Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Gemeenschappelijk orgaan siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Besluit financiële administratie siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Gemeenschappelijk orgaan siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Besluit financiële administratie siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies
Citeertitel	Besluit financiële administratie siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
20-12-2022			nieuwe regeling	02-06-2022 bgr-2022-1365

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit financiële administratie siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Het gemeenschappelijk orgaan siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies;

Gelet op

de artikelen 143, 216 en 217a van de Provinciewet;

de Wet gemeenschappelijke regelingen,

de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido);

de Financiële verhoudingswet (Fvw)

het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

het Besluit accountantscontrole decentrale overheden(Bado), en

artikel 12 van de Gemeenschappelijke regeling siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies;

Overwegende

dat het noodzakelijk is dat de uitgangspunten van het financiële beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie alsmede van regels voor periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur worden vastgesteld ten einde binnen de begroting van het gemeenschappelijk orgaan siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies de taken als siteholder van de werelderfgoedsite Hollandse Waterlinies uit te voeren;

Besluit:

vast te stellen het volgende Besluit houdende bepalingen ten aanzien van de financiële administratie houdende bepalingen ten aanzien van financiële controle en treasury (Besluit financiële administratie siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies).

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Artikel 1 van Gemeenschappelijke regeling siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies is van overeenkomstige toepassing op deze verordening. In deze verordening en de daarop gebaseerde regelingen wordt daarnaast verstaan onder:

a.
Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het orgaan en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
b.
Begroting: begroting zoals bedoeld in artikel 47 van de wet;
c.
BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
d.
Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijk inzet van middelen of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;
e.
Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;
f.
Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën, het nakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten van het orgaan;
g.
Financieel beleid: de beleidskaders die nodig zijn om het financieel beheer in te richten en te laten werken conform wet- en regelgeving;
h.
Indicatoren: een meetbare eenheid die een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van doelrealisatie of grenswaarden: hieronder vallen ook de verplichte indicatoren zoals genoemd in het BBV;
i.
Jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag van het orgaan
j.
Kadernota: nota met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders, bedoeld in artikel 34b van de wet, voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming;
k.
Prestatie: onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel van een aantal samenhangende activiteiten of een enkele activiteit;
l.
Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede begrepen provinciale verordeningen en besluiten;
m.
Sitebureau Hollandse Waterlinies: organisatieonderdeel van de provincie Utrecht dat het orgaan ambtelijk ondersteunt;
n.
Kader incidenteel-structureel (baten en lasten):

Hoofdrichtlijnen:

I.
Baten en lasten die een beperkte geldigheidsduur hebben → Incidenteel
II.
Baten en lasten zonder beperkte geldigheidduur of die zich langer dan drie jaar voordoen → Structureel
III.
Onttrekkingen uit en stortingen in de reserves → Incidenteel

HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2 Indeling van taakvelden

Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de bijdragen van de provincies en de taken die het orgaan uitvoert, ingedeeld naar taakveld.

Artikel 3 Planning & Controlcyclus

1.
De Planning- en Controlcyclus bestaat uit de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de kadernota. Het orgaan kan daarnaast tussentijds extra rapportages verstrekken. Het orgaan publiceert de P&C-stukken elektronisch uiterlijk één week na het versturen van de stukken aan de provincies.
2.
Onverminderd het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen ten aanzien van de P&C-stukken, biedt het orgaan de P&C-stukken op een zodanig tijdstip aan dat de provincies deze mee kunnen nemen in hun P&C-cyclus. Daarvoor stellen de provincies stellen het orgaan tijdig in kennis van de data van hun P&C-cyclus.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

