Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Deventer

Budgethoudersregeling – gemeente Deventer

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieDeventer
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingBudgethoudersregeling – gemeente Deventer
CiteertitelBudgethoudersregeling gemeente Deventer
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Deze regeling vervangt het Besluit budgetregels en kaders bedrijfsvoering – regels ten aanzien van het budgethouderschap en de budgetten (januari 2001).

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

26-11-2022nieuwe regeling

01-03-2011

gmb-2022-525859

Tekst van de regeling

Intitulé

Budgethoudersregeling – gemeente Deventer

1. Inleiding

 

In 2009 zijn het organisatiebesluit en directiestatuut vastgesteld. Als logisch vervolg in de doorontwikkeling van de kaderstelling is het van belang dat de gemeente Deventer haar budgethoudersregeling actualiseert. Gezien de huidige organisatie ontwikkeling kan worden afgevraagd of dit het juiste moment is voor actualisering. In zowel de boardletter 2009 als het rapport van bevindingen 2009 en de Management letter 2010 wordt door onze accountant Deloitte aangegeven dat de gemeente Deventer op korte termijn een (geactualiseerde) budgethoudersregeling dient op te stellen. In het kader van deze opmerking is besloten om de regeling in eerste instantie op te stellen gebaseerd op de huidige situatie. Vervolgens zal de regeling na uitkristallisering van de organisatie (verwachting eind 2011), daar waar noodzakelijk, worden aangepast aan de nieuwe situatie.

 

Doel budgethoudersregeling

De budgethoudersregeling is bedoeld om structuur te bieden voor het budgethouderschap van degene die in de ambtelijke organisatie verantwoordelijk is voor de overeengekomen prestaties ten aanzien van een programma, product of taak. De budgethoudersregeling geeft artikelsgewijs de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van de budgethouders weer.

 

Positionering en vorm van de budgethoudersregeling

Uitgangspunt vormen de regels ten aanzien van het budgethouderschap en de budgetten vastgesteld in januari 2001. De budgethoudersregeling is vervolgens gebaseerd op het organisatiebesluit gemeente Deventer (2009), het directiestatuut (2009) en de financiële verordening conform artikel 212 Gemeentewet (2003). Deze regeling moet worden gezien als een raamwerk in de vorm van een juridisch kader. Een verdere detaillering in deze regeling zou ten koste gaan van de gewenste flexibiliteit.

 

Opbouw regeling

Achtereenvolgens wordt in deze regeling ingegaan op:

  • enkele uitgangspunten van de budgethoudersregeling;

  • regels ten aanzien van het budgethouderschap (artikelsgewijs);

  • toelichting op de artikelen.

2. Enkele uitgangspunten van de budgethoudersregeling

Voorafgaand aan de artikelsgewijze uitwerking van de budgethoudersregeling volgt hieronder kort een toelichting op de integrale verantwoordelijkheid die binnen de organisatie wordt gehanteerd in relatie tot het budgethouderschap en het instrument (planning & control) dat wordt toegepast om daarover te rapporteren. Vervolgens wordt kort de mandatering van bevoegdheden toegelicht.

 

2.1 Integrale verantwoordelijkheid

De ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de gemeente Deventer zijn de uitdaging aangegaan om in gezamenlijkheid, externe organisatie en integraliteit van werken tot de dagelijkse gang van zaken te maken. Deze integraliteit van werken is als uitgangspunt overgenomen in de budgethoudersregeling en zal hier kort worden toegelicht.

 

Conform het organisatiebesluit gemeente Deventer is binnen de gemeentelijke organisatie het principe van integraal management van toepassing. Dit betekent dat de directie, het management en leidinggevenden binnen de organisatie integraal verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en tijdigheid van de realisatie van producten en diensten maar ook voor daarmee samenhangende inzet van bedrijfsmiddelen binnen organisatiebreed vastgestelde kaders.

Conform het directiestatuut functioneert de directie onder leiding van de algemeen directeur.

Deze verantwoordelijkheid laat onverlet de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris (algemeen directeur), de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van B&W en het primaat van de raad.

 

Om de verantwoordelijkheid inhoud te geven, moet een directeur binnen randvoorwaarden zelf belast worden met de inzet van in de begroting vastgestelde budgetten. Ook moet het mogelijk zijn om vanuit efficiency en effectiviteitsoverwegingen deze verantwoordelijkheid lager in de organisatie neer te leggen en wel bij de daarvoor aan te wijzen budgethouders. In deze regeling worden de spelregels beschreven die hierop van toepassing zijn.

