Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW 2023

Het SVHW koopt op een professionele en zorgvuldige wijze diensten en leveringen in en profileert zich naar buiten toe als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid levert een bijdrage aan de inkoopprofessionalisering binnen het SVHW. Het doel van het beleid is om richting te geven aan de inkoop- en aanbestedingspraktijk en om uniformiteit te bevorderen. Het SVHW wil met dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid, keuzes maken en richting geven aan de wijze waarop ze inkoopt.

Inkoopvisie SVHW

Binnen de vigerende wetten, regelgeving en jurisprudentie hanteert het SVHW de volgende inkoopvisie:

“Het SVHW wil op een efficiënte wijze inkopen, waarbij ze de inkoopfunctie op een duurzame en maatschappelijk verantwoorde wijze uitvoert en de integriteit en de beheersing van de juridische risico’s waarborgt.”

Met deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid wil het SVHW het volgende bereiken:

• •

  doelstellingen, uitgangspunten en kaders vastleggen waarbinnen de inkopen bij het SVHW plaatsvinden;

• •

  een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap; bevorderen van de uniformiteit tussen het SVHW en andere overheidsinstellingen;

• •

  transparantie richting de markt en de deelnemers van het SVHW.

Deze nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW is opgebouwd op basis van de volgende inkoopuitgangspunten:

Het SVHW leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door het SVHW restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet

• •

  Europese wet- en regelgeving:

• •

  Gids proportionaliteit

• •

  Burgerlijk Wetboek

• •

  Gemeentewet

• •

  Mededingingswet

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Het SVHW neemt bij Overheidsopdrachten boven de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Alle keuzes die het SVHW maakt bij een aanbesteding (keuze van de aanbestedingsprocedure, keuze van de leverancier) dienen objectief gemaakt en gemotiveerd te worden. Ook de te stellen eisen en criteria moeten zo objectief mogelijk zijn.

• •

  Non-Discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit of herkomst van producten is niet toegestaan. Het SVHW behandelt op gelijke wijze;

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het onderwerp van de opdracht. Het SVHW past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Van de Gids proportionaliteit mag slechts worden afgeweken als het SVHW motiveert dat de betreffende afwijking in het specifieke geval proportioneel is.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van het SVHW.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Het SVHW neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

Het SVHW streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat leveranciers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Het SVHW past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• •

  Voor leveringen en diensten de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gebaseerd op het model van de VNG: ‘VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden Alv’

• •

  Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);

• •

  Gids proportionaliteit

• •

  Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT).

De algemene (verkoop)voorwaarden die leveranciers gebruiken worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Het is mogelijk, dat er gebruik wordt gemaakt van (standaard) algemene voorwaarden en aanbestedingsreglementen die bij de uitvoering van inkoopprocedures in specifieke branches, voor specifieke opdrachten (monopolistische markten) of bij specifieke specificatievormen gemeengoed zijn. Het gebruik van aanbestedingsreglementen mag niet leiden tot afbreuk van de doelstellingen en uitgangspunten in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW, waaronder de borging van juridische risico’s.

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze (aanbestedingsvorm) moet worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de geldende Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. Het SVHW wordt gezien als één opdrachtgever.

Bij een opdracht waarvan de opdrachtwaarde gedurende het project wijzigt, dient opnieuw te worden afgewogen of de gehanteerde aanbestedingsprocedure nog steeds de juiste is.

Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of leveringen die identiek zijn mogen niet worden gesplitst, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet worden gesplitst. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd mag worden beperkt om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.

Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk te worden gemotiveerd.

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling en de budgethouderschapsregeling zoals deze staan gepubliceerd op de openbare website van het SVHW. Het SVHW wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur van het SVHW. Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de directeur SVHW (budgethouder) en voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, wordt dan vóóraf gemotiveerd besloten tot afwijken van de gestelde inkoopprocedure. Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.

Het Dagelijks Bestuur mandateert de directeur van het SVHW om dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) of specifieke omstandigheden deze aanpassingen vereisen. Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met toestemming van de directeur.

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van het SVHW.

• a.

  Het SVHW stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

Het SVHW vindt het belangrijk dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de binnen het SVHW vastgestelde gedragscode Integriteit. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen.

