Reglement van orde voor de vergaderingen van het Gemeenschappelijk orgaan werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Artikel 1 Begripsbepalingen

Op dit reglement is artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies van overeenkomstig van toepassing. Voor het overige wordt in dit besluit verstaan onder:

• a.

  secretaris: de secretaris, bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de regeling.

Artikel 2 De voorzitter

• 1.

  De voorzitter is, onverminderd de taken van de secretaris, belast met:

  • a.

    de voorbereiding en leiding van de vergaderingen;

  • b.

    het handhaven van de orde van de vergaderingen;

  • c.

    het doen naleven van het reglement van orde; en

  • d.

    hetgeen de Wet gemeenschappelijke regelingen in samenhang met de regeling of dit reglement bepaalt.

• 2.

  Het orgaan wijst uit zijn midden een of meer plaatsvervangend voorzitters aan, die de voorzitter bij verhindering of ontstentenis vervangen. Hetgeen in dit reglement van orde is bepaald ten aanzien van de voorzitter is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend voorzitters, tenzij dit reglement anders bepaalt.

Artikel 3 De secretaris

• 1.

  De secretaris woont alle vergaderingen van het orgaan bij.

• 2.

  De secretaris stelt, na overleg daarover met de voorzitter, de agenda van de vergaderingen op.

• 3.

  De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van het orgaan, met inachtneming van artikel 7 en hetgeen het orgaan daarover verder heeft besloten.

• 4.

  Bij verhindering of ontstentenis van de secretaris wordt deze vervangen door een door het orgaan aangewezen vervanger.

Artikel 4 De vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen worden digitaal, fysiek of in hybride vorm gehouden. Per vergadering bepaalt de voorzitter in welke vorm de vergadering wordt gehouden. Indien de vergadering fysiek of in hybride vorm plaatsvindt, bepaalt de voorzitter via schriftelijke mededeling aan de deelnemers waar de vergadering wordt gehouden.

• 2.

  Het orgaan stelt vóór de aanvang van elk kalenderjaar, met in achtneming van artikel 4, zevende lid van de regeling, een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen.

• 3.

  De secretaris zorgt voor verzending van de agenda en bijbehorende stukken – tegelijkertijd met de oproep voor de vergadering onder vermelding van dag, tijdstip en plaats – aan de deelnemers van de vergadering en wel op een zodanig tijdstip, dat er tenminste twee weekenden liggen tussen de vergadering en de datum van toezending. De secretaris houdt hierbij tevens rekening met de momenten waarop er geen vergaderingen plaatsvinden, vanwege vakantiereces e.d.

• 4.

  Indien een lid van het orgaan een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van reden aan de voorzitter het orgaan bijeen te roepen.

• 5.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter, na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering, een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de deelnemers van de vergadering verzonden.

Artikel 5 Toegang tot de vergadering

• 1.

  De vergaderingen worden met gesloten deuren gehouden, tenzij het orgaan beslist daar van af te wijken.

• 2.

  In het geval het orgaan beslist tot een openbare vergadering, wordt de schriftelijke oproep voor de vergadering onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering, inclusief de agenda en bijbehorende stukken, met uitzondering van de in artikel 9 bedoelde stukken, op een bij openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.

• 3.

  Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen, bedoeld in het tweede lid, bijwonen. Degenen die tijdens een openbare vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

• 4.

  Overeenkomstig artikel 4, lid 8, van de regeling kan het orgaan incidenteel of structureel deskundigen en adviseurs alsmede medewerkers van het site-bureau, bedoeld in artikel 8 van de regeling, of leden van het site-team uitnodigen om deel te nemen aan zijn beraadslaging. Bij de uitnodiging wordt het structurele, dan wel incidentele karakter expliciet vermeld. Artikel 4, derde lid, artikel 6 en artikel 7, derde lid is van overeenkomstige toepassing op diegenen die overeenkomstig de vorige volzin zijn uitgenodigd aan vergaderingen deel te nemen.

• 5.

  Onder deskundigen en adviseurs bedoeld in het vorige lid vallen tevens de medewerkers van het site bureau, bedoeld in artikel 1, onder c, Besluit Ambtelijke organisatie Interprovinciaal orgaan siteholderschap werelderfgoed Hollandse Waterlinies en leden van de ambtelijke overleggremia ingesteld bij Besluit ambtelijke overleg-gremia.

Artikel 6 Presentielijst

• 1.

  Een lid van het orgaan dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft hiervan voor aanvang van de vergadering kennis aan de secretaris. Bij deze kennisgeving kan het verhinderde lid zijn opvattingen vermelden omtrent de ter vergadering geagendeerde onderwerpen. Het orgaan houdt, zo mogelijk, rekening met deze opvattingen.

• 2.

  De ter vergadering aanwezige leden worden aan het begin van de vergadering door de secretaris bijgehouden op de presentielijst.

• 3.

  Indien een deelnemer aan de vergadering voortijdig de vergadering verlaat, wordt hiervan aantekening gemaakt op de presentielijst onder vermelding van het tijdstip.

• 4.

  Onmiddellijk na sluiting van de vergadering ondertekent de voorzitter de presentielijst.

Artikel 7 Verslag

• 1.

