Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2019-2022

In deze nota worden het proces, de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de spelregels tot informatieverstrekking over risico's beschreven. De Gemeente Midden-Delfland wil risicomanagement in de reguliere processen van haar organisatie verankeren.

Begripsbepaling

Voordat een beleid ten aanzien van risicomanagement bepaald kan worden is het noodzakelijk de belangrijkste begrippen te definiëren.

Uit de definitie van een risico volgt dat een goede omschrijving drie elementen bevat:

• 1.

  Het gaat om een mogelijke gebeurtenis. Als iets 100% zeker is, is het geen risico meer.

• 2.

  De gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn.

• 3.

  De betrokkene/benadeelde is hierbij de Gemeente Midden-Delfland.

Risico kan worden ervaren als een fenomeen dat latent aanwezig is en dat met een bepaalde kans tot negatieve gevolgen voor ons dagelijks functioneren kan leiden en de continuïteit van de organisatie in gevaar kan brengen. Voor een Gemeente omvat dit meer dan voor bedrijven die de risico's tot de zakelijke waarden beperken die bijdragen tot het bereiken van de doelstelling van de organisatie. Een Gemeente zal onder alle omstandigheden een basisstructuur van voorzieningen voor de lokale samenleving in stand moeten houden.

Risicomanagement is een cyclisch proces dat bestaat uit de volgende stappen:

• 1.

  identificatie van risico's

• 2.

  analyse van risico's

• 3.

  beoordeling van risico's

• 4.

  maatregelen ontwerpen

• 5.

  maatregelen implementeren

• 6.

  evalueren en rapporteren

Om de risico's van de Gemeente Midden-Delfland in kaart te brengen wordt twee keer per jaar het risicoprofiel beoordeeld en verwerkt in het "Risicoregister Midden-Delfland".

Het risicoregister is dynamisch. Specifiek worden ook fraude risico's benoemd. Gesignaleerde risico's worden benoemd en vastgelegd bij constatering. Indien noodzakelijk wordt de Raad hierover gevraagd of ongevraagd geïnformeerd.

Twee keer per jaar wordt het geactualiseerde risicoregister financieel beoordeeld en gespiegeld aan het weerstandsvermogen.

• •

  Bewustwording van het beheersen van risico's om verrassingen te voorkomen;

• •

  Voldoen aan de wettelijke verplichting om beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's vast te stellen en minimaal eenmaal per jaar een inventarisatie van de risico's en de beschikbare weerstandscapaciteit te maken;

• •

  Risico's in een dynamisch register op een uniforme wijze expliciet vastleggen;

• •

  Inzicht verschaffen in risico's en de risicobeheersing aan het bestuur en management;

• •

  Betere afweging van risico's en beheersing op bestuurlijk - en managementniveau;

Er zal goed inzicht moeten warden verkregen in mogelijke gebeurtenissen die negatieve (en evt. ook positieve) gevolgen voor de Gemeente met zich meebrengen. Het gaat hierbij niet alleen om risico's die alleen financiële gevolgen hebben, maar -waar relevant- moet ook inzicht zijn in de niet financiële gevolgen (bijvoorbeeld op politiek-, imago-, milieu-, juridisch-, veiligheids-, fraude of informatiebeveiligingsvlak).

Inzicht in de risico's die de Gemeente loopt, begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de organisatie. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden, zal het inzicht in de risico's toenemen en kan proactief ingespeeld warden op de risico's zodat deze vroegtijdig beheersbaar gemaakt kunnen worden. Als er inzicht is in de risico's kunnen maatregelen warden getroffen zodat de risico's beheerst worden en zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van het bestaande beleid.

Door het actualiseren van het risicoprofiel en door het toenemen van het risicobewustzijn in de organisatie, zal de volledigheid en betrouwbaarheid van de inzichten in risico's toenemen.

Hiermee kan een steeds betrouwbaarder oordeel over het weerstandsvermogen gegeven warden. Dat zal er uiteindelijk toe leiden dat risico's zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van het lopende beleid. De continuïteit is hiermee gewaarborgd.

Om de doelstellingen te bereiken en risicomanagement in de organisatie te verankeren is het van belang dat afspraken gemaakt warden met name over welke acties er ondernomen moeten warden en wie daarvoor verantwoordelijk c.q. bevoegd is.

