Handboek vervanging hybride periode vergunningen 2012-2015 gemeente Brunssum

Specifiek voor vergunningen geldt een hybride situatie vanaf 13 juni 2012 tot en met 31 december 2015. In deze hybride situatie zijn analoge documenten gedigitaliseerd en vastgelegd in het zaaksysteem en digitale documenten rechtstreeks geregistreerd in het zaaksysteem, zonder deze nog analoog te maken en toe te voegen aan het analoge dossier. Dit laatste geldt ook voor documenten die zijn gegenereerd vanuit de vakapplicatie Suite4Omgevingsdiensten. Middels een koppeling zijn deze documenten rechtsreeks toegevoegd aan de betreffende zaak in het zaaksysteem.

Voor de hybride situatie van vergunningen geldt (nog) geen vervangingsbesluit.

Het doel van dit handboek vervanging is om de analoge documenten van vergunningen, die gedigitaliseerd zijn in de hybride periode (2012-2015) te vervangen door de reeds gedigitaliseerde versies.

Dit handboek vervanging is van toepassing op de vervanging van analoge ingekomen post, analoge uitgegane post en analoge documenten met een natte handtekening, specifiek voor de hybride periode van vergunningen vanaf 13 juni 2012 tot en met 31 december 2015. Zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen vallen onder de reikwijdte van dit vervangingshandboek. De vervanging wordt toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.

Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context is nodig om informatie beter vindbaar, herbruikbaar en relevant te maken. Het gaat hierbij onder meer om de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij de uitvoering van de werkprocessen. Deze context moet na vervanging toegankelijk en re-construeerbaar blijven. Om de context van vervanging archiefbescheiden vast te leggen, registreert gemeente Brunssum metadata. De gemeente Brunssum heeft, conform artikel 19 Archiefregeling, een metagegevensschema, als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006, vastgesteld op 16 november 2021 voor de applicatie Djuma zie zaaknummer: 2000435 en documentnummer: 2000617 (metadatamodel volgens MDTO applicatie Djuma).

Wet- en regelgeving, het hebben van een specifieke verschijningsvorm en historische context kunnen aanleidingen zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Vandaar dat binnen de gemeente Brunssum de volgende archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging:

• 1.

  Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden.

• 2.

  Archiefbescheiden met hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde. In praktijk zullen archiefbescheiden van vóór 1850 niet vervangen worden.

• 3.

  Archiefbescheiden met specifieke verschijningsvormen die onvervangbare (historische) contextuele informatie geven, zoals geur, opgedrukte zegels of afwijkend papierformaat.

• 4.

  Archiefbescheiden met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

• 5.

  Archiefbescheiden die - op praktische gronden - NIET worden opgenomen en beheerd in het DMS/zaaksysteem.

Dergelijke documenten komen niet voor in de hybride situatie van vergunningen, omdat het hier aanvragen betreft voor het verkrijgen van een Omgevingsvergunning, een sloopmelding en een melding gebruiksbesluit.

LET OP: Alleen de consulent DIV bepaalt op basis van een toets of analoge documenten onder de uitzonderingen vallen die van toepassing zijn op de uitgangspunten van het vervangingsproces. Alle documenten die voor vervanging in aanmerking komen worden aangeleverd bij het DIV-cluster van de afdeling Informatiebeheer.

Onderstaande criteria zijn in lijn met de Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van het Nationaal Archief. Door middel van steekproeven zullen de kwaliteitscontroles worden uitgevoerd.

Let wel: de destijds gedigitaliseerde documenten zijn in de hybride periode op gelijke manier gedigitaliseerd, gecontroleerd en geregistreerd als zijnde documenten die voor vervanging in aanmerking komen met dat verschil dat deze documenten zijn opgeborgen in de paternosterkast van de cluster DIV.

Gemeente Brunssum controleert tijdens de kwaliteitscontroles op de onderstaande visuele criteria:

Juistheid:

• -

  Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?

• -

  Staat het beeld recht, dan wel incorrect horizontaal of verticaal op de pagina?