 

2.2 Planning en control

 

De aangewezen budgethouder dient verantwoording af te leggen aan de mandaatgever (algemeen directeur als eerste budgethouder) over de inhoudelijke en financiële uitvoering van taken die op grond van de mandatering aan hem zijn verleend. Periodiek legt de budgethouder middels vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten hierover verantwoording af in de daarvoor vastgestelde planning en control documenten. In dit systeem van programma- en productsturing komt de relatie aan de orde van de budgethouder en zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van formele periodieke management- en bestuursrapportages zoals de begroting en de rekening.

Een duidelijke budgethoudersregeling en een adequate toepassing ervan is één van de pijlers waarop het systeem van planning en control rust. In de budgethoudersregeling zijn hiervoor spelregels opgenomen.

 

2.3 Mandatering van bevoegdheden

 

De mandatering van bevoegdheden in de organisatie kan in twee hoofdgroepen worden onderscheiden;

  • 1.

    De juridische, externe, mandatering, als genoemd in artikel 10 lid 1 Awb. Dit is het verlenen van de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Voorbeelden hiervan zijn de bevoegdheid tot het verlenen van vergunningen, subsidies of het aangaan van overeenkomsten.

  • 2.

    De budgetmandaten; dat zijn de mandaten inzake de budgetverantwoordelijkheden, het beschikken over budgetten en het afleggen van verantwoording.

Op grond van de verlening van bevoegdheden (mandatering) vastgesteld in 2010 is bepaald dat een functionaris op grond van mandaat bevoegd is een contract aan te gaan, voor zover het aan de betreffende functionaris toegekende budget(mandaat) toereikend is. Hiermee is het budget(mandaat) leidend. Kenmerkend voor alle vormen van mandaat is dat de mandaatgever zijn bevoegdheid en verantwoordelijkheid volledig behoudt.

 

De budgetverantwoordelijkheid is vervolgens te onderscheiden in;

  • 1.

    De bevoegdheid om uitgaven te doen ten laste van de vastgestelde budgetten (c.q. inkomsten te realiseren). Het kan hierbij zowel gaan om de uitvoering van de publieke taak als om privaatrechtelijke contracten veelal in de middelensfeer.

  • 2.

    De budgetverantwoordelijkheid als omschreven in artikel 1 lid j - m Organisatiebesluit gemeente Deventer; dat is de verantwoordelijkheid om als budgethouder ervoor te zorgen dat de afgesproken prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen (doelmatigheid), het daadwerkelijk bereiken van de beoogde maatschappelijke effecten (doeltreffendheid) en ervoor te zorgen dat de realisatie in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving (zowel nationale als Europese) en de gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten (rechtmatigheid).

Zowel deze bevoegdheid als de verantwoordelijkheid zullen in de budgethoudersregeling worden behandeld. Verder behandelt de budgethoudersregeling de vraag op welke wijze bij mandaat de budgetverantwoordelijkheid is vastgelegd en wat die verantwoordelijkheid inhoudt.

 

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

Algemeen

De algemeen directeur als genoemd in artikel 10 Organisatiebesluit gemeente directeur Deventer (2009);

Unitcontroller

Unitcontroller als genoemd in artikel 21 Organisatiebesluit gemeente Deventer;

Budgethouder

Ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten;

Budget

Op geld gewaardeerde middelen die op basis van de door de raad vastgestelde gemeentelijke begroting beschikbaar zijn voor een programma, product, een groep producten, een project of activiteit;

Programma

Een samenhangend geheel van producten;

Product

De uitkomst van gemeentelijke processen, die bestaan uit een aantal activiteiten, die in een logische samenhang gericht zijn op het tot stand brengen van output en waarvoor geldt dat het gebruikt wordt als kostendrager en als sturingsvoorwerp;

Project

Een tijdelijk product dat bestaat uit een aantal activiteiten, gericht op het tot stand brengen van output (projectresultaat) en waarvoor geldt dat het gebruikt wordt als kostendrager, als sturingsinstrument en ten behoeve van het bestuur of management als besluitvormings- en verantwoordingsentiteit. Het betreft een tijdelijke werkorganisatie die kan opereren zowel binnen als naast de staande organisatie en welke wordt ingesteld vanwege de unieke opdracht en vereiste specifieke vaardigheden of deskundigheid van de leden;

Activiteit

Het leveren van een resultaat als onderdeel van een groter proces. Een afgeronde taak van een medewerker en het laagste niveau waarop kan worden gestuurd;

