| Organisatie | Den Helder |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent briefadres (Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2022) |
| Citeertitel | Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2020.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-12-2022 | nieuwe regeling | 22-11-2022 | 2022-037907 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Helder:
de artikelen 1.1, 2.23, 2.38 tot en met 2.42, 2.45, 2.47, 2.52 en 4.17 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP);
de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP);
artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht;
de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016 en het Protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing (NVVB-2016);
dat het gewenst is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot de aangifte en registratie van een briefadres om het oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan en om kwetsbare groepen zonder woonadres, te registreren op een briefadres;
besluit vast te stellen de navolgende regeling:
Onverminderd hetgeen is bepaald in het eerste tot en met het derde lid, is diegene op wie het briefadres betrekking heeft en een ander adres krijgt, verplicht om in de periode tussen vier weken vóór de beoogde verhuisdatum tot en met de vijfde dag na verhuisdatum hiervan aangifte te doen bij de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft.
Artikel 8 Beëindigen briefadres en procedure onderzoek
Als de briefadresgever meldt dat betrokkene niet meer bereikbaar is, dient dit schriftelijk verklaard te worden. De gemeente is verplicht aan de hand van deze verklaring een procedure op te starten naar de nieuwe verblijfplaats/verblijfadres van de briefadresnemer. De briefadresgever wordt binnen redelijke termijn van de uitkomst van dit onderzoek in kennis gesteld.
Als er geen verzoek om verlenging van het briefadres na het verstrijken van de briefadrestermijn wordt ingediend en er geen aangifte van adresverandering is gedaan dan start de gemeente een procedure onderzoek op naar de nieuwe verblijfplaats/verblijfadres van de briefadresnemer. De briefadresgever wordt binnen redelijke termijn van de uitkomst van dit onderzoek in kennis gesteld.
Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling. Van onbillijkheid kan sprake zijn als het strikt vasthouden aan de regeling als onredelijk kan worden aangemerkt of als er onevenredige schade zou ontstaan.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 22 november 2022
Burgemeester,
J.A. (Jan) de Boer MSc
Secretaris,
K. (Koen) van Veen
Toelichting op de Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2022
Als iemand in een gemeente verblijft maar geen vast woonadres heeft, dan is het mogelijk om een zogenoemd briefadres te krijgen. Vanaf 1 januari 2022 is een gemeente op grond van een wijziging in de Wet basisregistratie persoonsgegevens (Wet BRP) wettelijk verplicht om iemand in te schrijven op een briefadres. Als er geen briefadresgever beschikbaar is moet de gemeente zelf als briefadresgever optreden. Dat kan bijvoorbeeld het adres van het gemeentehuis zijn, maar ook een andere gemeentelijke locatie die door het college kan worden aangewezen.
Onder andere uit het rapport ' Een mens leeft, een systeem niet' van de Nationale ombudsman blijkt dat gemeenten te vaak en onterecht iemand niet op een briefadres willen inschrijven. Ondanks het feit dat in verschillende circulaires is gewezen op de bedoeling van de wet en het belang van inschrijving van deze groep personen, zowel voor de betrokkenen zelf als voor de kwaliteit van de basisregistratie. Daarom is de bevoegdheid nu is gewijzigd in een verplichting.
De Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2022 vervangt daarom de Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2020 en heeft behalve als doel om het misbruik van briefadressen in de Basisregistratie persoonsgegevens (BRP) tegen te gaan ook de verplichting om briefadressen in de BRP te verstrekken aan kwetsbare of niet zelfredzame (groepen) burgers. Deze Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2022 is geactualiseerd aan de nieuwe regelgeving conform de circulaire BRP en Briefadres van de minister van BZK en hiermee wordt een handvat gegeven om het briefadresbeleid vorm te geven.
Zie verder artikel 2.23 Wet BRP.
Hieronder volgt waar nodig de artikelsgewijze toelichting op de Beleidsregel briefadres gemeente Den Helder 2022.