3.1Verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling

Het risicomanagement valt onder de integrale verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor alle Gemeentelijke risico's en de acties die warden ondernomen om deze te beheersen. Risicomanagement is een vorm van integraal management wat inhoudt dat 'de lijn' verantwoordelijk is voor de risico­ beheersing. Voor de Gemeente Midden-Delfland komt dat erop neer dat de afdelingen (afdelingsdirecteuren) ambtelijk verantwoordelijk zijn voor de risico's die gelopen warden. Dit is een logische benadering gezien het feit dat de risico's zich veelal functioneel, taakafhankelijk op afdelingsniveau uiten. Op dit niveau zijn de risico's eerder inzichtelijk te maken en op dit niveau dienen ook de maatregelen genomen te warden. De lijnorganisatie is verantwoordelijk voor de risicobeheersing en de inhoud van het risicomanagement. De adviseur risicomanagement is verantwoordelijk voor het proces.

3.2Actoren

Met betrekking tot risicomanagement kunnen de volgende actoren worden onderscheiden:

• -

  De Gemeenteraad;

• -

  Het College van burgemeester en wethouders;

• -

  Het Managementteam (directeuren);

• -

  De (gemeentebrede) adviseur risicomanagement.

3.2.1De Gemeenteraad

De Gemeenteraad stelt het risicomanagementbeleid vast voor een periode van vier jaar. Tussentijdse bijstelling is uiteraard mogelijk. Ook wordt jaarlijks bij de vaststelling van de programmabegroting en de -rekening het weerstandsvermogen vastgesteld. De Raad geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen het weerstandsvermogen van de Gemeente Midden­ Delfland moet blijven. De Raad is daarmee bevoegd te oordelen over de verhouding tussen alle gezamenlijke risico's en de vermogenspositie van de Gemeente.

3.2.2Het College van Burgemeester en Wethouders

Het College van B&W zorgt ervoor dat de doelstellingen van het risicomanagement beleid warden bereikt en beoordeeld bij elk voorstel (adviesnota) wat de belangrijkste risico's zijn. Het College heeft op basis van haar actieve informatieplicht de verantwoordelijkheid de Raad hierover te informeren.

3.2.3Het Managementteam (de directeuren)

De inventarisatie van risico's start bij de directeur die binnen zijn afdeling overlegt over de risico's van het lopende en komende begrotingsjaar. Hij beoordeelt tegen de achtergrond van de huidige ontwikkelingen en groeiende inzichten. Hij kwantificeert de risico's en draagt zorg voor communicatie van de risico's binnen zijn afdeling volgens het risicoregister, de programma­ begroting en -rekening.

Taken directeuren

• -

  Vastleggen van mogelijke risico's binnen de vakafdelingen in het (fraude)risicoregister.

• -

  Treffen van beheersmaatregelen en actualiseren als er veranderingen optreden.

• -

  Rapporteren middels programmabegroting en -rekening.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden

Directeuren zijn verantwoordelijk voor de risicobeheersing. Middels de programmabegroting, raadsbesluiten, adviesnota's en de programmarekening heeft het bestuur de mogelijkheid de juiste kaders aan te geven. De directeur dient er zorg voor te dragen dat het risicobewust zijn binnen de afdeling wordt gestimuleerd. Ook bij het opstellen van een adviesnota voor Burgemeester & Wethouders moeten de risico's benoemd warden. In de standaard adviesnota is de vraagstelling opgenomen "Risicomanagement".

3.2.4De adviseur risicomanagement

Risicomanagement is vanuit de gedachte van integraal management een zaak van het management van de organisatie. Maar om risicomanagement effectief te implementeren is het aan te raden om binnen de organisatie iemand aan te wijzen die toeziet op de gemaakte afspraken. De adviseur ondersteunt de verschillende medewerkers en de Directeuren bij hun taak op dit vakgebied. De functie van adviseur risicomanagement wordt bij Bedrijfsvoering ondergebracht.

De belangrijkste taken van de adviseur risicomanagement zijn:

• -

  Ontwikkelt beleid, beoordeelt doelstellingen en gewenste effecten op het gebied van risicomanagement.

• -

  Bewaakt de kwaliteit van het risicoprofiel (risicoregister) en behoudt het overzicht over het totale risicoprofiel van de Gemeente in samenhang met het weerstandsvermogen.

• -

  Beoordeelt de onderlinge samenhang van risico's en de haalbaarheid van de getroffen beheersmaatregelen.

