| Organisatie | Werkorganisatie BUCH |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Nota reserves en voorzieningen BUCH 2023 |
| Citeertitel | Nota reserves en voorzieningen 2023 Werkorganisatie BUCH |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota reserves en voorzieningen 2017 werkorganisatie BUCH.
gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH 2023
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 06-12-2022 |
Voor u ligt de Nota Reserves en Voorzieningen 2023.
Uitgangspunt is en blijft dat de financiële beleidsstukken binnen de BUCH gemeenten geharmoniseerd blijven zoals eerder bij de start van de BUCH met elkaar is afgesproken.
Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en waar nodig aangepast.
De volgende ontwikkelingen zijn aanleiding om deze nota te herzien:
De Nota reserves en voorzieningen heeft een relatie met de Financiële verordening en de nota risicomanagement en weerstandsvermogen/ratio. Op grond van fiscale bepalingen kan Werkorganisatie BUCH geen winst maken en/of reserves aanhouden. Mocht dit wijzigen, den gelden onderstaande regels.
1.1 Waarom een nota reserves en voorzieningen?
In artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH is bepaald dat reserves en voorzieningen overeenkomstig de door het bestuur daartoe uitgevaardigde richtlijnen worden gevormd, en dat deze richtlijnen worden opgenomen in de door het bestuur vast te stellen Nota reserves en voorzieningen.
Het doel van deze nota is om het beleid vast te leggen ten aanzien van het omgaan met reserves en voorzieningen. Daartoe worden in deze nota kaders vastgesteld.
Omdat omstandigheden voortdurend wijzigen moet ook het reserve- en voorzieningenbeleid regelmatig worden getoetst aan die omstandigheden. Om die reden wordt deze nota periodiek (circa iedere vier jaar), of zoveel eerder als daartoe aanleiding is, beoordeeld op actualiteit van de in de nota opgenomen regels.
2 Wettelijk kader en definities reserves en voorzieningen:
2.1 Wettelijk kader reserves en voorzieningen
Het wettelijk kader is gebaseerd op de artikel 212 Gemeentewet, de daaruit voortvloeiende Financiële verordening, de nota activabeleid en rente van de commissie BBV en de BBV artikelen 43 t/m 45 en 49.
2.2 Definities reserves en voorzieningen
Reserves zijn vermogensbestanddelen (gereserveerd geld) die onderdeel uit maken van het eigen vermogen.
Het instellen en opheffen van reserves als ook het herbestemmen van reserves is een eigen keuze en bevoegdheid van het bestuur.
Onttrekkingen en toevoegingen aan reserves moeten door het bestuur worden goedgekeurd en worden dus altijd via een bestuursvoorstel en bestuursbesluit aan het bestuur voorgelegd, tenzij bij de instelling van de reserve is besloten dat de algemeen directeur wordt gemandateerd voor het doen van onttrekkingen die passen binnen het aangegeven bestedingsdoel van de betreffende reserve.
Er zijn twee soorten reserves, namelijk de algemene reserve en bestemmingsreserves.
De algemene reserve is het vermogen van de werkorganisatie waaraan geen bestemming is gegeven. De algemene reserve wordt gevoed door overschotten van afgesloten jaren, via de resultaatbestemming en verdere toevoegingen zoals door het bestuur zijn besloten.
De algemene reserve mag nooit hoger zijn dan 2,5 % van de begrote lasten.
Bestemmingsreserves zijn reserves waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming, een doel, is gegeven.
In een aantal gevallen is de regelgeving dwingend in het vormen van een voorziening. Zodra een verplichting of risico zich voordoet waarvan de kosten redelijk zijn in te schatten, moet een voorziening worden gevormd.
Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen van de werkorganisatie.
De werkorganisatie mag namelijk niet vrij beschikken over de gelden aangezien die voor afdekking van specifieke en reële risico’s zijn aangewezen.
Geld van derden met een specifiek bestedingsdoel, dat niet van de overheid afkomstig is, wordt ook als voorziening opgenomen. Dit omdat dit geld niet vrij besteedbaar is door de werkorganisatie.
Voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel, afkomstig van de overheid (provincie/rijk) mogen niet als voorziening worden opgenomen. Dit moet als vooruit ontvangen post op de balans worden opgenomen (Artikel 49 BBV).
Hieronder zijn in een schematisch overzicht, de belangrijkste verschillen tussen de reserves en voorzieningen opgenomen.
3 Beleidsregels betreffende reserves
Bij het instellen van reserves worden de volgende criteria gehanteerd:
Ad. 3.1.a. Voorbeelden bijzondere bestemmingsreserves:
Bij meerjarige projecten, waarvan de fasering in tijd erg onzeker is, kan worden gekozen voor financiering via een bestemmingsreserve. Dit om technische problemen met het overhevelen van exploitatiebudgetten vanwege BBV-voorschriften, te voorkomen.
