| Organisatie | Kampen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Kampen 2023 |
| Citeertitel | Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Kampen 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 13-12-2022 | 108077-2022 |
Over te gaan tot doorlopende vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties die op grond van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Uitgezonderd hiervan worden archiefbescheiden die niet te vervangen zijn gezien hun eigenschappen en/of inhoud.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 13 december 2022.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen,
N.J. Middelbos,
secretaris
S. de Rouwe,
burgemeester
In dat geval vragen wij u om eerst telefonisch contact met ons op te nemen. We nemen dan samen met u het besluit door. U kunt hiervoor bellen met Irene van der Wal, telefoonnummer 14038.
U kunt ook direct een bezwaarschrift indienen. U kunt daarvoor gebruik maken van het bezwaarformulier op onze website (www.kampen.nl/bezwaar) of u kunt een brief sturen naar het college van burgemeester en wethouders, Postbus 5009, 8260 GA Kampen.
In uw bezwaarschrift legt u uit waarom u het niet eens bent met ons besluit. U vermeldt uw naam, adresgegevens en uw telefoonnummer. Zorgt u er voor dat wij uw bezwaarschrift ontvangen binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is verstuurd. Daarmee voorkomt u dat wij uw bezwaarschrift niet meer kunnen behandelen. Meer informatie over de bezwaarprocedure vindt u op onze website.
2. Wetgeving en verantwoordelijkheden
3. De te vervangen archiefbescheiden
3.2 Uitzonderingen op vervanging
4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
7.1 Vervangingsproces interne en uitgaande post
8. Inrichten van kwaliteitsprocedures
8.1 Periodieke controle scanapparatuur
8.2 Toetsen van de beeldkwaliteit
8.3 Controle kwaliteit scans en registraties
9. Opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit
10. Uitvoeren van het vervangingsbesluit
11. Beheren, onderhouden en herzien van het handboek
11.3 Opzet wijzigingsprocedure
Bijlage 1 Uitzonderingen op vervanging
Bijlage 2 Specificatie hardware en software vervangingsproces
Bijlage 2.1 Specificaties alle scanners
Bijlage 4 Proces van vervanging
Bijlage 5 Format verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Bijlage 6 Taken en verantwoordelijkheden
Bijlage 7 Logboek kleine wijzigingen
Dit is het Handboek Vervanging van de gemeente Kampen. Archiefwet 1995 artikel 7 stelt dat de zorgdrager1 de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging betekent dat archiefbescheiden2 worden overgezet van een oude op een nieuwe informatiedrager , waarna de oude informatiedrager3 wordt vernietigd. De reproducties nemen de volledige plaats in van de originelen en worden wettelijk als originele archiefbescheiden gezien en behandeld. In het geval van de gemeente Kampen betekent het dat van de originele analoge archiefbescheiden digitale reproducties worden gemaakt, die de plaats innemen van de originelen. De analoge archiefbescheiden moeten daarna worden vernietigd.
Het Handboek Vervanging is erop gericht dat de gemeente Kampen een goed en volledig ingericht en geïmplementeerd post- en scanproces heeft voor de vervanging van analoge archiefbescheiden naar digitale, als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en om een zo volledig mogelijk digitaal archief te vormen.
De gemeente Kampen wenst vervanging vanwege:
Volledig digitaal werken: De gemeente heeft het streven om volledig digitaal te gaan werken. Dit heeft als voordeel dat medewerkers locatie-onafhankelijk kunnen werken en dat het gemakkelijker is om informatie met elkaar te delen. Daarnaast is het met digitale informatie beter mogelijk om te voldoen aan de eisen van de Wet hergebruik overheidsinformatie4 en de Wet open overheid5 , waaronder ook het (zo mogelijk online) toegankelijk maken van informatie voor burgers en andere gebruikers.
Oplossen hybride situatie: Op dit moment heeft de gemeente te maken met een hybride situatie, wat betekent dat een zaak bestaat uit analoge en digitale archiefbescheiden. Het beheer van hybride processen is complex en brengt dubbele beheerlasten met zich mee. Vervanging moet hier een eind aan brengen. Daarnaast kan er geen verwarring ontstaan over de waarde van de analoge dossiers versus de digitale dossiers en levert het ruimtewinst op.
1 De zorgdrager voor archiefbescheiden bij gemeenten is het college van burgemeester en wethouders.
2 In dit handboek wordt de term archiefbescheiden aangehouden i.p.v. een “modernere” term, omdat de term archiefbescheiden exact is gedefinieerd in Archiefwet 1995.
