| Organisatie | Utrecht |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-01-2023 | 10-01-2023 | Actualisatie Verordening ambtelijke bijstand | 01-12-2022 | ||
| 10-01-2023 | Aanpassing Toelichting | 22-12-2022 |
Een raadslid kan bij de griffier een verzoek indienen om ambtelijke bijstand. Het verzoek omvat een omschrijving van de gevraagde expertise en een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen. Daarnaast moet uit het verzoek blijken dat de gevraagde bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad. De griffier zet de vraag uit bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zorgt voor de organisatie van de ambtelijke bijstand, indien nodig in overleg met de griffier, en geeft zo spoedig mogelijk aan de griffier door welke ambtenaar de verzochte ambtelijke bijstand zal leveren.
Artikel 4 Verlenen ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de gemeentesecretaris wordt geweigerd, deelt hij dit met reden omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Voor zover en zolang de ambtenaar werkzaamheden verricht in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad, valt deze onder de verantwoordelijkheid van de griffier en legt de ambtenaar over deze werkzaamheden slechts verantwoording af aan de griffier.
Artikel 6 Vertrouwelijkheid informatie
Als het college of een of meer leden van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier. De griffier overlegt het verzoek met het betrokken raadslid en informeert verzoeker over de uitkomst.
Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris, en zo nodig het raadslid, in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Toelichting bij Verordening ambtelijke bijstand gemeente Utrecht
De wet geeft ieder raadslid het recht op ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet). De raad moet daarover in een verordening nadere regels stellen. Dit recht op ambtelijke bijstand strekt zich nadrukkelijk uit tot de gewone ambtelijke organisatie.
De raad stelt actief kaders op en ontwikkelt op eigen initiatief beleid. Ook controleert de raad het college. Deze opstelling van de raad brengt een behoefte aan ondersteuning met zich mee. Het is dan ook belangrijk dat de raad over voldoende middelen beschikt om zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functies goed te kunnen vervullen. De raad moet zich onafhankelijk van het college kunnen opstellen. Uiteraard beschikt de raad over een griffier met griffie die bijstand kan verlenen, maar de griffie heeft geen zware inhoudelijke rol en is beperkt van omvang. De reguliere ambtelijke organisatie ondersteunt in haar dagelijkse werkzaamheden weliswaar het college, maar ondersteunt daarnaast dus ook de raad en individuele raadsleden op inhoud indien daar om wordt gevraagd.
De verordening biedt, naast regels over de aanvraag en verlening van ambtelijke bijstand, ook regels die moeten voorkomen dat ambtenaren die, vanwege eventuele dubbele loyaliteit, mogelijk in een lastige positie komen te verkeren.
Het dagelijks bestuur van de raad kan in spelregels nader beschrijven hoe het instrument van ambtelijke bijstand voor zowel raadsleden als ambtenaren in de praktijk werkt.
Artikel 2 Technische vragen en feitelijke informatie
In de praktijk zal de ondersteuning veelal betrekking hebben op eenvoudige verzoeken om feitelijke (technische) informatie. Deze vragen kunnen door een raadslid rechtstreeks worden gesteld aan een (behandelend) ambtenaar. Een formeel verzoek om ambtelijke bijstand is hiervoor niet nodig.
De naam van de behandelend ambtenaar staat veelal bovenaan de brief van het college aan de raad of de commissie. Het raadslid dat informatie wil en niet weet bij wie hij/zij moet zijn, kan de griffie of het Stafbureau Gemeentesecretaris vragen hierbij te helpen.
De ambtenaar aan wie de feitelijke vraag is gesteld stelt zijn portefeuillehouder hiervan op de hoogte. Ook stelt hij de portefeuillehouder in kennis van het gegeven antwoord. Als de ambtenaar van mening is dat er sprake is van een politieke vraag, dan verwijst hij het raadslid door naar de portefeuillehouder. De ambtenaar informeert de portefeuillehouder daarover. Bij twijfel kan de ambtenaar altijd met zijn afdelingshoofd of directeur overleggen.
Artikel 4 Verlenen ambtelijke bijstand
Ambtelijke bijstand wordt door het raadslid via de griffier bij de gemeentesecretaris aangevraagd. De gemeentesecretaris beoordeelt de gevraagde expertise en benodigde capaciteit. Het verzoek kan slechts worden geweigerd indien er sprake is van een van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden. De beoordeling hiervan ligt bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris zal zich maximaal inspannen om de gevraagde bijstand te leveren. In het geval de gemeentesecretaris moet constateren dat de ambtelijke organisatie de gevraagde expertise niet in huis heeft of deze niet beschikbaar is, overlegt de gemeentesecretaris met het raadslid dat om de bijstand heeft verzocht of inhuur door de organisatie van de gevraagde expertise een optie is.
Indien er sprake is van een conflictsituatie over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand, voert de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg met de gemeentesecretaris en de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid.
Artikel 5 Verantwoording en Artikel 6 Vertrouwelijke informatie
De ambtenaren worden voor de tijd dat ze ambtelijke bijstand verrichten voor de raad, onttrokken aan de verantwoordelijkheid van het college. Zij vallen rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de griffier, die hen aanstuurt als ware hij opdrachtgever.
Rechtspositioneel blijft de ambtenaar wel onder het college vallen en blijft hij werken in een hiërarchische verhouding met zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris.
Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Alle informatie die wordt gedeeld tussen ambtenaar en raadslid is vertrouwelijk. Wanneer een portefeuillehouder informatie zou willen hebben over de (inhoud van) verleende ambtelijke bijstand, mag hij de betreffende ambtenaar hier niet op bevragen, maar richt de portefeuillehouder zich tot de griffier.
De burgemeester kan ook een bemiddelende rol spelen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand (lid 3). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.