Verordening op de auditcommissie Krimpenerwaard 2022

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• e.

  het lid: raadslid of commissielid;

• f.

  een fractie: één of meer raadsleden die vanaf dezelfde kandidatenlijst in de raad zijn gekozen;

• g.

  de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• h.

  de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 4 van deze verordening;

• i.

  de griffier: de griffier zoals bedoeld in de Gemeentewet;

• j.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

• k.

  de rekenkamer: de gemeentelijke rekenkamer, zoals bedoeld in de Gemeentewet, van de gemeente Krimpenerwaard;

• l.

  Verbonden partijen: de publiek of privaatrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.

Artikel 2. Instelling, taken en bevoegdheden

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  De commissie behartigt een algemene (advies) functie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in dit artikel, 3e lid.

• 3.

  De commissie heeft tot taak:

  • a.

    het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

  • b.

    het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control;

  • c.

    de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;

  • d.

    het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek;

  • e.

    het beoordelen –voor de aanvang van de accountantscontrole over het voorafgaande boekjaar- van het jaarlijks controleprotocol en het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;

  • f.

    het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en –verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountantsverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel;

  • g.

    vóór 1 december voorafgaand aan het onderzoeksjaar een afstemmingsoverleg te houden met de accountant, de rekenkamer, het college en de ambtelijke organisatie over hun voorgenomen onderzoeken;

  • h.

    het jaarlijks bespreken van de rekening en begroting van de verbonden partijen en de voorgestelde in te dienen zienswijzen van de gemeente en het vervullen van een adviserende rol richting commissie en raad op financieel technisch gebied over de focus voor het komende jaar en bij de vraag hoe om te gaan met de risico’s zoals die worden benoemd in de opgestelde factsheet bij de rekening en begroting van de verbonden partijen, conform de afspraken in de nota verbonden partijen.

• 4.

  De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit één lid per fractie.

• 2.

  De leden zijn raadslid of commissielid.

• 3.

  Een lid van de commissie is niet tevens lid of plaatsvervangend lid van de rekenkamer gemeente Krimpenerwaard.

• 4.

  De commissie heeft als adviseurs het collegelid met financiën in de portefeuille, het hoofd financiën, de concerncontroller van de gemeente, de accountant en de griffier.

• 5.

  De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de secretaris van de commissie.

• 6.

  Een lid van de commissie kan zich laten vervangen door een raadslid of commissielid welke door de raad als plaatsvervanger is benoemd.

Artikel 4. Benoeming en ontslag

• 1.

  De leden van de commissie worden op voordracht van het presidium door de raad benoemd.

• 2.

  De raad benoemt de voorzitter. Dit kan een raadslid of commissielid zijn.

• De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  Het lidmaatschap eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als raadslid of commissielid.

• 4.

  Tevens eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.

• 5.

  Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 5. Voorzitter en secretaris

• 1.

  De voorzitter is belast met:

  • a.

    het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en datum vergadering minimaal 7 dagen zijn gelegen, spoedeisende gevallen uitgezonderd;

  • b.

    het leiden van de vergaderingen van de commissie;

  • c.

    het doen naleven van deze verordening;

  • d.

    het vertegenwoordigen van deze commissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten;

  • e.

    hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

• 2.

  De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

• 1.

  De commissie vergadert tijdig en zo vaak als zij nodig acht ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken, zoals genoemd in artikel 2.

• 2.

  Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.

• 3.

  De commissie vergadert alleen wanneer minimaal 5 leden, waaronder de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter, aanwezig zijn.

• 4.

  De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie.

• 5.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Raadsleden en commissieleden kunnen de vergadering als toehoorder bijwonen. De informatie uit de vergadering maken zij niet openbaar.

• 6.

  Van iedere vergadering wordt door de secretaris een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt door de commissie vastgesteld.

• 7.

  De adviezen en besluitenlijsten van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur anders bepaalt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

• 8.

  Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

Artikel 7. Wijze van advisering

• 1.

  Adviezen aan de raad worden openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders besluit.

• 2.

  Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt vermeld.

Artikel 8. Informatie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de jaarrekening en het jaarverslag tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat overige stukken, behorend tot het taakgebied van de commissie, tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld.

• 3.

  De commissie is bevoegd tot het opvragen en inzien van alle informatie die zij voor de uitoefening van haar taken nodig acht.

• 4.

  De rekenkamer brengt het onderzoeksplan uiterlijk twee weken voor het afstemmingsoverleg, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3 g, onder de aandacht van de commissie.

• 5.

  De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

• 6.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadsvergadering en/of commissievergadering.

Artikel 9. Uitleg verordening en overige omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de ‘Verordening op de auditcommissie gemeente Krimpenerwaard 2015’.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening op de auditcommissie gemeente Krimpenerwaard 2022’.