| Organisatie | Kampen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Kampen 2022 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Kampen 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
De Archiefverordening gemeente Kampen 2013, vastgesteld op 4 juli 2013, wordt ingetrokken.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-12-2022 | nieuwe regeling | 08-12-2022 | 101786-2021 |
De raad van de gemeente Kampen;
gelezen het voorstel van het college van 27 september 2022, kenmerk 101786-2021;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de analoge en digitale archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van deze archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
kwaliteitssysteem: een kwaliteitssysteem in algemene zin omvat het geheel van mensen, middelen, procedures, en het handelen daarnaar. Het continu en systematisch meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten, en dus van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen, is hier gericht op het handhaven en verbeteren van de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding en de archieffunctie, en hun inrichting;
Hoofdstuk 2 De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Vervaardigen, bewaren en vernietigen van archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voorzover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen, toe aan de archivaris.
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast.
Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden, ongeacht hun vorm.
Artikel 10 Archieven van particuliere organisaties of personen
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit naar zijn oordeel voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Hoofdstuk 3 Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, en het afleggen van verantwoording over het beheer van de archiefbescheiden
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 12 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats namens hem laten uitvoeren door een voldoende deskundige medewerker.
Artikel 13 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 14 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, hebben toegang tot de archiefbescheiden, en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden.
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris hiervan tevens het college van burgemeester en wethouders in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet, alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 16 Verslag van de archivaris over het beheer van de niet overgebrachte archieven
De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 17 Verantwoording door de archivaris over het beheer van de overgebrachte archieven
De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Artikel 18 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden, onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris hierover conform artikel 16 en 17 aan hem heeft uitgebracht.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 december 2022
De raad van de gemeente Kampen,
drs. H.A. van der Meulen,
griffier
S. de Rouwe,
voorzitter
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient op grond van de in de aanhef genoemde artikelen uit de Archiefwet 1995 door de gemeenteraad te worden vastgesteld.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee delen, namelijk (1) de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en (2) het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 2 werkt het begrip 'zorg' uit dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd; hoofdstuk 3 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet. Deze verordening vloeit voort uit de archiefwetgeving en is daarom van toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht hun vorm, dus zowel analoog als digitaal.
Begripsbepalingen zijn alleen genoemd als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis wordt toegekend.
Duurzaam houdt in dat het voortbestaan en de toegankelijkheid van de archiefbescheiden bestand zijn tegen veranderingen van elke aard. Toegankelijk houdt in dat archiefbescheiden vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar zijn voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. (DUTO-eisen, Nationaal Archief).
Authentieke archiefbescheiden zijn archiefbescheiden waarvan kan worden bewezen: a) dat ze zijn wat ze beweren te zijn; b) dat ze zijn opgemaakt of verzonden door de persoon die beweert ze te hebben opgemaakt of verzonden, en c) dat ze opgemaakt of verzonden zijn op het tijdstip als aangegeven. (Nederlandse norm voor informatie en documentatie en archiefmanagement, NEN-ISO 15489-1:2016).
Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris aanwijst. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
De hier bedoelde voorschriften worden vastgelegd in het door het college vast te stellen Besluit informatiebeheer.
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling.
De feitelijke bijzonderheden betreffende de aan te wijzen archiefbewaarplaats worden opgenomen in het Besluit informatiebeheer.
De hier bedoelde bevoegdheid voorkomt dat de archivaris aan het college apart toestemming moet vragen voor elke mogelijke schenking van archiefbescheiden en documentatie van particuliere organisaties of personen.
Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995.
Naast arbeidsverdeling in algemene zin maakt deze bevoegdheid ook de inzet mogelijk van, bijvoorbeeld, deskundigen in het doorgronden van geautomatiseerde informatiesystemen (IT-auditor, EDP-auditor) of fysieke archief- en serverruimten.
Zonder de verplichting tot informatieverstrekking, en zonder fysieke of digitale toegang tot de niet overgebrachte archiefbescheiden, is het uitoefenen van toezicht niet mogelijk.
Artikel 15, artikel 16 en artikel 17
Zonder terugkoppeling van de resultaten van het uitgeoefende toezicht en het beheer over de overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden heeft de beheerder geen mogelijkheid tot het doorvoeren van verbeteringen, en mist het college de kennis voor informatieverstrekking aan de raad.
Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college als zorgdrager in zin van de wet te controleren. Deze informatie kan tevens worden gebruikt in het kader van het Interbestuurlijk toezicht.