3 Een informatiedrager is een medium waarop informatie is vastgelegd.
4 De Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) is bedoeld om de openheid en het hergebruik van gegevens, die door organisaties met een publieke taak worden beheerd, te verbeteren.
5 De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet.
Dit handboek biedt een beschrijving van het vervangingsproces en hoe de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende digitale archiefbescheiden wordt geborgd. Zodanig vormt het de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit.
Het doel van dit handboek is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. Onderdeel van dit handboek is een wijzigingsprocedure. Dit onderdeel borgt dat het vervangingsproces en het informatiebeheer blijven voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Het handboek is daarmee het toetsingskader voor (de inrichting van) het vervangingsproces.
Vanuit het oogpunt van onderhoud is besloten om het Handboek Vervanging beperkt in omvang te houden en in de bijlagen de dynamische onderdelen vast te leggen. Deze werkwijze draagt bij aan de eenmalige vaststelling van het Handboek Vervanging en een eenvoudiger periodieke actualisatie van de in de bijlagen opgenomen beschrijvingen en procedures.
2. Wetgeving en verantwoordelijkheden
Aan vervanging ligt een besluit van het college van burgemeester en wethouders ten grondslag (Vervangingsbesluit archiefbescheiden gemeente Kampen 2023). Volgens Archiefwet 1995 artikel 7 is het college als zorgdrager hiertoe bevoegd. Conform Archiefbesluit 1995 artikel 6 sub 1 zal de zorgdrager slechts tot vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties overgaan indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. In Archiefregeling artikel 26b is opgenomen over welke aspecten van het vervangingsproces de zorgdrager inzicht moet verschaffen. Deze aspecten zijn:
Bij vervanging wordt rekening gehouden met de waarde van archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
De verantwoordelijkheid voor de zorg en het beheer van het archief is nader vastgelegd in de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. De uitvoering van het vervangingsproces en het beheer van het Handboek Vervanging ligt bij de afdeling Dienstverlening en informatie.
3. De te vervangen archiefbescheiden
Archiefregeling artikel 26b sub a verplicht de zorgdrager inzicht te geven in de reikwijdte van het vervangingsproces. In dit hoofdstuk wordt verduidelijkt op welke archiefbescheiden vervanging van toepassing is en welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging.
De gemeente Kampen wil alle analoge ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden van alle gemeentelijke werkprocessen6 digitaliseren en onder de werking van dit Handboek Vervanging brengen. Uitzonderingen hierop zijn in paragraaf 3.2 beschreven. Het betreft zowel archiefbescheiden die volgens de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 op termijn vernietigd kunnen worden, als archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het Handboek Vervanging en het vervangingsproces van de gemeente Kampen heeft alleen betrekking op doorlopende vervanging7.
3.2 Uitzonderingen op vervanging
Een beperkt aantal archiefbescheiden wordt uitgezonderd van vervanging en daarmee van (directe) vernietiging. Het gaat hierbij om archiefbescheiden die wettelijk verplicht in analoge vorm beschikbaar moeten zijn, alsook archiefbescheiden die vanwege hun vorm of gesteldheid niet gedigitaliseerd kunnen worden of een bepaalde cultuurhistorische waarde hebben. In Bijlage 1 Uitzonderingen op vervanging is specifiek beschreven om welke archiefbescheiden het gaat.
Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een analoge afhandeling behoeven, zoals de registers van de burgerlijke stand. Het afhandelingsproces vraagt dan om een analoge vorm en kan niet worden afgedaan met (alleen) een digitale versie ervan. Wel kan er van originele analoge archiefbescheiden digitale (werk)kopieën worden gecreëerd en de locatie van de originelen worden vastgelegd in het zaaksysteem.
De archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen worden volgens de procedure beschreven in paragraaf 1.3 van Bijlage 4 Proces van vervanging ter archivering aangeboden. Bij het digitale dossier wordt een verwijzing opgenomen naar de vindplaats van deze niet-vervangen archiefbescheiden.
Bij twijfel of vervanging op basis van wet- en regelgeving toegestaan is, zal hierover advies worden ingewonnen bij de adviseur informatiebeheer en de gemeente-archivaris.
6 Een overzicht van alle werkprocessen van de gemeente is opgenomen in de Zaaktypencatalogus.
7 Er bestaat een onderscheid tussen doorlopende vervanging en vervanging achteraf. Doorlopende vervanging betreft vervanging van archiefbescheiden van lopende werkprocessen. Vervanging achteraf betreft het vervangen van archiefbescheiden van (grote) afgesloten archiefbestanden.