1.
In de begroting wordt onder elk taakveld weergegeven:
- a.
  de inspanningen en beoogde resultaten
- b.
  de lasten;
- c.
  de baten;
- d.
  de mutaties van de reserves;
- e.
  de investeringen.
2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de investeringen in activa per categorie het benodigde investeringsbudget weergegeven en de raming van de uitputting over de (meerjaren)begroting.
3.
De jaarstukken bestaan uit een financieel deel zijnde de jaarrekening en een beleidsmatig deel zijnde het jaarverslag.
4.
De beleidsmatige verantwoording bestaat uit:
- a.
  Wat is bereikt?
- b.
  Welke diensten/prestaties zijn geleverd?
- c.
  Wat zijn de kosten?
- d.
  Hoe verhouden de resultaten zich tot de in de begroting gesteld doelen?
5.
De financiële verantwoording bestaat uit:
- a.
  balans;
- b.
  staten van baten en lasten;
- c.
  toelichting op de hiervoor vermelde onderdelen;
- d.
  een bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen;
- e.
  toelichting incidentele baten en lasten.

Artikel 5 Kadernota

Het orgaan stelt uiterlijk in februari de beleidsmatige en financiële kaders vast voor het daaropvolgende begrotingsjaar en stuurt deze ter informatie aan provinciale staten van de provincies.

Artikel 6 Autorisatie begroting en wijzigingen daarop

1.
Het orgaan stelt de begroting vast en autoriseert:
- a.
  de baten en lasten ;
- b.
  de eventuele investeringen ;
- c.
  de eventuele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves ;
- d.
  de kosten van overhead op totaalniveau;
- e.
  het bedrag voor onvoorzien op totaalniveau.
2.
Het orgaan informeert de colleges van gedeputeerde staten van de provincies vooraf als het op basis van alle beschikbare informatie verwacht dat:
- a.
  de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden met meer dan 10% de begrote lasten of
- b.
  de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden met meer dan 10% de begrote baten.
3.
In de jaarstukken worden gerealiseerde afwijkingen > 10% op de oorspronkelijke ramingen zoals opgenomen in de begroting van de baten en lasten toegelicht.
4.
Bij de vaststelling van de jaarstukken wordt overeenkomstig artikel 6, eerst lid van de Bijdrageverordening Hollandse Waterlinies een batig exploitatiesaldo toegevoegd aan de algemene reserve. Dit tenzij overeenkomstig het tweede lid van voornoemd artikel van de Bijdrageverordening Hollandse Waterlinies de algemene reserve van het orgaan een niveau van meer dan 20% van het totaal aan opbrengsten van het betreffende begrotingsjaar bereikt, in welk geval het surplus terugbetaald wordt aan de deelnemende provincies dan wel als reserve wordt opgenomen.
3.
Het surplus van het batig exploitatiesaldo, bedoeld in het tweede lid, wordt verdeeld onder de deelnemende provincies naar rato van de percentuele percentages, bedoeld in artikel 3, tweede lid.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

1.
Het orgaan informeert de colleges van gedeputeerde staten van de provincies jaarlijks en indien hiervoor aanleiding is door middel van tussentijdse rapportage(s) over de realisatie van de begroting van het orgaan.
2.
De rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de doelrealisatie, en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:
- a.
  de baten en lasten;
- b.
  het begrotingssaldo voor- en na bestemming aan de reserves.
3.
In de rapportage worden verwachte en gerealiseerde afwijkingen > 10%, ten opzichte van de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting toegelicht.

HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

Het orgaan stelt jaarlijks bij de begroting het overzicht van reserves en voorzieningen vast.

Artikel 12 Niet uit de balans blijkende verplichtingen

In de toelichting op de balans worden de niet uit de balans blijkende verplichtingen opgenomen naar hoogte in euro’s en resterende looptijd. Hierbij worden onderscheiden:

a.
contracten waarbij de resterende contractwaarde per contract op balansdatum groter is dan € 1.000.000;
b.
borgstellingen, zoals bepaald in artikel 50 BBV;
c.
garanties, zoals bepaald in artikel 50 BBV;
d.
personele verplichtingen, waarvan de resterende verplichting per afzonderlijke soort van verplichting op de balansdatum groter is dan 1% van de loonsom van het betreffende dienstjaar.