In het kader van integriteit hanteert het SVHW gedragsregels. De medewerkers van het SVHW:

• •

  Hebben respect voor de positie en de belangen van de leveranciers;

• •

  Passen bij inkopen zoveel mogelijk het vier-ogen principe toe bij de keuze van de (potentiële) leverancier en de opdrachtverlening;

• •

  Betrachten geheimhouding tegenover derden over vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke plicht tot openbaarmaking;

• •

  Gebruiken vertrouwelijke informatie van (potentiële) leveranciers voor het doel waarvoor deze informatie is bestemd;

• •

  Handelen onpartijdig en zorgen ervoor dat voor alle (potentiële) leveranciers dezelfde procedures gelden, dat zij gelijke toegang tot informatie hebben en dat geen vermenging plaats vindt met oneigenlijke belangen;

• •

  Ondernemen geen nevenactiviteiten die de integriteit van het SVHW zouden kunnen schaden;

• •

  Nemen geen materiële of immateriële relatiegeschenken van (potentiële) leveranciers in ontvangst.

• b.

  Het SVHW contracteert alleen integere leveranciers.

Het SVHW doet alleen zaken met leveranciers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Het SVHW behoudt zich het recht voor om in het kader van het inkopen potentiële leveranciers te verzoeken een eigen verklaring af te leggen, andere bewijsstukken in te dienen over van hun handelen in het verleden en/of, voor zover het SVHW hier aanleiding toe ziet, zelfstandig te onderzoeken of te laten onderzoeken in hoeverre een leverancier als integer kan worden aangemerkt. Een leverancier die niet integer is of niet voldoet aan wettelijke regelgeving, kan worden uitgesloten van deelname aan aanbestedingsprocedures. Bij de toepassing van deze regeling verstaat het SVHW onder uitsluiting ook de beslissing om een leverancier niet uit te nodigen voor een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding.

Het SVHW gaat er verder vanuit dat de (potentiële) leveranciers geen misbruik maken van de van het SVHW verkregen vertrouwelijke informatie en dat zij de positie en belangen van het SVHW als publieke opdrachtgever respecteren en ondersteunen.

Bij inkopen en aanbesteden houdt het SVHW rekening met de impact die het heeft op het gebied van duurzaamheid, welzijn en sociale voorwaarden. Bij meervoudige, nationale en Europese aanbestedingen zal het SVHW duurzaamheid en sociale, ecologische en economische aspecten meewegen en leveranciers vragen (dit kan eventueel door middel van een vragenlijst) naar de impact van hun diensten, leveringen of werken hierop.

Met inachtneming van de Gids Proportionaliteit worden bij nationale en Europese aanbestedingen duurzaamheid, welzijn en sociale voorwaarden als gunningscriterium meegewogen. Bij nationale en Europese aanbestedingen kunnen ook criteria voor social return on investment (SROI) worden meegewogen.

• a.

  Bij Inkopen neemt het SVHW sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat het SVHW indien mogelijk de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Het SVHW wil indien mogelijk maatschappelijk verantwoord inkopen om een bijdrage te leveren aan een toekomstbestendige leefomgeving. Onderdelen van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn klimaatbewust inkopen, biobased inkopen, circulair inkopen en internationale sociale voorwaarden.

Het SVHW heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft het SVHW als opdrachtgever en inkoper invloed op leveranciers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen kan zij een duurzaam beleid door leveranciers stimuleren.

De basis voor maatschappelijk verantwoord inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.

Sociale, ecologische en economische aspecten worden vertaald in specifieke MVI-thema’s:

• •

  Klimaatbewust inkopen Het SVHW onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs om de opwarming van de aarde te beperken. Het SVHW wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen het SVHW (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Het SVHW houdt bij haar inkopen waar mogelijk rekening met milieueisen die betrekking hebben op het effect van het product of dienst op onze leefomgeving. Denk hierbij aan CO2-uitstoot, afval en milieuvervuilende bestanddelen van een product of productieproces. Daarbij wordt bij het toepassen van milieueisen niet alleen gelet op het product of de dienst zelf, maar ook op de totale levenscyclus van het product of de dienst.

