| Organisatie | Deventer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling – gemeente Deventer |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Deventer |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt het Besluit budgetregels en kaders bedrijfsvoering – regels ten aanzien van het budgethouderschap en de budgetten (januari 2001).
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-11-2022 | nieuwe regeling | 01-03-2011 |
In 2009 zijn het organisatiebesluit en directiestatuut vastgesteld. Als logisch vervolg in de doorontwikkeling van de kaderstelling is het van belang dat de gemeente Deventer haar budgethoudersregeling actualiseert. Gezien de huidige organisatie ontwikkeling kan worden afgevraagd of dit het juiste moment is voor actualisering. In zowel de boardletter 2009 als het rapport van bevindingen 2009 en de Management letter 2010 wordt door onze accountant Deloitte aangegeven dat de gemeente Deventer op korte termijn een (geactualiseerde) budgethoudersregeling dient op te stellen. In het kader van deze opmerking is besloten om de regeling in eerste instantie op te stellen gebaseerd op de huidige situatie. Vervolgens zal de regeling na uitkristallisering van de organisatie (verwachting eind 2011), daar waar noodzakelijk, worden aangepast aan de nieuwe situatie.
De budgethoudersregeling is bedoeld om structuur te bieden voor het budgethouderschap van degene die in de ambtelijke organisatie verantwoordelijk is voor de overeengekomen prestaties ten aanzien van een programma, product of taak. De budgethoudersregeling geeft artikelsgewijs de rechten, plichten en verantwoordelijkheden van de budgethouders weer.
Positionering en vorm van de budgethoudersregeling
Uitgangspunt vormen de regels ten aanzien van het budgethouderschap en de budgetten vastgesteld in januari 2001. De budgethoudersregeling is vervolgens gebaseerd op het organisatiebesluit gemeente Deventer (2009), het directiestatuut (2009) en de financiële verordening conform artikel 212 Gemeentewet (2003). Deze regeling moet worden gezien als een raamwerk in de vorm van een juridisch kader. Een verdere detaillering in deze regeling zou ten koste gaan van de gewenste flexibiliteit.
Achtereenvolgens wordt in deze regeling ingegaan op:
2. Enkele uitgangspunten van de budgethoudersregeling
Voorafgaand aan de artikelsgewijze uitwerking van de budgethoudersregeling volgt hieronder kort een toelichting op de integrale verantwoordelijkheid die binnen de organisatie wordt gehanteerd in relatie tot het budgethouderschap en het instrument (planning & control) dat wordt toegepast om daarover te rapporteren. Vervolgens wordt kort de mandatering van bevoegdheden toegelicht.
2.1 Integrale verantwoordelijkheid
De ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de gemeente Deventer zijn de uitdaging aangegaan om in gezamenlijkheid, externe organisatie en integraliteit van werken tot de dagelijkse gang van zaken te maken. Deze integraliteit van werken is als uitgangspunt overgenomen in de budgethoudersregeling en zal hier kort worden toegelicht.
Conform het organisatiebesluit gemeente Deventer is binnen de gemeentelijke organisatie het principe van integraal management van toepassing. Dit betekent dat de directie, het management en leidinggevenden binnen de organisatie integraal verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en tijdigheid van de realisatie van producten en diensten maar ook voor daarmee samenhangende inzet van bedrijfsmiddelen binnen organisatiebreed vastgestelde kaders.
Conform het directiestatuut functioneert de directie onder leiding van de algemeen directeur.
Deze verantwoordelijkheid laat onverlet de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris (algemeen directeur), de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van B&W en het primaat van de raad.
Om de verantwoordelijkheid inhoud te geven, moet een directeur binnen randvoorwaarden zelf belast worden met de inzet van in de begroting vastgestelde budgetten. Ook moet het mogelijk zijn om vanuit efficiency en effectiviteitsoverwegingen deze verantwoordelijkheid lager in de organisatie neer te leggen en wel bij de daarvoor aan te wijzen budgethouders. In deze regeling worden de spelregels beschreven die hierop van toepassing zijn.
De aangewezen budgethouder dient verantwoording af te leggen aan de mandaatgever (algemeen directeur als eerste budgethouder) over de inhoudelijke en financiële uitvoering van taken die op grond van de mandatering aan hem zijn verleend. Periodiek legt de budgethouder middels vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten hierover verantwoording af in de daarvoor vastgestelde planning en control documenten. In dit systeem van programma- en productsturing komt de relatie aan de orde van de budgethouder en zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van formele periodieke management- en bestuursrapportages zoals de begroting en de rekening.
Een duidelijke budgethoudersregeling en een adequate toepassing ervan is één van de pijlers waarop het systeem van planning en control rust. In de budgethoudersregeling zijn hiervoor spelregels opgenomen.