• -

  Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

• -

  Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?

• -

  Komen de afmetingen overeen met het origineel?

Volledigheid:

• -

  Is het document in zijn geheel gescand?

  • o

    Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand?

  • o

    Zijn alle bijlagen gescand?

• -

  Worden alle kleuren overgenomen?

• -

  Treedt geen kleurverlies op?

• -

  Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?

• -

  Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

Leesbaarheid:

• -

  Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?

• -

  Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?

• -

  Als Optical Character Recognition (OCR) gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend?

• -

  Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan.

• -

  Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?

• -

  Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).

De aanwezigheid van artefacten:

Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

• -

  horizontale of verticale strepen;

• -

  pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

• -

  weerspiegelingen;

• -

  andere vervormingen en effecten.

De gemeente Brunssum controleert tijdens de kwaliteitscontroles op de onderstaan de inhoudelijke criteria:

• -

  Is het document voorzien van de verplichte metadata, conform het metagegevensschema?

• -

  Is het juiste zaaktype geselecteerd?

De gemeente Brunssum controleert tijdens de kwaliteitscontroles op de onderstaande inhoudelijke criteria:

• -

  Gemeente Brunssum scant in kleur.

  • o

    Scannen op full-color RGB op 24 bits/pixel.

  • o

    De scanner levert bestanden met een ingesloten kleurruimte, de voorkeur gaat hierbij uit naar sRGB kleurruimte.

• -

  De scans hebben een resolutie van minimaal 300 PPI.

• -

  De scans hebben een minimale scherpte van 5 lp/mm.

• -

  Er wordt geen tussentijdse compressie toegepast.

• -

  Gemeente Brunssum past OCR toe.

  • o

    OCR wordt als een onzichtbare laag weggeschreven.

• -

  De scans worden opgeslagen als: PDF/A-1b.

Wanneer uit de controle blijkt dat er gedigitaliseerde documenten aanwezig zijn die niet voldoen aan bovenstaande criteria, zullen zij opnieuw worden gescand en als nieuwe versie over het bestaande document worden geplaats.

Indien er nog nieuwe (analoge) documenten binnenkomen die betrekking hebben op een zaak uit de hybride periode of wanner er in het analoge dossiers documenten aanwezig zijn die niet zijn gedigitaliseerd, worden deze alsnog gedigitaliseerd conform bovenstaande criteria en aan de zaak toegevoegd.

De digitale reproducties worden opgeslagen in het informatiesysteem van de gemeente Brunssum, met uitzondering van de P&O documenten, zie paragraaf 5.2. De Gemeente Brunssum gebruikt Djuma van Visma Circle als informatiesysteem. De inrichting en het gebruik van het informatiesysteem voldoen aan de criteria van de Archiefwet 1995, dat wil zeggen, voldoet aan de NEN-ISO 16175-1:2020 norm. Dit is aangetoond door middel van de audit van het Historisch Centrum Limburg op 7 juni 2022. Djuma heeft geen directe koppeling met de i-Navigator, maar in de i-Navigator worden de werkprocessen, de informatieobjecten die een rol spelen bij die werkprocessen en de basis- en kernregistraties die worden geraadpleegd door de werkprocessen beschreven en beheerd. Dit gebeurd middels een export uit de i-Navigator en een import functie in Djuma.

De gemeente Brunssum heeft bij de keuze voor merk, type, standaardinstellingen van de apparatuur, randapparatuur en de software de in hoofdstuk 2. Beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De scanner werkt met voorgeprogrammeerde instellingen. De technische specificaties voor de scanner van de gemeente Brunssum zijn opgenomen in bijlage A: Technische specificaties scanner. De scanner levert de volgende technische metadata:

• -

  Scandatum en tijdstip

• -

  Model en type scanner

• -

  Kleurruimte

• -

  Sampling rate (PPI, Pixels Per Inch)

• -

  Lengte en breedte in pixels

• -

  Bitdiepte

• -

  Kleurprofiel

Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van Kofax scansoftware.