In de beleidsregel wordt nu het Stadhuis aan de Kerkgracht 1 en in 2023 wanneer het nieuwe Stadhuis op Willemsoord is gerealiseerd bedoeld als het adres die vanuit de gemeente door het college is aangewezen voor bepaalde groepen om met toestemming van de gemeente briefadres te vestigen en de post te laten bezorgen.
Toelichting artikel 1, sub d, onder 3:
Onder een alleenstaande ouder wordt verstaan:
Toelichting artikel 2, lid 1, sub a:
Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. Personen die niet beschikken over een woonadres, maar geen gebruik maken van de maatschappelijke opvang (mensen met een zwervend bestaan), zijn verplicht elders een briefadres te kiezen.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub b:
Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon zou dan ingeschreven kunnen worden op een briefadres.
Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub c:
Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Personen die tot deze categorie behoren komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub d:
Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode iemand naar het buitenland gaat. Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan 8 maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres.
Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die voor een periode van meer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst een verantwoordelijkheid van de minister van BZK en ‘verhuist’ de persoonslijst naar het Register niet ingezetenen (RNI) vanwege emigratie (vertrek naar het buuitenland). In dat geval kan geen briefadres gekozen worden.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub e:
Als een inwoner beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en is er bij vertrek de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Vaak zal dit een briefadres zijn. Het is de burger wel toegestaan om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen in deze situatie maar er geldt geen verplichting.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub f:
Deze kwetsbare groep kampt soms met de gevolgen van verslaving, psychiatrische aandoeningen en/of verstandelijke beperkingen. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder zorgverzekering krijgen deze personen niet de zorg die zij nodig hebben. Dat vergroot de kans op bijvoorbeeld ernstige lichamelijke en/of psychiatrische aandoeningen. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Een inschrijving op een briefadres is daarom voor deze groep noodzakelijk. Waar nodig wordt het briefadres ambtshalve toegekend op een adres van de gemeente of een daartoe door her college aangewezen instelling.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub g:
Met een langdurig vermist persoon wordt bedoeld een persoon, die:
Gemeenten kunnen te maken krijgen met de melding dat een persoon is vermist. In het protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing is vermeld dat in overleg de vermiste persoon kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder.
In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetrefende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de Wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden.
Het college is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.
Het gaat hier om speciale gevallen waarbij bv. door een risicoanalyse van de politie of het RIEC om veiligheidsredenen of bv. vanwege zeer speciale persoonlijke omstandigheden er met burgers persoonlijke afspraken worden gemaakt. In deze situaties blijft het woonadres geheim en worden individuele afspraken gemaakt over waar het briefadres wordt gevestigd, onder welke voorwaarden en voor welke periode.
Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.
Bij de aangifte dient een aantal schriftelijke stukken overgelegd te worden alsmede een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de wet BRP. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur te worden opgenomen. De aangever dient tevens een geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identifcatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen.
Toelichting artikel 3, lid 4 en 5:
Als het voor een persoon niet wenselijk is om veiligheidsredenen dat een woonadres bekend is, kan het noodzakelijk zijn dat de burgemeester of diens gemandateerde betrokkene een briefadres verleend.
In de gevallen dat een briefadres wordt toegekend vanwege veiligheidsreden vastgesteld door de burgemeester (art 2, lid 4) of diens gemandateerde omdat de briefadreshouder behoort tot een kwetsbare groep of vermiste persoon (art 2, lid 1 onder f en g), zal de gemeente zelf altijd de afweging maken tot het al dan niet toekennen van een briefadres.
Aanvrager moet via schriftelijke stukken of via mailberichtgeving kunnen aantonen dat er sprake is van een kwetsbare groep of vermist persoon.
Maximaal 2 briefadressen betekent maximaal aan twee gezinshuishoudens of twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande. Het blijft mogelijk en is toegestaan dat een briefadresgever meer dan één briefadreshouder op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten. In dat geval kan uitgeweken worden naar de hardheidsclausule van artikel 8.
Als de gemeente zelf of een instelling voor maatschappelijke opvang als briefadresgever optreedt, is de beperking die lid 6 vermeldt, niet van toepassing.
Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aangever kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen.
Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd over het besluit dat aan de aangifte briefadres geen gevolg wordt gegeven wegens het ontbreken van de gevraagde documenten, met inachtneming van artikel 2.60 Wet BRP. Hiertegen is bezwaar mogelijk. Het is toegestaan om in de mededeling tot aanvulling van gegevens (4:5 Awb) al melding te maken van het voornemen om aan de aangifte geen gevolg te geven (4:7 Awb) in het geval dat niet voldaan wordt aan de aanvulling.
Er kan geen briefadres gekozen worden indien de aangever een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP. Hieronder valt ook het adres, a. indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; of b. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder a, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derden van de tijd zal overnachten. In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, moet gekozen worden voor een briefadres.
Uitzondering wordt gemaakt voor zogenaamde verwarde personen en voor personen waarbij naar het oordeel van de burgemeester het om veiligheidsredenen niet wenselijk om betrokkene op zijn woonadres in te schrijven.
Het permanent bewonen van een recreatiewoning wordt ook aangemerkt als woonadres en is dus geen reden om een briefadres toe te kennen. Er wordt niet voldaan aan artikel 5 onder a van deze regel.
Toelichting artikel 5 sub b en c:
Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de persoon langer buiten Nederland verblijft dan een periode van 8 maanden van een jaar. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres. Hierop is één uitzondering in het geval de persoon beroepshalve op een schip vaart. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 2, lid 1, sub e.
Als diegene die het briefadres verstrekt zelf onderwerp is van een adresonderzoek en er dus gerede twijfel is of het adres waarop deze persoon staat geregistreerd nog juist is kan deze persoon geen toestemming verlenen aan een ander voor het vestigen van een briefadres.
Met de hierin vermelde weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een woonadres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal of twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of één alleenstaande en één gezinshuishouden een briefadres kunnen hebben op één adres. Zie ook de toelichting bij artikel 3, lid 4 en artikel 8.
Om het tijdelijke karakter van een korte overbrugging tussen twee woonadressen te bevestigen is besloten om een briefadres voor een periode van maximaal zes maanden te verlenen met de mogelijkheid tot telkens een verlenging met maximaal drie maanden. Verlenging is mogelijk zolang de situatie waarvoor het briefadres is toegestaan, voortduurt.
Deze periode van drie maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na drie maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo erop toe te zien dat hij/zij niet op het briefadres blijft ingeschreven terwijl hij/zij inmiddels een woonadres heeft.
Voor dak- en thuislozen ligt het voor de hand om een afwijkende termijn te kiezen. Zolang de briefadreshouder een zwervend bestaan leidt kan een briefadres gehouden worden. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie wordt elk jaar getoetst.
Als van tevoren al bekend is dat iemand een bepaalde periode in het buitenland zal verblijven en geen woonadres heeft, dan kan een briefadres worden verleend voor maximaal deze periode.
Een andere uitzondering heeft te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan binnenvaartschippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld om de vijf jaar worden getoetst.
Als de briefadreshouder een verzoek doet om na de overeengekomen termijn ingeschreven te blijven op zijn briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of hij aan de voorwaarden die zijn gesteld in deze regeling voldoet.
De Wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de eerder bepaalde of afgesproken termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling en die de wet stelt.
Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd als er geen of een onjuiste aangifte van een (brief)adres wordt gedaan. Dit geldt ook voor de verplichting voor zowel de briefadreshouder als ook voor de briefadresgever om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de basisregistratie zoals bepaald in artikel 2.45 Wet BRP. Voor de op te leggen bestuurlijke boete geldt een maximaal bedrag van € 325.
Met dit artikel wordt getracht het aantal briefadressen terug te dringen door deze niet langer dan noodzakelijk te laten duren. Tevens kan hiermee het oneigenlijk gebruik van een eenmaal verstrekt briefadres worden beëindigd.
In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling. Individuele omstandigheden kunnen ertoe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt overeengekomen.
Een voorbeeld van een gerechtvaardigde afwijking is een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.
Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij kwetsbare of bedreigde personen in de opvang conform de circulaire BRP en briefadres (kenmerk 2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016. In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.