4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
Archiefbesluit 1995 artikel 6 sub 1 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave is van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom zijn criteria van toepassing op de technische en visuele kwaliteit van de digitale reproducties (scans). Bij het toepassen van Optical Character Recognition (OCR)8 zijn eveneens criteria van toepassing.
Gemeente Kampen houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande technische criteria:
-----------------------------------------
8 Optical Character Recognition (OCR) wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Het toepassen van OCR zorgt ervoor dat de scans inhoudelijk doorzoekbaar zijn. Met andere woorden, gescande archiefbescheiden kunnen gevonden worden op woorden die voorkomen in de tekst.
9 Kleurendiepte is een maat voor de hoeveelheid bits die gebruikt worden om de kleur van een pixel te coderen. Hoe hoger de kleurendiepte is, hoe meer verschillende kleuren er kunnen worden gecodeerd.
10 Het numerieke verschil tussen twee kleuren wordt delta E (ΔE of dE) genoemd.
11 Lm/pp staat voor line pairs per millimeter. Dit is een manier om de beeldresolutie te meten.
12 Dpi betekent Dots Per Inch en verwijst naar het aantal afgedrukte punten binnen één inch van een scan. Een inch staat gelijk aan een afmeting van 2,54 centimeter.
13 Een PDF/A (Portable Document Format Archivable) is een variant op het gewone pdf-formaat en is specifiek ontwikkeld voor het archiveren van documenten op lange termijn.
Gemeente Kampen houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande visuele criteria:
Leesbaarheid: Archiefbescheiden zijn ook in het kleinste detail goed leesbaar. De tekst of afbeelding is scherp en helder, vergelijkbaar met het origineel. Er is geen tekst of beeld weggevallen. Er is geen sprake van artefacten, zoals verstoringen door horizontale of verticale strepen of pixelverstoringen. Vouwen, omgevouwen hoeken, zwarte randen of ruis komen niet voor.
Gemeente Kampen houdt zich bij het toepassen van OCR (Optical Character Recognition) tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande criteria:
De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit is mede afhankelijk van de technische infrastructuur. De technische infrastructuur is het deel van de ICT-infrastructuur dat is gericht op de toepassing van apparatuur en software. Op grond van Archiefregeling artikel 26b sub b en c moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de apparatuur en de software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft. Vandaar dat de keuze van de apparatuur en software in dit hoofdstuk wordt vastgelegd.
De gemeente Kampen gebruikt de volgende scanapparatuur in het vervangingsproces:
Een nadere specificatie van de gebruikte software en instellingen van de scanapparatuur in het kader van het vervangingsproces is opgenomen in Bijlage 2 Specificatie hardware en software vervangingsproces en Bijlage 2.1 Specificaties alle scanners.
Bij storing aan een van de twee scanners kan er uitgeweken worden naar de andere scanner. Bij storing aan beide scanners kan er uitgeweken worden naar de Multifunctionals.
De gemeente Kampen maakt gebruik van twee scancomputers. Deze computers zijn aangesloten op de twee scanners. Bij storing aan een van de scancomputers kan er uitgeweken worden naar de andere scancomputer. Bij storing aan beide scancomputers kan uitgeweken worden naar andere computers binnen de organisatie. Echter zal er dan via de Multifunctionals gescand moeten worden.
De gemeente Kampen maakt voor het archiveren van haar archiefbescheiden gebruik van het zaaksysteem e-Suite Medewerkerportaal. e-Suite is een product van softwareleverancier Atos en wordt gebruikt door gemeenten die aangesloten zijn bij Dimpact.14 In de e-Suite worden de zaken gecategoriseerd aan de hand van een zaaktypecatalogus (ZTC). Een zaaktypecatalogus is een bibliotheek van alle verschillende zaaktypen (werkprocessen) die voor de gemeente van toepassing zijn.
Archiefbescheiden die via de post binnenkomen worden door de registratie-medewerkers gescand en geregistreerd in de e-Suite onder het betreffende zaaktype. De zaak wordt opgepakt door de behandelaar en de behandelaar maakt de zaak compleet met aanvullende archiefbescheiden. Als de zaak gereed is sluit de behandelaar de zaak af met een bepaald resultaat. De combinatie van het zaaktype met het resultaat levert de bewaartermijn op van de zaak en bijbehorende archiefbescheiden.
Voor de e-Suite ligt het technisch beheer bij Dimpact. Functioneel beheer en archiefbeheer zijn belegd bij de afdeling Dienstverlening en informatie.
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin archiefbescheiden zijn ontstaan. Deze context moet na vervanging toegankelijk blijven. Daarom legt de gemeente Kampen vast in welke context de te vervangen archiefbescheiden zijn ontstaan. Dit doet de gemeente door metagegevens bij te houden en deze metagegevens te koppelen aan de te vervangen archiefbescheiden.