Begroting

De begroting als genoemd in artikel 189 Gemeentewet; Rekening De rekening als genoemd in artikel 197 Gemeentewet;

Financiële

Het systematisch vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van administratie de organisatie of onderdelen van de organisatie ten behoeve van de financieel-economische positie, het financiële beheer, de uitvoering van de begroting, het afwikkelen van vorderingen en schulden alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

Doelmatigheid

Het realiseren van de afgesproken prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

Doeltreffendheid

De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van beleid ook daadwerkelijk bereikt worden;

Rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

Verplichting

Een overeenkomst waarvan de prestatie wel effectief of nog niet potentieel heeft plaatsgevonden en waarvoor de factuur nog moet worden ontvangen.

Hoofdstuk 2 De budgethouder

Artikel 2.1 Aanwijzing van de budgethouder

  • 1.

    De gemeente Deventer hanteert als basis voor de mandatering een systeem van getrapte ondermandatering als omschreven in de Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer.

  • 2.

    De algemeen directeur heeft, met inachtneming van de bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders alsmede die van de Ondernemingsraad, het primaire mandaat voor het doen van uitgaven of het innen van inkomsten en is daarmee eerste budgethouder.

  • 3.

    De algemeen directeur kan per budget een andere functionaris in de organisatie als budgethouder aanwijzen conform de wijze van getrapte ondermandatering.

  • 4.

    Met inachtneming van beperkingen die verbonden zijn aan het mandaat kan de budgethouder het aan hem opgedragen budgethouderschap ondermandateren aan een direct ondergeschikte. Dit geldt zowel voor het aan hem gemandateerde budget als voor het budget dat daarvan deel uitmaakt.

  • 5.

    Behoudens de mogelijkheid tot mandatering is de verantwoordelijkheid voor een budget ondeelbaar.

  • 6.

    De aanwijzing als budgethouder geschiedt schriftelijk en wordt, met vermelding van de betreffende budgetten, ter kennis gebracht van de teammanager gemeenteadministratie ter registratie.

  • 7.

    De gemeenteadministratie verwerkt de aanwijzing van budgethouders in de financiële administratie onder andere ten behoeve van de uitvoering van de interne controle.

  • 8.

    In aanvulling op de hiërarchische getrapte ondermandatering wordt binnen de gemeente Deventer het budgethouderschap gemandateerd aan een programmamanager of een projectmanager.

Artikel 2.2 Dienstmiddelen

De directeur van de eenheid bedrijfsvoering is binnen de gemeente Deventer aangewezen als de budgethouder, belast met het beheer van de dienstmiddelen. Het gaat om de verantwoordelijkheid voor het beheer van de producten 900-serie exclusief de producten calculatieverschillen van eenheden.

Artikel 2.3 Griffier

  • 1.

    Conform raadsbesluit 2006.03133 is mandaat verleend aan de Griffier tot uitoefening van de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten ter uitoefening van de specifiek aan de raad toegekende wettelijke taken en bevoegdheden. De Griffier is daarmee budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

  • 2.

    De budgetten, genoemd in het eerste lid, worden opgenomen in de begroting als product Raad. De uitgaven die verband houden met de in het eerste lid vermelde overeenkomsten worden ten laste gebracht van het product Raad.

Artikel 2.4 Functiescheiding

  • 1.

    De administratieve gegevensverwerking met betrekking tot enig budget vindt niet plaats onder verantwoordelijkheid van de desbetreffende budgethouder.

  • 2.

    De functie van de budgethouder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur en kassier.

Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden

Artikel 3.1 Basisverantwoordelijkheid budgethouder

  • 1.

    Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de budgethouder verantwoordelijk voor beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

  • 2.

    De budgethouder is verantwoordelijk voor een zo doelmatig mogelijke inzet van middelen, zodanig dat de aan hem gemandateerde en in de productenraming vastgelegde doelstellingen worden gerealiseerd.

  • 3.

    De budgethouder is verantwoordelijk voor een zo doelmatig mogelijke inzet van middelen, zodanig dat de aan hem gegeven specifieke projectopdracht wordt gerealiseerd.

  • 4.

    De budgethouder maakt tijdig afspraken met andere budgethouders over interne dienstverlening en toelevering als één of meerdere activiteiten voor realisering van de doelstellingen niet onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid worden uitgevoerd.

  • 5.

    De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beheer van prestatiegegevens zoals normen, kengetallen, et cetera en het verschaffen van relevante informatie hieromtrent aan de mandaatgever en als onderdeel van de planning & controlcyclus documenten.