  Van het verhandelde in de vergadering wordt door de secretaris een verslag opgemaakt.

• 2.

  Het verslag van een gesloten vergadering is niet openbaar, onverminderd de wettelijke verplichting op grond van de wetgeving op het terrein van openbaarheid van bestuur.

• 3.

  Het verslag bevat in ieder geval:

  • a.

    Een afschrift van de presentielijst, bedoeld in artikel 6, vierde lid;

  • b.

    een formulering van de in de vergadering door het bestuur genomen besluiten

• 2.

  Het concept-verslag wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering aan de leden van het orgaan toegezonden.

• 4.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 8 Stemming

• 1.

  Overeenkomstig artikel 4, vierde lid, van de regeling heeft ieder lid één stem.

• 2.

  De deskundigen en adviseurs, bedoeld in artikel 5, vierde lid, hebben geen stemrecht.

• 3.

  Rechtsgeldige besluiten kunnen alleen worden genomen in een vergadering waarbij ten minste drie leden van het orgaan aanwezig zijn.

• 4.

  Indien het vereiste quorum voor geldige besluiten overeenkomstig het vorige lid niet wordt behaald, schrijft de voorzitter met inachtneming van artikel 4, een nieuwe vergadering uit. In die vergadering kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen aangaande de agendapunten die ook geagendeerd waren op de vergadering die geen doorgang heeft gevonden, indien twee van de leden van het orgaan aanwezig zijn. In het geval ook in deze vergadering het vereiste quorum voor rechtsgeldige besluiten niet wordt gehaald, gelden de geagendeerde besluiten als vastgesteld.

• 5.

  Een deelnemer aan de vergadering neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat.

• 6.

  Stemming vindt plaats bij acclamatie of bij hoofdelijke stemming.

• 7.

  Bij hoofdelijke stemming roept de voorzitter of secretaris de stemgerechtigde deelnemers van de vergadering bij naam op hun stem uit te brengen, op volgorde van de presentielijst. Iedere stemgerechtigde deelnemer aan de vergadering brengt, indien deze zich niet op grond van het in het bepaalde in het zesde lid onthoudt van stemming, zijn stem uit door “voor” of “tegen” uit te spreken, zonder enige toevoeging.

• 8.

  Wanneer een stemming over personen voor het doen van een benoeming, het opstellen van een voordracht of een aanbeveling plaatsvindt, dan wordt schriftelijk gestemd met behulp van een behoorlijk ingevuld stembriefje. Iedere stemgerechtigde deelnemer aan de vergadering brengt, indien deze zich niet op grond van het in het bepaalde in het zesde lid onthoudt van stemming, zijn stem uit. De secretaris onderzoekt of het aantal ingeleverde briefjes gelijk is aan het aantal deelnemers van de vergadering dat stemgerechtigd is. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt er een nieuwe stemming gehouden.

• 9.

  De secretaris beoordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. In geval van twijfel over de inhoud van het briefje beslist het orgaan, op voorstel van de secretaris. Onder een niet behoorlijk stembriefje wordt verstaan:

  • a.

    een blanco ingevuld stembriefje;

  • b.

    een stembriefje waarop meer namen staan vermeld dan er vacatures zijn, en

  • c.

    een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt.

• De secretaris telt de correct uitgebracht voor- en tegenstemmen en bepaalt de uitslag van de stemming. Door de secretaris worden de uitgebrachte stembriefjes onmiddellijk na de vergadering vernietigd.

• 10.

  Wanneer bij een stemming over personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming over gegaan. Wanneer ook bij deze tweede stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatsvinden. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 11.

  Wanneer bij een stemming over personen het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. Deze briefjes worden, nadat zij door de secretaris zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje staat vermeld, is gekozen.

• 12.

  Indien de stemmen ten aanzien van een specifiek onderwerp duurzaam blijken te staken, wordt de geschillenregeling, bedoeld in artikel 23 van de regeling, van kracht.

Artikel 9 Geheimhouding

• 1.

  Het orgaan kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10, van de Wet openbaarheid van bestuur of na de inwerkingtreding van de Wet open overheid, een belang als bedoeld in artikel 5.1 van die wet, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het orgaan worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het orgaan haar opheft.

• 2.

  Op grond van een belang genoemd in artikel 10, van de Wet openbaarheid van bestuur, of na de inwerkingtreding van de Wet open overheid, een belang als bedoeld in artikel 5.1 van die wet kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter of een lid van het orgaan, voor de stukken die zij aan het orgaan overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan haar opheft.

Artikel 10 Spreekrecht toehoorders

• 1.

  Bij een openbare vergadering, bedoeld in artikel 5, tweede lid, hebben toehoorders bij de vergadering het recht om over één of meerdere van de geagendeerde onderwerpen het woord te voeren.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden:

  • a.

    over een besluit van het orgaan waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

• 3.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk een half uur voor het begin van de vergadering bij de secretaris, onder vermelding van zijn naam en het punt waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord.

• 6.

  De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin dit reglement, de regeling, de Wet gemeenschappelijke regelingen of de Gemeentewet, niet voorzien, beslist de voorzitter.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van Orde voor de vergaderingen van het Gemeenschappelijk orgaan werelderfgoed Hollandse Waterlinies.

• 3.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.