• •

  Biobased inkopen Bij biobased inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. Het SVHW streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

• •

  Circulair inkopen Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. Het SVHW kan bij inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen en zo bijdragen aan het verminderen van het gebruik van grondstoffen en het reduceren van afval. Leveranciers kunnen worden uitgenodigd zich te onderscheiden van andere inschrijvers door in hun aanbieding bij te dragen aan het doel van circulair inkopen, te beschrijven wat de bijdrage inhoudt en hiermee extra punten te behalen.

• •

  Internationale Sociale Voorwaarden De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten leveranciers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan het SVHW bij inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de offerteaanvraag kan het SVHW de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

• b.

  Duurzaamheid

Het SVHW draagt bij aan een gezonde en structurele balans tussen de sociaaleconomische ontwikkeling, de natuurlijke ontwikkeling en het maatschappelijk welzijn en geeft hieraan invulling door duurzaam in te kopen.

Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Het SVHW weegt tegenover de meerwaarde van duurzaam werken ook de maatschappelijke (meer)kosten en de daadwerkelijke meerwaarde voor het SVHW mee.

• c.

  SVHW wil dat inkopen ook een social return on investment opleveren

Social return on investment (SROI) is een instrument dat op de inkoopopdrachten van het SVHW toegepast wordt om arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. SVHW kan sociale voorwaarden stellen aan een opdrachtnemer. Deze voorwaarden liggen in eerste instantie op het terrein van kansen op de arbeidsmarkt voor werkzoekenden en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De voorkeur bij SROI gaat uit naar het inzetten van eigen inwoners binnen het belastinggebied van SVHW.

Inkopen vinden plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Het SVHW acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de leveranciers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met leveranciers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

• a.

  Het SVHW acht een te grote afhankelijkheid van leveranciers niet wenselijk.

Het SVHW streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van leveranciers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Het SVHW moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen (waaronder de keuze van leverancier(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  Het SVHW kiest voor een onafhankelijke leveranciersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van het SVHW door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Het SVHW kiest in dat geval voor de meest aangewezen leveranciersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een leveranciersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve leveranciers.

• a.

  Het SVHW heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van leveranciers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale leveranciers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en het SVHW moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Indien er geschikte partijen beschikbaar zijn, zal voor een meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal één partij gevestigd in het werkingsgebied van het SVHW uitgenodigd worden om offerte uit te brengen. Het niet kunnen uitnodigen van een regionale partij moet worden toegelicht.

• b.

  Het SVHW heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle leveranciers gelijke kansen moeten krijgen. Het SVHW houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan het SVHW doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• c.

  Het SVHW heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan het SVHW opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van maatschappelijk verantwoord inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

Het SVHW hanteert als uitgangspunt dat waar mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkingsmogelijkheden met vergelijkbare partners binnen de branche (bijvoorbeeld belastingkantoren, waterschappen, gemeenten), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden met betrekking tot de inkoop kunnen structureel of incidenteel zijn, maar hebben alle ten doel om door middel van samenwerking kennis te delen en inkoopvoordelen (zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen) voor alle deelnemende organisaties te realiseren. De samenwerking leidt niet tot het onnodig clusteren van opdrachten.

Het SVHW heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hieronder genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.

Het SVHW kan gemotiveerd kiezen voor een lichtere procedure, en zal dit met een voorstel tot afwijking op het Inkoop-en aanbestedingsbeleid vastleggen (zie 3.6). Indien wordt gekozen voor een zwaardere procedure dient dit te worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.

Het beïnvloeden van de opdrachtgrootte (zowel splitsen in grootte en knippen in tijd als samenvoegen in grootte en/of tijd) om gebruik te kunnen maken van een afwijkende aanbestedingsprocedure is niet toegestaan.

Het SVHW zal met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren:

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het SVHW vraagt tot het vastgestelde drempelbedrag minimaal aan één leverancier een offerte. Indien mogelijk wordt, conform paragraaf 5.3 rekening gehouden met lokaal leverancier schap.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het SVHW vraagt ten minste aan drie leveranciers en ten hoogste aan vijf leveranciers een offerte. Hiervan is er, indien beschikbaar, minimaal 1 lokaal.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal het SVHW werken vanaf een bedrag van 1.500.000 euro nationaal aanbesteden. Het SVHW zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Bij investeringen groter dan € 250.000 welke niet eerder in de begroting waren opgenomen informeert het Dagelijks Bestuur vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal het SVHW in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Iedere 2 jaar worden deze drempelwaarden opnieuw door de Europese Commissie vastgesteld. Voor iedere aanbesteding geldt het op dat moment vastgestelde drempelbedrag.