Metagegevens (ook wel metadata genoemd) zijn gegevens die de karakteristieken van archiefbescheiden beschrijven. Voorbeelden van karakteristieken zijn de naam, het moment van creatie, de gebruikte taal en het bestandsformaat.15 Daarnaast beschrijven metagegevens de ordening van archiefbescheiden en wat er vanaf het moment van ontstaan met archiefbescheiden gebeurt.
------------------------------------
14 Dimpact is een onafhankelijke coöperatie waarbinnen ruim dertig gemeenten samenwerken en co-creëren.
15 Een bestandsformaat is de vorm waarin een computerbestand wordt bewaard. Het formaat is te herkennen aan de extensie. Voorbeelden van bestandsformaten zijn: docx, exe, pfd.
Metagegevens zijn voor het beheer en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden (zowel individueel als in de context van de zaak waarin zij opgenomen zijn) erg belangrijk. Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van die informatie mogelijk.
De gemeente Kampen werkt zaakgericht. Omdat bij het zaakgericht werken gegevens van zaken en bijbehorende archiefbescheiden bewaard worden volgens de zaaktypecatalogus, leidt dat tot de beschikbaarheid van de vereiste metagegevens conform het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden).16 In Bijlage 3 Metagegevensschema wordt een overzicht gegeven van de metagegevens die worden vastgelegd bij de registratie van archiefbescheiden.
--------------------------------
16 In juli 2021 is TMLO ingetrokken ten gunste van MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). Echter, aangezien de zaaktypecatalogus van de gemeente Kampen is gebaseerd op het Informatiemodel Zaaktypen (ImZTC) van GEMMA en daarmee automatisch voldoet aan de vereiste metagegevens conform het TMLO, wordt hier het TMLO aangehouden. https://www.gemmaonline.nl/index.php/Metadateren_van_zaakdossiers_conform_het_TMLO.
Archiefregeling artikel 26b sub e en g verplicht de zorgdrager inzicht te geven in de wijze waarop reproductie tot stand komt en het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. De gemeente Kampen heeft dit vormgegeven in vijf procedures.
Procedure 1. Voorbereiden van te vervangen archiefbescheiden
De start van het vervangingsproces. Specifiek de processtap voorafgaand aan het scannen van analoge archiefbescheiden, waarin wordt beoordeeld of archiefbescheiden voor vervanging in aanmerking komen en scanklaar worden gemaakt.
Procedure 2. Scannen van archiefbescheiden
De processtap waarin voorbereide analoge archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescand om te kunnen worden opgenomen in het zaaksysteem.
Procedure 3. Registreren van gescande archiefbescheiden
De processtap waarin de gemaakte scans worden geregistreerd in het zaaksysteem ter verdere behandeling door een behandelaar.
Procedure 4. Controleren van registraties en gescande archiefbescheiden
De processtap waarin controles worden uitgevoerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van de gemaakte scans en registraties in het zaaksysteem.
Procedure 5. Vernietigen van vervangen archiefbescheiden
De processtap waarin de analoge archiefbescheiden na correcte vervanging worden vernietigd indien de aard van de analoge archiefbescheiden dat toestaat.
De vijf procedures worden beheerd door de afdeling Dienstverlening en informatie en zijn in Bijlage 4 Proces van vervanging nader beschreven.
Nadat vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in Archiefbesluit 1995 artikel 8 een verklaring van vervanging opstellen. Een format van de verklaring van vervanging is toegevoegd als bijlage aan dit handboek (Bijlage 5 Format verklaring van vervanging).
7.1 Vervangingsproces interne en uitgaande post
Wanneer al geregistreerde en gedigitaliseerde archiefbescheiden op analoge wijze worden aangepast (bijvoorbeeld brieven of contracten waar een natte handtekening onder gezet moet worden) dan moeten de archiefbescheiden opnieuw worden gescand en gekoppeld aan de zaak door de behandelaar. De volgende procedure wordt daarbij gehanteerd:
De behandelaar is dus zelf verantwoordelijk voor het scannen en opslaan van archiefbescheiden in de zaak die hij in behandeling heeft. Het scannen vindt plaats middels de Multifunctionals die voldoen aan de kwaliteit zoals beschreven in Hoofdstuk 4 Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit. Er zullen communicatie-middelen worden ingezet om behandelaars blijvend te herinneren aan de te volgen procedure beschreven in deze paragraaf.
