inzage gelegd. Geheime aanvragen en bijbehorende stukken worden enkel gedeeld met diegenen die rechtstreeks bij het plan zijn betrokken en hiertoe zijn geautoriseerd.
Het is wel van belang dat de aanvragers bij de aanvraag een schriftelijke motivatie indienen waaruit blijkt dat de aanvraag op grond van de Woo of het Verdrag van Aarhus onder geheimhouding moet worden behandeld.
Het plan wordt, indien van toepassing, behandeld in de besloten vergadering van Welstands- en monumentencommissie (of opvolger daarvan onder de Omgevingswet).
Artikel 6 Centraal register van bestaande percelen waarvan de dossiers vertrouwelijk worden behandeld of onder geheimhouding vallen
Het college hanteert een Centraal register van bestaande percelen (gronden en opstallen) waarvan de dossiers tijdens de behandeling van de aanvraag omgevingsvergunning en na archivering vertrouwelijk worden behandeld (beschermingsniveau 2, als bedoeld in artikel 4) of behandeld worden onder geheimhouding (beschermingsniveau 3, als bedoeld in artikel 5).
Onderscheid moet worden gemaakt tussen de ‘dynamische fase’ en ‘semi-statische fase’ van een dossier:
In de semi-statische fase van een dossier is er sprake van een bestaand perceel. Er vinden op dat moment geen activiteiten plaats waarvoor een omgevingsvergunning in aanvraag is. Vertrouwelijke behandeling houdt in dat de archiefstukken, zonder toestemming van het college, niet openbaar zijn. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnende stukken inzien.
In de dynamische fase van een dossier gaat het om bestaande percelen (of nieuw toegevoegde percelen) waarop een aanvraag om een omgevingsvergunning is ingediend. Vertrouwelijke behandeling houdt in dat de onderliggende stukken behorende bij de aanvraag om omgevingsvergunning, zonder toestemming van het college, niet of slechts ten dele openbaar zijn. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen de stukken inzien en handelingen verrichten.
Niet alle aanvragen betreffende een ‘beschermd perceel’ behoeven bescherming. Ter beoordeling van het college kunnen enkelvoudige aanvragen om omgevingsvergunningen voor het maken van bijvoorbeeld een uitweg, het realiseren van een reclameobject of het vellen van een houtopstand als standaard worden behandeld.
Het Centraal register wordt door geautoriseerde ambtenaren, namens het college, actueel gehouden.
Artikel 7 Criteria voor plaatsing van percelen onder een verhoogd beschermingsniveau
Overzicht van soorten percelen en reden van eventuele plaatsing onder een verhoogd beschermingsniveau (deze lijst is niet limitatief):
Een hardheidsclausule dient als grondslag om een bepaling uit de Beleidsregel vertrouwelijke omgevingsvergunningen Kerkrade 2023 geheel of gedeeltelijk buiten toepassing te laten als de toepassing ervan zou leiden tot uitzonderlijk onbillijke of onredelijke gevolgen.
De hardheidsclausule wordt enkel in uitzonderlijke situaties en slechts op verzoek van de aanvrager van de omgevingsvergunning toegepast. De hardheidsclausule geldt alleen als de uitvoering van leidt tot gevolgen die door het bevoegde gezag niet zijn voorzien of beoogd toen hij de beleidsregel vaststelde.
De hardheidsclausule biedt géén oplossing als de beleidsregel door persoonlijke omstandigheden slecht voor een aanvrager uitpakt. Of als een aanvrager een gevolg van de beleidsregel om persoonlijke redenen als hard ervaart.
Het gebruik van de hardheidsclausule dient door het college te worden gemotiveerd.