Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Ermelo
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo
Citeertitel	Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
22-12-2022			nieuwe regeling	07-12-2022 gmb-2022-559899	e220046300

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo

De raad van de gemeente Ermelo,

•
Gelet op de artikelen 84 en 147 jo.149 van de Gemeentewet;
•
Gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 1 oktober 2017;
•
Gelet op de Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 december 2020;
•
Gelet op artikel 5 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad van Ermelo 2022;
•
Gelezen het voorstel van het fractievoorzittersoverleg;

b e s l u i t :

vast te stellen de gewijzigde “Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo”.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

•
gesprek: klankbordgesprek van de raad met de burgemeester;
•
commissie: de commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet;
•
commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Gelderland;
•
informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;
•
voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 van deze verordening.

Artikel 2. Algemene bepalingen

1.
De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie in.
2.
De commissie voert in beginsel eens per jaar een gesprek.
3.
Een jaar na het klankbordgesprek wordt door de commissie getoetst of de afspraken die tijdens het klankbordgesprek zijn gemaakt zijn nagekomen, tenzij tijdens het gesprek anders wordt besloten.
4.
De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
5.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een gesprek.
6.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

Artikel 3. Samenstelling commissie

1.
De commissie bestaat uit vier leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
2.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.
3.
De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad.
4.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier. De griffier is geen lid en heeft geen stemrecht in de commissie.
5.
De raad kan adviseurs van de commissie benoemen en zich door hen laten adviseren. Een adviseur is geen lid en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4. Voorzitterschap van de commissie

1.
De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.
2.
De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.
3.
De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan het gesprek.
4.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten. Bij diens afwezigheid treedt de plaatsvervangend voorzitter op als contactpersoon naar buiten.
5.
Met wederzijds goedvinden, kan op verzoek van de burgemeester of gezien de wens van de commissie, de commissie zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Artikel 8 lid 3 is op de externe gespreksleider van toepassing.

Artikel 5. Procedure en tijdschema

1.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij welke informanten zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.
3.
De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.
4.
De gesprekken worden gevoerd voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
5.
De griffier onderhoudt hiertoe de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.

Artikel 6. Voorbereiding gesprek

1.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.
2.
De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3.
In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer informanten. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek. Artikel 8 lid 3 is op de betrokken informanten van overeenkomstige toepassing.
4.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie, de burgemeester en eventuele informanten of externe gespreksleider, namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
5.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
6.
Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7. Het gesprek

1.
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
2.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3.
Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
4.
De volgende elementen komen tijdens het gesprek aan bod:
- a.
  terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek;
- b.
  reflectie op profielschets/rollen burgemeester;
- c.
  reflectie op rollen gemeenteraad;
- d.
  toekomstverkenning;
- e.
  gemeentelijke ontwikkelingen;
- f.
  gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/gemeenteraad;
- g.
  afspraken.

Artikel 8. Geheimhouding

1.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
2.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3.
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
4.
De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 6 lid 1, artikel 8 lid 8 en 9 en artikel 9 lid 4 en lid 5.
5.
De commissie, noch de raad, zal de geheimhouding waartoe artikel 8 lid 1, lid 8 en lid 9 en artikel 9 lid 5 verplicht, opheffen.
6.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
7.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
8.
De commissie kan, in samenspraak met de burgemeester, bij zwaarwegende omstandigheden die de belangen van de gemeente raken, met inachtneming van de geheimhouding, het fractievoorzittersoverleg informeren over de bevindingen uit het klankbordgesprek.
9.
De commissie informeert, met inachtneming van de geheimhouding, de raad over de bevindingen uit het klankbordgesprek, indien de raad in zijn verantwoordelijkheid betrokken moet worden.
10.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, een mogelijke externe gespreksleider en informanten. Hiertoe wordt door een mogelijke externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Artikel 9. Verslaglegging

1.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door alle deelnemers aan het gesprek getekend.
2.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
3.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.
5.
Raadsleden kunnen onder geheimhouding het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.

Artikel 10. Archivering

1.
De griffier draagt er zorg voor dat na afronding van de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2.
De griffier draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 11. Slotbepalingen

1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.
2.
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
3.
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ermelo’.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Ermelo op 7 december 2022

M.E. Haveman,

griffier,

P.J.T. van Daalen,

voorzitter,