Het college van de gemeente Zevenaar;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
b e s l u i t
vast te stellen het volgende:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de vergaderingen van zijn werkzaamheden.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te voeren, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert eenmaal per week op de dinsdag in het gemeentehuis en voorts zo vaak de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
- 2.
Het gebruikelijke aanvangstijdstip van de vergaderingen van het college is 09.00 uur, met een eindtijdstip van 12.30 uur. De voorzitter kan andere tijdstippen vaststellen in overleg met de leden.
- 3.
De voorzitter roept de leden van het college in vergadering bijeen indien een vergadering wordt gehouden op een ander tijdstip of andere locatie dan het gebruikelijke.
- 4.
Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.
Artikel 3 Agenda en besluitvorming
- 1.
De secretaris vermeldt de aan de orde komende onderwerpen op een agenda, die tevens wordt gebruikt als besluitenlijst, waarvan het model door het college is vastgesteld en die is ingericht met een gedeelte voor openbaar te maken besluiten, een gedeelte voor besluiten die vertrouwelijk zijn en een gedeelte voor besluiten waarover geheimhouding is opgelegd. Deze lijst wordt voor de leden van het college digitaal ontsloten via een digitaal vergadersysteem.
- 2.
Voor elke vergadering wordt als regel de vrijdagmiddag voorafgaand aan de vergadering door de secretaris een digitale kopie van alle collegevoorstellen, welke zijn genummerd, aan de leden van het college via het digitaal vergadersysteem beschikbaar gesteld. In sporadische gevallen en alleen omwille van redenen van spoed worden na vrijdagmiddag nog stukken aan de agenda toegevoegd.
- 3.
Collegeleden worden in staat gesteld om tot uiterlijk maandag om 09.00 uur voorafgaand aan de vergadering technische vragen te stellen over de collegevoorstellen via het digitaal vergadersysteem. De portefeuillehouder beantwoordt voorafgaand aan de vergadering de technische vragen.
- 4.
Elk collegelid zet in het systeem bij elk voorstel een paraaf om aan te geven of:
- a.
hij/zij ermee akkoord is,
- b.
- 5.
Er is een parafenbesluit tot stand gekomen als alle leden van het college voor akkoord hebben geparafeerd. De door alle leden van het college voor akkoord geparafeerde stukken komen niet ter vergadering aan de orde. Als één of meerdere collegeleden aangeven dat bespreking in een vergadering is gewenst komt het voorstel op de bespreekagenda.
- 6.
De bespreekagenda wordt op maandag om 12.00 uur gemaakt. De bespreekagenda wordt aan de leden van het college vooraf via het digitaal systeem ontsloten. De volledige verzameling vergaderstukken is voor de leden ter inzage via het digitaal vergadersysteem.
- 7.
De secretaris regelt de beschikbaarheid voor de leden van het college van stukken, waaromtrent geheimhouding wordt opgelegd of die anderszins een vertrouwelijk karakter dragen en al dan niet digitaal worden ontsloten.
- 8.
Over niet op de agenda geplaatste onderwerpen kan – met uitzondering van het bepaalde in artikel 10 – noch ter vergadering, noch buiten de vergadering om, worden beraadslaagd of besloten.
Artikel 4 Quorum
- 1.
De vergadering wordt niet geopend voordat is vastgesteld dat tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
- 2.
De secretaris wordt bij verhindering of afwezigheid vervangen door de ambtenaren in dienst van gemeente in volgorde van de daartoe door het college vastgestelde vervangingslijst.
Artikel 6 Besloten/openbare vergaderingen
- 1.
De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden en kunnen door derden slechts op uitnodiging van de voorzitter geheel of voor een gedeelte worden bijgewoond.
- 2.
Het college kan besluiten een vergadering in het openbaar te houden.
- 3.
De bepalingen in dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 7 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg dat op de lijst als bedoeld in artikel 3 wordt vermeld hetgeen is besloten naar aanleiding van de aan de orde zijnde adviezen.
- 2.
Op de lijst als bedoeld in artikel 3 wordt een ingenomen minderheidsstandpunt alleen vermeld, indien een lid van het college hierom uitdrukkelijk heeft gevraagd.
- 3.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 8 Informatie besluiten
- 1.
De door het college genomen besluiten worden openbaar gemaakt door middel van:
- a.
toezending van een exemplaar van de het openbare gedeelde van de vastgestelde besluitenlijst aan de leden van de raad via het digitaal vergadersysteem;
- b.
toezending van een exemplaar van het openbare gedeelte van de vastgestelde besluitenlijst aan de daarvoor in aanmerking komende pers en plaatsing op de website van de gemeente.
Artikel 9 Stemming
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast.
- 3.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.
- 4.
- a.
Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.
- b.
Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
- 5.
- a.
Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist de voorzitter.
- b.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming plaatsvindt. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.
Artikel 10 Onderwerpen buiten de agenda
- 1.
De voorzitter kan toestaan dat een lid van het college een aangelegenheid aan de orde stelt buiten de agenda om, uitsluitend indien het is voorzien van een ambtelijk advies en als daarover op korte termijn een beslissing moet worden genomen en uitstel in het belang van de zaak niet mogelijk is.
Artikel 11 Rondvraag
- 1.
Alvorens de vergadering te sluiten stelt de voorzitter de leden van het college en de secretaris in de gelegenheid vragen te stellen of informatie te geven omtrent aangelegenheden die in de vergadering niet aan de orde zijn gesteld.
- 2.
De rondvraag is informatief van aard en tijdens de rondvraag worden geen beslissingen genomen. Gezien de informatieve aard van de rondvraag vindt uitgebreide verslaglegging plaats.
Artikel 12 Niet voorziene situaties
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de voorzitter nadat hij de leden van het college heeft gehoord.
Artikel 13 Intrekking en inwerkingtreding
- 1.
Het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Zevenaar”, d.d. 9 januari 2018 wordt ingetrokken.
- 2.
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Zevenaar 2022.”
- 3.
Dit reglement treedt in werking op 17 juni 2022.