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. Het SVHW kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier/ markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.

De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd. Middels de CPV-zoektool van PIANO kan worden nagegaan of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.

Uitzonderingen

Uitzonderingen waarbij een enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure gestart kan worden gelden voor:

• •

  De inhuur van extern personeel. In de praktijk geldt hierbij vaak dat een specifiek specialisme extern wordt gezocht en de klik tussen de kandidaat en de werkomgeving een zeer belangrijk criterium is;

• •

  Het selecteren van een opleiding. Het SVHW heeft als standpunt, dat de individuele medewerker mag kiezen bij welk opleidingsinstituut hij/zij de opleiding wil volgen. Voor het al of niet kunnen volgen van een opleiding is de toestemming van de domeinmanager/directeur nodig.

Voor de bovengenoemde uitzonderingen geldt expliciet, dat de deze inkooptrajecten onder de Europese drempelbedragen dienen te vallen.

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het SVHW wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Bij het bepalen van de waarde van de opdracht wordt de volgende tabel toegepast:

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

De directeur is de hoofdbudgethouder en wijst voor ieder programma, product of kostenplaats een deelbudgethouder aan. Daar waar geen budgethouder wordt aangewezen blijft de budgetverantwoordelijkheid bij de directeur.

Het inkoopproces kent afhankelijk van de inkoopcategorie de volgende stappen:

Binnen het SVHW is de directeur verantwoordelijk voor een juiste invulling van de inkooporganisatie. De directeur van het SVHW is de budgethouder en kan op grond van het mandaatbesluit binnen de vastgestelde begroting uitgaven doen. Als budgethouder geeft de directeur door middel van afzonderlijke mandaatbesluiten andere medewerkers van de organisatie per product of project een ondermandaat (deelbudgethouders).

Bij inkopen boven de 1.000 euro wordt altijd het vier-ogen principe toegepast, met uitzondering van inkopen door MT leden, welke zelfstandig bevoegd zijn tot een bedrag van 25.000 euro. In het Intern controleplan worden aanvullende gerichte controles opgenomen op deze inkopen zonder vier-ogen principe.

De domeinmanager Ondersteuning / Controller is verantwoordelijk voor het doen van voorstellen aan de directie ten aanzien van verbetering van de inkooporganisatie, processen, procedures en beleid. Wijzigingen ten aanzien van het beleid worden in eerste instantie voorgelegd aan het Management Team. Vervolgens worden voorstellen ter goedkeuring behandeld in het Dagelijks Bestuur.

De uitvoering van het daadwerkelijk inkopen en aanbesteden vindt plaats op basis van dit beleid en de regeling budgethouders.

Het SVHW hanteert een vastgesteld Inkoopproces. Hierin wordt gebruik gemaakt van een standaardformulier voor het indienen van inkoopaanvragen. Dit proces geeft iedereen die met inkoop te maken heeft handvatten om conform de regels van de wet en dit beleid in te kopen. Door middel van standaard documenten wordt een professionele werkwijze gewaarborgd. Met behulp van deze standaardformulieren streeft het SVHW er naar om een constante kwaliteit richting de markt uit te stralen.

Ten slotte maakt het hanteren van standaardwerkwijzen het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige manier te registreren én te rapporteren. Hierdoor is het SVHW in staat om te allen tijde volledige duidelijkheid te geven met betrekking tot de door haar bestede middelen.

Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) worden alle documenten vastgelegd in een centraal digitaal aanbestedingsdossier. Dit is van belang tijdens de uitvoering van het proces en voor verantwoording achteraf.

De medewerker Interne controle controleert per kwartaal achteraf steekproefsgewijs of de inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de kaders van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn uitgevoerd. Daarnaast voert de medewerker Interne controle jaarlijks een crediteurenscan uit. Het resultaat van deze controles wordt voorzien van conclusies en aanbevelingen, zoals beschreven in het interne controleplan, en gerapporteerd aan de directeur van het SVHW.

