Financiële verordening Werkorganisatie BUCH 2023

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de Werkorganisatie BUCH en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b)

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de Werkorganisatie BUCH met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie;

• c)

  algemeen directeur: de algemeen directeur als bedoeld in artikel 10 van de Gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH

• d)

  begroting: de begroting als bedoeld in de Gemeentewet en zoals nader bepaald in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

• e)

  bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 6 van de Gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie BUCH.

• f)

  doelmatigheid: het realiseren van de boogde maatschappelijke effecten van het beleid met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• g)

  doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten daadwerkelijk worden behaald;

• h)

  jaarstukken: de jaarrekening en het jaarverslag als bedoeld in de Gemeentewet en zoals nader bepaald in het BBV;

• i)

  rechtmatigheid: het overeenstemmen van de financiële beheerhandeling en de vastlegging daarvan met de vigerende wet- en regelgeving, zoals omschreven in het Besluit accountantscontrole gemeenten;

• j)

  programma: een samenstel van een aantal samenhangende beleidsvelden.

Artikel 2. Wet- en regelgeving

• 1.

  Uitgangspunt is dat beleids- en planning en control- documenten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving;

• 2.

  In de in artikel 9 genoemde beleidsnota’s worden zoveel mogelijk alleen de kaders tussen het bestuur en de algemeen directeur vastgelegd.

Artikel 3 Kaders financieel beleid

• 1.

  Uitgangspunten c.q. kaders voor het financieel beleid worden in separate nota’s per (hoofd-) onderwerp vastgelegd. In deze verordening wordt daarna verwezen (zie artikel 10).

• 2.

  Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringsaanvragen die nog niet zijn geautoriseerd door het bestuur worden zoveel mogelijk behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten van de P&C cyclus. Indien het een grote beleidsverandering c.q. nieuw beleidsstuk betreft kan dit ook via een separaat bestuursvoorstel.

• 3.

  Voor het sluitend houden van de begroting zijn de volgende spelregels afgesproken:

  • a)

    Zoveel mogelijk “nieuw voor oud”;

  • b)

    Geld dat over is, vloeit terug naar de gemeenten;

Artikel 4. Kadernota

• 1.

  De algemeen directeur biedt jaarlijks, uiterlijk voor 15 december van het jaar voorafgaande aan de behandeling van de begroting, aan het bestuur een Kadernota aan met daarin:

  • a)

    De beleidsontwikkelingen;

  • b)

    Een meerjaren investeringsplanning inclusief het effect op de liquiditeitsprognose;

  • c)

    De financiële kaders en uitgangspunten voor de begroting en de meerjarenraming;

  • d)

    Het meerjarig verloop van de reserves en eventuele voorstellen voor heroverweging van reserves.

• 2.

  Het bestuur stelt deze nota voor verzending aan de raden van de deelnemende gemeenten vast.

Artikel 5. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Het bestuur stelt bij per bestuursperiode de indeling van de begroting vast conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 2.

  Het bestuur stelt op voorstel van de algemeen directeur, per programma relevante beleids- en/of prestatie-indicatoren vast, voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de realisatie van maatschappelijke effecten en doelstellingen.

• 3.

  Bij de begroting worden per programma de begrote baten en lasten weergegeven en bij de jaarstukken per programma de gerealiseerde baten en lasten.

• 4.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de investeringen, per cluster, het benodigde investeringskrediet weergegeven en in de jaarstukken de realisatie per cluster.

• 5.

  In de begroting wordt jaarlijks een post onvoorzien van € 100.000 opgenomen.

• 6.

  In de begroting en jaarstukken worden voor het overzicht incidentele baten en lasten alleen bedragen groter of gelijk aan € 50.000 opgenomen. Kleinere bedragen worden met betrekking tot het overzicht incidentele baten en lasten niet als materieel beschouwd.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de investeringen per cluster in het begrotingsjaar.

• 2.

  Bij de behandeling van de begroting en/of de kadernota geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 3.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt de algemeen directeur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 1 miljoen informeert de algemeen directeur het bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van Werkorganisatie BUCH.

Artikel 7. Tussentijdse verantwoording

• 1.

  De algemeen directeur informeert het bestuur via tussentijdse rapportages zoals vastgelegd in de BUCH breed geharmoniseerde P&C cyclus.

• 2.

  De financiële tussenrapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a)

    de baten en de lasten per programma;

  • b)

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c)

    het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

  • d)

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e)

    het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d en,

  • f)

    de mutaties in het investeringsschema per cluster.

• 3.

  De tussenrapportage over de beleidsvoortgang bevat tenminste per beleidsspeerpunt:

  • a)

    voortgang beleid

  • b)

    voortgang planning

  • c)

    voortgang financiën

• 4.

  In de financiële tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten per programma en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

Artikel 8. Informatieplicht

In afwijking van artikel 4, eerste lid, van de Bevoegdhedenregeling bestuur Werkorganisatie BUCH 2020 is de algemeen directeur bevoegd tot het wijzigen van de begroting:

• a.