2.3 Mandatering van bevoegdheden
De mandatering van bevoegdheden in de organisatie kan in twee hoofdgroepen worden onderscheiden;
Op grond van de verlening van bevoegdheden (mandatering) vastgesteld in 2010 is bepaald dat een functionaris op grond van mandaat bevoegd is een contract aan te gaan, voor zover het aan de betreffende functionaris toegekende budget(mandaat) toereikend is. Hiermee is het budget(mandaat) leidend. Kenmerkend voor alle vormen van mandaat is dat de mandaatgever zijn bevoegdheid en verantwoordelijkheid volledig behoudt.
De budgetverantwoordelijkheid is vervolgens te onderscheiden in;
De budgetverantwoordelijkheid als omschreven in artikel 1 lid j - m Organisatiebesluit gemeente Deventer; dat is de verantwoordelijkheid om als budgethouder ervoor te zorgen dat de afgesproken prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen (doelmatigheid), het daadwerkelijk bereiken van de beoogde maatschappelijke effecten (doeltreffendheid) en ervoor te zorgen dat de realisatie in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving (zowel nationale als Europese) en de gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten (rechtmatigheid).
Zowel deze bevoegdheid als de verantwoordelijkheid zullen in de budgethoudersregeling worden behandeld. Verder behandelt de budgethoudersregeling de vraag op welke wijze bij mandaat de budgetverantwoordelijkheid is vastgelegd en wat die verantwoordelijkheid inhoudt.
De directeur van de eenheid bedrijfsvoering is binnen de gemeente Deventer aangewezen als de budgethouder, belast met het beheer van de dienstmiddelen. Het gaat om de verantwoordelijkheid voor het beheer van de producten 900-serie exclusief de producten calculatieverschillen van eenheden.
Conform raadsbesluit 2006.03133 is mandaat verleend aan de Griffier tot uitoefening van de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten ter uitoefening van de specifiek aan de raad toegekende wettelijke taken en bevoegdheden. De Griffier is daarmee budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.
Artikel 4.1 Besteding van een budget
Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de door hem gemandateerde budgethouder binnen het kader van de begroting, bevoegd tot het doen van uitgaven en het aangaan van verplichtingen en het verwerven van ontvangsten en rechten ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten:
Artikel 8.1 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de algemeen directeur gehoord de andere leden van de directie.
Hoofdstuk 9 Artikelgewijze toelichting
In de Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer (2007) en de nota Verlening van bevoegdheden en aanstelling en aanwijzing van personen is vastgelegd hoe het college haar bevoegdheden in de organisatie heeft belegd. Deze budgethoudersregeling is bedoeld om structuur te bieden voor het budgethouderschap van degene die in de ambtelijke organisatie verantwoordelijk is voor de overeengekomen prestaties ten aanzien van een programma, product of taak. De budgethoudersregeling gaat uit van een bestuurlijk vastgestelde programmabegroting en de daarvan afgeleide productenraming.
Conform artikel 4.3 Regeling tot verlening van bevoegdheden gemeente Deventer wordt algemeen mandaat verleend op basis van een systeem van getrapte ondermandatering. In dit artikel is vastgelegd dat de mandatering de reguliere hiërarchische structuur volgt (systeem van getrapte ondermandatering). De mandatering van het budgethouderschap van een project vormt hierop een uitzondering. Dit budgethouderschap kan ook gemandateerd worden aan andere medewerkers van de gemeente Deventer en ingehuurde derden, die niet direct ondergeschikten zijn. Een andere uitzondering binnen gemeente Deventer is de mandatering van het budgethouderschap aan een programmamanager (lid 8). Het verdient de voorkeur om deze organisatorische mandaten zo veel mogelijk aan functies te binden (clustermanager van cluster x, teammanager van team x, projectmanager van project y, wijkambtenaar van wijk z of programmamanager van programma A, etc.). Slechts wanneer dit niet tot een eenduidige verantwoordelijkheidstoedeling kan leiden, zal de persoon benoemd moeten worden.
Het vijfde lid brengt tot uitdrukking dat in termen van budgethouderschap er slechts één kapitein op het schip is.
Conform artikel 18 Organisatiebesluit gemeente Deventer draagt het college van Burgemeester en Wethouders zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden waarbij aan de eisen van controletechnische functiescheiding wordt voldaan. In verband met de noodzakelijke interne controle is er sprake van een adequate functiescheiding in de organisatie. Dit betekent dat de operationele verantwoordelijkheden met betrekking tot de beschikkende, de bewarende, de registrerende, de controlerende en uitvoerende functies niet door dezelfde functionaris worden uitgevoerd.
Het gaat bij de verantwoordelijkheid als bedoeld in het tweede lid uiteraard niet alleen om het realiseren van de doelstellingen. Maar ook om dit te doen binnen de grenzen van de beschikbaar gestelde middelen. Daarmee staan centraal de geformuleerde outputdoelstellingen (prestaties), de (grenzen van de) beschikbare middelen en de doelmatigheid.