HOOFDSTUK 4 FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE

Artikel 14 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van het orgaan;
b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de balanspositie en de niet uit de balans blijkende verplichtingen;
c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende baten/lasten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
d.
het verschaffen van informatie over de uitgevoerde inspanningen en de behaalde resultaten;
e.
Het verschaffen van informatie over het weerstandsvermogen en de risicobeheersing;
f.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en beleid ten aanzien van het werelderfgoed alles in relatie tot de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15 Interne controle

Het orgaan zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van het Jaarverslag en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het orgaan maatregelen tot herstel.

HOOFDSTUK 6 FINANCIELE ORGANISATIE

Artikel 16 Financiële organisatie

1.
Het orgaan zorgt voor en stelt vast:
- a.
  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- b.
  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;
- c.
  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- d.
  het, op basis van de door het orgaan vastgestelde begroting, toedelen van de budgetten;
- e.
  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
1.
Het orgaan is bevoegd om binnen het kader van deze verordening nadere uitvoeringsregels te stellen met betrekking tot de financiële organisatie.

Artikel 17 Aanbesteden en inkoop

1.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Utrecht is van overeenkomstige toepassing op inkoop en aanbestedingen die de provincie Utrecht overeenkomstig artikel 8, tweede lid van de regeling als aankoopcentrale van de vier provincies verricht ten behoeve van de taken van het orgaan. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels hierover van de Europese Unie en de Aanbestedingswet 2012.
2.
Het orgaan kan besluiten om in concrete gevallen gemotiveerd af te wijken van inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Utrecht, dan wel in plaats van gebruikmaking van raamcontracten of dynamische aankoopsystemen van de provincie Utrecht een zelfstandige overheidsopdracht te plaatsen.
3.
Het orgaan maakt in de dienstverleningsovereenkomst met de centrumprovincie Utrecht verdere afspraken over de invulling van de rol van aankoopcentrale, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 18 Subsidieverstrekking en steunverlening

Het orgaan draagt er zorg voor dat bij de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies gehandeld wordt in overeenstemming met de regels hierover van de Europese Unie en de Mededingingswet. Het orgaan past hierbij zo veel mogelijk eensluidende bepalingen van de Algemene subsidieverordeningen van de provincies toe en beslist gemotiveerd per geval waar de bepalingen van de Algemene subsidieverordeningen van de provincies niet in overeenstemming zijn.

HOOFDSTUK 8 BEPALINGEN TEN AANZIEN VAN FINANCIËLE CONTROLE EN TREASURY

Artikel 19 Financiële controle en aanwijzing accountant

1.
De ‘Controleverordening provincie Utrecht’ is van overeenkomstige toepassing op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het orgaan, met dien verstande dat voor ‘provinciale staten’ en ‘gedeputeerde staten’ gelezen moet worden ‘Gemeenschappelijk orgaan siteholderschap Werelderfgoed Hollandse Waterlinies’.
2.
De accountant van de provincie Utrecht wordt aangewezen als accountant van het orgaan. De aanwijzing geldt totdat deze wordt herroepen bij besluit van het orgaan. Bij de invulling van de rol van accountant ten behoeve van het orgaan door de accountant van Utrecht wordt er rekening mee gehouden dat geen belangenconflict kan ontstaan door de inzet van andere medewerkers bij de controle-werkzaamheden.

Artikel 20 Treasury beleid

Voor het treasury beleid van het orgaan is het ‘Treasurystatuut 2021-2024’ van de provincie Utrecht van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat voor ‘provinciale staten’ en ‘gedeputeerde staten’ gelezen moet worden ‘Gemeenschappelijk orgaan siteholderschap Werelderfgoed Hollandse Waterlinies’.

HOOFDSTUK 9 SLOTBEPALINGEN

Artikel 21 Inwerkingtreding

De verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

Artikel 22 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit financiële administratie siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 juni 2022.

Het orgaan, voornoemd

Vicevoorzitter,

Peter Drenth

Secretaris,

Mieke Verhees