Hoofdstuk 4 Bevoegdheden

Artikel 4.1 Besteding van een budget

  • 1.

    Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de door hem gemandateerde budgethouder binnen het kader van de begroting, bevoegd tot het doen van uitgaven en het aangaan van verplichtingen en het verwerven van ontvangsten en rechten ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten:

    • a)

      tot maximaal het desbetreffende productbudget of projectbudget, waarover hem een mandaat is verstrekt;

    • b)

      tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een mandaat is verstrekt met inachtneming van de geldende beleidsnota reserves en voorzieningen;

    • c)

      tot maximaal het bedrag van dat deel van het door de raad vastgestelde en door het college beschikbaar gestelde investeringskrediet waarover hem een mandaat is verstrekt.

  • 2.

    Onverminderd de beperkingen die gesteld kunnen worden aan zijn mandaat, is de budgethouder, met in achtneming van de geldende budgetregels, bevoegd bij de inzet van middelen binnen de grenzen van het budget af te wijken van de geraamde kostencategorieën.

  • 3.

    Besteding van een budget, inclusief het aangaan van verplichtingen, kan alleen plaatsvinden met goedkeuring van de budgethouder.

  • 4.

    Goedkeuring voor een budget, dat deel uitmaakt van een ander budget geldt als goedkeuring voor dat andere budget.

Hoofdstuk 5 Verplichtingen

Artikel 5.1 Verplichtingen

  • 1.

    Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de door hem gemandateerde budgethouder bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot maximaal het productbudget of projectbudget waarover hem het mandaat is verstrekt.

  • 2.

    De budgethouder is verplicht te handelen conform de spelregels die zijn vastgelegd in de, door het college vastgestelde, beleidsnota ‘Deventer Inkoopmanschap – Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Deventer’.

Artikel 5.2 Meerjarige verplichtingen

  • 1.

    Het college is bevoegd tot het aangaan van meerjarige verplichtingen voor zover deze vallen binnen de kaders zoals die zijn vastgesteld in de meerjarenbegroting.

  • 2.

    Deze bevoegdheid is (behoudens specifieke uitzondering) niet vatbaar voor een algemene mandatering.

Hoofdstuk 6 Rapportage en verantwoording

Artikel 6.1 Planning en control

  • 1.

    De budgethouder is ten aanzien van het door hem gehouden budget verantwoordelijk voor een goede registratie van de mate waarin doelstellingen gerealiseerd zijn, van de inzet van middelen met inbegrip van het aangaan van verplichtingen en van de verhouding tussen middelen en output prestaties.

  • 2.

    De budgethouder verstrekt de gemeenteadministratie tijdig, volledig en juist alle noodzakelijke gegevens en stukken voor het voeren van een centrale financiële administratie.

  • 3.

    De budgethouder legt aan de algemeen directeur periodiek verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de aan hem gemandateerde bevoegdheden.

  • 4.

    Op de inhoud en frequentie, van de in het vorige lid bedoelde verantwoording, zijn de daarvoor vastgestelde planning, richtlijnen en kwaliteiten in het kader van de planning & control cyclus van toepassing.

  • 5.

    De budgethouder overlegt tijdig met de mandaatgever over afwijkingen van de aan hem toevertrouwde budgetten.

Artikel 6.2 Risico’s

  • 1.

    De budgethouder rapporteert tijdig aan zijn mandaatgever over relevante risico’s.

  • 2.

    De budgethouder gaat voor het rapporteren van risico’s uit te gaan van de beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen. Daarbij past de budgethouder de database risicomanagement toe.

Hoofdstuk 7 Informatieverstrekking

Artikel 7.1 Informatieverstrekking

  • 1.

    De budgethouder wordt door de gemeenteadministratie en unitcontrol in samenwerking met ICT in de gelegenheid gesteld alle gegevens over zijn budgetten te raadplegen.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 8.1 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de algemeen directeur gehoord de andere leden van de directie.

Artikel 8.2 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 8 maart 2011.

Met ingang van dezelfde datum komt het oude Besluit budgetregels en kaders bedrijfsvoering – regels ten aanzien van het budgethouderschap en de budgetten (januari 2001) te vervallen.