8. Inrichten van kwaliteitsprocedures
Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, zijn interne kwaliteitsprocedures vereist. Archiefwet 1995 artikel 3 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Archiefregeling artikel 26b sub f en h schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave, het herstel van fouten en de kwaliteitsprocedures. De verschillende controles op de kwaliteit van vervanging zijn bij de gemeente Kampen belegd bij de afdeling Dienstverlening en informatie.
8.1 Periodieke controle scanapparatuur
De gebruikte scanapparatuur en software worden periodiek gecontroleerd door de functioneel beheerders of de instellingen van de scanner en de software kloppen. Daarnaast worden tijdens deze controle schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes, strepen, artefacten of ruis veroorzaken op de scanafbeelding. Voor het schoonmaken van de scanner wordt door de functioneel beheerders de volgende procedure gevolgd:
8.2 Toetsen van de beeldkwaliteit
De registratiemedewerkers voeren dagelijks een op een controles uit op alle scans om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 4. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria. Fouten die uit de controle naar boven komen worden hersteld. Zowel een technische als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren. Het toetsen van de beeldkwaliteit is onderdeel van de controle van aangemaakte zaken zoals opgenomen in paragraaf 8.3.1.
8.3 Controle kwaliteit scans en registraties
Het is van groot belang voor zowel de bedrijfsvoering als voor de uiteindelijke archivering dat de registratie en zaakafhandeling van hoge kwaliteit zijn en dat er weinig fouten worden gemaakt. Om kwaliteit te garanderen zijn controles op aangemaakte en afgesloten zaken van belang. Deze kwaliteitscontroles zijn belegd bij de registratiemedewerkers en archiefmedewerkers.
8.3.1 Controle aangemaakte zaken
Om ervoor te zorgen dat aan de start van de zaak de scans en registraties kwalitatief in orde zijn, controleren de registratiemedewerkers de aangemaakte zaken middels het vier-ogen-principe18 op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid en passen waar nodig de registratie aan. Waarop wordt gecontroleerd is opgenomen in hoofdstuk 4 van Bijlage 4 Proces van vervanging. Hoe de controle wordt uitgevoerd is in een werkinstructie opgenomen die wordt versterkt aan de registratie-medewerkers.
8.3.2 Controle afgesloten zaken
Een groot aandeel van de vulling van het zaaksysteem ligt bij de organisatie. Na het registreren van de inkomende post zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor het vullen en afhandelen van hun zaken. Er vinden controles plaats op de kwaliteit van afgesloten zaken, zodat bepaalde fouten kunnen worden hersteld en trends kunnen worden ontdekt. De adviseur informatiebeheer onderzoekt de ontdekte trends en voert daar acties op uit.
Ook afgesloten zaken worden gecontroleerd op de vier pijlers juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. De controle van afgesloten zaken is belegd bij de archiefmedewerkers en zal, gezien het aantal, steekproefsgewijs gebeuren. De procedure van de controle van afgesloten zaken is beschreven in een werkinstructie dat onderdeel van het Handboek Kwaliteit.19
9. Opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van Algemene wet bestuursrecht artikel 1:320, zoals de toelichting bij Archiefbesluit 1995 artikel 6 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, waarmee belanghebbende(n) de gelegenheid geboden wordt om bezwaar te maken tegen het besluit. Vervanging kan dus pas als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren definitieve uitspraken zijn gedaan.
--------------------------------
18 Het 4-ogen principe houdt in dat niet alleen de registratiemedewerker die scant en registreert zijn/haar werk controleert, maar dat ook nog een tweede registratiemedewerker een controle uitvoert en aanpast waar nodig.
19 Het Handboek Kwaliteit is nog in ontwikkeling. De procedure van de controle van afgesloten zaken is echter al gereed.
20 Artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, sub 1 zegt: Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.
10. Uitvoeren van het vervangingsbesluit
De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering. Daarom is het essentieel dat de bij het proces betrokken medewerkers (Bijlage 6 Taken en verantwoordelijkheden) bekend zijn met het Handboek Vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De adviseur informatiebeheer zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bekend zijn met het Handboek Vervanging en voorziet iedere betrokken medewerker van een instructie omtrent het vervangingsproces.
11. Beheren, onderhouden en herzien van het handboek
Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces. De adviseur informatiebeheer controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het Handboek Vervanging en zal, indien nodig, het Handboek Vervanging aanpassen.
