| Organisatie | Zwartewaterland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol voor de accountantscontrole 2022 gemeente Zwartewaterland |
| Citeertitel | Controleprotocol voor de accountantscontrole 2022 gemeente Zwartewaterland |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-11-2022 | Controleprotocol 2022 | 27-10-2022 |
De raad van de gemeente Zwartewaterland heeft aan BDO Accountants de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Zwartewaterland uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol plaatsvindt.
Object van de controle is de jaarrekening 2022, de bijlage taakvelden en de bijlagen met betrekking tot een aantal specifieke uitkeringen (single information, single audit). Dit betekent dat daarmee tevens de getrouwheid en rechtmatigheid van het financieel beheer over het jaar 2022, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwartewaterland, object van de controle is.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente Zwartewaterland. Mede vanwege de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording wordt jaarlijks het controleprotocol aan de raad voorgesteld om vast te laten stellen.
De gemeenteraad heeft op 17 december 2009 de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zwartewaterland (Controleverordening gemeente Zwartewaterland). Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2022.
In het kader van de gemeentewet zijn er vijf soorten onderzoeken te onderscheiden welke uitgevoerd kunnen worden door drie partijen.
Het is niet de raad zelf die de onderzoeken uitvoert, maar de accountant voert de onderzoeken uit. De raad geeft de kaders en de randvoorwaarden aan voor de onderzoeken die de accountant dient uit te voeren. Op grond van artikel 213 Gemeentewet is de raad verantwoordelijk voor het aanwijzen van een accountant die belast is met de controle op de getrouwheid en rechtmatigheid van het financiële beheer van de gemeente. Daarnaast is in artikel 2 lid 3 van de verordening ex artikel 213 Gemeentewet geregeld, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in het programma van eisen kan opnemen aan welke posten van de jaarrekening of sectoren van de gemeente de accountant in het betreffende controlejaar specifiek aandacht moet besteden. Tevens kan de raad aangeven of en zo ja, welke deelverantwoordingen opgesteld moeten worden in het betreffende controlejaar. De raad geeft aan welke rapporteringstoleranties de accountant in die gevallen dient te hanteren indien een lagere rapporteringstolerantie is gewenst dan de van toepassing zijnde goedkeuringstolerantie.
De rol van de auditcommissie in de onderzoeken door de raad, is het adviseren aan de raad over de aan te wijzen accountant, de inrichting van het programma van eisen, de inrichting van het controleprotocol en het bijbehorende normen- en toetsingskader. Daarnaast voert de auditcommissie de gesprekken met de accountant.
Deze onderzoeken zijn gebaseerd op de verordening ex art 213a Gemeentewet.
Het betreffen de onderzoeken door het college naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hen uitgevoerde beleid. Omdat het hier om de onderzoeken naar het beleid gaat, is de accountant niet bij deze onderzoeken betrokken. Het gaat hierbij om zelfonderzoek door het college.
Het doel van deze onderzoeken is, om de transparantie van het gemeentelijk handelen en de publieke verantwoording over dat handelen te verbeteren.
Het doel van de rekenkamerfunctie zoals deze is ingesteld bij de gemeente Zwartewaterland is:
De rekenkamerfunctie wordt binnen de gemeente Zwartewaterland uitgevoerd door de rekenkamercommissie.
De rekenkamerfunctie is een controle-instrument van de raad. Om die reden is de rekenkamerfunctie onafhankelijk van het college. Onderzoeken van de rekenkamerfunctie kunnen zowel betrekking hebben op door de raad aangedragen onderwerpen als door de rekenkamerfunctie zelf aangegeven onderwerpen. Wel is het van belang dat de uit te voeren onderzoeken betrekking hebben op de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.
In dit controleprotocol worden de randvoorwaarden voor de onderzoeken door de raad weergegeven. Voor zover het toegevoegde waarde heeft, worden in dit controleprotocol eveneens de verbanden met de college- en rekenkameronderzoeken weergegeven. Om te voorkomen dat verschillende partijen onderzoeken uitvoeren naar dezelfde onderwerpen, verdient het aanbeveling om ten allen tijde kennis te nemen van de door de verschillende partijen uit te voeren onderzoeken. Door het spreiden van de uit te voeren onderzoeken over de verschillende partijen, is het mogelijk om binnen een bepaalde periode een zo breed mogelijk scala aan onderzoeken uit te voeren.
2.Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.
3.Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2022. De raad houdt zich hiermee aan de minimumeisen zoals deze zijn opgenomen in het BADO.
Op basis van de begroting 2022 van de gemeente Zwartewaterland betekent genoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 603.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1.810.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de Accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden boven € 50.000 zullen worden gerapporteerd. De tolerantiecijfers zullen jaarlijks op basis van de definitieve cijfers van het controlejaar worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. Het staat de Accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht “belangrijke” bevindingen in zijn rapport op te nemen.
Specifieke rapporteringstoleranties voor de SiSa
In overeenstemming met artikel 5 Bado gelden er in het kader van Single information Single audit (SiSa) afwijkende rapporteringstoleranties. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de financiële omvang van de specifieke uitkering en worden als volgt bepaald:
Bij de uitvoering van de rechtmatigheidswerkzaamheden die betrekking hebben op de specifieke uitkeringen zal aansluiting worden gezocht bij bovenstaande.
4.Begrip rechtmatigheid en de aanvullende te controleren rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend. De meeste hiervan gelden ook voor het getrouwheidsonderzoek. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal door de accountant extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:
Via de door de raad vastgestelde financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet is nader uitgewerkt hoe moet worden bepaald of de lasten binnen de omschrijving van de activiteiten en het bijbehorende bedrag van het programma moeten passen. Hier is beleid vastgelegd ten aanzien van:
In de hierna opgenomen tabel is weergegeven in welke gevallen wel of niet sprake is van begrotingsonrechtmatigheid.
Door de raad is het Misbruik & Oneigenlijk gebruik beleid (M&O beleid) vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarnaast is dit ook in diverse verordeningen en procedures opgenomen.
Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast.
5.Reikwijdte accountantscontrole
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2022 is limitatief gericht op:
Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toetst plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim controle uitgevoerd. Over de uitkomst van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. De boardletter (bestuursverslag) wordt aan de raad uitgebracht.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm:
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.