• -

  Adviseert de organisatie om op een uniforme wijze risico's te identificeren en te beoordelen. Hij toetst de risico inventarisatie op volledigheid, juistheid en realistisch gehalte.

• -

  Bewaakt afspraken, tijdsplanning en fungeert als centraal aanspreekpunt in de organisatie op het gebied van risicomanagement en is verantwoordelijk voor het proces (niet voor de inhoud)!

Met betrekking tot het risicomanagement moet beleid warden vastgelegd. Dit waarborgt een consequente aanpak voor de gehele organisatie door de jaren heen. Minimaal eenmaal in de vier jaar moeten deze keuzes tegen het licht gehouden warden om te kijken of ze nog voldoen, of eventueel aangescherpt of dat er andere keuzes gemaakt moeten warden. Deze nota risicomanagement wordt derhalve minimaal eenmaal in de vier jaar herzien. Kleine aanpassingen warden vermeld in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting en -rekening.

4.1Koppeling aan de Planning en Control {P&C) cyclus

Een risicoprofiel is dynamisch. Om een goed en actueel inzicht in het risicoprofiel te hebben en te houden is een koppeling met de P&C cyclus gewenst. Deze koppeling kan eenvoudig tot stand warden gebracht door aan de periodieke beleidsrapportages (programmabegroting en -rekening) een (fraude)risicoregister toe te voegen. Het risicoregister wordt verkregen doordat iedere afdeling haar risicoprofiel evalueert en de mutaties verwerkt in het (fraude) risicoregister.

De directeuren en de adviseur risicobeheer zijn verantwoordelijk voor tijdige oplevering van het risicoregister (september en april). Het succes van risicomanagement is mede afhankelijk van de mate waarin feedback wordt gegeven.

4.2Geheimhouding

In een aantal gevallen is het niet aan te raden om alle geselecteerde risico's zonder meer in het (fraude)risicoregister op te nemen. Zo kan bijvoorbeeld het inschatten van een toe te kennen bedrag aan een schadeclaim warden opgevat als toegeven aan de aansprakelijkheid of kan leiden tot een hogere schadeclaim dan oorspronkelijk zou warden ingediend. Uit strategische overwegingen is het derhalve aan te bevelen dat dit soort risico's niet wordt voorzien van een kwantitatieve beoordeling of in zijn geheel niet wordt opgenomen in het risicoregister. Wei is van belang dat Gemeenteraad inzicht heeft in deze risico's. Desgewenst kan de Gemeenteraad onder geheimhouding inzage krijgen in het risicoregister.

4.3Informatieplicht

Indien zich buiten de P&C cyclusmomenten om ontwikkelingen voordoen dan geldt een actieve informatieplicht. Het totaalbedrag van het (fraude)risicoregister wordt gepresenteerd in de programmabegroting en -rekening.

4.4Fraudebegrip, frauderisico en signalering

Fraude is een fenomeen dat niet scherp is afgebakend en dat raakvlakken heeft met bijvoorbeeld bedrog, vervalsing, misbruik, manipuleren van gegevens en het zich voordoen als iemand anders. Om fraude te voorkomen is het onderkennen van factoren die leiden tot (extra) kwetsbaarheid voor fraude een belangrijke eerste stap. Dan kunnen maatregelen warden genomen die de kwetsbaarheid van de organisatieprocessen voor fraude verminderen en de weerbaarheid tegen fraude en andere integriteitinbreuken verhogen.

Er heeft een organisatie brede frauderisico inventarisatie plaatsgevonden en de beheersmaatregelen zijn/worden getroffen (zie risicoregister). De nota M&O en het (fraude)risicoregister warden besproken in het MT en wordt vastgesteld door het College voor verankering.

Ondanks alle maatregelen zal echter altijd enig risico op fraude blijven bestaan. Daarom is het van belang dat ook aandacht wordt geschonken aan de fraudesignalering.

Hierin zijn de volgende cruciale fasen te onderscheiden:

• 1.

  Opmerken van fraudesignalen

• alle medewerkers moeten signalen kunnen opmerken door alert en scherp te zijn

• 2.

  Melden van fraudesignalen

• medewerkers die een vermoeden hebben van een fraudegeval zijn bereid dit te melden

• 3.

  Oppakken

• het management reageert adequaat op meldingen en onderneemt actie

4.5Inpassing beleid in de rapportages

Het op bestuursniveau meewegen van risico's verhoogt de kwaliteit van besluitvorming.

Afspraken:

• 1.

