Verordening Informatiebeheer gemeente Heemskerk 2022

Gegevens van de regeling
Organisatie	Heemskerk
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening Informatiebeheer gemeente Heemskerk 2022
Citeertitel	Verordening Informatiebeheer Gemeente Heemskerk 2022
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Deze regeling vervangt de Archiefverordening Gemeente Heemskerk 2018.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
03-12-2022			nieuwe regeling	24-11-2022 gmb-2022-534408	D/2022/456223

(Grondslag: Archiefwet 1995 art.30, lid 1 / Archiefwet 2021 artikel 2.2.2)

Hoofdstuk I Begrippen en algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.
de wet: de Archiefwet 2021
b.
de Gemeente Heemskerk: de rechtspersoon Gemeente Heemskerk
c.
het College: het college van burgemeester en wethouders van Heemskerk
d.
de Raad: de gemeenteraad van Heemskerk
e.
de archivaris: de door het College aangewezen archivaris, belast met toezicht op het informatiebeheer.
f.
Strategisch Informatie Overleg; afstemmingsoverleg over overkoepelende informatievraagstukken en het voorbereiden van besluitvorming daarover.
g.
Interbestuurlijk toezicht (IBT): Toezicht op het informatiebeheer vanuit de Provincie Noord-Holland
h.
de archiefbewaarplaats: de door het College aangewezen beheeromgeving voor informatiebestanden die op grond van de Archiefwet openbaar zijn geworden
i.
informatiebeheer: beheer van informatiebestanden overeenkomst in de wet gestelde kwaliteitseisen
j.
informatiebestanden: de in de wet bedoelde documenten
k.
overgebrachte informatiebestanden: bij een aangewezen archiefbewaarplaats in beheer gegeven informatiebestanden

Hoofdstuk II De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer

Verantwoordelijkheden van de Raad

Artikel 2

1.
De Raad is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van voldoende middelen om het informatiebeheer naar behoren uit te voeren.
2.
De Raad behandelt het verantwoordingsverslag dat het College op grond van artikel 5 aan biedt.

Verantwoordelijkheden van het College

Artikel 3

1.
Het College draagt de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor het informatiebeheer
2.
Om uitvoering te geven aan deze verantwoordelijkheid neemt het College de volgende besluiten:
- a)
  stelt de Regeling Informatiebeheer vast;
- b)
  stelt een Strategisch Informatie Overleg in;
- c)
  wijst een archiefbewaarplaats aan;
- d)
  wijst een archivaris aan.

Artikel 4

1.
Het College is verantwoordelijk toe te zien dat voldoende middelen worden geraamd om het informatiebeheer naar behoren uit te voeren.
2.
De in lid 1 vermelde middelen zullen ten behoeven van het verantwoordingsproces expliciet worden opgenomen in de begroting en de jaarrekening
3.
Het College is verantwoordelijk voor het aanstellen van voldoende en deskundig personeel ten behoeve van het informatiebeheer

Artikel 5

1.
Het College brengt jaarlijks aan de Raad verslag uit over het informatiebeheer.
2.
De bevindingen van de toezichthouders over de kwaliteit van het informatiebeheer worden opgenomen in het onder lid 1 genoemde verslag.
3.
Het College informeert zowel de Raad als de archivaris over de verbetertrajecten op het informatiebeheer.

Artikel 6

Het College verstrekt in het kader van interbestuurlijk toezicht de volgende informatie aan gedeputeerde staten:

a)
Het aanwijsbesluit van de archiefbewaarplaats
b)
Inhoudelijke wijzigingen op deze verordening
c)
Het jaarlijkse verantwoordingsverslag als bedoeld in artikel 5, lid 1. (voor 15 juli)

Hoofdstuk III Toezicht op het interne informatiebeheer

Artikel 7

1.
De archivaris is belast met het toezicht op het informatiebeheer.
2.
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit van zijn bevindingen aan het College.
3.
De archivaris adviseert over maatregelen ter verbetering van het informatiebeheer.

Artikel 8

1.
De Gemeente Heemskerk verstrekt aan de archivaris alle medewerking om inzicht te krijgen in het informatiebeheer.
2.
De archivaris heeft toegang tot alle informatiebestanden, tenzij bindende voorschriften ten aanzien van veiligheid of geheimhouding dit verbieden.

Hoofdstuk IV Het beheer van overgebrachte informatiebestanden

Artikel 9

1.
De archivaris is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van overgebrachte informatiebestanden.
2.
De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het College over het informatiebeheer van overgebrachte informatiebestanden.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 10

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Informatiebeheer Gemeente Heemskerk 2022.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie.

Artikel 12

De Archiefverordening Gemeente Heemskerk 2018 wordt daags na publicatie van deze verordening ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad

Heemskerk, 24 november 2022

Voorzitter:

Secretaris: