| Organisatie | Werkorganisatie BUCH |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Nota vaste activa Werkorganisatie BUCH 2023 |
| Citeertitel | Nota Vaste Activa Werkorganisatie BUCH 2023 |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Nota Activabeleid 2017 BUCH.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2023 | nieuwe regeling | 06-12-2022 |
In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt in hoofdstuk 5, de artikelen 59 tot en met 65 ingegaan op de waardering, activering en afschrijving. Het is noodzakelijk om aanvullend daarop uitgangspunten vast te stellen voor de waardering en afschrijving van de vaste activa, omdat deze niet rechtstreeks uit voornoemde regelgeving volgt.
De volgende ontwikkelingen geven aanleiding om de Nota vaste activa Werkorganisatie BUCH 2017 te herzien:
Notitie Materiele vaste activa van de commissie BBV d.d. januari 2020.
In deze notitie is rekening gehouden met de wetgeving, de eerder opgestelde notities over materiële vaste activa en alle gepubliceerde antwoorden tot 1 juli 2019.
In deze notitie is daarnaast onder andere een wijziging opgenomen inzake de verwerking van software en zogenaamde Saas (software as service) oplossingen.
Daarnaast zijn in deze nota naar aanleiding van voornoemde notitie nieuwe uitgangspunten opgenomen voor:
Deze nota is opgesteld voor de Werkorganisatie BUCH. Daarbij is zoveel als mogelijk aangesloten bij de nota’s van de deelnemende gemeenten.
1.2 Doel van de nota en wettelijk kader
De werkorganisatie handelt naar het BBV, dat onder meer financiële spelregels voorschrijft ten aanzien van het activabeleid. In de uitwerking van deze regels heeft de werkorganisatie op onderdelen beleidsvrijheid
Het doel van deze nota is het formuleren van kaders, beleid en vastlegging van uniforme regels voor:
De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening en de begroting, waarbij rekening wordt gehouden met de richtlijnen uit het BBV.
Deze nota is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van het bestuur.
Deze nota sluit aan bij artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen ex artikel 212 van de Gemeentewet en bij het BBV en de interpretatie van onderwerpen zoals weergegeven in notities van de commissie BBV. In die notities zijn soms stellige uitspraken opgenomen die bedoeld zijn om wat meer handvatten te geven bij de uitvoering.
De uitgangspunten in deze nota zijn omkaderd. In hoofdstuk 2 van deze nota is een samenvatting van de uitgangspunten opgenomen. Van de uitgangspunten mag door bestuursbesluit worden afgeweken. De afwijking moet in dat geval worden onderbouwd in het bestuursvoorstel. Dit kan een specifiek voorstel zijn of het meerjaren investeringsplan bij de kadernota of de begroting.
1.4 Beschikbaar stellen investeringskredieten
In deze nota staan de interne en externe regelgeving voor de administratieve verwerking van investeringen centraal. Voor investeringen worden via de budgetcyclus of via een separaat voorstel bedragen beschikbaar gesteld zogenaamde investeringskredieten.
Voor de bevoegdheden van de algemeen directeur en bestuur ten aanzien van investeringskredieten wordt verwezen naar de door uw bestuur vastgestelde Financiële verordening.
Voordat in hoofdstuk 2 nader wordt ingegaan op de regels die het BBV voorschrijft en de eigen keuzes die we hebben, wordt eerst een aantal belangrijke begrippen toegelicht.
Activa kunnen grofweg worden ingedeeld in vaste activa en vlottende activa. Vaste activa zijn voor lange(re) tijd vastgelegde vermogensbestanddelen, zoals gebouwen, gronden, machines, verstrekte langlopende leningen, deelnemingen.
Vlottende activa zoals voorraden en liquide middelen zijn doorgaans bezittingen die voor een korte tijd zijn vastgelegd.
In deze nota gaat het om beleid ten aanzien van vaste activa.
De vaste activa kunnen worden onderverdeeld in:
Voor deze vaste activa gaat het eerst om de vraag wanneer en hoe we een uitgave op de balans zetten (activeren). Vervolgens is de vraag tegen welk bedrag we het actief op de balans moeten zetten (waarderen). Als we een actief op de balans hebben opgenomen, resteert de vraag wat de levensduur is van een actief en hoe we de waardevermindering zichtbaar maken: afschrijven.
2. SAMENVATTING UITGANGSPUNTEN
Kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen worden geactiveerd en in maximaal vijf jaar worden afgeschreven indien aan de voorwaarden van art. 60 BBV (Artikel 60 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten).
Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen worden geactiveerd indien aan de in artikel 61 BBV (Artikel 61 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) genoemde voorwaarden wordt voldaan.
Het BBV schrijft voor dat we werken met een zogenaamd stelsel van baten en lasten. Op het begrotingssaldo van een bepaald boekjaar mogen slechts uitgaven drukken die op dat jaar betrekking hebben. Daarom moeten uitgaven met meerjarige levensduur worden “geactiveerd”. Met activeren wordt de waarde van de bezitting op de balans gezet. Elk jaar gedurende de levensduur wordt een deel van de waarde ten laste van het begrotingssaldo gebracht. Dit noemen we afschrijven.
3.1.2 Moment van activeren: In gebruik name
Bij activering draait het om de vraag of een uitgave een bezitting is en een meerjarige levensduur heeft en in welke gevallen dergelijke uitgaven worden geactiveerd en dus vaste activa zijn. Daarnaast is de vraag wanneer een actief op de balans moet worden opgenomen. Het BBV stelt dat deze worden geactiveerd uiterlijk op het moment van in gebruik name. Het moment van in gebruik nemen is in het BBV niet nader gedefinieerd.
In het algemeen definiëren we in gebruik name van een actief als het moment dat een actief gereed is of is geleverd (bijvoorbeeld voertuigen en pc’s).
Op het moment dat een investering is afgeschreven betekent dit in veel gevallen dat de investering het jaar daarop ter vervanging op het investeringsplan is/wordt opgevoerd.
Vervanging is echter geen automatisme. Het is heel goed mogelijk dat de investering dan technisch nog niet afgeschreven is en nog enige tijd mee kan. In dat geval wordt de vervanging uitgesteld. Dit wordt beoordeeld bij de actualisatie van het meerjaren investeringsplan, die plaatsvindt voorafgaand aan de kadernota (en bij uitzondering de begroting) en waarvan de financiële gevolgen worden verwerkt in respectievelijk de kadernota en eventueel de begroting. Omgekeerd kan het voorkomen dat een bezitting aan vervanging toe is, terwijl deze nog niet helemaal afgeschreven is. In dat geval dient de restant boekwaarde afgeboekt te worden op het moment van de eerder dan geplande vervanging.
De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur.
Indien de componentenbenadering wordt toegepast dan wordt de afschrijving als volgt gesplitst:
Hierbij wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. In de tabel met afschrijvingstermijnen (bijlage 1) is rekening gehouden met deze componentenbenadering.
Indien Werkorganisatie BUCH voor deze benadering kiest, dan kan echter geen voorziening meer worden gevormd voor de kosten van groot onderhoud.
Kosten van noodzakelijke vervangingen worden in dat geval namelijk geactiveerd.
3.1.5 Afschrijven tot restwaarde
De restwaarde is de waarde van het actief aan het einde van de gebruiksduur. Het betreft de verwachte opbrengst die dan nog kan worden gerealiseerd, verminderd met eventueel te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Er kan voor gekozen worden om bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag rekening te houden met een restwaarde.
Aangezien activa worden gebruikt en gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch verouderen en slijten zal de praktijk meestal zijn dat naar een boekwaarde van nul moet worden afgeschreven. Dit veronderstelt dat het voornemen bestaat om het actief tot het einde van de mogelijke gebruiksduur dus conform de verwachte technische levensduur te benutten.
Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel wordt voorgesteld om geen rekening gehouden met een restwaarde. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid over de ontwikkelingen omtrent de toekomstige gebruiksduur en het bepalen van de (mogelijke) restwaarde. Restwaarden liggen in de toekomst en zijn in hoge mate onderhevig aan onzekere factoren vanuit de markt.
In het BBV (artikel 33) wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt naar immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa.
Dit onderscheid is van belang bij de beantwoording van de vraag of bepaalde uitgaven al dan niet mogen/moeten worden geactiveerd.
3.1.6 Activering immateriële vaste activa
Immateriële vaste activa zijn investeringen waar geen bezittingen tegenover staan.
In artikel 34 van het BBV worden de immateriële vaste activa gedefinieerd als:
Indien aan de voorwaarden voldaan wordt kunnen deze kosten geactiveerd worden. In deze paragraaf zijn de uitgangspunten opgenomen.
ad 1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en (dis)agio
Disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. In het BBV is bepaald dat een lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moet worden gewaardeerd. Het verschil tussen het schuldbedrag en het door de geldgever verstrekte bedrag – het disagio – kan naar keuze al dan niet worden geactiveerd.
Als het disagio wordt geactiveerd, vindt afschrijving plaats conform art. 64, lid 4 BBV waarin is bepaald dat de afschrijvingsduur van dergelijke kosten maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening.
ad 2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief
Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden op grond van het BBV als immateriële activa aangemerkt. Voorbeelden van dit soort kosten zijn haalbaarheidsonderzoeken of kosten van deskundigen die diverse alternatieven uitwerken. Het zijn kosten die gemaakt worden voordat een definitieve keuze is gemaakt voor een bepaalde investering.