Voor de budgethouder geldt dat aan zijn beheer is verbonden, het verantwoord omgaan met afwijkingen, het verantwoord en afgewogen omgaan met risico’s, het beheren van de opdrachtformulering en het tijdig signaleren van noodzakelijke bijstellingen.
In het vijfde lid is de verantwoordelijkheid gesteld voor de prestatiegegevens die door de budgethouder worden ontwikkeld en beheerd. Een meer uitgebreide omschrijving is opgenomen in de handleiding budgethouders (2000) en de notitie budgetregels (1993 – te actualiseren in 2011).
Het eerste lid bepaald dat in de begroting het budget is vastgelegd (inkomsten en uitgaven) met de daaraan verbonden kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen en prestaties. Daarmee is voor het product vastgelegd ‘wat we willen bereiken’ en ‘wat het mag kosten’.
Er is daarbij geen absolute vrijheid om af te wijken van de geraamde inkomsten en uitgaven, ook niet wanneer dit per saldo eenzelfde budgettair beslag oplevert. De vastgestelde, voor het product benodigde middelen zijn onderdeel van de productopdracht, onafhankelijk van verworven inkomsten of aanspraken.
Hoofdregel is dat een budgethouder de beschikking krijgt over een budget en een eigen verantwoordelijkheid heeft over de inzet daarvan. Daarbij wordt wel geraamd op het niveau van kostencategorieën, maar die raming maakt geen deel uit van de opdrachtformulering. Conform het tweede lid houdt de budgethouder de bevoegdheid om binnen de grenzen van zijn budget keuzes te maken ten aanzien van de middeleninzet. Die bevoegdheid is niet absoluut. Er zijn beperkingen aan die bevoegdheid te stellen. Een praktisch voorbeeld betreft de gedwongen winkelnering. De individuele budgethouder heeft niet de vrijheid zich hieraan te onttrekken.
Het vierde lid bepaalt, dat geen uitgaven ten laste van een budget mogen worden gebracht, zonder dat de budgethouder daarmee instemt. De AO (uitgewerkt middels autorisatie instellingen in het financiële systeem bijvoorbeeld door scheiding prestatie- en akkoordverklaring) dient die functie van de budgethouder op een adequate wijze te waarborgen.
Het vastleggen van verplichtingen is in het kader van een doelmatig budgetbeheer noodzakelijk. Op het moment dat een bestelling wordt geplaatst, is (een deel van) het budget besteed. In de regel is op dat moment nog geen factuur ontvangen en dus de claim op het budget in eerste instantie niet zichtbaar in de financiële administratie. Binnen de gemeente Deventer wordt iedere verplichting groter dan € 10.000 opgenomen in de verplichtingen administratie waardoor de budgethouder zoveel mogelijk zicht heeft op de actuele stand van zaken ten aanzien van het aan hem toegekende budget.
De budgethouder ontleent zijn concrete bevoegdheid aan de begroting. Daarin zijn de middelen vastgelegd en is de programma- c.q. productopdracht geformuleerd. Het bijzondere aan de meerjarige verplichting is, dat wordt beschikt over (nog) niet bestaand of vastgelegd budget. Dit betekent dat de budgethouder voor meerjarige verplichtingen het in dit artikel gestelde in acht moet nemen. Indien de meerjarige verplichting valt buiten de kaders vastgesteld in de meerjarenbegroting dan zal een apart raadsbesluit moeten worden genomen.
Gedetailleerde informatie over inkoop- en aanbestedingsvoorwaarden (verplichtingen) is vastgelegd in de nota Deventer Inkoopmanschap – Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Deventer (2009).
De unitcontroller zorgt voor ondersteuning en advisering van de budgethouder op het gebied zoals omschreven in artikel 21 Organisatiebesluit gemeente Deventer (waarbij voor management eveneens budgethouder moet worden gelezen).
Daarom is hier tot uitdrukking gebracht, dat – onverminderd centraal gestelde kaders en richtlijnen - de budgethouder er voor verantwoordelijk is, dat alle relevante informatie die nodig is om het budget te sturen en te beheersen, op een adequate wijze in de financiële administratie wordt verwerkt.
In de praktijk zal daarbij de unitcontroller van de eenheid een belangrijke intermediairfunctie vervullen. Het derde en vierde lid brengt tot uitdrukking dat de budgethouder een duidelijke rol heeft bij het tot stand brengen van de begroting, meerjarenbegroting, de voorjaarsnota, de rekening en managementrapportages. Het is de budgethouder die op operationeel niveau, op basis van een goede administratie, de gegevens aanlevert voor de sturingsdocumenten. Daarbij hoort ook de onderbouwing en verklaring van de doelstelling, prestatie, realisatie of afwijking.
Relevante vigerende beleidsnota’s en besluiten