Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg houdende regels omtrent informatiebeheer

BESLUIT

Het Dagelijks Bestuur van BsGW;

Onderwerp: Beheerregeling informatiebeheer BsGW 2022

Roermond, 10-11-2022

Het Dagelijks Bestuur van BsGW;

Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening BsGW 2011;

BESLUIT

vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen 2022:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het dagelijks bestuur van de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW);

archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

beheerder: de directeur;

conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

archivaris: de in artikel 32, derde lid van de Archiefwet 1995 bedoelde archivaris, is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het dagelijks bestuur van de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW);

informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voorvernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

strategisch informatieoverleg: overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26 b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 3. Taken beheerder

• 1.

  De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

• 2.

  De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft het advies van de archivaris.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en archivaris

1. Het Strategisch informatieoverleg geeft het dagelijks bestuur of de beheerder advies over:

a. vervreemding van archiefbescheiden;

b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

2. De archivaris geeft het dagelijks bestuur of de beheerder in ieder geval advies over:

a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

b. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

c. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

d. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

e. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

f. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 5 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

1. De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundig personeel.

2. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

3. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden.

4. De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

5. De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

a. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

b. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

c. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

6. De archivaris brengt, als onderdeel van het jaarverslag, tweejaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 6. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan kunnen, voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze beheerregeling treedt in werking op de dag dat de Archiefverordening BsGW 2022 in werking treedt.

2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer BsGW 2022.