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden afzonderlijk verantwoord en maken geen onderdeel uit van de uiteindelijke investering.
Op grond van het BBV (artikel 60) mogen deze kosten alleen worden geactiveerd, als aan de volgende vier voorwaarden wordt voldaan:
Als aan deze voorwaarden wordt voldaan is de maximaal toegestane afschrijvingstermijn voor deze immateriële activa 5 jaar.
Als niet aan de hiervoor genoemde verplicht gestelde voorwaarden wordt voldaan mogen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor plannen niet worden geactiveerd maar moeten deze in één keer ten laste van het begrotingssaldo worden gebracht.
In principe worden kosten voor onderzoek en ontwikkeling niet geactiveerd.
Voorbereidende kosten zoals het bestek gereedmaken van een bepaalde investering vallen niet onder kosten voor onderzoek en ontwikkeling.
ad 3 bijdragen aan activa in eigendom van derden
Een voorbeeld van de onder dit punt genoemde activa is een bijdrage ineens van bijvoorbeeld een gemeente in de kosten van een clubgebouw. Voor de Werkorganisatie BUCH is dit niet van toepassing.
3.1.7 Activering materiële vaste activa
Onder materiële vaste activa worden investeringen verstaan waartegenover een actief staat waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. In artikel 35 van het BBV is opgenomen op welke wijze materiële vaste activa op de balans worden opgenomen.
Artikel 35 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
3.1.8 Activering financiële vaste activa
In artikel 36 van het BBV is bepaald wat het BBV onder financiële vaste activa verstaat.
Artikel 36 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
3.1.9 Activeren versus (groot) onderhoud
Onderhoudskosten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen
Bij onderhoud maken we het onderscheid tussen klein en groot onderhoud:
Klein onderhoud betreft regelmatig voorkomend onderhoud (kort cyclisch onderhoud) van beperkte omvang. De commissie BBV geeft aan dat de kosten van klein onderhoud in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie komen. Dat geldt ook voor kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud. Deze moeten altijd ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.
Groot onderhoud (lang cyclisch onderhoud) moet de garantie bieden op een technisch goede en oorspronkelijke staat van de objecten tijdens de levensduur.
Levensduurverlengend onderhoud, zoals reconstructies en renovatie, impliceert het intreden van een nieuwe levensfase van een object. Dit is feitelijk geen groot onderhoud, maar zijn daarom investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van betreffend actief.
Voor de wijze van verwerken van de kosten van groot onderhoud: zie de nota reserves en voorzieningen.
Indien de componentenbenadering wordt toegepast is er geen sprake van groot onderhoud, maar van vervangingsinvesteringen.
Uitgaven die voldoen aan alle voorwaarden om te activeren, maar geen grote omvang hebben, worden om praktische redenen direct in het jaar van aanschaf of vervaardiging ten laste van het begrotingssaldo gebracht. Dit om de administratieve lasten te beperken en de overzichtelijkheid van de investeringsstaat te vergroten. Het minimumbedrag voor te activeren investeringen bedraagt € 10.000.
Let op: wanneer een enkele aanschaf minder bedraagt dan € 10.000 (bijv. een PC) wordt deze niet geactiveerd. Indien als gevolg van het gelijktijdig aanschaffen (bijv. 30 PC’s in één keer) de totale investering het bedrag van € 10.000 overschrijdt wordt deze investering wel geactiveerd.
3.1.11 Looptijd investeringskredieten
Uitgangspunt is dat de investeringskredieten in gebruik worden genomen in het jaar waarin ze beschikbaar zijn gesteld door de algemeen directeur dan wel het bestuur.
Bij jaarlijks terugkomende-investeringen (zoals bijvoorbeeld in ICT hardware) bestaat met enige regelmaat de behoefte om de restant investeringskredieten (gedeeltelijk) over te hevelen naar het volgende boekjaar.
De budgethouders moeten gedurende de budgetcyclus op de vaste rapportagemomenten uit de P&C cyclus (kadernota en jaarstukken) informatie verstrekken over de voortgang van de investeringskredieten. Aan de hand van die informatie worden de financiële gevolgen van veranderingen in het investeringsschema op de kredieten en de kapitaallasten per cluster gerapporteerd via de P&C cyclus of via een separaat bestuursvoorstel.
De clusters zijn facilitair, ICT hardware, ICT software, materieel en Overige
Indien ultimo het boekjaar het restant van het openstaande investeringskrediet kleiner is dan € 1.000 wordt het krediet automatisch afgesloten.