Een klacht is een schriftelijke melding van een ondernemer of brancheorganisatie die belang heeft bij de aanbesteding waarin klager schriftelijk en gemotiveerd aangeeft dat hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Ze kunnen gaan over:

• •

  De fase vóór de uiterste datum van inschrijving/aanmelding;

• •

  Een selectie- of gunningsbeslissing en

• •

  Over een geval waarin het SVHW niet heeft aanbesteed terwijl dit volgens de ondernemer wel had gemoeten.

De aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van het SVHW in het algemeen.

Over de klachtafhandeling wordt jaarlijks gerapporteerd aan het Dagelijks Bestuur van het SVHW. Hierbij wordt in ieder geval ingegaan op het aantal klachten en of de klachten gegrond of ongegrond zijn bevonden.

Bij elke aanbesteding wordt in de aanbestedingsstukken vermeld waar ondernemers een klacht in kunnen dienen en hoe de procedure na het indienen van de klacht bij het klachtenloket verder verloopt.

Bij problemen in een aanbesteding wordt de ondernemer geacht hierover in beginsel eerst een vraag te stellen aan het SVHW. Indien een ondernemer een klacht heeft over de wijze waarop het SVHW haar opdrachten in de markt zet, kan zij deze klacht per e-mail melden bij inkoopklacht@svhw.nl. Op deze melding volgt een ontvangstbevestiging. De ondernemer maakt duidelijk dat het over een klacht gaat, waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen.

Het SVHW heeft een klachtenloket voor aanbestedingsprocedures. Het klachtenloket behandelt klachten over alle soorten aanbestedingsprocedures, zowel boven als onder de Europese drempelwaarden. Het klachtenloket wordt gevormd door één of meer personen met verstand van inkopen en aanbestedingsregels, die niet (direct) betrokken zijn bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.

Het klachtenloket onderzoekt en adviseert binnen 2 weken, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het SVHW laat binnen 3 weken en per e-mail aan de klager weten wat hij beslist heeft; de klacht is terecht, de klacht is niet terecht of de klacht is slechts gedeeltelijk terecht en wat hij met de klacht gaat doen. Indien door het SVHW wordt afgeweken van het advies van het klachtenloket wordt dit gemotiveerd. Andere (potentiële) inschrijvers worden ook op de hoogte gesteld.

Bij ingediende klachten in de fase vóór de uiterste datum van inschrijving wordt de klacht afgehandeld vóór de uiterste datum van inschrijving en als dat niet lukt wordt de uiterste datum van inschrijving verruimd zodat ondernemers de uitkomst van de klachtafhandeling nog kunnen meenemen in de aanmelding/inschrijving.

Voor klachten over een selectie- of gunningsbeslissing geldt dat de aangekondigde termijn of de wettelijke (minimum) termijn zo nodig wordt opschort zodat een ondernemer na klachtafhandeling nog voldoende tijd heeft om indien dat nodig wordt geacht andere rechtsbeschermingsmogelijkheden te benutten. In het geval van gunningsbeslissingen (bij Europese aanbestedingen) geldt een wettelijke (minimum) standstilltermijn van tenminste 20 kalenderdagen (artikel 2.127 Aanbestedingswet 2012). In het geval van opdrachten en selectiebeslissingen bij niet Europese aanbestedingen neemt het SVHW hoofdstuk 4 van de Gids proportionaliteit in acht.

Het uitgangspunt is dat bij alle inkopen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gehanteerd. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij het noodzakelijk is om van de voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken.

Een voorstel voor een andere aanbestedingsvorm moet gemotiveerd vastgelegd worden in het inkoopdossier en heeft de goedkeuring nodig van de directeur van het SVHW. Afwijken van de Europese en nationale wet- en regelgeving is hierbij niet toegestaan.

Deze nota Inkoop - en aanbestedingsbeleid treedt in werking met ingang van 1 december 2022 en heeft een geldigheidsduur van vier jaar tenzij gewijzigde omstandigheden een tussentijdse wijziging noodzaken.

De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid SVHW 2016, vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 16 december 2015, wordt ingetrokken.