Voor het technisch beheer en onderhoud van de hard- en software, waaronder het informatiesysteem, zijn afspraken vastgelegd met Parkstad-IT te Heerlen. Voor het beheer en onderhoud van de scanners zijn de clusters Functioneel Applicatiebeheerders (FAB-ers) en Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de afdeling Informatiemanagement verantwoordelijk.

Om te controleren of de gemeente Brunssum scant volgens de in 4.3 Technische criteria genoemde technische criteria, voert de gemeente Brunssum op de volgende momenten een uitgebreide technische controle uit:

• -

  inrichting van het vervangingsproces;

• -

  onderhoud of verplaatsen van hardware;

• -

  aanschaf van nieuwe hardware;

• -

  onderhoud of bijwerken van software en/of firmware;

• -

  aanschaf van nieuwe software en/of aanpassingen van software instellingen.

Zoals in paragraaf 4.1 reeds vermeld:

Let wel:de destijds gedigitaliseerde documenten zijn in de hybride periode op gelijke manier gedigitaliseerd, gecontroleerd en geregistreerd als zijnde documenten die voor vervanging in aanmerking komen met dat verschil dat deze documenten zijn opgeborgen in de paternosterkast van de cluster DIV.

In eerste instantie zal dan ook een 100% controle plaatsvinden op de gedigitaliseerde documenten bij de zaak in het zaaksysteem en worden deze getoetst aan de criteria uit hoofdstuk 4. Echter, wanneer na het controleren van 50 dossiers de kwaliteit gelijk is en de documenten destijds zijn gedigitaliseerd, zoals in paragraaf 4.1 en 7.1 staat vermeld, zal er worden overgegaan op een steekproefcontrole.

Er zal wel altijd een 100% controle plaatsvinden of de analoge documenten in het analoge dossier ook digitaal bij de zaak aanwezig zijn.

Tijdens de steekproefcontrole wordt 10 % van de vervangen documenten door een DIV consulent van de afdeling Informatiemanagement van de gemeente Brunssum gecontroleerd. Tijdens de steekproefcontrole worden willekeurige documenten van verschillende dossiers van de hybride periode gecontroleerd. Hierbij wordt een foutmarge gehanteerd van maximaal 10 procent. De steekproefcontrole wordt goedgekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximale toegestane aantal fouten. Indien het aantal fouten groter is dan het maximale toegestane aantal fouten worden alle documenten van de gehele periode gecontroleerd en, indien nodig, opnieuw gescand. Alle fouten die uit de steekproefcontrole naar boven komen worden door gemeente Brunssum hersteld. De resultaten van de steekproefcontroles worden vastgelegd in controleformulieren, zie bijlage B: Controleformulier voor het algemene controleformulier en bijlage C voor het controleformulier Vergunningen.

Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling verplicht de zorgdrager een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

Hoe snel tot vernietiging van de vervangen archiefbescheiden wordt overgegaan is afhankelijk van de aard van de vervangen archiefbescheiden en de doorlooptijd van de kwaliteitstoetsing. De gemeente Brunssum vernietigd de vervangen archiefbescheiden nadat deze de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen. Hierbij wordt de termijn van drie maanden gehanteerd. In de praktijk houdt dit in dat iedere ochtend van een werkdag de dagpost van drie maanden geleden wordt vernietigd.

Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, de originele archiefbescheiden zijn gereproduceerd en vervolgens zijn vernietigd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit een verklaring van vervanging opstellen. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:

• -

  Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden.

• -

  De grondslag op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit).

• -

  Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.

De gemeente Brunssum hanteert de volgende werkwijze. In de archiefkluis zijn twee blauwe afgesloten containers geplaats. Iedere container bevat de analoge documenten van één kwartaal. Na afloop van kwartaal wordt het voorgaande kwartaal vernietigd, zie onderstaand schema. In Djuma wordt een zaak aangemaakt en voorzien van de hierboven genoemde verklaring die door het afdelingshoofd Informatiemanagement wordt getekend, dit is middels een mandaat vanuit het college van burgemeester en wethouders geregeld.