Jaarlijks terugkerende investeringskredieten worden aan het einde van het jaar automatisch afgesloten en worden niet doorgeschoven. Wel kan een kredietbeheerder het voorstel doen om het restantsaldo toe te voegen aan het krediet voor het volgende boekjaar.
Niet jaarlijks terugkerende investeringskredieten kunnen maximaal 2 keer doorgeschoven worden. De kredietbeheerder kan een gemotiveerd voorstel doen om van dit uitgangspunt af te wijken.
Verschuivingen tussen de jaarbedragen van een investering als gevolg van wijzigingen in de planning zijn toegestaan, mits de investering conform de door het bestuur vastgestelde doelen en voorwaarden wordt gerealiseerd en het totaal beschikbaar gestelde krediet niet wordt overschreden en het moment van start afschrijving niet wijzigt.
In artikel 63 van het BBV (Artikel 63 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten)zijn de bepalingen opgenomen met betrekking tot de waardering van activa, namelijk verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs en een toelichting op deze begrippen. In dat artikel is gesteld dat behalve de directe kosten, in de vervaardigingprijs ook een redelijk deel van de indirecte kosten, zoals bijvoorbeeld overhead, en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief wordt gewerkt kan worden toegerekend.
Ook is het is toegestaan om ook personeelslasten in de vervaardigingprijs op te nemen zolang ze direct zijn toe te rekenen aan de betreffende vaste activa.
In onze organisatie worden geen eigen personeelskosten en dergelijke toegerekend aan de investeringen. Deze kosten worden gezien als reguliere werkzaamheden en komen ten laste van het begrotingssaldo. Dit om dekkingsproblemen te voorkomen.
Voorbereidende kosten zoals bestek gereedmaken van een bepaalde investering c.q. toezicht op uitvoering kunnen worden geactiveerd, voor zover deze bestaan uit externe inhuur en/ of advieskosten.
Indien op investeringen subsidies worden verkregen dan wordt hiermee pas rekening gehouden indien de beschikking is ontvangen. Dit is in lijn met het realisatiebeginsel dat stelt dat winsten pas worden genomen als deze worden gerealiseerd.
Afschrijving is het in de begroting en administratie zichtbaar maken van de waardevermindering van een kapitaalgoed dat meerdere jaren meegaat. De afschrijving komt ten laste van het begrotingssaldo. Het meerjarig nut van de investering wordt hiermee in de begroting en administratie zichtbaar en er wordt budget gereserveerd voor vervanging.
Of er mag worden afgeschreven en wat de hoogte van de jaarlijkse afschrijving is wordt bepaald door:
4.2 Wettelijke of andere voorschriften
In artikel 64 en 65 van het BBV staan de algemene regels voor afschrijvingen.
Artikel 64 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
Artikel 65 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
Het BBV laat de keuze van afschrijvingsmethodiek vrij. De gemaakte keuze dient voor gelijksoortige activa, vanuit de gedachte van een bestendige gedragslijn, echter wel eensluidend te zijn.
De meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn:
In onze organisatie wordt afgeschreven volgens de lineaire methode. De onderbouwing hiervoor is dat hiermee wordt beoogd dat over de totale levensduur van het actief dat de jaarlijkse kosten (afschrijving en onderhoud) min of meer constant zijn.
De afschrijvingstermijn wordt bepaald door de gebruiksduur. De gebruiksduur is de economische levensduur. Deze moet niet worden verward met de technische levensduur.
De economische levensduur wordt bepaald door de totale kosten (vooral afschrijving- en onderhoudskosten) van het huidige en het nieuwe actief. Als de kosten van het nieuwe actief lager zijn dan is vervanging economisch zinvol.
De technische levensduur is de termijn gedurende welke het actief kan worden gebruikt (niet kapot of versleten of wettelijk niet meer toegestaan).
Voor de afschrijvingstermijn per soort activa verwijzen we naar bijlage I waarin een afschrijvingstabel is opgenomen
Van de in deze bijlage opgenomen termijnen mag met een gemotiveerd bestuursbesluit worden afgeweken. Voor soorten activa die (nog) niet voorkomen in de bijlage moet met een apart besluit de afschrijvingstermijn vastgesteld worden.
Aldus besloten door het bestuur van Werkorganisatie BUCH in de vergadering van 6 december 2022,
de secretaris,
E. Zandstra
de voorzitter,
A. Mans
Bijlage 1; Afschrijvingstabel Nota activa 2023
Bij de materiële vaste activa is er sprake van overige investeringen met een economisch nut (EN), investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (ENh) en investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut (MN).