  Waarbij geen wijziging wordt aangebracht in de bijdragen van de gemeenten;

• b.

  Waarbij een positieve wijziging wordt aangebracht in de bijdragen van de gemeenten;

• c.

  die voortvloeien vanuit maatwerkafspraken met de deelnemende gemeenten;

• d.

  die voortvloeien vanuit autonome ontwikkelingen zoals cao afspraken, stijging van premiepercentages, stijging van verzekeringspremies. van begrotingswijzigingen;

Artikel 9. Beleidsnota’s

• 1.

  In onderstaande beleidsnota’s zijn de uitgangspunten en regels met betrekking tot de betreffende thema’s uitgewerkt,

• 2.

  Deze nota’s worden periodiek geactualiseerd, zoveel mogelijk BUCH breed geharmoniseerd en zoveel mogelijk tegelijkertijd ter vaststelling aan de BUCH raden en bestuur aangeboden:

  • a)

    Nota vaste activa

  • b)

    Nota Reserves en Voorzieningen

  • c)

    Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen/ratio

  • d)

    Treasurystatuut

• 3.

  De nota’s worden periodiek geactualiseerd.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening gevormd wegens oninbaarheid.

• 2.

  Ten behoeve van de bepaling van de hoogte van de voorziening dubieuze debiteuren worden de debiteuren gecategoriseerd naar aard en omvang van de vordering. De volgende soorten vorderingen zijn te onderscheiden:

  • a)

    Vordering door opgelegde belastingen conform de belastingverordeningen

  • b)

    Overige vorderingen

• 3.

  Jaarlijks wordt bij het opstellen van de jaarrekening de noodzakelijke omvang van de voorziening bepaald.

• 4.

  Vorderingen en schulden van openbare lichamen worden niet betrokken in de berekening van de voorziening voor oninbare vorderingen.

• 5.

  De algemeen directeur stelt de beleidsuitgangspunten voor het beoordelen van de oninbaarheid van de openstaande vorderingen vast, aan de hand waarvan de benodigde stand van de voorziening wordt bepaald.

Artikel 11. Overhead- en indirecte kosten

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde integrale kostprijs diensten van de organisatie, die worden geleverd, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening zijn naast de directe kosten ook de indirecte kosten verwerkt, die samenhangen met de door de organisatie verrichte diensten.

• 2.

  In de kostprijs zijn naast de rechtstreeks te relateren lasten en baten opgenomen:

  • a.

    de bijdragen aan en onttrekkingen uit voorzieningen voor het noodzakelijk onderhoud aan de betrokken activa;

  • b.

    de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa;

• 3.

  De integrale kostprijs wordt bepaald door de directe loon- en overige kosten te vermeerderen met een opslag voor overhead.

• 4.

  De opslag voor overhead bevat maximaal de volgende toerekeningen:

  • a.

    Kosten voor studie, 2% van de gemiddelde loonsom

  • b.

    Reiskosten

  • c.

    Kantoor automatisering

  • d.

    Facilitair

  • e.

    Personeelsadministratie / HR-advies en bedrijfszorg

  • f.

    Huisvestingskosten

• 5.

  De lasten voor overhead worden toegerekend door middel van het toepassen van een opslagpercentage op de directe loonkosten of een vast bedrag per jaar per fte.

• 6.

  Parralel aan het opstellen van de kaderbrief wordt het bedrag aan overhead en de normuren herijkt. Indien uit die herijking aanpassing noodzakelijk is, wordt dit door de algemeen directeur vastgesteld en ter kennisgeving aan het bestuur gestuurd.

• 7.

  Als op grond van wettelijke grondslagen een integrale kostprijs moet worden bepaald, dan wordt aan een taakveld een tabel toegevoegd. Via de tabel wordt de integrale kostprijs bepaald door de direct aan het product toerekenbare kosten te vermeerderen met de van toepassing zijnde opslagpercentages voor de overhead.

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen;

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c)

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de dienstverlening;

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

• 1.

  De algemeen directeur draagt zorgt voor:

  • a)

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de afdelingen;

  • b)

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c)

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d)

    de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e)

    de te maken afspraken met de aan de Gemeenschappelijke Regeling BUCH deelnemende gemeenten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f)

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• 2.

  Het bestuur draagt zorg voor:

  • a)

    het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten;

  • b)

    het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen,

  opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Jaarrekening en interne beheersing

• 1.

  De algemeen directeur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor een jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen en daar waar de interne beheersing versterking behoeft neemt de algemeen directeur maatregelen tot herstel.

• 2.

  De algemeen directeur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van Werkorganisatie BUCH met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt de algemeen directeur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 15. Verantwoording begrotingsonrechtmatigheden (begrotingsoverschrijdingen)

Ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording neemt de algemeen directeur een overzicht op in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken met daarin de begrotingsoverschrijdingen en consequentie voor het oordeel conform onderstaande tabel.

Artikel 16. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De “Financiële verordening werkorganisatie BUCH 2017” wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Werkorganisatie BUCH 2023.