Verordening op de Vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Stede Broec 2022

Artikel 1. Taak

Er is een vertrouwenscommissie met als taak:

• a.

  de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of

• b.

  een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 2. Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters.

• 2.

  De voorzitter van de commissie is de plaatsvervangend raadsvoorzitter.

• 3.

  De tweede plaatsvervangend raadsvoorzitter functioneert als plaatsvervangend voorzitter.

• 4.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie en kan, bij afwezigheid van de griffier, ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie worden toegevoegd.

• 3.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 4. Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan één of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 5. Beraadslagingen commissie en Geheimhouding

• 1.

  De beraadslagingen van de commissie vinden plaats met gesloten deuren. Van deze beraadslagingen wordt een uitgebreide afsprakenlijst opgemaakt die niet openbaar wordt gemaakt.

• 2.

  Ten aanzien van de beraadslagingen en de stukken die aan de raad worden gezonden dan wel die door de raad aan de minister worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4.

  De in deze verordening bedoelde stukken kunnen bij de secretaris worden ingezien danwel elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

• 5.

  Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 6. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 3.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 4.

  De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a.

    de leden van de commissie;

  • b.

    de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

  • c.

    de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;

  • d.

    indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur.

• 5.

  De in het vierde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste twee weken voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.

• 6.

  De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 11 bedoelde verslag opgenomen.

• 7.

  De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie in de vorm van een uitgebreide afsprakenlijst.

Artikel 7. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

• 4.

  De in dit artikel bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de sollicitanten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

• 3.

  De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

• 4.

  Het in artikel 11 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

• 5.

  Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 9. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1.

  De commissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester houdt de commissie een gesprek over de eerste 100 dagen van de functie invulling door de burgemeester om de wederzijdse ervaringen over die periode uit te wisselen.

• 4.

  De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij kan de commissie zich in ieder geval laten informeren door een wethouder en de gemeentesecretaris.

• 5.

  De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij de afsprakenlijst van het vorige klankbordgesprek.

• 6.

  De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

  • a.

    de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met fractievoorzitters;

  • b.

    de burgemeester in het proces van dualisme;

  • c.

    de burgemeester als voorzitter van het college;

  • d.

    de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e.

    de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • f.

    de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g.

    de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

  • h.

    de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de ambtelijke organisatie;

  • i.

    de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

  • j.

    de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerd, competenties;

  • k.

    alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

  • l.

    verwachtingen over en weer gelet op (maatschappelijke) ontwikkelingen die gaande zijn, verwacht worden c.q. nodig zijn.

• 7.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 8.

  Het gesprek bestaat uit een gedeelte dat gaat over het functioneren van de burgemeester en een gedeelte dat onder meer betrekking heeft op het functioneren van de raad.

• 9.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de afsprakenlijst van het voorgaand gesprek in te zien.

• 10.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 11.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Het verslag van het gesprek met de burgemeester wordt niet openbaar gemaakt.

• 3.

  Het verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

• 4.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

• 5.

  Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.

Artikel 11. Verslag

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

• 2.

  Bij benoemingen wordt het verslag van bevindingen in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

• 3.

  Bij herbenoemingen wordt het verslag van bevindingen vergezeld van het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling over de herbenoeming.

• 4.

  De secretaris stelt een verslag op van het klankbordgesprek.

• 5.

  De commissie stelt het verslag van het klankbordgesprek vast nadat de leden van de commissie en de burgemeester de gelegenheid hebben gehad te reageren op het conceptverslag.

• 6.

  Het verslag van het klankbordgesprek wordt getekend door de burgemeester, de voorzitter en de secretaris.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13 Ontbinding

• 1.

  Behoudens hetgeen vermeld in artikel 8 lid 5 van deze verordening over de ontbinding van de commissie, blijft de commissie in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

Artikel 14. Archivering

• 1.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2.

  De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

• 3.

  De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4.

  De secretaris draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door tussenkomst van de secretaris vernietigd.

Artikel 15. Intrekking

• 1.

  De Verordening op de Vertrouwenscommissie tot benoeming van de burgemeester voor Stede Broec 2016 wordt ingetrokken.

• 2.

  De Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad Stede Broec 2016, wordt ingetrokken.

Artikel 16. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming burgemeester Stede Broec 2022”.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.