Artikel 8.3 Citeerartikel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling gemeente Deventer

Hoofdstuk 9 Artikelgewijze toelichting

 

In de Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer (2007) en de nota Verlening van bevoegdheden en aanstelling en aanwijzing van personen is vastgelegd hoe het college haar bevoegdheden in de organisatie heeft belegd. Deze budgethoudersregeling is bedoeld om structuur te bieden voor het budgethouderschap van degene die in de ambtelijke organisatie verantwoordelijk is voor de overeengekomen prestaties ten aanzien van een programma, product of taak. De budgethoudersregeling gaat uit van een bestuurlijk vastgestelde programmabegroting en de daarvan afgeleide productenraming.

 

9.1 Toelichting hoofdstuk 2

 

Toelichting artikel 2.1

Conform artikel 4.3 Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer wordt algemeen mandaat verleend op basis van een systeem van getrapte ondermandatering. In dit artikel is vastgelegd dat de mandatering de reguliere hiërarchische structuur volgt (systeem van getrapte ondermandatering). De mandatering van het budgethouderschap van een project vormt hierop een uitzondering. Dit budgethouderschap kan ook gemandateerd worden aan andere medewerkers van de gemeente Deventer en ingehuurde derden, die niet direct ondergeschikten zijn. Een andere uitzondering binnen gemeente Deventer is de mandatering van het budgethouderschap aan een programmamanager (lid 8). Het verdient de voorkeur om deze organisatorische mandaten zo veel mogelijk aan functies te binden (clustermanager van cluster x, teammanager van team x, projectmanager van project y, wijkambtenaar van wijk z of programmamanager van programma A, etc.). Slechts wanneer dit niet tot een eenduidige verantwoordelijkheidstoedeling kan leiden, zal de persoon benoemd moeten worden.

Het vijfde lid brengt tot uitdrukking dat in termen van budgethouderschap er slechts één kapitein op het schip is.

 

Toelichting artikel 2.4

Conform artikel 18 Organisatiebesluit gemeente Deventer draagt het college van Burgemeester en Wethouders zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarbij aan de eisen van controletechnische functiescheiding wordt voldaan. In verband met de noodzakelijke interne controle is er sprake van een adequate functiescheiding in de organisatie. Dit betekent dat de operationele verantwoordelijkheden met betrekking tot de beschikkende, de bewarende, de registrerende, de controlerende en uitvoerende functies niet door dezelfde functionaris worden uitgevoerd.

 

9.2 Toelichting hoofdstuk 3

 

Toelichting artikel 3.1

Het gaat bij de verantwoordelijkheid als bedoeld in het tweede lid uiteraard niet alleen om het realiseren van de doelstellingen. Maar ook om dit te doen binnen de grenzen van de beschikbaar gestelde middelen. Daarmee staan centraal de geformuleerde outputdoelstellingen (prestaties), de (grenzen van de) beschikbare middelen en de doelmatigheid.

Voor de budgethouder geldt dat aan zijn beheer is verbonden, het verantwoord omgaan met afwijkingen, het verantwoord en afgewogen omgaan met risico’s, het beheren van de opdrachtformulering en het tijdig signaleren van noodzakelijke bijstellingen.

In het vijfde lid is de verantwoordelijkheid gesteld voor de prestatiegegevens die door de budgethouder worden ontwikkeld en beheerd. Een meer uitgebreide omschrijving is opgenomen in de handleiding budgethouders (2000) en de notitie budgetregels (1993 – te actualiseren in 2011).

 

9.3 Toelichting hoofdstuk 4

 

Toelichting artikel 4.1

Het eerste lid bepaald dat in de begroting het budget is vastgelegd (inkomsten en uitgaven) met de daaraan verbonden kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen en prestaties. Daarmee is voor het product vastgelegd ‘wat we willen bereiken’ en ‘wat het mag kosten’.

Er is daarbij geen absolute vrijheid om af te wijken van de geraamde inkomsten en uitgaven, ook niet wanneer dit per saldo eenzelfde budgettair beslag oplevert. De vastgestelde, voor het product benodigde middelen zijn onderdeel van de productopdracht, onafhankelijk van verworven inkomsten of aanspraken.

Hoofdregel is dat een budgethouder de beschikking krijgt over een budget en een eigen verantwoordelijkheid heeft over de inzet daarvan. Daarbij wordt wel geraamd op het niveau van kostencategorieën, maar die raming maakt geen deel uit van de opdrachtformulering. Conform het tweede lid houdt de budgethouder de bevoegdheid om binnen de grenzen van zijn budget keuzes te maken ten aanzien van de middeleninzet. Die bevoegdheid is niet absoluut. Er zijn beperkingen aan die bevoegdheid te stellen. Een praktisch voorbeeld betreft de gedwongen winkelnering. De individuele budgethouder heeft niet de vrijheid zich hieraan te onttrekken.