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine wijzigingen worden door de adviseur informatiebeheer bijgehouden in een logboek zoals opgenomen in Bijlage 7 Logboek kleine wijzigingen. De adviseur informatiebeheer stelt de gemeentearchivaris op de hoogte bij het doorvoeren van de wijzigingen. Bij het doorvoeren van kleine wijzigingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Grote wijzigingen in het vervangingsproces worden vooraf voorgelegd aan de gemeentearchivaris en kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. De gemeente Kampen zal bij de volgende wijzigingen een nieuw vervangingsbesluit en een nieuw Handboek Vervanging opstellen:
11.3 Opzet wijzigingsprocedure
De wijzigingsprocedure van het Handboek Vervanging ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:
De adviseur informatiebeheer stelt van de voorgestelde wijziging een impactanalyse op en vraagt hiervoor advies aan alle betrokken partijen, waaronder de gemeentearchivaris. De adviseur informatiebeheer besluit op basis van de impactanalyse of het Handboek Vervanging en/of het vervangingsbesluit aangepast moeten worden en start zo nodig het bestuurlijk besluitvormingsproces.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (ontwikkel, test, acceptatie, productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Wijzigingen worden gedocumenteerd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt als bijlage aan het Handboek Vervanging toegevoegd.
Bijlage 1 Uitzonderingen op vervanging
De volgende categorieën archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging (maar mogen wel gedigitaliseerd worden):
Bijlage 2 Specificatie hardware en software vervangingsproces
De scanunit voor het scannen van dagelijkse post is voorzien van de onderstaande apparatuur. De specificaties van de drie type scanners zijn onderdeel van deze bijlage en zullen apart worden opgenomen als bijlage van het Handboek Vervanging.
Er zijn 2 scanpc’s. Dit zijn de pc’s met de nummers C0566 en C0663.
Er zijn 2 scanapparaten van het type Panasonic KV-S7075C High Speed Color Scanner voor het scannen van documenten tot en met formaat A3. De serienummers van deze apparaten zijn: B0939RI1130 en B0939RI1099. Begin 2023 zal de Panasonic vervangen worden door de Kodak alaris S3100 scanner. Een specificatie van de Kodak alaris S3100 scanner is toegevoegd als bijlage.
De resolutie staat standaard op 300 dpi en de kleurdiepte is 24 bit. Het uitvoerformaat van de scan is PDF/a en het document is OCR (Optical Character Recognition) gescand waardoor de PDF doorzoekbaar is.
Middels scansoftware Kofax Capture is het mogelijk om archiefbescheiden vanuit de scanner om te zetten naar informatie die digitaal kan worden verwerkt. De software zorgt ervoor dat de scan in het zaaksysteem e-Suite wordt opgenomen zodat de registratiemedewerkers direct aan de slag kunnen. Daarnaast is er de mogelijkheid om de scan weg te zetten in een specifieke map op de netwerkschijf, waarna deze handmatig aan het zaaksysteem toegevoegd dient te worden.
Scanapparatuur grootformaat tot A0 (large)
Met de Océ Color Wave 500 kunnen archiefbescheiden met een formaat van A2 tot en met A0 (large) gescand worden. De resolutie staat standaard op 300 dpi. Het uitvoerformaat van de scan is PDF/a en het document is OCR (Optical Character Recognition) gescand waardoor de PDF doorzoekbaar is.
Scans die met de Océ worden gemaakt worden weggezet in een specifieke map op de netwerkschijf, waarna deze handmatig aan het zaaksysteem toegevoegd dienen te worden.
De Multifunctionals die op de afdelingen zijn geplaatst zijn van het type Canon imageRUNNER ADVANCE C5560i. De resolutie staat standaard op 300 dpi. Het uitvoerformaat van de scan is PDF/a en het document is OCR (Optical Character Recognition) gescand waardoor de PDF doorzoekbaar is.
Scans die met de Multifunctionals worden gemaakt gaan naar de mailbox van degene die de archiefbescheiden heeft gescand, waarna deze handmatig aan het zaaksysteem toegevoegd dienen te worden.
Bijlage 2.1 Specificaties alle scanners
Bijlage 3 Metagegevensschema 21
------------------------------------------
21 Metadata die handmatig toegevoegd dienen te worden zijn in cursief weergegeven in het schema.
Bijlage 4 Proces van vervanging
1. Voorbereiden van te vervangen archiefbescheiden
Wanneer fysieke post bij de registratiemedewerkers binnenkomt, wordt deze verdeeld in post die wel of niet geopend mag worden. Vertrouwelijke poststukken worden in de regel niet geopend, tenzij onduidelijk is voor wie het poststuk is bedoeld.
De registratiemedewerkers bepalen of poststukken archiefbescheiden zijn. Poststukken die specifiek zijn gericht aan of opgemaakt door de gemeente en deel uitmaken van de gemeentelijke werkprocessen worden in de regel beschouwd als archiefbescheiden. Folders en tijdschriften zijn bijvoorbeeld geen archiefbescheiden.
