| Organisatie | Werkbedrijf Atlant De Peel |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Intitulé Archiefverordening Senzer 2023 |
| Citeertitel | Archiefverordening Senzer 2023 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-01-2023 | 01-01-2023 | nieuwe regeling | 02-01-2023 |
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995;
b. Dagelijks bestuur: het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Senzer;
c. RHCE: Regionaal Historisch Centrum Eindhoven;
d. archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het RHCE;
e. archivaris: de streekarchivaris van het RHCE;
f. beheerder: degene die belast is met de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
g. beheereenheid: een door het Dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Artikel 2. Onderwerp van de verordening
1. Deze verordening heeft betrekking op de archiefbescheiden van het openbaar lichaam Senzer en op de archiefbescheiden van gemeenten die worden gevormd krachtens de aan het openbaar lichaam overgedragen gedelegeerde bevoegdheden.
2. De verordening regelt de zorg voor de archiefbescheiden door het Dagelijks bestuur en het toezicht daarop door de archivaris.
Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimte(n).
Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheereenheid en beheerder(s).
Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 6. Behoud van archiefbescheiden
1. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7. Financiering archivering
Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het Dagelijks bestuur stelt nadere regels op voor het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 9. Jaarlijkse verslaglegging
1. Het Dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het Algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht.
2. Het Dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Artikel 10. Toezicht archivaris
1. De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
2. De archivaris is bevoegd om het aan hem opgedragen toezicht, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren.
Artikel 11. Medewerking en toegang archivaris tot archiefbescheiden
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verschaft de nodige medewerking om inzicht te verkrijgen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12. Mededelingsplicht archivaris
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13. Mededelingsplicht beheerder
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het Dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van de archiefruimte(n);
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het Dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.
Artikel 15. Archiefbewaarplaats
Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor het overbrengen van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, onverminderd het bepaalde in artikel 12 en 13 van de wet.
Artikel 16. Intrekking oude verordening
De Archiefverordening Senzer 2017 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze verordening in werking treedt.
Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Senzer 2023.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Senzer in de vergadering van 2 januari 2023.