  Het risicoregister is niet openbaar.

• 2.

  De verplichte paragraaf Risicomanagement en weerstandsvermogen in de programmabegroting en -rekening geeft de belangrijkste risico's uit het risicoregister weer. De toelichting wordt gegeven binnen het programma waar het risico betrekking op heeft.

• 3.

  Het totale financiële risico in het risicoregister wordt afgezet tegen het beschikbare weerstandsvermogen.

• 4.

  In College- en Raadsvoorstellen is bij "overige rubrieken" het risicomanagement opgenomen. Het afdelingshoofd en bestuur beoordelen of de geïdentificeerde risico's en de beheersmaatregelen voldoende benoemd zijn.

• 5.

  Het college draagt zorg voor zodanige maatregelen dat de informatieveiligheid op een adequaat niveau is.

• 6.

  De directeur informeert de adviseur risicomanagement over nieuwe en wijzigingen in risico's voor vastlegging in het risicoregister.

Een analyse van het weerstandsvermogen is verplicht. De resultaten hiervan moeten worden verwerkt in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen. Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico's overblijven. Daarnaast geeft het BBV aan dat alleen risico's van materiele betekenis in relatie tot de financiële positie hoeven te worden meegenomen. Feitelijk wordt hier bedoeld dat de kleinere risico's wel in ogenschouw moeten worden genomen, maar dat ze qua risicofinanciering uit de lopende exploitatie worden gefinancierd (normaal bedrijfsrisico).

5.1Beoordeling weerstandsvermogen

Jaarlijks wordt in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen inhoud gegeven aan en verantwoording afgelegd over het beleid. Doelstelling voor het hebben/aanhouden van weerstandsvermogen is dat er een buffer aanwezig is om de financiële tegenvallers op te vangen zodra risico's werkelijkheid worden. Eigenlijk te vergelijken met een financiële buffer thuis om de kapotte koelkast direct te kunnen vervangen.

Een algemeen aanvaarde normstelling voor de hoogte van het weerstandsvermogen is er niet. Het oordeel over de toereikendheid van de weerstandscapaciteit is afhankelijk van de financiële risico's. Een berekening van het "ratio weerstandsvermogen" zoals hieronder toegelicht geeft een goed inzicht.

Met een juist en volledig risicoregister kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico's en de daarbij gewenste- en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit het risicoregister voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst vormt de ratio weerstandsvermogen.

Het 'ratio weerstandsvermogen' wordt als volgt berekend:

De Gemeente streeft na om zo min mogelijk risico te lopen en -mits financieel verantwoord­ zoveel mogelijk risico's af te dekken. Het streven is een weerstandsvermogen dat tenminste voldoende is. Dus een ratio tussen de 1,0 en 1,4 (zie onderstaande tabel).

5.2Benodigde weerstandscapaciteit

Er kan warden berekend welk bedrag er benodigd is om de geïdentificeerde risico's in financiële zin af te dekken. Hierbij wordt gerekend met een zekerheidsratio.

De uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit wordt vastgelegd in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen in de programmabegroting en -rekening. Het zekerheidsratio is een algemeen uitgangspunt in de normeringsystematiek voor het weerstandsvermogen, ontwikkeld door NAR (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement)

In samenwerking met de Universiteit Twente.

5.3Beschikbare weerstandscapaciteit

De totale beschikbare weerstandscapaciteit in Midden-Delfland bestaat uit de nieuw te vormen reserve weerstandscapaciteit.

5.4Spelregels nieuwe investeringen

Indien besluitvorming omtrent nieuwe (grote) investeringen met daaraan verbonden risico's plaatsvindt, zal dit besluit ook moeten worden getoetst aan het weerstandsvermogen. Bij het investeringsbesluit zal dan ook een berekening van het weerstandsvermogen worden gevoegd waaruit blijkt wat de benodigde weerstandscapaciteit is inclusief de risico's van het te nemen besluit. Ook de resultaten van de grondexploitaties zullen op moment van realisatie gemeld moeten worden en zichtbaar getoetst worden aan het weerstandsvermogen.

Indien door een investeringsbesluit of het (negatieve) resultaat van een grondexploitatie het weerstandsvermogen (ruim) onvoldoende (< 0,8) wordt, zullen tegelijkertijd maatregelen moeten worden voorgesteld waardoor het weerstandsvermogen minimaal als matig gewaardeerd kan worden. Het streven blijft voldoende (1,0 – 1,4).