Artikel 1. Instelling
De raad stelt een auditcommissie in.
Artikel 2. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
commissie: de auditcommissie;
- b.
voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;
- c.
secretaris: een raadsadviseur, commissiegriffier of een raadsgriffier, die de auditcommissie ambtelijk ondersteunt;
- d.
lid: een raadslid, die tot lid van de auditcommissie is benoemd;
- e.
vergadering: vergadering van de auditcommissie;
- f.
Controle-verordening: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nieuwegein;
- g.
Rekenkamercommissie: rekenkamercommissie, zoals die door de gemeenteraad is ingesteld.
Artikel 3. Doel
- 1.
De commissie heeft als doel: een technische bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar objectief te adviseren over de in artikel 4 Taken;
- 2.
De commissie treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
Artikel 4. Taken
- 1.
De auditcommissie adviseert aan en overlegt namens de raad over:
- a.
het aanbestedingstraject van de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 2 van de Controle-verordening;
- b.
de voorwaarden en uitgangspunten voor de accountantscontrole;
- c.
de opdracht voor de jaarlijks uit te oefenen accountantscontrole per benoemingsperiode, als bedoeld in artikel 3 van de Controle-verordening;
- d.
kosten meer-, minderwerk bij de accountantscontrole;
- e.
onderzoeksonderwerpen voor de interim-controle van de accountant;
- f.
bestuurlijke rapportages, kadernota, begroting en jaarstukken.
- g.
Aandragen van verbeterpunten planning & controlcyclus.
- h.
Begeleiding voordracht kandidaten rekenkamercommissie.
- 2.
De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie, het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.
- 3.
De auditcommissie draagt zorg voor het verzamelen van kennis over de relevante (financiële) bedrijfsvoeringthema’s en overdracht daarvan aan de raad.
Artikel 5. Bevoegdheden
- 1.
De auditcommissie heeft de volgende bevoegdheden:
- a.
het namens de raad voeren van overleg over en het uitbrengen van advies aan de raad over een onderwerp, als genoemd in artikel 4;
- b.
het op eigen titel uitbrengen van advies aan en informeren van de raad;
- c.
de adviezen van de auditcommissie aan de raad worden zo mogelijk aan de betreffende raadsstukken toegevoegd en worden openbaar gemaakt;
- d.
het voeren van overleg met het college, in de persoon van de portefeuillehouder financiën en ambtelijke ondersteuning, de accountant en de rekenkamercommissie.
- 2.
Naast het uitbrengen van advies en het voeren van overleg, is de auditcommissie bevoegd:
- a.
informatie in te winnen bij en te overleggen met leden van het college, de ambtelijke organisatie, belanghebbenden, rekenkamercommissie en de accountant;
- b.
externe deskundigheid in te schakelen die de commissie van advies dient, mits de raad hiervoor vooraf middelen beschikbaar heeft gesteld;
- c.
handelingen te verrichten die nodig zijn in verband met de aanbesteding van de accountantsdiensten of de beëindiging daarvan;
- d.
handelingen te verrichten die nodig zijn in verband met de voordracht van kandidaten van de rekenkamercommissie.
Artikel 6. Samenstelling en benoeming
- 1.
De auditcommissie bestaat uit ten minste drie leden.
- 2.
De leden worden door de raad uit zijn midden benoemd. De raad bevordert met de benoeming van de leden een representatieve vertegenwoordiging vanuit zijn midden.
- 3.
De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen.
- 4.
Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
- 5.
In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk Voorzien door benoeming.
Artikel 7. Voorzitter
- 1.
De voorzitter en de vicevoorzitter worden door de auditcommissie uit hun midden benoemd.
- 2.
De voorzitter is belast met:
- a.
het leiden van de vergadering;
- b.
namens de auditcommissie het woord te voeren;
- c.
het doen naleven van deze verordening.
- 3.
De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan de besprekingen van de commissie en heeft stemrecht.
Artikel 8. Secretaris
- 1.
De secretaris draagt zorgt voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie en de voorzitter
- 2.
De secretaris is bij iedere vergadering van de commissie aanwezig.
- 3.
De secretaris draagt zorg voor het vastleggen van het advies van de commissie aan de Raad.
- 4.
De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een verslag na de vergadering.
Artikel 9. Zittingsduur en vacatures
- 1.
De zittingsperiode van een lid en van het voorzitterschap eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad, alsmede bij het vervallen van het raadslidmaatschap.
- 2.
Een lid kan te allen tijde als lid en/of voorzitter ontslag nemen, door daarvan schriftelijk mededeling aan de raad resp. commissie te doen. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.
- 3.
De raad kan een lid -met redenen omkleed- ontslaan.
- 4.
Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 6 lid 5.
Artikel 10. Vergaderingen
- 1.
De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks over de planning en controlproducten, de voorbereiding op de controle van het lopende jaar, over de interim-controle (boardletter), het normenkader en het accountantsverslag met controleverklaring van de jaarrekening.
- 2.
De accountant en rekenkamercommissie worden in verband met hun werkzaamheden ten behoeve van de raad voor iedere vergadering van de auditcommissie uitgenodigd.
- 3.
De voorzitter belegt de vergaderingen en draagt samen met de secretaris zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen.
- 4.
Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste zeven dagen voor de betreffende vergadering.
- 5.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd op het raadsinformatiesysteem bij de agenda geplaatst.
Artikel 11. Openbaarheid, beslotenheid en geheimhouding
- 1.
De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
- 2.
Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
- 3.
De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van het in een besloten (gedeelte van een) vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld.
- 4.
Artikel 25 verordening op de raadscommissies Nieuwegein 2018 is hierbij van toepassing.
Artikel 12. Besluitvorming
- 1.
Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.
- 2.
De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
- 4.
Bij het staken van de stemmen, beslist de stem van de voorzitter. Richting de raad wordt in alle gevallen melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.
Artikel 13. Verslaglegging
- 1.
De secretaris draagt in samenspraak met de voorzitter zorg voor een zakelijk concept-verslag, dat uiterlijk een week na de vergadering aan de leden en overige deelnemers wordt toegezonden.
- 2.
Het concept-verslag bevat:
- a.
de namen van de voorzitter, de secretaris, de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben ;
- b.
welke leden afwezig waren;
- c.
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
de conclusies met betrekking tot de zaken onder c., inclusief eventuele minderheids-standpunten en adviezen aan de raad;
- e.
bestuurlijk gedane toezeggingen.
- 3.
De leden en overige deelnemers reageren hierop binnen een week na toezending, waarbij de gemaakte opmerkingen door de secretaris worden verwerkt; indien geen reactie wordt ontvangen, wordt ervan uitgegaan dat er geen op- of aanmerkingen zijn.
- 4.
Het concept-verslag wordt in de eerstvolgende vergadering door de commissie vastgesteld.
- 5.
Zowel het aangepaste concept-verslag, als bedoeld in het derde lid, als ook het vastgestelde verslag wordt openbaar gemaakt.
Artikel 14. Toehoorders en pers
- 1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
- 2.
Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
- 3.
De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren te waarschuwen en bij herhaling daarvan, deze sommeren te vertrekken.
Artikel 15. Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Artikel 16. Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de
verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 17 Intrekking oude regeling
De Verordening op de auditcommissie 2020 wordt ingetrokken.
Artikel 18. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.
Artikel 19 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de auditcommissie Nieuwegein 2022.