1.2 Voorbereiding archiefbescheiden op scanning
Archiefbescheiden die via de post binnenkomen bij de gemeente Kampen worden met de hand uit de enveloppe gehaald. Hierbij wordt er goed op gelet dat alle archiefbescheiden uit de enveloppe zijn gehaald ter voorbereiding op scanning. De archiefbescheiden worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden zonder verlies van informatiewaarde. De gemeente past de volgende voorbereidings-handelingen voor het digitaliseren van archiefbescheiden toe:
Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:
Afwijkende papiersoort: Als de papiersoort ruw is kan de tekst op de scan “gebroken” overkomen. Daarnaast kan de scanner moeite hebben met de doorvoer van afwijkende papiersoorten. Controleer de scan of deze voldoet aan de kwaliteitseisen zoals genoemd in de paragrafen 2.1 en 4.1 van deze bijlage en scan indien nodig via de scanplaat.
Doorschijnendheid: Het kan voorkomen dat archiefbescheiden die gescand moeten worden zo dun zijn dat de ene kant van de pagina aan de andere kant zichtbaar is. De scanner kan beide beelden oppikken, waardoor de tekst in de scan niet voldoende leesbaar wordt, dit wordt opgelost door een wit blad achter het origineel te plaatsen.
Negatiefbeelden: Scanners zijn ingesteld voor het herkennen van donkere tekst op een lichte achtergrond. Indien archiefbescheiden lichte tekst op een donkere achtergrond bevatten, kan het zijn dat de scanner problemen ondervindt bij het herkennen van het beeld. Controleer of de scanner de tekst volledig en leesbaar heeft weergegeven.
Mocht het voorkomen dat de scans onjuist, onvolledig en/of onleesbaar zijn, dan vallen de archiefbescheiden in de categorie “niet scanbare archiefbescheiden” (zie paragraaf 1.3 van deze bijlage).
Voor post die aangetekend is en/of waar dit van belang is in verband met wettelijke termijnen (bijvoorbeeld bezwaar- of beroepsschriften, Woo-verzoeken, zienswijzen) wordt de enveloppe, met daarop de poststempel, mee-gescand, in verband met het registreren van het bewijsstuk dat burgers binnen een kritische termijn gereageerd hebben.
1.3 Niet scanbare archiefbescheiden
Archiefbescheiden die niet of onvoldoende voorbereid kunnen worden op scanning, of door voorbereiding aan informatiewaarde verliezen, worden niet vervangen, maar gearchiveerd conform de archiefwet- en regelgeving. Als archiefbescheiden niet worden vervangen, wordt in het zaaksysteem, vastgelegd waar de analoge archiefbescheiden zich bevinden.
Niet scanbare archiefbescheiden worden geregistreerd in het zaaksysteem en voorzien van de registratiedatum en het zaaknummer. Op basis van registratie, datum en zaaknummer wordt de koppeling gelegd tussen de zaak en de niet scanbare archiefbescheiden. De niet scanbare archiefbescheiden hebben de bewaartermijn overgenomen van de zaak. Ambtenaren kunnen bij het archief achteraf de niet scanbare archiefbescheiden opvragen en zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig terug leveren van niet scanbare archiefbescheiden aan de afdeling.
2. Scannen van archiefbescheiden
Er wordt gescand met scanapparatuur die aan de minimale technische specificaties voldoen. Waar mogelijk zijn scanprofielen met standaardinstellingen verplicht. In andere gevallen wordt de scanner handmatig ingesteld, conform de technische eisen.
Archiefbescheiden groter dan A2, bijvoorbeeld A0 tekeningen, worden gescand met behulp van een groot-formaat scanner volgens dezelfde kwaliteitscriteria. Als het om een bijlage gaat, wordt de bijlage apart maar wel als behorende bij de archiefbescheiden gescand en geregistreerd.
De registratiemedewerker controleert de scankwaliteit. De scans voldoen aan de volgende normen:
Leesbaarheid: Archiefbescheiden zijn ook in het kleinste detail goed leesbaar. De tekst of afbeelding is scherp en helder, vergelijkbaar met het origineel. Er is geen tekst of beeld weggevallen. Er is geen sprake van artefacten, zoals verstoringen door horizontale of verticale strepen of pixelverstoringen. Vouwen, omgevouwen hoeken, zwarte randen of ruis komen niet voor.
De registratiemedewerker scant archiefbescheiden altijd opnieuw als de scan niet aan alle bovengenoemde criteria betreft juistheid, volledigheid en leesbaarheid voldoet. Het kan helpen om de technische instellingen van de scanner of de software te verbeteren of archiefbescheiden opnieuw voor te bereiden.