Het vierde lid bepaalt, dat geen uitgaven ten laste van een budget mogen worden gebracht, zonder dat de budgethouder daarmee instemt. De AO (uitgewerkt middels autorisatie instellingen in het financiële systeem bijvoorbeeld door scheiding prestatie- en akkoordverklaring) dient die functie van de budgethouder op een adequate wijze te waarborgen.

 

9.4 Toelichting hoofdstuk 5

 

Toelichting artikel 5.1

Het vastleggen van verplichtingen is in het kader van een doelmatig budgetbeheer noodzakelijk. Op het moment dat een bestelling wordt geplaatst, is (een deel van) het budget besteed. In de regel is op dat moment nog geen factuur ontvangen en dus de claim op het budget in eerste instantie niet zichtbaar in de financiële administratie. Binnen de gemeente Deventer wordt iedere verplichting groter dan € 10.000 opgenomen in de verplichtingen administratie waardoor de budgethouder zoveel mogelijk zicht heeft op de actuele stand van zaken ten aanzien van het aan hem toegekende budget.

 

Toelichting artikel 5.2

De budgethouder ontleent zijn concrete bevoegdheid aan de begroting. Daarin zijn de middelen vastgelegd en is de programma- c.q. productopdracht geformuleerd. Het bijzondere aan de meerjarige verplichting is, dat wordt beschikt over (nog) niet bestaand of vastgelegd budget. Dit betekent dat de budgethouder voor meerjarige verplichtingen het in dit artikel gestelde in acht moet nemen. Indien de meerjarige verplichting valt buiten de kaders vastgesteld in de meerjarenbegroting dan zal een apart raadsbesluit moeten worden genomen.

Gedetailleerde informatie over inkoop- en aanbestedingsvoorwaarden (verplichtingen) is vastgelegd in de nota Deventer Inkoopmanschap – Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Deventer (2009).

 

9.5 Toelichting hoofdstuk 6

 

Toelichting artikel 6.1

De unitcontroller zorgt voor ondersteuning en advisering van de budgethouder op het gebied zoals omschreven in artikel 21 Organisatiebesluit gemeente Deventer (waarbij voor management eveneens budgethouder moet worden gelezen).

Daarom is hier tot uitdrukking gebracht, dat – onverminderd centraal gestelde kaders en richtlijnen - de budgethouder er voor verantwoordelijk is, dat alle relevante informatie die nodig is om het budget te sturen en te beheersen, op een adequate wijze in de financiële administratie wordt verwerkt.

In de praktijk zal daarbij de unitcontroller van de eenheid een belangrijke intermediairfunctie vervullen. Het derde en vierde lid brengt tot uitdrukking dat de budgethouder een duidelijke rol heeft bij het tot stand brengen van de begroting, meerjarenbegroting, de voorjaarsnota, de rekening en managementrapportages. Het is de budgethouder die op operationeel niveau, op basis van een goede administratie, de gegevens aanlevert voor de sturingsdocumenten. Daarbij hoort ook de onderbouwing en verklaring van de doelstelling, prestatie, realisatie of afwijking.

 

Relevante vigerende beleidsnota’s en besluiten

 

  • Besluit budgetregels en kaders bedrijfsvoering – regels ten aanzien van het budgethouderschap en de budgetten (januari 2001)

  • Verordening financieel management (februari 2000)

  • Organisatiebesluit gemeente Deventer (oktober 2009)

  • Directiestatuut gemeente Deventer (oktober 2009)

  • Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer (januari 2007)

  • Verlening van bevoegdheden en aanstelling en aanwijzing van personen (Notanr. 346339 maart 2010)

  • Mandaat overeenkomsten ten behoeve van de raad (Raadsbesluit 2006.03133)

  • Deventer Inkoopmanschap – Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Deventer (2009)

  • Budgetregels 1993

  • Richtlijn activeren en afschrijven (2008)

  • Beleidsnota reserves en voorzieningen (2009)

  • Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen (2007)

  • Beleidsnota verbonden partijen (2011)

  • Treasurystatuut (2009)

  • Deventer Inkoopmanschap – Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Deventer (2009)

Overige brondocumenten

 

  • Budgetregeling gemeente Veenendaal (2005)

  • Budgethoudersregeling Vlissingen (2006)

  • Modelregeling VNG – (2010)

Team Planning & Control

Deventer, maart 2011