Een specifieke bestemmingsreserve is de afschrijvingsreserve. Deze wordt gevormd ter dekking van afschrijvingslasten (zogenaamde afschrijvingsreserves). Het specifieke karakter van de afschrijvingsreserve schuilt in het feit dat voor investeringen ter dekking van de afschrijvingslasten een specifieke bestemmingsreserve kan worden ingesteld.
Doelstelling van het inzetten van de afschrijvingsreserve is om, al dan niet gehele, budgettaire neutraliteit te bereiken. Dit wordt alleen gedaan als het meerjarig begrotingssaldo onvoldoende is om de toekomstige afschrijvingslasten van de betreffende investering te dekken en als er voldoende ruimte is in de algemene reserve. Hierbij wordt ook het effect op het weerstandsvermogen en de schuldquote in de afweging meegenomen.
Ad 3.1.c.1 terughoudendheid bij instellen reserves
Uitgangspunt is dat er terughoudend wordt omgegaan met het instellen van bestemmingsreserves. Dit om de reservepositie transparant en overzichtelijk te houden.
Ad. 3.1.c.2 Inflatievergoeding
Het bestuur kan reserves jaarlijks met een percentage verhogen als bescherming tegen inflatie, om de koopkracht van de reserve op peil te houden.
Bij de instelling van een reserve wordt aangegeven of er inflatievergoeding wordt toegerekend. Als uitgangspunt voor de berekening van de inflatievergoeding wordt het vastgestelde saldo (jaarrekening) op 1 januari van het betreffende jaar genomen.
Het te gebruiken percentage voor de inflatievergoeding aan reserves is de streefwaarde betreffende de inflatie van de Europese centrale bank namelijk 2%. Het hanteren van een vast percentage leidt tot een bestendige gedragslijn en een stabiele begroting. Aanpassing van dit percentage wordt gemeld in de kadernota en/of de begroting.
Stortingen en onttrekkingen aan de reserve mogen gedurende het jaar plaatsvinden op basis van het betreffende doel van de reserve. Mutaties in de reserves moeten worden onderbouwd met een bestuursbesluit, of een besluit van de algemeen directeur als het doen van uitnamen uit de reserve door het bestuur is gemandateerd aan de algemeen directeur. Mutaties in de reserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting is goedgekeurd.
Tenminste één keer per jaar, bij de Kadernota wordt voor iedere reserve beoordeeld of er nog voldoende nut en noodzaak voor de reserve bestaat en of er mutaties nodig zijn. Een voorstel voor heroverweging van de reserve is onderdeel van de integrale besluitvorming bij de Kadernota.
Voorwaarden voor heroverweging
Als aan één van onderstaande voorwaarden wordt voldaan moet overwogen worden of de reserve moet worden gehandhaafd of niet.
3.4 Opheffen / wijzigen van reserves
Het bestuur kan te allen tijde via een bestuursbesluit het doel of bestemming van een reserve wijzigen cq de reserve opheffen.
Dit met dien verstande dat als er eerder al verplichtingen zijn aangegaan, de reserve slechts kan worden opgeheven cq gewijzigd als er een andere dekking voor de eerder aangegane verplichtingen wordt aangegeven.
Bij het opheffen van een bestemmingsreserve valt het saldo vrij ten gunste van het begrotingssaldo (exploitatieresultaat) tenzij anders wordt besloten.
4 Beleidsregels betreffende voorzieningen
De algemeen directeur heeft bij voorzieningen de bevoegdheid tot het doen van uitgaven ten laste van de voorziening maar legt hierover wel verantwoording af aan het bestuur via de daarvoor bedoelde documenten uit de P&C cyclus.
Mutaties in de toevoegingen worden onderbouwd met een actuele berekening en recent beheers/onderhoudsplan en worden verwerkt door opname in een van de P&C documenten. Aan voorzieningen wordt géén rente toegevoegd, omdat voorzieningen altijd (naar beste schatting c.q. berekeningsmethodiek) dekkend moeten zijn.
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.
Voorzieningen worden opgeheven na een besluit van de algemeen directeur, met uitzondering van de egalisatievoorzieningen onderhoudskosten, dat moet via een bestuursbesluit
4.4 Planning en control cyclus voorzieningen
Via het in de P&C documenten begroting en jaarrekening opgenomen overzicht voorzieningen kan het verloop van de specifieke voorzieningen worden gevolgd.
Tenminste eenmaal per jaar bij het opmaken van de jaarrekening wordt beoordeeld of de voorzieningen gehandhaafd dienen te worden en qua omvang toereikend zijn of opgeheven kunnen worden.