Nieuwe, herscande archiefbescheiden worden met een replace functie aan de reeds gescande set van archiefbescheiden toegevoegd. De gescande objecten worden daarna doorgezet naar het zaaksysteem, waarna zij de start vormen van een nieuwe zaak of gekoppeld worden aan een al lopende zaak.
2.2 Scanproces voor archiefbescheiden die niet via de registratie-medewerkers lopen
Het kan voorkomen dat archiefbescheiden niet (rechtstreeks) binnenkomen bij de registratiemedewerkers. Dit is bijvoorbeeld het geval bij archiefbescheiden die door de afdeling opgemaakt en met natte handtekening verzonden worden. In dit geval kan de behandelaar archiefbescheiden scannen via de Multifunctionals die hiervoor zijn ingericht met de volgende functionaliteiten:
Routering verloopt via de mailbox van de behandelaar die archiefbescheiden aan het onderhanden zaakdossier toevoegt en de verplichte metadata invult. De behandelaar controleert zelf de kwaliteit van de scan.
3. Registreren van gescande archiefbescheiden
De registratiemedewerker voegt technische en inhoudelijke metadata voor informatiebeheer toe aan archiefbescheiden. In ieder geval de metadata zoals genoemd in TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) worden automatisch of handmatig toegevoegd. Zie Bijlage 3 Metagegevensschema welke metadata dat betreffen.
Bij afronding van de registratie wordt de scan volledig, inclusief bijbehorende metadata en zonder fouten, opgenomen in het zaaksysteem. Na opname in het zaaksysteem kunnen scans niet gewijzigd worden. De scans worden gekoppeld aan een zaak van een bepaald zaaktype.
4. Controleren van registraties en gescande archiefbescheiden
Om binnen de gemeente Kampen de kwaliteit van het vervangingsproces te kunnen borgen worden vier pijlers bij de kwaliteitscontroles in het vervangingsproces gehanteerd: Juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Standaard kwaliteitscontroles worden na implementatie van het vervangingsproces dagelijks per vervangen archiefbescheiden uitgevoerd. Deze controles bestaan uit:
De scans en de bijbehorende registraties worden (achteraf) door een andere registratiemedewerkers gecontroleerd op de bovenstaande punten. Wanneer de metadata niet voldoen wijzigt de registratiemedewerker de betreffende metadata of laat hij/zij de archiefbescheiden opnieuw registreren.
5. Vernietigen van vervangen archiefbescheiden
Archiefregeling artikel 26b sub g stelt dat de zorgdrager verplicht is een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
Alle analoge archiefbescheiden die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden uiteindelijk na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De analoge archiefbescheiden worden 6 maanden bewaard in een numerieke reeks dagdozen, zodat eventuele fouten kunnen worden hersteld die gemaakt zijn tijdens het vervangingsproces. De vernietiging van deze dagdozen wordt eens per half jaar uitgevoerd, waarbij alle vervangen archiefbescheiden worden vernietigd die ouder zijn dan 6 maanden. De vernietiging is volledig: archiefbescheiden zijn op geen enkele manier te reconstrueren.
NB. Het gaat hier niet om de vernietiging van formele archiefbescheiden. Immers, na vervanging zijn de digitale exemplaren de formele archief-bescheiden geworden.
De archiefmedewerker is belast met de vernietiging van de dagdozen. De vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:
Na vernietiging van de dagdozen stelt de archiefmedewerker conform Archiefbesluit 1995 artikel 8 een verklaring van vervanging op. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
De verklaring wordt door de zorgdrager ondertekend en ter kennisname aan de gemeentearchivaris verzonden. Een format van de verklaring van vervanging is toegevoegd als bijlage aan het Handboek Vervanging (Bijlage 5 Format verklaring van vervanging).
Bijlage 5 Format verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Ondergetekende, zorgdrager van de archieven van de gemeente Kampen
dat op grond van het Vervangingsbesluit gemeente Kampen 2023 met kenmerk 108077-2022 d.d. 13 december 2022,
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties opgeslagen in e-Suite Medewerkersportaal.
De vervangen analoge archiefbescheiden zijn vernietigd door [de manier waarop is vernietigd] door de gemeente Kampen op [datum].
Namens burgemeester en wethouders van Kampen,
Bijlage: Specificatie van de vervangen archiefbescheiden
Bijlage 6 Taken en verantwoordelijkheden
De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden van de gemeente Kampen zijn beschreven in de Archiefverordening en Besluit informatiebeheer. In het kader van het vervangingsproces zijn taken en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt verdeeld: